Полезные функции для работы в Google Таблицах
Вы научитесь переводить текст на другой язык (или на свой) прямо в Google Таблицах, ускорять работу документов и делать их легче, выделять в них уникальные элементы и автоматически проставлять ссылки, быстро переводить данные из файла в файл (по этой теме есть даже видеоурок), а также сравнивать между собой два списка. Готовы? Тогда за дело.
Знакомимся с Google Docs
Основное преимущество Google Docs — возможность совместной работы в режиме онлайн, просмотра изменений, сделанных каждым участником, и автоматического сохранения актуальной версии. Особенно полезны для работы с данными Google Spreadsheets, или Google Таблицы — аналог приложения Excel. Google Docs могут пригодиться вам в следующих целях:
- для совместного планирования отпуска с друзьями и расчета бюджета;
- ведения реестров с вашими клиентами, заказами, поставщиками и т.д., которые заполняются несколькими людьми параллельно;
- онлайн-координации любых совместных действий.
Как сделать документ Google Таблиц быстрее и «легче»
Есть разные способы это сделать. Попробуйте несколько, чтобы выбрать подходящие. Возможно, придется сделать все по очереди. Но результат того стоит. Итак, рецепты «ускорения и облегчения».
- Удалить неиспользуемые строки на каждой вкладке (по умолчанию создается тысяча строк — если у вас на вкладке сейчас используется 200, удалите лишние 800, а при необходимости просто добавьте нужное количество) и столбцы (аналогично).
- Оптимизировать количество вкладок (если есть несколько вкладок с маленькими таблицами или списками — попробуйте объединить их в одну).
- Если есть формулы поиска данных, например ВПР/VLOOKUP, ИНДЕКС/INDEX, ПОИСКПОЗ/MATCH и другие, попробуйте сохранить часть формул как значения (если не нужно будет эти значения обновлять). Например, если у вас подтягиваются данные за много месяцев с помощью VLOOKUP — оставляйте текущий месяц формулами, а остальные данные сохраняйте как значения.
- Не заливать строки/столбцы цветом целиком (и вообще стараться избегать излишнего форматирования).
- Проверить, нет ли условного форматирования на (излишне) большом диапазоне ячеек.
- Не ставить фильтр на все столбцы.
- Очистить примечания, если их много и они не нужны
- Выяснить, нет ли проверки данных на большом диапазоне ячеек.
Как выделить уникальные элементы из списка в Google Таблицах?
Дано: список с текстовыми значениями в Google Таблице.Задача— получить список, содержащий только уникальные значения из исходного. Для этого нужна функция UNIQUE, единственный аргумент которой — исходный список:
Ставим ссылки автоматически. Функция HYPERLINK (ГИПЕРССЫЛКА)
Функция HYPERLINK (ГИПЕРССЫЛКА) возвращает ссылку на страницу в сети. Ее первый аргумент — собственно ссылка (записывается в кавычках), второй — текст, который будет отображаться в ячейке (тоже в кавычках):
Результатом работы этой формулы будет ссылка. При выделении ячейки с ссылкой сам адрес появится во всплывающей ячейке:
Функцией можно воспользоваться, чтобы получить сразу много ссылок на разные объекты, не вводя их вручную.Например, нам нужно получить ссылки на большое количество книг МИФа — по списку, имеющемуся в таблице. Для начала зайдем на сайт, введем название любой книги (или текст «Название книги», как в примере) в поиск и заберем ссылку из адресной строки[u1] :
источник
Эта формула проверяет, на каком языке указано название книги в ячейке A2. И если язык английский, то выдает ссылку на поиск этого названия в Амазоне, а иначе — на поиск его же в Озоне (формально — если текст не на английском, по факту это означает русский в моем файле).
Функция IMPORTRANGE (перенос данных из файла в файл)
- Вам нужны актуальные данные из файла ваших коллег.
- Вы хотите обрабатывать данные из файла, к которому у вас есть доступ «Только для просмотра».
- Вы хотите собрать в одном документе таблицы из нескольких и вместе их обрабатывать или просматривать.
Функция MATCH (сравнение двух списков)
- MATCH (искомое_значение; список; точный поиск);
- искомое значение — то, что мы ищем (обычно ячейка с текстом), список — диапазон, в котором мы ищем. Последний аргумент должен равняться нулю, если вы хотите вести точный поиск (обычно именно это и нужно).
В примере ошибка #N/A возникает только в тех случаях, когда соответствующего элемента нет во втором списке.
Переводим текст прямо в Google Таблице: функция GOOGLETRANSLATE
А как быть, если мы все-таки хотим переводить не только на английский, но и на другие языки? И при этом не хотим каждый раз указывать язык исходника вручную? Тут пригодится функция DETECTLANGUAGE. У нее единственный аргумент — текст, язык которого нужно определить:
Осталось ее «внедрить» в функцию TRANSLATE. Укажем справа от текста, на какие языки хотим переводить исходный текст (в столбце B). В столбец C введем формулу GOOGLETRANSLATE. Первым аргументом будет текст в столбце A, вторым — функция DETECTLANGUAGE, которая определит, с какого языка переводить, а третья — код языка из столбца B.
Как и с любой другой функцией, прелесть здесь в автоматизации. Можно быстро поменять текст или язык; быстро перевести одну фразу на десять языков и так дале. Конечно, мы понимаем, что это текст онлайн-переводчика — качество будет соответствующим. Quel merveilleux tableau!
Только для читателей Cossa — скидка 50% на электронную книгу «Бизнесхак на каждый день» . Промокод: 2006mif. Действует до завтра, 21 июня, 23:59 (мск).
Если вам показались полезными эти советы, еще больше их можно найти в новой книге Игоря Манна и Рената Шагабутдинова «Бизнесхак на каждый день» .
Руководство по работе с Google Таблицами — 1C-UMI
- для совместного планирования отпуска с друзьями и расчета бюджета;
- ведения реестров с вашими клиентами, заказами, поставщиками и т.д., которые заполняются несколькими людьми параллельно;
- онлайн-координации любых совместных действий.
Чтобы не затрагивать строку заголовков, нажмите на «Сортировка диапазона…» после того, как выберете нужную часть документа, и пометьте пункт «Данные со строкой заголовка». Затем кликните по кнопке «Сортировать».
