Как сохранить лист Excel в формате PDF
Сохранение электронной таблицы Excel в формате PDF может привести к путанице, и готовый файл часто выглядит не так, как мы хотим, чтобы он был представлен. Вот как сохранить лист в виде удобочитаемого чистого файла PDF.
Файлы Excel в формате PDF
Существует множество сценариев, когда вы можете сохранить документ Excel в виде файла PDF вместо электронной таблицы. Например, если вы хотите отправить только определенную часть большего листа или не хотите, чтобы она была редактируемой. Однако преобразование файла Excel в PDF может быть немного сложнее.
Вот как превратить вашу электронную таблицу в презентабельный и печатный документ PDF.
Настройка страницы
Если вы используете Office 2008 или более позднюю версию, перейдите на вкладку «Макет страницы». Здесь вы увидите несколько параметров, сгруппированных в разделе «Параметры страницы». Вот первые три:
- Поля: Насколько большой пробел находится между краем документа и первой ячейкой
- Ориентация: Хотите ли вы, чтобы ваш готовый файл был в альбомной или портретной ориентации?
- Размер: Размер страницы вашего готового документа
Кроме того, вы можете добавить верхний и нижний колонтитулы в ваш окончательный макет. Нажмите стрелку в правом нижнем углу раздела «Параметры страницы», затем перейдите на вкладку «Верхний / нижний колонтитул». Вы можете выбрать один из сгенерированных параметров Office или создать свой собственный, используя функцию «Настройка».
У вас также есть возможность изменить фон вашей распечатки. Для этого нажмите кнопку «Фон» в «Параметры страницы». Вы можете выбрать изображение на своем ноутбуке или в облаке, и это изображение будет размещено по всему листу.
Определение области печати и подгонки
Далее вам необходимо определить, какую область нужно превратить в PDF, а также, сколько строк и столбцов будет на каждой странице.
Параметры листа
Последнее меню, на которое следует обратить внимание, это Параметры листа. Это настройки, которые влияют на внешний вид вашего окончательного печатного листа. Чтобы получить доступ к полным параметрам листа, нажмите стрелку в нижнем левом углу разделов «Параметры листа».
Вот обзор различных настроек, которые вы можете сделать в этом меню:
- Заголовки печати: Можно зафиксировать определенные строки и столбцы на месте, чтобы они отображались на каждой странице, например, заголовки и метки.
- Сетки: Это позволяет установить, следует ли отображать линии сетки, то есть линии между ячейками, которые появляются, когда на них нет закрашенных границ.
- Рубрики: Это позволяет отображать заголовки, которые представляют собой фиксированные буквенные (A, B, C) и числовые (1, 2, 3) метки на осях X и Y электронных таблиц Excel.
- Комментарии, заметки и ошибки: Это отображает встроенные комментарии, заметки и предупреждения об ошибках в итоговом документе.
- Заказ печати: Это позволяет вам указать, создавать ли документ первым или сразу первым.
В этом меню вы можете перейти к экрану «Предварительный просмотр», где вы сможете увидеть ваш окончательный документ. Вы также можете перейти на экран с помощью комбинации клавиш Ctrl + P.
СВЯЗАННЫЕ С: Как напечатать рабочий лист с комментариями в Excel
Сохранение или печать в формате PDF
Если ваш документ правильно отформатирован и готов к работе, существует два способа создания PDF.
- Выбор: Текущие ячейки, которые вы выбрали
- Активные листы: Текущий лист, в котором вы находитесь
- Целые рабочие книги: Все книги в текущем файле, над которым вы работаете
- Стол: Определенная таблица, созданная вами в Microsoft Excel
Вы также можете игнорировать заданную вами область печати.
СВЯЗАННЫЕ С: Как напечатать в PDF в Windows: 4 совета
Как сохранить лист Excel в формате PDF — My Road
- Поля: Насколько большой пробел находится между краем документа и первой ячейкой
- Ориентация: Хотите ли вы, чтобы ваш готовый файл был в альбомной или портретной ориентации?
- Размер: Размер страницы вашего готового документа
Временный файл Excel — это файл, который создается при сохранении файла. Временный файл — от создания, редактирования до сохранения файла Excel — служит защитной сеткой для предотвращения потери данных Excel. Потому что он хранит все содержимое и все изменения вашей рабочей книги временно, пока вы не сохраните и не закроете Excel.