Содержание

Тонкости функции Автозаполнения в MS Excel

Автозаполнение ячеек в Excel – это автоматическое продолжение ряда данных. Примитивными возможностями автозаполнения пользователь начинает пользоваться буквально сразу после начального освоения табличного процессора Excel. Автоматическое заполнение данных в ячейках, наряду с пониманием типов ссылок, является той основой, на которой и строится работа в Excel.

Как пользоваться автозаполнением или маркер автозаполнения

Для того, чтобы автоматически заполнить пустые ячейки данными, необходимо протянуть мышкой за правый нижний угол активной ячейки, он представлен небольшим квадратиком, называется «маркером автозаполнения», и растянуть данные на необходимое количество ячеек.

По умолчанию Excel продолжит заполнение данными ячейки в зависимости от имеющихся в выделенных ячейках/ячейке данных, например, если просто растянуть число «1», то остальные ячейки заполнятся единицами, если выделить две ячейки с числами «1» и «2», то Excel продолжит ряд данных: «3», «4», «5» и т.д.

Можно ли как-то повлиять на виды автозаполнения?

Да, если выполнить автозаполнение не с помощью левой клавиши мыши, а с помощью правой, которая отвечает за контекстное меню, то MS Excel предложит варианты заполнения ячеек.

Аналогичного результата (имеется ввиду изменения режима автозаполнения) можно добиться, если воспользоваться командой «Заполнить» из вкладки «Главная», группа «Редактирование», но, в это случае, сначала надо выделить область на листе, которая будет изменяться, а потом воспользоваться соответствующей командой.

А что, если необходимо продолжить текстовый перечень или даты?

Автозаполнение отлично работает с датами, при использовании простого растягивания с помощью маркера заполнения, изменение идет аналогично числам.

А если воспользоваться правой клавишей мышки, или командой «Заполнить», то появляются дополнительные возможности для заполнения.

Примечание: вид отображения дат в Excel зависит от региональных настроек на пользовательском компьютере.

Автозаполнение текста в Excel

Автозаполнение прекрасно работает и с текстом, но здесь есть свои нюансы, если для чисел и дат можно настроить шаг, то, если мы говорим, например, о фруктах, автомобилях, именах Excel не может предугадать что подставлять следующим, поэтому, по умолчанию, автозаполнение работает в режиме копирования.

Однако, пользователю доступна возможность задавать такие списки, а также просматривать существующие. Настройка списков находится по адресу: Файл / Параметры Excel / Дополнительно / Группа Общие / Изменить списки…

По умолчанию, в списках присутствуют перечни дней, месяцев в зависимости от региональных настроек системы пользователя. Можно задать свой произвольный список, или несколько, и пользоваться им при автозаполнении.

Хитрые приемы, о которых мало кто знает.

Вот так работает автозаполнение в Excel, в завершение, пару хитростей работы с автозаполнением.

Хитрость номер один. Если мы имеем один столбец с данными заполненным, а рядом нужно растянуть с помощью маркера автозаполнения, то, в случае большого числя строк, легче просто дважды кликнуть по маркеру и данный автоматически заполняться на такое количество строк, которое присутствует в столбце слева.

Хитрость номер два. По умолчанию, если в ячейке поставить число и протянуть маркером на другие ячейки, то ячейка будет копироваться, однако, если зажать клавишу Ctrl, тогда будет происходить заполнение с инкрементом, т.е. числа будут увеличиваться.

[expert_bq id=»1570″]Чтобы перевести текстовое значение в число, можно использовать двойной минус, сложение с нулём, умножение на единицу, функции ЗНАЧЕН , ПОДСТАВИТЬ. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] В этом случае видно, что числа или даты прижаты к левому краю ячейки (как текст) и, как правило, в левом верхнем углу ячейки имеется маркер ошибки (зелёный треугольник) и тег, который при наведении мышки поясняет, что число сохранено как текст.

