Создание комплексных текстовых документов

Ранее были рассмотрены приемы создания простых текстовых документов средствами текстового процессора Microsoft Word. К условной категории простых эти документы были отнесены только потому, что не содержали объектов, встроенных в текст. Соответственно, нами не были рассмотрены вопросы взаимо­действия текста и встроенных объектов.

В этой главе мы рассмотрим приемы создания комплексных текстовых документов, содержащих специальные элементы оформления и встроенные объекты нетексто­вой природы (формулы, таблицы, диаграммы, художественные заголовки, растро­вые и векторные иллюстрации, а также объекты мультимедиа).

Приемы управления объектами Microsoft Word

1. Все объекты Microsoft Word XP безусловно можно использовать, если документ готовится для печати, то есть предполагается, что он будет передаваться заказ­чику или распространяться в виде бумажной копии, выполненной на принтере. Оформление документов с помощью встроенных объектов позволяет сделать их представительными.

3. Из последнего замечания вытекает еще одно направление для использования объектов, созданных в Microsoft Word. Их можно успешно экспортировать через буфер обмена Windows в другие программные продукты, входящие в пакет Microsoft Office XP, например такие, как система управления электронными таблицами Excel, система управления базами данных Access и другие.

Необходимость в наличии средства для ввода математических выражений в тек­стовый документ характерна для научно-технической документации. Одним из таких средств является специальное приложение Mathcad. Но функции системы Mathcad намного шире, и есть немало оснований для того, чтобы иметь простое средство ввода формул в самом текстовом процессоре.

В программе Microsoft Word таким средством является редактор формул Microsoft Equation 3.0. Он позволяет создавать формульные объекты и вставлять их в тексто­вый документ. При необходимости вставленный объект можно редактировать непо­средственно в поле документа.

1. Редактор формул Microsoft Equation 3.0 представляет собой отдельный компонент, поэтому при установке текстового процессора требуется специально указать необходимость его подключения.

2. При работе с редактором формул следует стремиться к максимальной полноте вводимых выражений. Так, например, выражение (формула) может содержать компоненты, ввод которых возможен и без использования редактора формул, но для удобства работы и простоты дальнейшего редактирования следует вводить всю формулу целиком только в редакторе формул, не используя иные средства.

3. При вводе формул и выражений не рекомендуется использовать символы рус­ского алфавита. В тех случаях, когда они необходимы, например, в качестве описательных индексов переменных, им следует назначать стиль Текст.

4. В редакторе формул не работает клавиша ПРОБЕЛ, поскольку необходимые интервалы между символами создаются автоматически. Однако если необходи­мость ввода пробелов все-таки возникнет, то их можно вводить с помощью кнопки Пробелы и многоточия панели инструментов Формула. Всего предусмот­рено пять разновидностей пробелов различной ширины.

Ячейки таблиц могут содержать не только текст, но и графические и прочие объекты. Благодаря этому можно размещать несколько иллюстраций по ширине Web—страницы (обычные средства форматирования Web-страниц не позволяют это сделать).

Текстовый процессор Microsoft Word обладает удивительно гибкими и мощными средствами создания таблиц как для печатных, так и для электронных документов.

— кнопка Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная;

— диалоговое окно Вставка таблицы (Таблица > Вставить > Таблица);

— средство рисования таблиц Таблицы и границы (Таблица > Нарисовать таблицу).

Кнопку Добавить таблицу используют для создания простейших таблиц неболь­шого размера. Созданные таким методом таблицы можно в дальнейшем развивать, по мере необходимости увеличивая в них количество строк и столбцов командами меню Таблица > Вставить.

• постоянная ширина — общая ширина таблицы равна ширине поля набора доку­мента, а ширина каждого столбца постоянна и зависит от количества столбцов (режим удобен при создании печатных документов);

• по содержимому — ширина каждого столбца пропорциональна объему данных, содержащихся в нем (режим удобен при создании электронных документов, распространяемых в формате текстового процессора);

• по ширине окна — специальный режим для таблиц, размещаемых на Web-страницах (окончательное форматирование таблицы происходит не в момент ее создания, а во время просмотра).

