Как сделать диаграмму работы над проектами в Excel за 10 шагов
С помощью обычных средств самого популярного редактора таблиц MS Excel можно составить наглядную диаграмму работы над проектами, которая поможет отследить, как продвигается каждая задача и сколько ещё осталось сделать.
Если вы управляете проектами, важно всегда знать, сколько у вас задач и к какому сроку их нужно выполнить. А если составить наглядную диаграмму, будет проще объяснять ключевые моменты жизни проектов команде, участвующей в работе, а также другим заинтересованным лицам.
Для управления проектами часто используются специальные программы, но и в привычном MS Excel можно создать понятное и доступное расписание.
Диаграмма работы над проектами показывает, каким образом события и задачи связаны друг с другом во времени. Хорошо составленная диаграмма отражает важную информацию о выполнении конкретного задания и о развитии проекта в целом, помогает увидеть общую картину.
Чтобы создать такую диаграмму в MS Excel (версии 2007 года и далее), нужно сделать всего 10 шагов.
Что есть что на этой диаграмме? Ключевые сведения показаны с помощью разноцветных линий и планок:
- линия текущего дня — красная вертикальная линия, которая показывает, где вы находитесь сегодня;
- сроки задач — серые горизонтальные планки, которые показывают, сколько времени займёт выполнение каждой задачи;
- готовность задач — зелёные горизонтальные линии, которые показывают, на какой стадии находится выполнение задачи и сколько ещё осталось сделать.
В разных версиях MS Excel действия могут незначительно различаться, но так или иначе процесс будет универсальным, и справиться с составлением расписания может любой пользователь.
Подробную видеоинструкцию (на английском языке) можно посмотреть здесь, она займёт полчаса вашего времени.
Шаг 1. Начиная, думайте о результате
Чтобы без проблем справиться с задачей, распечатайте или нарисуйте на листе бумаги расписание, каким оно должно выглядеть в итоге. Держите листок перед собой, чтобы сравнивать каждый шаг с образцом. Схему не нужно тщательно вырисовывать, просто зафиксируйте форму диаграммы и держите под рукой, она будет неплохими напоминанием.
Шаг 2. Создайте таблицу с данными
Чтобы построить график, сначала нужно оформить таблицу. В примере проект разделён на четыре фазы, в каждой из которых есть задачи.
Сформируйте таблицу под графиком. На 30-й строке располагаются заголовки столбцов.
- Фаза: «Фаза 1», «Фаза 2», «Фаза 3»,«Фаза 4» или «Сегодня». Показывает, какой стадии проекта соответствует событие.
- Тип: «Фаза», «Задача», «Сегодня». Показывает тип события, разграничивая задачи и фазы исполнения проекта.
- Дата начала: дата старта события.
- Событие: показывает наименование события в диаграмме.
- Сроки: показывает, сколько дней занимает выполнение задачи.
- Готовность в процентах: демонстрирует степень выполнения для каждой задачи и фазы, 0% — задача не начата, 100% — завершена. Этот показатель для категории «Фаза» не связан с завершённостью задач и выставляется оценочно. Чтобы решить, на сколько процентов завершена та или иная фаза, нужно применять свои собственные правила.
- Готовность в днях: срок, за который был достигнут показатель готовности события в процентах. У задачи, которая отнимает 10 дней и которая завершена на 50%, этот показатель будет равен пяти дням (10 дней × 50%).
- Высота: значение высоты важно для оформления, потому что определяет, как высоко или низко будет событие отражаться в карте расписания. Значения можете указывать любые, но лучше брать небольшие числа, приближенные к нулю. В примере использован диапазон от +25 до −25. Если высота положительная, событие отразится на графике выше горизонтальной оси, если отрицательное — ниже оси.
Шаг 3. Создайте диаграмму с осями X и Y, добавьте в неё первые данные из столбца «Сроки»
Пора создать диаграмму, чтобы визуализировать данные о событиях из таблицы, сделанной на предыдущем этапе. Используйте точечную диаграмму с осями X и Y, потому что она позволяет свободно располагать базовые координаты на обеих осях.