Число сохранено как текст или Почему не считается сумма? Приёмы работы с книгами, листами, диапазонами, ячейками — Эффективная работа в Excel — Статьи об Excel — Мир MS Excel

Если вам нужно объединить текст из нескольких ячеек в одну, необязательно использовать сложные формулы. Достаточно выбрать ячейку, в которой будет соединен текст, нажать «=» и последовательно выбрать ячейки, ставя перед каждой символ «&».

Как сделать в экселе чтобы считалось автоматически. Как быстро посчитать проценты в Excel (Эксель) — графическая инструкция

Для большинства пользователей Excel — это программа, которая умеет работать с таблицами и в которую можно поместить соответствующую информацию в табличном виде. Как правило, мало кто знает все возможности данной программы, да и вряд ли кто-то об этом сильно задумывался. А Excel способен выполнять большое количество операций, и одна из них – считать числа.

Простые операции в MS Excel

Как посчитать сумму в таблице Excel?
Сегодня у нас тема для начинающих пользователей Microsoft Office Excel (Эксель), а именно: как правильно подсчитать сумму цифр?
На начало Excel (Эксель) это одна из программ пакета Microsoft Office предназначена для работы с таблицами данных. Совместима с операционными системами Windows и MacOS и программным продуктом OpenOffice.

Так как Excel (Эксель) это уже готовые таблицы с ячейками для размещения данных, он может выполнять арифметические операции в них с группами данных по вертикали и горизонтали, а также с отдельным ячейками, или отдельным группам ячеек.

Сейчас отдельно мы сосредоточимся на том, как посчитать сумму.
1. Выделяем нужный диапазон ячеек с цифрами по вертикали продолжая выделение на две пустые ячейки ниже и нажимаем значок «Посчитать сумму» в меню программы.

2. Выделяем нужный диапазон ячеек с цифрами по горизонтали продолжая выделение на две пустые ячейки ниже и нажимаем значок «Посчитать сумму» в меню программы.

3. Можно добавлять отдельные ячейки, расположенные в разных строках и столбцах. Для этого в Excel (Эксель) необходимо выбрать пустую ячейку и прописать формулу суммы. Равно (=), выбираем ячейку 1+ ячейку 5+ ячейку N и нажимаем Enter.

Кстати так можно не только получить сумму, но и умножать, делить, отнимать и применять более сложные формулы.

наименование;
количество;
цена;
сумма.
Всего в таблице имеется 5 наименований и 4 столбца (все заполненные, кроме суммы). Поставленная задача — найти сумму по каждому товару.

После этого пользователь должен будет посчитать сумму и оставшихся 4 наименований. Скорее всего, расчет будет производиться знакомым ему образом: знак равно, щелчок на ячейке «Количество», знак умножения, еще один щелчок на ячейке «Цена» и «Enter». Но в программе Microsoft Excel для этого есть одна очень интересная функция, которая позволяет сэкономить время, просто скопировав формулу в другие поля.

Во-первых, формулу можно «потянуть» только вниз/вверх или в сторону (т.е. по вертикали или по горизонтали). Во-вторых, формула должна быть одна и та же. Поэтому, если в одной ячейке рассчитывается сумма, а следующей (под ней) — числа умножаются, то такая манипуляция не поможет, в данном случае она скопирует только сложение чисел (если копировалась первая ячейка).

Если вам необходимо работать с процентами, вы будете рады узнать, что в Excel есть инструменты, облегчающие вашу задачу.

Вы можете использовать Excel для подсчета ваших ежемесячных показателей прибыли и убытков в процентах. Будь это рост издержек или процентное соотношение объема продаж из месяца в месяц, вы всегда будете в курсе ключевых показателей вашего бизнеса. Excel поможет вам в этом.

Вы также узнаете, как работать с процентами на продвинутом уровне, вычисляя среднее арифметическое, а также величину процентиля, что может быть полезным во многих случаях.

Шаг за шагом это руководство научит вас рассчитывать проценты в Excel. Давайте посмотрим на некоторые процентные формулы Excel, функции и советы на примере листа с бизнес расходами и листа со школьными оценками.

Вы получите навыки, которые позволят вам умело работать с процентами в Excel.

