Многие люди боятся использовать макросы в Excel, потому что считают их довольно сложными для понимания. Все потому, что они связаны с программированием. Но на практике все оказывается значительно проще, чем может показаться на первый взгляд. Разберем, что такое макросы в Экель: инструкция для чайников, что это такое, как их включить и сделать, поможет вам сориентироваться.
Что такое макрос в программе Эксель в VBA
Макрос — это запрограммированная последовательность действий (программа, процедура), записанная на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA). Мы можем запускать его сколько угодно раз, заставляя Excel выполнять последовательность любых нужных нам действий, которые нам не хочется выполнять вручную.
В принципе, существует великое множество языков программирования (Pascal, Fortran, C++, C#, Java, ASP, PHP…), но для всех программ пакета Microsoft Office стандартом является именно встроенный язык VBA. Команды этого языка понимает любое офисное приложение, будь то Excel, Word, Outlook или Access.
Зачем нужны макросы в Эксель: подсказки для чайников
Перечислим некоторые задачи, в которых целесообразно применение макросов:
- копирование выделенных данных из одного документа в конец другого;
- переформатирование активного документа для подгонки под требуемые параметры печати;
- операции по преобразованию документов, разработанных другими редакторами, например, текстов DOS;
- операции по форматированию таблиц;
- сохранение различных настроек Word и быстрое переключение между ними;
- временное создание требуемых панелей инструментов.
Основой для записи макроса является язык WordBasic. Для создания относительно простых вариантов знание этого языка необязательно: следует выполнить требуемую последовательность действий при включенном режиме записи. Эти действия автоматически записываются как программа на WordBasic.
При работе можно выделить три этапа:
- подготовка к записи;
- запись и редактирование;
- использование.
Список инструкций, составляющих макрос, как правило, состоит из макрооператоров. Некоторые операторы выполняют особые действия, связанные с выполнением самого макроса, но большинство операторов соответствует командам меню и опциям диалоговых окон приложения.
Как включить макросы в программе Эксель
Прежде чем начать работать с макросами, необходимо разрешить их выполнение, т.к. по умолчанию они отключены. Для этого необходимо сделать следующее:
- Excel 2003: Сервис-Безопасность-Уровень макросов «Низкий».
- Excel 2007: Кнопка Офис-Параметры Excel (Excel Options)-Центр управления безопасностью (Trust Centr)-Параметры центра управления безопасностью (Trust Centr Settings)-Параметры макросов (Macro Settings)-Разрешить все макросы (Enable All Macros).
- Excel 2010: Файл (File)-Параметры (Options)-Центр управления безопасностью (Trust Centr)-Параметры центра управления безопасностью (Trust Centr Settings)-Параметры макросов (Macro Settings)-Разрешить все макросы (Enable All Macros).
После изменения параметров безопасности необходимо перезапустить приложение Excel: закрыть его полностью и открыть заново. Только после этого изменения вступят в силу.
Макрос записывается двумя способами: автоматически и вручную. Воспользовавшись первым вариантом, вы просто записываете определенные действия в Microsoft Excel, которые выполняете в данный момент времени. Потом можно будет воспроизвести эту запись. Такой метод очень легкий и не требует знания кода, но применение его на практике довольно ограничено. Ручная запись, наоборот, требует знаний программирования, так как код набирается вручную с клавиатуры. Однако грамотно написанный таким образом код может значительно ускорить выполнение процессов.
Как создать макрос в Эксель с помощью Visual Basic: самоучитель с примерами
Для ввода команд и формирования программы, т.е. создания макроса необходимо открыть специальное окно — редактор программ на VBA, встроенный в Microsoft Excel.
- В старых версиях (Excel 2003 и старше) для этого идем в меню Сервис — Макрос — Редактор Visual Basic (Toos — Macro — Visual Basic Editor).
- В новых версиях (Excel 2007 и новее) для этого нужно сначала отобразить вкладку Разработчик (Developer). Выбираем Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon)и включаем в правой части окна флажок Разработчик (Developer). Теперь на появившейся вкладке нам будут доступны основные инструменты для работы с макросами, в том числе и нужная нам кнопка Редактор Visual Basic (Visual Basic Editor).
Макросы (т.е. наборы команд на языке VBA) хранятся в программных модулях. Доступ ко всем модулям осуществляется с помощью окна Project Explorer в левом верхнем углу редактора (если его не видно, нажмите CTRL+R). Программные модули бывают нескольких типов для разных ситуаций:
- Обычные модули— используются в большинстве случаев, когда речь идет о макросах. Для создания такого модуля выберите в меню Insert — Module. В появившееся окно нового пустого модуля можно вводить команды на VBA, набирая их с клавиатуры или копируя их из другого модуля, с этого сайта или еще откуда нибудь.