Таблицы сложной структуры удобно создавать методом «рисования». Необходи­мые для этого элементы управления сосредоточены на панели инструментов Таб­лицы и границы (открывается командой Таблица > Нарисовать таблицу). Порядок действий, необходимых для создания таблиц этим методом, рассмотрен в упраж­нении 1.

Говоря о редактировании таблиц, мы имеем в виду не редактирование их содержи­мого, а только редактирование их структуры. Редактирование содержимого осуще­ствляется обычными средствами. Факти­чески редактирование структуры таблиц сводится к следующим операциям:

Комбинируя вышеуказанные операции, можно на базе таблиц с простой структу­рой готовить таблицы, имеющие сложную структуру. Средства для выполнения этих операций находятся в меню Таблица (возможно, потребуется раскрыть рас­ширенное меню) или доступны через контекстные меню выделенных объектов.

При работе с таблицами следует различать форматирование таблиц и формати­рование содержимого. В первом случае происходит управление размерами струк­турных элементов таблицы (ячеек, строк, столбцов и т. п.), а во втором — управле­ние размещением содержимого ячеек.

Форматирование таблиц можно выполнять в командном или интерактивном режиме. В командном режиме для этой цели используют диалоговое окно Свой­ства таблицы (Таблица > Свойства таблицы). Его можно открыть и из контекстного меню таблицы, если щелкнуть в ее пределах правой кнопкой мыши. Элементы управления вкладок диалогового окна Свойства таблицы позволяют:

— задать метод выравнивания таблицы относительно страницы документа (Таб­лица > Свойства таблицы > Таблица > Выравнивание);

— задать метод взаимодействия таблицы с окружающим текстом (Таблица > Свой­ства таблицы > Таблица > Обтекание);

— определить или переопределить вариант оформления внешних и внутренних рамок таблицы, а также настроить характер оформления ячеек (Таблица > Свой­ства таблицы > Таблица > Границы и заливка);

— задать размеры внутренних полей в ячейках и интервалы между ячейками (Таб­лица > Свойства таблицы > Таблица > Параметры);

— назначить параметры текущей строки или выделенных строк (Таблица > Свой­ства таблицы >Строка);

— назначить параметры текущего столбца или выделенных столбцов (Таблица > Свойства таблицы > Столбец);

— назначить параметры текущей ячейки или выделенных ячеек (Таблица > Свой­ства таблицы > Ячейка).

Рис. 7 Сначала в документ вставляется произвольная диаграмма и связанная с ней таблица. Далее диаграмма и таблица редактируются по месту

1. Векторные объекты создают путем их выбора из категорий списка Автофигуры.

2. Их размер редактируют путем перетаскивания маркеров выделенного объекта в поле документа.

5. Поворотом объекта можно управлять дискретно и непрерывно. Для произволь­ного поворота фигуры используют команду Действия > Повернуть/отразить > Свободное вращение с панели инструментов Рисование. Для поворота на фик­сированный угол значение угла вводят в поле счетчика Поворот на вкладке Размер диалогового окна Формат автофигуры.

6. Взаимодействие рисованного объекта с окружающим текстом может быть доста­точно сложным. Так, например, текст может обтекать рисунок по заданной схеме, но он может лежать и поверх рисунка, и под ним. Выбор метода взаимодействия рисунка с текстом выполняют на вкладке Положение в диалоговом окне Формат автофигуры.

— фоновый цвет (если задать параметр Нет заливки, надпись будет лежать на про­зрачном фоне);

— цвет, тип и толщину обрамляющих линий (если при выборе цвета задать пара­метр Нет линий, то прочие параметры не имеют смысла);

— размеры внутренних полей между текстом и внешней рамкой поля Надпись (назначаются на вкладке Надпись).

Создав объект Надпись, его можно сгруппировать с рисунком, и тогда они будут представлять цельную композицию.

Для поиска графических клипартов раскройте список Искать объекты и оставьте флажки только в нужных категориях. Затем щелкните на кнопке Найти. На панели появятся изображения всех найденных клипартов. Разыскав нужный клипарт, его можно вставить в документ простым щелчком.