Деморолик

Вы можете посмотреть полное руководство в деморолике выше или прочитать пошаговое описание ниже. Для начала скачайте исходные бесплатные файлы: Мы будем использовать их в процессе выполнения упражнений.

Ввод данных в Excel

Вставьте следующие данные (или откройте загруженный файл «persentages.xlsx «, что находится в исходных файлах этого руководства). В нем есть лист Expenses (Расходы). Позже мы будем использовать лист Grades (Оценки).

Рассчитайте увеличение процента

Предположим, что вы ожидаете увеличение расходов на 8% в следующем году и вы хотите видеть эти значения.

Перед тем как начать писать формулы, полезно знать, что в Excel вы можете делать расчеты используя и знак процента (20%), и десятичные дроби (0.2 или просто.2). Символ процента для Excel это всего лишь форматирование.

Мы хотим увидеть конечную сумму, не только величину роста.

Шаг 1

В ячейке A18 напишите с 8%-ным ростом. Поскольку в этой ячейке и текст, и число, Excel будет считать, что вся ячейка содержит текст.

Шаг 2

Нажмите Tab , потом в ячейке B18 напишите следующую формулу: =B17 * 1.08

Или вы можете использовать следующую формулу: =B17 * 108%

Расчет уменьшения процента

Может быть, вы думаете, что расходы наоборот уменьшатся на 8%. Чтобы увидеть результат, формула будет похожей. Начните с показа общей уменьшенной суммы, не только величины уменьшения.

Шаг 1

В ячейке A19 , напишите с 8%-ным уменьшением .

Шаг 2

Нажмите Tab , потом в ячейке B19 напишите следующую формулу: =B17 * .92

Шаг 3

Если нужна возможность менять размер процента роста или уменьшения цены, то вы можете написать формулы следующим образом:

Формула для роста на 8% в ячейке B18 будет =B17 + B17 * 0.08

Шаг 4

Формула для уменьшения на 8% в ячейке B19 будет =B17 – B17 * 0.08

В этих формулах вы сможете просто менять.08 на любое другое число, чтобы получить результат с другим размером процента.

Расчет величины процента

Теперь перейдем к формуле расчета величины процента. Что если вы хотите знать сколько составляют эти 8%? Чтобы сделать это, умножьте общую сумму в B17 на 8 процентов.

Шаг 1

В ячейке A20 напишите 8% от итоговой суммы.

Шаг 2

Нажмите клавишу Tab , и в ячейке B20 напишите следующую формулу: =B17 * 0.08

Или вы можете записать эту формулу следующим образом: =B17 * 8%

Внесение изменений без редактирования формул

Если вы хотите изменять процент без редактирования формул, то необходимо поместить его в отдельную ячейку. Начнем с названий строк.

Шаг 1

В ячейке A22 напишите Изменения. Нажмите клавишу Enter.

Шаг 2

В ячейке A23 напишите Наибольшая сумма . Нажмите клавишу Enter.

Шаг 3

В ячейке A24 напишите Наименьшая сумма. Нажмите клавишу Enter.

Теперь добавим проценты и формулы справа от заголовков.

Шаг 4

В ячейке B22 напишите 8% . Нажмите клавишу Enter .

Шаг 5

В ячейке B23 напишите следующую формулу, которая рассчитает итоговую сумму с добавлением 8%: =B17 + B17 * B22

Шаг 6

В ячейке B24 напишите следующую формулу, которая рассчитает итоговую сумму за минусом 8%: =B17 * (100% — B22)

Если в ячейке B22 вы напишите 8%, то Excel автоматически отформатирует эту ячейку в виде процентов. Если же вы напишите.08 или 0.08, Excel сохранит эту ячейку как есть. Вы всегда можете поменять формат ячейки на формат в виде процентов, нажав на ленте кнопку Percent Style:

Совет: вы также можете отформатировать числа в виде процентов при помощи сочетания клавиш Ctrl + Shift + % для Windows или Command + Shift + % для Ma c.