- Выберите в основном меню вкладку «Вставка».
- Далее выберите «Диаграммы» → «Точечная» → «Точечная с маркерами», перед вами появится пустая диаграмма.
- Зацепите края диаграммы и измените её размеры и положение так, чтобы поле диаграммы охватывало диапазон от ячейки B4 до ячейки К26 (нажмите и удерживайте клавишу Alt, чтобы выровнять область диаграммы точно по границам ячеек).
- Кликните правой кнопкой мышки на диаграмме и выберите пункт меню «Выбрать данные».
Добавьте ряд данных в диапазон, нажимая на кнопку «Добавить» в открывшемся диалоговом окне.
- Для изменения названия «Имя ряда» поставьте в соответствующем поле значение ячейки E30 «Сроки».
- Для значения оси X выберите соответствующее поле и выделите ячейки C33:C46 «Дата начала».
- Для значения оси Y выберите соответствующее поле и выделите ячейки H33:H46 «Высота».
- Нажмите ОК, чтобы закрыть окно добавления данных.
- Нажмите ОК, чтобы закрыть окно выбора данных.
Эти действия дадут нам простую точечную диаграмму с автоматическим форматированием.
- Правой кнопкой мыши кликните на любом выбранном маркере данных, выберите пункт меняю «Формат ряда данных».
- В открывшемся списке слева выберите вкладку «Параметры маркера», затем выберите встроенный тип маркера «Кристалл». Увеличьте размер до 10 пт.
- На вкладке «Заливка маркера» выберите сплошную заливку. Измените цвет заливки на зелёный.
Теперь у нас есть точечная диаграмма, отражающая сроки. Пока зелёные маркеры демонстрируют только старт задач.
Измените название графика: дважды щёлкните на текстовом поле с названием и введите своё наименование.
Мы ещё вернемся к параметрам сроков в пятом шаге, добавим горизонтальные планки вдоль оси X, а пока продолжим форматирование диаграммы.
Шаг 4. Приводим в порядок внешний вид диаграммы и добавляем наименования событий
Избавляемся от того, что в диаграмме нам не понадобится.
Ось Y. Спрячьте вертикальную ось, потому что она не несёт информационной нагрузки. Выделите диаграмму, в основном меню на вкладке «Работа с диаграммами» выберите пункт «Макет». Затем выберите «Оси» → «Основная вертикальная ось» → «Не показывать».
Горизонтальные направляющие. Они тоже бесполезны. Выделите диаграмму, в основном меню перейдите на вкладку «Макет», затем выберите пункты «Сетка» → «Горизонтальные линии сетки по основной оси» → «Не показывать».
Легенда диаграммы. Мы потом её заменим на более красивую, а пока отключаем: «Макет» → «Легенда» → «Нет».
Напоследок отображаем подписи данных для каждого маркера. В основном меню на вкладке «Макет» выбираем «Подписи данных» → «Слева».
Как изменить данные в подписи маркеров
Вводить данные о каждом событии в диаграмме долго и трудно, потому что нужно выбирать каждый маркер отдельно и переименовывать его.
- Кликните на подпись первого маркера (левый верхний угол диаграммы), чтобы выбрать все значения сразу. Не нажимайте на зелёный маркер, так вы выделите другие объекты!
- Кликните повторно на подпись маркера, чтобы отредактировать единичное наименование.
- В поле ввода формулы наберите символ =.
- Кликните на ячейку D33, в ней записано событие «Фаза 1», нажмите Enter.
- Повторите первые четыре шага для оставшихся подписей к каждому маркеру.
Как закрепить области
Полезно будет закрепить области на строке 28, чтобы диаграмму можно было видеть всегда при работе с документом. Первые 27 строк останутся перед глазами, даже если вы будете прокручивать остальные строки.
Над 28-й строкой появится чёрная горизонтальная линия. Всё, что находится выше, теперь закреплено, и при прокрутке будут двигаться только нижние строки.