Обычный порядок редактирования клипартов — следующий:

— открывают его контекстное меню щелчком правой кнопки;

— в контекстном меню выбирают команду Изменить рисунок — он открывается в режиме редактирования;

— в этом режиме работают с отдельными объектами, составляющими рисунок.

Специальные средства оформления. Эти средства оформления представлены кнопками на панели инструментов Рисование. Они позволяют:

— управлять цветом заливки, цветом контура и цветом текста;

— управлять толщиной сплошных линий и параметрами штриха для штриховых линий;

— преобразовывать линии в стрелки и управлять формойих концов;

— используют кнопку Тень или Объем на панели инструментов Рисование;

— в открывшейся палитре выбирают элемент управления Настройка тени или Настройка объема;

— при этом открывается одноименная панель инструментов, посредством кото­рых и редактируют специальные объекты.

Выбор метода вставки. В текстовом процессоре Microsoft Word XP избранный рису­нок можно вставить в документ тремя способами: внедрением, связыванием и внедре­нием со связыванием.

1. В первом случае объект войдет в документ и может передаваться вместе с ним.

2. Во втором случае он останется по месту своего хранения, а в документ войдет только указатель на первоисточник.

3. В третьем случае объект войдет в документ, но его связь с первоисточником сохранится. Это полезно, если предполагается возможность редактирования первоисточника и надо обеспечить синхронное редактирование и внедренного объекта.

Выбор метода вставки выполняют в диалоговом окне Добавление рисунка. В его правом нижнем углу есть раскрывающийся список, в котором следует выбрать один метод из трех возможных. *

Изменение метода вставки. Если в качестве метода вставки было избрано внедрение, то ничего изменить уже нельзя. Пользователь документа, в который внедрено изображение, естественным образом лишен доступа к оригиналу. Если же при вставке был использован один из двух методов, подразумевающих связь с оригиналом, то метод изменить можно.

При выделении объекта, имеющего связь с оригиналом, в меню Правка активизиру­ется пункт Связи, открывающий диалоговое окно Связи .

Элементы управления этого диалогового окна позволяют:

— разорвать связь (и перейти к хранению объекта в документе);

— сменить источник (установить связь с другим объектом или с тем же объектом, но хранящимся в другом месте);

— перейти к методу одновременного внедрения и связывания путем установки флажка Хранить в документе.

Взаимодействие изображения с текстом. Основная часть инструментов для настройки свойств изображений в текстовом документе сосредоточена на панели инструментов Настройка изображения (Вид > Панели инструментов > Настройка изображения). Как правило, при выборе рисунка в тексте документа эта панель открывается автоматически.

Приемы редактирования изображения. В текстовом процессоре Microsoft Word XP .имеются два средства редактирования встроенного растрового изображения.

На панели инструментов Настройка изображения средства настройки изображе­ния представлены следующими кнопками;

Создание комплексных текстовых документов

Ранее были рассмотрены приемы создания простых текстовых документов средствами текстового процессора Microsoft Word. К условной категории простых эти документы были отнесены только потому, что не содержали объектов, встроенных в текст. Соответственно, нами не были рассмотрены вопросы взаимо­действия текста и встроенных объектов.

В этой главе мы рассмотрим приемы создания комплексных текстовых документов, содержащих специальные элементы оформления и встроенные объекты нетексто­вой природы (формулы, таблицы, диаграммы, художественные заголовки, растро­вые и векторные иллюстрации, а также объекты мультимедиа).

[expert_bq id=»1570″]Так, например, выражение формула может содержать компоненты, ввод которых возможен и без использования редактора формул, но для удобства работы и простоты дальнейшего редактирования следует вводить всю формулу целиком только в редакторе формул, не используя иные средства. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] 3. Из последнего замечания вытекает еще одно направление для использования объектов, созданных в Microsoft Word. Их можно успешно экспортировать через буфер обмена Windows в другие программные продукты, входящие в пакет Microsoft Office XP, например такие, как система управления электронными таблицами Excel, система управления базами данных Access и другие.