Расчет изменения размера процента

Общее правило для подсчета изменения размера процента следующее:

=(новое значение — старое значение) / новое значение

Если январь — это первый месяц, то у него нет изменения размера процента. Первое изменение по сравнению с январем будет в феврале и рядом с данными февраля мы напишем следующее:

Шаг 1

Шаг 2

Excel отобразит результат как дробь, поэтому нажмите кнопку Percent Style на ленте (или используйте указанное выше сочетание клавиш), чтобы отобразить число в виде процента.

Кнопка Percent Style для отображения в виде процентов

Теперь, когда у нас есть процент разности Февраля с Январем, мы можем автоматически заполнить колонку с формулами, чтобы узнать изменение размера процента для оставшихся месяцев.

Шаг 3

Наведите мышку надо точкой в нижнем правом углу ячейки, в которой стоит значение -7%.

Шаг 4

Когда указатель мыши изменится на перекрестие, выполните двойной щелчок мышью.

Если вы не знакомы с функцией автозаполнения, прочитайте про технику 3 в моей статье о техниках работы с Excel:

Шаг 5

Шаг 6

Наведите указатель мышки на точку для автозаполнения и перетащите ее на одну ячейку вправо, в ячейку С3. Так вы продублируете заголовок вместе с его форматированием.

Шаг 7

В ячейке С3 замените заголовок на % Изменения .

Расчет процента от общей суммы

Последней техникой на этом лиcте будет расчет процента от общей суммы за каждый месяц. Представьте этот процент как круговую диаграмму, в которой каждый месяц составляет один сектор, а сумма всех секторов составляет 100%.

Неважно, рассчитываете вы его с помощью Excel или на бумаге, будет использоваться следующая простая операция деления:

В нашем случае мы разделим каждый месяц на общую сумму, которая находится внизу колонки B.

Шаг 1

Выберите ячейку C3 и выполните автозаполнение одной ячейки, до D3 .

Шаг 2

Поменяйте текст в ячейке D3 на % от общей суммы.

Шаг 3

В ячейке D4 напишите эту формулу, только пока не нажимайте Enter (Ввод) : =B4/B17

Шаг 4

Перед нажатием клавиши ввода, нам надо убедиться, что при автозаполнении не будет ошибок. Поскольку мы будем автоматически заполнять колонки вниз, делитель (сейчас это B17), не должен изменяться. Ведь если он изменится, то все расчеты с февраля по декабрь окажутся неверными.

Убедитесь, что текстовый курсор все еще в ячейке перед делителем «B17».

Шаг 5

Нажмите клавишу F4 (на Mac — Fn + F4 ).

Так вы вставите знак доллара ($) перед значением колонки и строки, и делитель будет иметь следующий вид: $B$17. $B означает что колонка В не изменится на колонку С и т.д., а $17 означает что номер строки 17 не изменится на строку 18 и т.д.

Шаг 6

Убедитесь, что формула в итоге выглядит следующим образом: =B4/$B$17 .

Шаг 7

Теперь можно нажать клавишу Enter (Ввод) и выполнить автозаполнение.

Нажмите Ctrl + Enter (на Mac — Command + ↩) чтобы ввести формулу не двигая курсор мыши в ячейку снизу.

Шаг 8

Нажмите кнопку Percent Style на ленте или используйте сочетание клавиш Ctrl + Shift + % (Command + Shift + %).

Шаг 9

Наведите указатель курсора мыши над точкой для автозаполнения в ячейке D4 .

Шаг 10

Когда курсор изменится на перекрестие, выполните двойной щелчок мышью, чтобы автоматически заполнить ячейки внизу формулами.

Теперь для каждого месяца будет показываться величина его процента от общей суммы.

Процентное ранжирование

Ранжирование значений в виде процентного значения является статистическим методом. Вы, наверное, знакомы с ним со школы, когда вычисляется средний бал учеников, и это позволяет ранжировать их в виде процента. Чем выше оценки, тем выше процент.