Шаг 5. Добавьте планки погрешностей для отображения сроков, чтобы превратить диаграмму в наглядное расписание
Горизонтальные планки погрешностей на диаграмме покажут, сколько времени занимает работа над каждым заданием. Чтобы их сделать:
- Выделите график.
- В основном меню «Работа с диаграммами» выберите вкладку «Макет».
- В выпадающем списке в левом верхнем углу (область построения) выберите ряд данных «Сроки».
- На вкладке «Макет» выберите пункт «Планки погрешностей» → «Дополнительные параметры планок погрешностей». Откроется диалоговое окно.
- В выпадающем списке в левом верхнем углу выберите элемент форматирования диаграммы «Планки погрешностей по оси X».
- В диалоговом окне для изменения горизонтальных планок поставьте флажок на значении вывода «Плюс». «Конечный стиль» → «Без точки».
- В списке «Величина погрешности» выберите пункт «Пользовательские» и нажмите кнопку «Укажите значение». В открывшемся новом окне «Настраивание планки погрешностей» укажите «Положительное значение ошибки», для этого в соответствующем поле поставьте курсор и выделите диапазон ячеек с E33 до E74. Нажмите ОК.
Теперь от зелёных маркеров вправо отходят серые линии, они показывают, сколько времени необходимо затратить на то или иное задание. Их нужно отформатировать для большей наглядности:
Шаг 6. Добавьте значение готовности к диаграмме
Пора добавить к диаграмме ряд данных, который показывает, на сколько процентов выполнено то или иное задание.
Если задача занимает 10 дней, а выполнена на 50%, планка, отражающая завершённость, будет заполнена наполовину. Это показатель для отслеживания работы, в котором не учитываются выходные дни и праздники. Чтобы добавить новую информацию в диаграмму, следуйте инструкции ниже.
- Кликните правой кнопкой мыши на области диаграммы, в контекстном меню выберите пункт «Выбрать данные».
- Нажмите кнопку «Добавить», в появившемся окне определите «Имя ряда», выделив ячейку G30. Диапазон данных для осей X и Y выберите такой же, как в шаге № 3.
- На диаграмме появятся красные маркеры, которые спрячут под собой зелёные.
Шаг 7. Форматируем показатели новых данных
Чтобы диаграмма отражалась в едином стиле, а данные не наслаивались друг на друга, форматируем маркеры:
- В выпадающем списке в левом верхнем углу выберите «Ряд Готовность». Сразу под выпадающим списком находится кнопка «Формат выделенного фрагмента». Нажмите её, откроется диалоговое окно.
- Измените параметры маркера. Выберите тип формы «Кристалл», установите размер 10 пт, заливку маркера выберите сплошную, зелёного цвета. Закройте диалоговое окно.
- Не снимая выделения маркеров, нажмите в основном меню на вкладке «Макет» кнопку «Подписи данных», выберите в появившемся меню пункт «Не показывать».
Шаг 8. Добавьте планки погрешностей, чтобы отследить процент завершённости задач
Теперь нужно добавить новые планки, чтобы с первого взгляда видеть, на каком этапе находится выполнение задач.
- Снова выберите «Ряд Готовность» в выпадающем списке слева. Нажмите в основном меню кнопку «Планки погрешностей». Выберите в выпадающем меню пункт «Дополнительные параметры». Откроется диалоговое окно. Установите для вертикальных планок фиксированное значение, вписав в соответствующее поле ноль.
- Переключитесь на параметры планок, расположенных параллельно оси Х. Установите направление «Плюс». «Конечный стиль» → «Без точки», «Величина погрешности» → «Пользовательские». В поле диалогового окна «Положительное значение ошибки» укажите диапазон ячеек G33-G47.
- Поменяйте цвет линий на зелёный, выбрав сплошную заливку. Установите ширину линии 7 пт.
Горизонтальные зелёные линии показывают, насколько выполнены задачи: частично или полностью .
Шаг 9. Добавьте вертикальную линию, обозначающую текущий день
Красная линия показывает, какой сегодня день, и даёт понять, насколько проект в целом укладывается в сроки.