- Модуль Эта книга— также виден в левом верхнем углу редактора Visual Basic в окне, которое называется Project Explorer. В этот модуль обычно записываются макросы, которые должны выполнятся при наступлении каких-либо событий в книге (открытие или сохранение книги, печать файла и т.п.).
- Модуль листа— доступен через Project Explorer и через контекстное меню листа, т.е. правой кнопкой мыши по ярлычку листа — команда Исходный текст (View Source). Сюда записывают макросы, которые должны выполняться при наступлении определенных событий на листе (изменение данных в ячейках, пересчет листа, копирование или удаление листа и т.д.)
Если у вас нет навыков программирования, то воспользоваться этим способом сделать макрос будет сложно.
Как сделать макрос с помощью рекодера: подсказки для чайников
Чтобы сделать макрос, воспользуйтесь простой инструкцией для пользователей Эксель:
- Перейдите на вкладку «Разработчик». Кликните по кнопке «Запись макроса», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Код».
- Открывается окно настройки записи макроса. Тут можно указать любое имя для него, если установленное по умолчанию вас не устраивает. Главное, чтобы имя это начиналось с буквы, а не с цифры, а также в названии не должно быть пробелов. Мы оставили название по умолчанию – «Макрос1».
- Тут же при желании можно установить сочетание клавиш, при нажатии на которые макрос будет запускаться. Первой клавишей обязательно должна быть Ctrl, а вторую пользователь устанавливает самостоятельно. Мы в качестве примера установили клавишу М.
- Далее следует определить, где будет храниться макрос. По умолчанию он расположен в этой же книге (файле), но при желании можно установить хранение в новой книге или в отдельной книге макросов. Мы оставим значение по умолчанию.
- В самом нижнем поле можно оставить любое подходящее по контексту описание макроса, но это делать не обязательно. Когда все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».
- После этого все ваши действия в данной книге (файле) Excel будут записываться в макрос до тех пор, пока вы сами не остановите запись.
- Для примера запишем простейшее арифметическое действие: сложение содержимого трех ячеек (=C4+C5+C6).
- Когда алгоритм был выполнен, щелкаем на кнопку «Остановить запись». Эта кнопка преобразовалась из кнопки «Запись макроса»после включения записи.
Макросы в Microsoft Excel могут значительно упростить выполнение рутинных и однообразных процессов. Тем не менее в большинстве случаев для этого больше подходят макросы, код которых написан вручную, а не автоматически записанные действия. Кроме того, его код можно оптимизировать через редактор VBE для ускорения процесса выполнения задачи.
Запуск и редактирование макроса в Эксель с примерами
В режиме записи манипуляции мышью в поле текста ограничены. Поэтому операции по перемещению курсора, выделению текста и некоторые другие следует выполнять с помощью клавиатуры.
Завершение записи макроса выполняется нажатием кнопки «Остановить запись» на панели «Запись». При этом панель «Запись» исчезает, а курсор мыши приобретает обычную форму.
Записанный макрос можно редактировать как текст WordBasic. Для этого обратитесь к меню Сервис/Макрос/Макросы…, выберите имя макроса и нажмите кнопку «Изменить». Завершение редактирования выполняется нажатием Alt + <дефис> (минус) или Ctrl+W.
В каком формате сохранять макросы в таблице Эксель
Как ни странно, но начиная с версии 2007 Excel не все файлы могут хранить макросы. Это значит, что если макрос был записан в файле и потом файл был сохранен в формате, который хранение макросов не поддерживает, макросы пропадут. Excel в таком случае выдаст предупреждение о том, что проект VBA в файле этого формата не может быть сохранен и будет удален, если нажать Да. Чтобы сохранить файл с поддержкой макросов, необходимо будет нажать Нет и из списка форматов выбрать тот, который поддерживает хранение макросов. Хранить макросы в версиях Excel 2007 и выше можно в форматах: xls, xla, xlsm, xlsb, xltm, xlsm.
Как добавить готовый макрос в рабочую книгу
Если у вас нет опыта, лучше добавлять готовый макрос в рабочие таблицы. Вам поможет следующая инструкция:
- Изначально необходимо найти желаемую команду в интернете. После этого выделить полученный код.
- Запустить рабочую книгу, активировать комбинацию клавиш Alt+F
- Перед пользователем должно открыться окно VBA. По левую сторону необходимо найти окно “Project – VBA Project”. Из появившегося списка нужно выбрать рабочую книгу.
- Открыть меню “Insert”, активировать функцию “Module”.
- После этого в левом окне появится новая папка под названием “Moduels”.
- Открыть новый объект внутри созданной паки, в свободное окно вставить скопированный код по комбинации клавиш “Ctrl+V”.
Останется закрыть запущенный редактор, вернуться к рабочей книге.