Список чисел (оценок, в нашем случае) находится в группе ячеек, которые в Excel называются массивом. В массивах нет ничего особенного, поэтому не будем давать им определение. Просто Excel так называет диапазон ячеек, который вы используете в формуле.

В Excel существует две функции для вычисления процентного ранжирования. Одна из них включает начальные и конечные значения массива, а другая нет.

Посмотрите на вторую закладку листа: Grades (Оценки).

Шаг 1

Шаг 2

Напишите следующую формулу, но не нажимайте клавишу Enter (Ввод) : =PERCENTRANK.INC(B3:B37

Шаг 3

Этот диапазон должен быть неизменным, чтобы мы могли применить автозаполнение всех ячеек сверху вниз.

Поэтому нажмите клавишу F4 (на Mac — Fn + F4 ), чтобы добавить знак доллара к значениям.

Формула должна выглядеть следующим образом: =PERCENTRANK.INC($B$3:$B$37

Шаг 4

В каждой ячейке в колонке С, мы увидим процентное ранжирование соответствующего значения в колонке B.

Шаг 5

Шаг 6

Выполните двойной щелчок мышью на точке автозаполнения ячейки С3 . Это автоматически заполнит ячейки колонки ниже.

Шаг 7

На ленте, нажмите кнопку Percent Style , чтобы отформатировать колонку в виде процентов. В результате вы должны увидеть следующее:

Заполненная и отформатированная функция процентного ранжирования

Таким образом, если у вас хорошие оценки и ваш средний балл 3.98, то вы находитесь в 94 м процентиле.

Вычисление процентиля.

Используя функции PERCENTILE, вы можете рассчитать процентиль. С помощью этой функции вы можете ввести размер процента и получить значение из массива, которое соответствует этому проценту. Если точного значения в диапазоне нет, то Excel покажет то значение, которое «должно» быть в списке.

В каких случаях это необходимо? Например, если вы подаете заявку на университетскую программу, которая принимает только тех студентов, которые относятся к диапазону от 60 го процентиля. И вам надо узнать, какой средний бал соответствует 60%. Посмотрев на список, мы увидим, что 3.22 — это 59%, а 3.25 — это 62%. Используя функцию =PERCENTILE.INC мы узнаем точный ответ.

Также как и для функции процентного ранжированая, вы можете использовать функцию =PERCENTILE.EXC, которая исключает первое и последнее значения массива, но в нашем случае это не нужно.

Шаг 1

Шаг 2

Вставьте в нее следующую формулу: =PERCENTILE.INC(B3:B37,60%)

Так как нам не надо применять автозаполнение, нет нужды делать массив неизменным.

Шаг 3

На ленте нажмите один раз клавишу Decrease Decimal (Уменьшить разрядность), чтобы округлить число до двух десятичных разрядов после запятой.

В результате в данном массиве 60 м перцентилем будет средний бал 3.23. Теперь вы знаете какие оценки нужны для того, чтобы быть принятым на программу.

Заключение

Проценты вовсе не сложные, и Excel рассчитывает их, используя те же правила математики, которые вы бы использовали, считая на бумаге. Excel также использует общепринятый порядок операций в тех случаях, когда в вашей формуле есть сложение, вычитание и умножение:

Я запоминаю этот порядок с помощью мнемонической фразы: Ск азал Ст епан: Ум ора, Д авайте Сл овим В ора.

[expert_bq id=»1570″]Вместо того, чтобы щелкнуть первую ячейку, а затем перетащить ее из нижнего правого угла, вместо этого вы выделите первые две ячейки. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Вы можете сделать это, слегка изменив процедуру автозаполнения. Вместо того, чтобы щелкнуть первую ячейку, а затем перетащить ее из нижнего правого угла, вместо этого вы выделите первые две ячейки. Затем поместите мышь в нижний правый угол двух ячеек, пока курсор не изменится на «+».