- Правой кнопкой вызовите контекстное меню для диаграммы. Выберите пункт «Выбрать данные».
- Нажмите кнопку «Добавить», впишите в поле «Имя ряда» слово «Сегодня». Для значения оси Х введите диапазон ячеек C31-C32, для значения оси Y — Н31-Н32.
На графике появилось два новых маркера. Обозначьте их: выделите подписи данных и напишите в строке формул слово «Сегодня». Кликните на подписи правой кнопкой и выберите в контекстном меню пункт «Формат данных». Поставьте положение подписи «Сверху».
- Перейдите в основном меню на вкладку «Макет».
- Выберите в выпадающем списке слева в верхнем углу пункт «Ряд Сегодня».
- Добавьте планки погрешностей с дополнительными параметрами, следуя инструкции, как в пятом шаге. Вам потребуется планка по вертикальной оси, с направлением «Минус», конечным стилем «Без точки», относительным значением 100%.
У вас появилась вертикальная линия, обозначающая текущий день. Измените цвет линии на красный, увеличьте размер до 3 пт.
В образце текущая дата зафиксирована, так что она не будет меняться. Но для проектов, которые активно разрабатываются, рекомендуется другой способ учёта данных. Для этого поставьте в ячейку B2 дату при помощи введения формулы = TODAY() и укажите в диалоговом окне выбора данных для значения оси Х ячейку B2 вместо диапазона, который вы указывали раньше.
Шаг 10. Добавьте текстовые блоки
Теперь диаграмме не хватает только пояснений к условным обозначениям, чтобы она была понятна всей команде.
- Выделите диаграмму, перейдите в основном меню на вкладку «Вставка». Выберите пункт «Надпись».
- Расположите область надписи в правом верхнем углу диаграммы. Выделите границу надписи правой кнопкой мыши, в контекстном меню выберите пункт «Формат фигуры». В открывшемся окне выберите тип заливки «Сплошная», цвет серый. Отформатируйте надпись. Можете вставлять любое количество блоков.
Теперь вы сможете сделать диаграмму за 20−30 минут, используя только всеми любимый редактор MS Excel.
[expert_bq id=»1570″]Для этого не снимая выделения с исходных данных, переходим на вкладку Диаграммы и находим там блок кнопок под названием Диаграммы. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Использование диаграмм Excel — хороший способ отображения графиков математических и тригонометрических функций. В этой статье описываются два метода построения графика функции: с одной переменной с помощью точечной диаграммы и с двумя переменными с помощью 3D-диаграммы.Как построить диаграмму в Excel 2007, 2010, 2013 и 2016 по данным в таблице
- Выделите график.
- В основном меню «Работа с диаграммами» выберите вкладку «Макет».
- В выпадающем списке в левом верхнем углу (область построения) выберите ряд данных «Сроки».
- На вкладке «Макет» выберите пункт «Планки погрешностей» → «Дополнительные параметры планок погрешностей». Откроется диалоговое окно.
- В выпадающем списке в левом верхнем углу выберите элемент форматирования диаграммы «Планки погрешностей по оси X».
- В диалоговом окне для изменения горизонтальных планок поставьте флажок на значении вывода «Плюс». «Конечный стиль» → «Без точки».
- В списке «Величина погрешности» выберите пункт «Пользовательские» и нажмите кнопку «Укажите значение». В открывшемся новом окне «Настраивание планки погрешностей» укажите «Положительное значение ошибки», для этого в соответствующем поле поставьте курсор и выделите диапазон ячеек с E33 до E74. Нажмите ОК.
Решит эту проблему специальный инструмент для построения диаграммы Ганта. С его помощью вы можете быстро и легко создать график, управлять им, а также централизованно хранить всю информацию о плане в одном месте.
Как составить график в Excel
Процедура создания графика
Способ 1: создание графика зависимости на основе данных таблицы
Прежде всего, разберем, как создать график зависимости на основе данных, предварительно внесенных в табличный массив. Используем таблицу зависимости пройденного пути (y) от времени (x).