Методический доклад на тему Комплексное использование возможностей Microsoft Word для создания документов

Лазарева, А. В. Интересные возможности программы Excel / А. В. Лазарева, Н. Ю. Кунаковская. — Текст : непосредственный // Юный ученый. — 2019. — № 3.1 (23.1). — С. 58-60. — URL: https://moluch.ru/young/archive/23/1450/ (дата обращения: 10.04.2024).

Методический доклад на тему «Комплексное использование возможностей Microsoft Word для создания документов»

ГБПОУ «Атнинский сельскохозяйственный техникум им. Габдуллы Тукая»

на тему «Комплексное использование возможностей Microsoft Word для создания документов»

Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и аппаратного обеспечения позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.

Обработка текстов, подготовка различного вида документов составляют значительную часть работ, выполняемых в настоящее время на ПК специалистами многих профессий.

Цель доклада – рассмотреть процесс создания комплекса документов в MS Word , ознакомится с текстовым редактором MS Word. Определить его функции и возможности. Рассмотреть отличия приложения MS Word 2007 от версии 2003 года, его преимущества и недостатки.

Работа в текстовом редакторе MS Word 2007. Приемы работы, описание возможностей, характеристика MS Word

Текстовый процессор Microsoft Word является многофункциональным многооконным редактором текстов, позволяющим создать документы любого уровня сложности, и снабжен большим набором инструментов для их редактирования и оформления.

Создания документа в текстовом процессоре может осуществляться по двум направлениям:

1)Созданиепассивного документа — происходит посредством набора текста с последующим его оформлением (форматированием);

2) Создание типового документа — осуществляется на основе шаблонов (интерактивной формы), требующей заполнения.

Кроме непосредственного ввода и форматирования текста Word позволяет создавать таблицы и табличные формы, осуществлять верстку текста в несколько колонок, рисовать, внедрять графические объекты, создавать документы для серийной рассылки (слияния документов), создавать виртуальные документы, состоящие из ссылок на другие файлы.

— создавать профессионально выглядящие документы, содержащие такие выразительные элементы как графики и диаграммы;

— придавать документам согласованный внешний вид с помощью применения стилей и тем, которые воздействуют на шрифт, размер, цвет, эффекты текста и фон страницы;

— сохранять и заново использовать такое готовое содержимое и форматированные элементы как титульный лист и врезки;

— создавать персонифицированные сообщения электронной почты и письма к нескольким получателям, не набирая несколько раз один и тот же текст;

— делать информацию в длинных документах понятной с помощью составления оглавлений, индексов и библиографий;

— защищать документы, осуществляя контроль над тем, кто и какие изменения может производить над документами, удаляя персональную информацию и применяя цифровую подпись.

Главное отличие Word 2007 от предыдущих версий программы – это полностью иной принцип организации интерфейса. В связи с этим возникает необходимость осваивать новую логику работы с уже привычной программой.

Но усовершенствования коснулись не только внешнего вида программы.

Отличие Word 2007 от Word 2003. Word 2007 не только представляет более эффективный подход к работе с документами, но и содержит большой список новых и улучшенных возможностей, включающий следующих в себя следующие:

— Лента. Больше никаких поисков в меню, подменю и в диалоговых окнах. Этот новый интерфейс организует все команды, которые люди используют чаще всего, таким образом, что они становятся доступны с вкладок, расположенных вверху окна программы.

— Образец. Просмотр эффекта от форматирования еще до его применения.

— Наборы стилей и темы документа. Быстро изменяют внешний вид документа, применяя различные наборы стилей или тему, просматривая эффект еще до применения их к документу.

— Рисунки SmartArt. Используйте эту удивительную возможность для работы с диаграммами, чтобы создавать сложные диаграммы с 3-D формами, прозрачностью, падающими тенями и другими эффектами.

— Усовершенствованная работа с диаграммами. Ввод данных в связанный рабочий лист Microsoft Office Excel и просмотр того, как эти данные немедленно представляются в диаграмме выбранного типа.