Как Сделать Так Чтобы Excel Считал Автоматически • Больше информации

Как написать формулу в Excel — пошаговая инструкция

С помощью определенных формул можно менять регистр всей текстовой информации в Excel. Функция «ПРОПИСН» делает все буквы прописными, а «СТРОЧН» — строчными. «ПРОПНАЧ» делает прописной только первую букву в каждом слове.

masterok

Признаюсь честно, я не большой специалист в Exel. Очень многие, даже простейшие процессы автоматизации в нем меня ставят в тупик. Поэтому данная статья мне была очень любопытна и полезна. Может быть и вы узнаете что то новое для себя. Итак читаем …

Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Если для вашей уже построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Подобным образом можно извлекать имена из email’ов, склеивать ФИО из фрагментов и т. д.

Копирование без нарушения форматов

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

Отображение данных из таблицы Excel на карте

При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

Быстрый переход к нужному листу

Если в вашей книге количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана.

Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

Выделите диапазон.
Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose).

В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и т. д.), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка:

Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data — Validation).
В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

Продвинутые трюки из той же серии: выпадающий список с наполнением, связанные выпадающие списки, выпадающий список с фотографией и т. д.

«Умная» таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home — Format as Table), то наш список будет преобразован в «умную» таблицу, которая (кроме модной полосатой раскраски) умеет много полезного:

Автоматически растягиваться при дописывании к ней новых строк или столбцов.
Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

Спарклайны

Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.

После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и т. д.

Восстановление несохранённых файлов

Пятница. Вечер. Долгожданный конец ударной трудовой недели. Предвкушая отдых, вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет».

Опустевший офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно — несколько последних часов работы пошли псу под хвост и вместо приятного вечера в компании друзей вам придётся восстанавливать утраченное.

Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Весьма часто при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Самый быстрый и наглядный способ сделать это:

Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом, правда? Всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт», и вот оно, долгожданное «попадание»!

Ну и еще некоторые более простые полезность про Exel:

Выпустив Excel 2010, Microsoft чуть ли не удвоила функциональность этой программы, добавив множество улучшений и нововведений, многие из которых не сразу заметны. Неважно, опытный вы пользователь или новичок, найдется немало способов упростить работу с Excel. О некоторых из них мы сегодня расскажем.

Выделение всех ячеек одним кликом

Все ячейки можно выделить комбинацией клавиш Ctrl + A, которая, кстати, работает и во всех других программах. Однако есть более простой способ выделения. Нажав на кнопку в углу листа Excel, вы выделите все ячейки одним кликом.

Открытие нескольких файлов одновременно

Вместо того чтобы открывать каждый файл Excel по отдельности, их можно открыть вместе. Для этого выделите файлы, которые нужно открыть, и нажмите Enter.

Перемещение по файлам Excel

Когда у вас открыто несколько книг в Excel, между ними можно легко перемещаться с помощью комбинации клавиш Ctrl + Tab. Эта функция также доступна по всей системе Windows, и ее можно использовать во многих приложениях. К примеру, для переключения вкладок в браузере.

Добавление новых кнопок на панель быстрого доступа

Стандартно в панели быстрого доступа Excel находятся 3 кнопки. Вы можете изменить это количество и добавить те, которые нужны именно вам.

Перейдите в меню «Файл» ⇒ «Параметры» ⇒ «Панель быстрого доступа». Теперь можно выбрать любые кнопки, которые вам нужны.

Диагональная линия в ячейках

Иногда бывают ситуации, когда нужно добавить в таблицу диагональную линию. К примеру, чтобы разделить дату и время. Для этого на главной странице Excel нажмите на привычную иконку границ и выберите «Другие границы».

Добавление в таблицу пустых строк или столбцов

Вставить одну строку или столбец достаточно просто. Но что делать, если их нужно вставить гораздо больше? Выделите нужное количество строк или столбцов и нажмите «Вставить». После этого выберите место, куда нужно сдвинуться ячейкам, и вы получите нужное количество пустых строк.

Скоростное копирование и перемещение информации

Если вам нужно переместить любую информацию (ячейку, строку, столбец) в Excel, выделите ее и наведите мышку на границу, чтобы изменился указатель. После этого переместите информацию в то место, которое вам нужно. Если необходимо скопировать информацию, сделайте то же самое, но с зажатой клавишей Ctrl.

