График выполнения работ на диаграмме Ганта в Excel
Сделали в Excel программу, которая позволит автоматизировать процесс построения графика выполнения работы с помощью диаграммы Ганта с возможностью мониторинга отставания работ, изменения шага графика и пр.
Постановка задачи
В результате небольшого аудита было сформировано несколько проблем.
Проблема №1: формирование шапки графика с указанием даты начала и завершения работ. Для удобства работы необходим шаг графика, например, месяц, треть месяца. Вручную это неудобно, так как для графика нужны опорные даты, которые, при таком шаге графика приходится расставлять вручную.
Проблема №2: многоуровневая нумерация. Из-за большого количества строк и многоуровневой структуры приходиться совершать много ручной работы. Нумерация должна иметь вид 1.1.1.1, где каждое следующие число определяет порядковый номер пункта списка в иерархии.
Проблема №3: расстановка формул. Так как формулы необходимо вставлять в зависимости от уровня вложенности пункта приходится их расставлять и проверять для всего графика вручную, при этом в графике могут быть десятки, а то и сотни строк.
Проблема №4: удобное визуальное представление дат проверки по документам и по факту, с возможность переключения между ними. В текущем варианте для переключения между этими датами нужно заново вводить дату в поле текущей даты.
Как мы решали задачу
Формирование шапки графика с указанием даты начала и завершения работ
А изменяя шаг графика можно выбрать уровень детализации графика. Список вариантов шага графика: месяц, полмесяца, треть месяца, четверть месяца и день. Однако, при желании можно выбрать абсолютно любую длину шага.
Многоуровневая нумерация
Расстановка формул
- Формулы дат. Для пунктов, у которых есть подуровни в столбцы «Начала работ» и «Окончания работ» вставляются формулы, которые гарантируют, что уровень иерархии будет включать все временные интервалы подуровня. Например, если мы на уровне 2 перенесем дату окончания работ на срок, который лежит позже даты окончания работ верхнего уровня, то дата верхнего уровня автоматически измениться на новую, чтобы включить в себя новый временной промежуток. Это касается всех уровней. То есть если мы изменим дату на 4 уровне, то при необходимости даты изменятся на 3, 2 и 1 уровнях. Это экономит время и уменьшает количество ошибок.
- Длительность в днях. Рассчитывается как разность между датами окончания и начала работ. В принципе тут нет ничего особенного, но тем не менее экономит время и выглядит лаконичней, чем протягивание формул с запасом.
- Отставание в днях. Формула, учитывающая сроки работ, дату проверки и процент готовности. Результат отображается в днях. При этом отставания имеет красный цвет, а опережение зеленый. Что удобно при беглом визуальном анализе. Так же формула учитывает такие случаи как нулевая готовность при дате проверке до начала работ, в таком случае в отставание будет указан 0. То же самое касается и случая 100% готовности при дате проверке после даты окончания работ.
Удобное визуальное представление дат проверки
При вводе дат в поля «Дата отчета по фотографиям» и «Дата отчета по документам» на графике отображается красная линия, показывающая положение введенной даты на графике, в зависимости от того какой типа отчета выбран в разделе «Дополнительные».
Лабораторная работа Календарные графики в Excel в образовании
Применим условное форматирование. Для этого выделим ячейку Е3, откроем вкладку Главная и выберем команду Условное форматирование / создать правило. В списке выбрать самую последнюю команду, ввести формулу и выбрать цвет. Затем полученную формулу скопировать.
[expert_bq id=»1570″]Проще всего для этого использовать логическую функцию И , которая в данном случае проверяет обязательное выполнение обоих условий 5 января позже, чем 4-е и раньше, чем 8-е. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq]
Затем выделяем вертикальную ось и выбираем команду «Формат оси». В параметрах оси выбираем Обратный порядок категорий, а в разделе «Горизонтальная ось пересекает» ставим галочку – в макисмальной категории.
Как построить график в Excel
Как видим получившийся график не в достаточной мере похож на синусоиду. Для более красивой синусоидальной зависимости нужно ввести большее количество значений углов (аргументов) и чем больше, тем лучше.
Как мы решали задачу
Как видим для построения функции в экселе обязательно наличие двух факторов – табличная и графическая части. Приложение MS Excel офисного пакета обладает прекрасным элементом визуального представления табличных данных в виде графиков и диаграмм, который можно успешно использовать для множества задач.
Как вставить рекомендуемую диаграмму
- После этого вы увидите окно «Вставка диаграммы». Предложенные варианты будут зависеть от того, что именно вы выделите (перед нажатием на кнопку). У вас они могут быть другие, поскольку всё зависит от информации в таблице.
Проблема №3: расстановка формул. Так как формулы необходимо вставлять в зависимости от уровня вложенности пункта приходится их расставлять и проверять для всего графика вручную, при этом в графике могут быть десятки, а то и сотни строк.
