Практическая работа №3. Использование слияния в среде текстового процессора MS WORD 2010-2013
Д анная работа относится к блоку практических заданий по информационным технологиям обработки текстовой информации (среда- текстовый процессор MS Word) и рекомендуется для выполнения студентам, как дневной, так и заочной формы обучения.
Перед выполнением задания ознакомьтесь с краткой теорией вопроса.
Слияние относится к процессам, ускоряющим создание серии однотипных документов, содержащих блоки постоянной информации и уникальные элементы. С помощью слияния можно создать следующие документы:
- Комплект конвертов, где обратные адреса одинаковы (постоянны), а адреса получателя уникальны.
- С ообщения электронной почты или список рассылки электронной почты. Основное содержание всех сообщений или рассылок является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, имя, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию -это уникальная информация.
- Рассылка бумажных писем-уведомлений, открыток или пригласительных на какое – либо мероприятие и т. д.
Текстовый процессор MS WORD имеет ряд вкладок, среди которых и вкладка Рассылки , где сосредоточены все операции по слиянию.
Введём некоторые определения, используемые в практическом задании.
Основной документ — документ, содержащий постоянные данные, например: обратный адрес или текст письма и поля слияния.
Источник данных — файл, содержащий уникальные сведения, предназначенные для вставки в поля слияния основного документа. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии.
Поле слияния — поле, вставляемое в том месте основного документа , куда следует поместить уникальные данные из источника данных .
Составной документ — документ, полученный в результате слияния основного документа с данными из источника данных.
Процесс слияния можно разделить на ряд укрупнённых этапов:
- создание Основного документа и Источника данных,
- подключение к Основному документу Источника данных,
- размещение в Основном документеполей слияния,
- выполнение слияния и сохранение полученного Составного документа или же вывод на печать результатов слияния .
- Создайте на Рабочем столе папку СлияниеФамилия_студента.
- Создайте основной документ в текстовом процессоре MS Word. Примерная форма основного документа представлена ниже.
- Комплект конвертов, где обратные адреса одинаковы (постоянны), а адреса получателя уникальны.
- С ообщения электронной почты или список рассылки электронной почты. Основное содержание всех сообщений или рассылок является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, имя, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию -это уникальная информация.
- Рассылка бумажных писем-уведомлений, открыток или пригласительных на какое – либо мероприятие и т. д.
Задание: Следуйте ниже приведённым инструкциям для освоения процесса слияния двух документов. После выполнения задания ответьте на Контрольные вопросы по практическому заданию №3.
Компания ММиИТ
3. Сохраните документ в папке СлияниеФамилия_студента под именем Сертификат
4. Создайте источник данных . Источник данных можно создавать в среде MS Word, MS Excel или MS Access, MS Outlook и т. д.. В нашем случае, это будет файл MS Excel со списками сотрудников компании.
5. Откройте табличный процессор MS Excel , создайте таблицу следующего вида:
[expert_bq id=»1570″]В старые времена, когда не было облачных сервисов, документы пересылались по электронной почте или передавались на дискетах и это было не очень удобно какие-то версии файлов в процессе терялись, новые версии замещались старыми — и при этом терялась часть исправлений. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Представим себе вариант, когда одновременно над документом Word работает пять человек с разных устройств и в разных версиях Microsoft Office , начиная с 2007. Сценарий такой: я работаю на планшете Microsoft Surface RT . Захожу в среду Office 365, открываю библиотеку документов в SkyDrive Pro (c 2014 года OneDrive) .
Создание персональной рассылки при помощи MS Word и MS Excel
И вот итоговый документ с поздравлениями сформирован. Последнее, что осталось сделать, — распечатать его, вложить в конверты и разослать адресатам. При этом подготовка файла для надпечатки конвертов проводится аналогичным способом.