Быстрое удаление пустых ячеек

Пустые ячейки — это бич Excel. Иногда они появляются просто из ниоткуда. Чтобы избавиться от них всех за один раз, выделите нужный столбец, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Фильтр». Над каждым столбцом появится стрелка, направленная вниз. Нажав на нее, вы попадете в меню, которое поможет избавиться от пустых полей.

Расширенный поиск

Нажав Ctrl + F, мы попадаем в меню поиска, с помощью которого можно искать любые данные в Excel. Однако его функциональность можно расширить, используя символы «?» и «*». Знак вопроса отвечает за один неизвестный символ, а астериск — за несколько. Их стоит использовать, если вы не уверены, как выглядит искомый запрос.

Если же вам нужно найти вопросительный знак или астериск и вы не хотите, чтобы вместо них Excel искал неизвестный символ, то поставьте перед ними «~».

Копирование уникальных записей

Уникальные записи могут быть полезными, если вам нужно выделить в таблице неповторяющуюся информацию. К примеру, по одному человеку каждого возраста. Для этого выберите нужный столбец и нажмите «Дополнительно» слева от пункта «Фильтр». Выберите исходный диапазон (откуда копировать) и диапазон, в который нужно поместить результат. Не забудьте поставить галочку.

Создание выборки

Если вы делаете опрос, в котором могут участвовать только мужчины от 19 до 60, вы легко можете создать подобную выборку с помощью Excel. Перейдите в пункт меню «Данные» ⇒ «Проверка данных» и выберите необходимый диапазон или другое условие. Вводя информацию, которая не подходит под это условие, пользователи будут получать сообщение, что информация неверна.

Быстрая навигация с помощью Ctrl и стрелки

Нажимая Ctrl + стрелка, можно перемещаться в крайние точки листа. К примеру, Ctrl + ⇓ перенесет курсор в нижнюю часть листа.

Транспонирование информации из столбца в строку

Довольно полезная функция, которая нужна не так уж и часто. Но если она вдруг понадобится, вряд ли вы будете транспонировать по одной. Для транспонирования в Excel есть специальная вставка.

Скопируйте диапазон ячеек, который нужно транспонировать. После этого кликните правой кнопкой на нужное место и выберите специальную вставку.

Как скрывать информацию в Excel

Не знаю, зачем это может пригодиться, но тем не менее такая функция в Excel есть. Выделите нужный диапазон ячеек, нажмите «Формат» ⇒ «Скрыть или отобразить» и выберите нужное действие.

Объединение текста с помощью «&»

Изменение регистра букв

Внесение информации с нулями в начале

Если вы введете в Excel число 000356, то программа автоматически превратит его в 356. Если вы хотите оставить нули в начале, поставьте перед числом апостроф «’».

Ускорение ввода сложных слов

Если вы часто вводите одни и те же слова, то обрадуетесь, узнав, что в Excel есть автозамена. Она очень похожа на автозамену в смартфонах, поэтому вы сразу поймете, как ей пользоваться. С ее помощью можно заменить повторяющиеся конструкции аббревиатурами. К примеру, Екатерина Петрова — ЕП.

Больше информации

В правом нижнем углу можно следить за различной информацией. Однако мало кто знает, что, нажав туда правой кнопкой мыши, можно убрать ненужные и добавить нужные строки.

Переименование листа с помощью двойного клика

Это самый простой способ переименовать лист. Просто кликните по нему два раза левой кнопкой мыши и введите новое название.

[expert_bq id=»1570″]В этом случае вы просто наберете N A а затем нажмите Ctrl Enter так что то же самое относится к каждой найденной пустой ячейке. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] В следующем окне вы можете ввести формулу в первую пустую ячейку. В этом случае вы просто наберете N / A а затем нажмите Ctrl + Enter так что то же самое относится к каждой найденной пустой ячейке.

5 хитростей автозаполнения в Excel, чтобы быстрее создавать электронные таблицы

Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data — Validation).
В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.