— Очистка документа. Пусть Word проверяет и удаляет примечания, скрытый текст и персональную информацию, хранящуюся как свойства, перед тем, как работа над документом будет окончена.

— Новый формат файла. Новые форматы Microsoft Office Open XML уменьшают размер файла и помогают избежать потери данных.

— редактирование, форматирование, специальные приемы оформления документа.
Кроме того, описаны дополнительные возможности текстового процессора Word — работа с таблицами, вставка формул, использование графики.

Программное окно текстового процессора Word 2003 представлено на рис..

На кнопки этой панели вынесены все основные операции, которые можно проделать с уже готовым текстом.

С кнопки можно открыть уже созданный вами в любом из указанныхформатовдокумент, добравшись до него с помощью специального мини-проводника.

КнопкаСОХРАНЕНИЯдокумента. С ее помощью можносохранитьсозданный документ в любой папке на вашем диске и под нужнымименем.

КнопкаПРЕДВАРИТЕЛЬНОГОПРОСМОТРА – нажав на нее, вы увидите текст в том виде, в котором он будет напечатан.

КнопкаПОИСКА – ищет в открытом документе заданное вами слово или словосочетание.

КнопкаВЫРЕЗАТЬ – убрать в карманвыделенныйфрагменттекста.

КнопкаСКОПИРОВАТЬ – то же, что и вырезать (выделенныйфрагменттекста или слово), но без удаления фрагмента.

КнопкаВСТАВИТЬ – вставка из карманакопированныйиливырезанныйфрагменттекста.

КнопкаОТМЕНИТЬ–отмена последних действий. Стрелка указывающая в другую сторону, позволяет вновь вернуться на шаг вперед.

Кнопки вывода панели инструментовWebидобавлениягиперссылки.Применяются при использовании Word в качестве средства просмотра и редактирования гипертекстовых документов Internet.

КнопкаСОЗДАНИЯновойТАБЛИЦЫв документе Word.

КнопкаВКЛЮЧЕНИЯпанели инструментовТАБЛИЦЫиГРАНИЦЫ — используется для создания таблиц

КнопкаДОБАВЛЕНИЯв документТАБЛИЦЫв формате Microsoft Excel.

КнопкаПРЕОБРАЗОВАНИЯтекста в формат несколькихколонок.

Кнопка,включающаяпанель инструментовРИСОВАНИЯ.

КнопкавключенияНЕПЕЧАТАЕМЫХСИМВОЛОВ.Вторичное нажатие кнопки — отключает символы.

Символы(непечатаемые) показывают сделанные

Кнопка включенияизмененияМАСШТАБА отображения окна.

Цветкова М.С., Великович Л.С. Информатика и ИКТ учебник. – М: Academia 2011.

Михеева Е.В., Титова О.И. Практикум по информатике: учеб. Пособие для сред. проф. образования – М.: Academia 2008.

Михеева Е.В., Титова О.И. Информатика: учебник. – М: Academia 2010.

Фигурнов В. Э. IBM PC для пользователя. Краткий курс.-М.: ИНФРА -М, 1999.

Симонович С, Евсеев Г., Алексеев А. Новейший самоучитель работы на компьютере. –Москва: издательство «ДЕСС КОМ», 2001.

Колмыкова Е.А., Кумскова И.А. Информатика: учебник. – М: Academia 2010.

Сергеева И. И., А. А. Музалевская, Н. В. Тарасова Информатика: учебник – М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА – М, 2007.

В. М. Уваров, Л. А. Силакова, Практикум по основам информатики и вычислительной техники, М.: Издательский центр «Академия», 2005.

[expert_bq id=»1570″]С кнопки можно открыть уже созданный вами в любом из указанных форматов документ, добравшись до него с помощью специального мини-проводника. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и аппаратного обеспечения позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.

Поиск решения задач в Excel с примерами

Кстати, об обработке. До анализа мы ещё дойдём, но вначале стоит вспомнить о главном преимуществе MS Excel – его встроенных возможностях облекать данные в нужные формы. Таблицы – первичные (сбор информации) и сводные – в этой программе формировать проще и удобнее, чем где бы то ни было. Это наглядная подача информации.