- Выделяем таблицу и переходим во вкладку «Вставка». Кликаем по кнопке «График», которая имеет локализацию в группе «Диаграммы» на ленте. Открывается выбор различных типов графиков. Для наших целей выбираем самый простой. Он располагается первым в перечне. Клацаем по нему.
Собственно на этом построение простейшего графика зависимости можно считать завершенным. При желании также можно отредактировать наименования диаграммы, её осей, удалить легенду и произвести некоторые другие изменения. Об этом подробнее рассказывается в отдельном уроке.
Способ 2: создание графика зависимости с несколькими линиями
Более сложный вариант построения графика зависимости представляет собой случай, когда одному аргументу соответствуют сразу две функции. В этом случае потребуется построить две линии. Для примера возьмем таблицу, в которой по годам расписана общая выручка предприятия и его чистая прибыль.
Сразу удалим лишнюю линию. Ею является единственная прямая на данной диаграмме — «Год». Как и в предыдущем способе, выделяем линию кликом по ней мышкой и жмем на кнопку Delete.
Способ 3: построение графика при использовании различных единиц измерения
В предыдущем способе мы рассмотрели построение диаграммы с несколькими линиями на одной плоскости, но при этом все функции имели одинаковые единицы измерения (тыс. руб.). Что же делать, если нужно создать графики зависимости на основе одной таблицы, у которых единицы измерения функции отличаются? В Экселе существует выход и из этого положения.
Имеем таблицу, в которой представлены данные по объему продаж определенного товара в тоннах и по выручке от его реализации в тысячах рублей.
-
Как и в предыдущих случаях выделяем все данные табличного массива вместе с шапкой.
В нашем случае для обозначения выручки оставим ту вертикальную ось, которая уже имеется, а для линии «Объём продаж» создадим вспомогательную. Клацаем по данной линии правой кнопкой мышки и выбираем из перечня вариант «Формат ряда данных…».
Способ 4: создание графика зависимости на основе алгебраической функции
Теперь давайте рассмотрим вариант построения графика зависимости, который будет задан алгебраической функцией.
У нас имеется следующая функция: y=3x^2+2x-15. На её основе следует построить график зависимости значений y от x.
-
Прежде, чем приступить к построению диаграммы, нам нужно будет составить таблицу на основе указанной функции. Значения аргумента (x) в нашей таблице будут указаны в диапазоне от -15 до +30 с шагом 3. Чтобы ускорить процедуру введения данных, прибегнем к использованию инструмента автозаполнения «Прогрессия».
Указываем в первой ячейке столбца «X» значение «-15» и выделяем её. Во вкладке «Главная» клацаем по кнопке «Заполнить», размещенной в блоке «Редактирование». В списке выбираем вариант «Прогрессия…».
Выделяем первую ячейку в столбце «Y». Учитывая, что в нашем случае адрес первого аргумента X представлен координатами A2, то вместо представленной выше формулы получаем такое выражение:
Записываем это выражение в первую ячейку столбца «Y». Для получения результата расчета щелкаем по клавише Enter.
Наводим курсор на нижний правый край элемента, в который ранее была записана формула. При этом с курсором должно произойти преображение. Он станет черным крестиком, который носит наименование маркера заполнения. Зажимаем левую кнопку мыши и тащим этот маркер до нижних границ таблицы в столбце «Y».
Кликом правой кнопки мыши выделяем линию диаграммы. В меню перемещаемся по значению «Выбрать данные…».
Урок: Как сделать автозаполнение в Майкрософт Эксель
Как построить график в Эксель по данным таблицы
- Выделяем таблицу и переходим во вкладку «Вставка». Кликаем по кнопке «График», которая имеет локализацию в группе «Диаграммы» на ленте. Открывается выбор различных типов графиков. Для наших целей выбираем самый простой. Он располагается первым в перечне. Клацаем по нему.
С помощью этих кнопок можно построить диаграмму любого типа. Например, вам необходимо построить гистограмму. Для этого просто нажимаем на кнопку «Гистограмма» и выбираем один из предложенных вариантов диаграммы.