Исходные данные сводной таблицы и сводной диаграммы
При создании сводной таблицы или отчета сводной диаграммы можно использовать различные типы исходных данных.
Можно использовать данные из рабочего листа Excel как основу для создания отчета. Данные должны быть в формате списка и содержать в первой строке подписи столбцов, остальные строки должны содержать подобные объекты в одном столбце, исключая пустые строки и столбцы внутри диапазона данных. Excel использует подписи столбцов для имен полей в отчете.
Автоматическое выделение источника данных. Перед запуском мастера сводных таблиц и диаграмм щелкните ячейку. В диалоговом окне мастера будет указана ссылка на весь список.
Использование именованных диапазонов. Чтобы отчет было легче обновлять, присвойте имя исходному диапазону и используйте это имя при создании отчета. Если в именованный диапазон добавляются новые данные, можно обновить отчет для включения новых данных.
Использование фильтрованных данных. Excel игнорирует любые фильтры списка, созданные в меню Данные, подменю Фильтр. Чтобы создать отчет, содержащий только фильтрованные данные, используйте команду Расширенный фильтр для извлечения данных в другое место листа, а затем создайте отчет.
Включение итогов. В отчете сводной таблицы автоматически создаются общие и промежуточные итоги. Если исходный лист содержит промежуточные и общие итоги, созданные в меню Данные командой Итоги, воспользуйтесь этой командой, чтобы удалить их перед созданием отчета.
Чтобы обобщить и проанализировать данные не Microsoft Excel, такие как записи продаж компании, можно получить данные из внешних источников, включая базы данных, текстовые файлы и узлы Интернета.
Необходимые условия получения данных. Чтобы получить данные с веб-узла, нужна связь с интрасетью или Интернетом.
Использование мастера сводных таблиц и диаграмм. С помощью данного мастера можно получать любые данные, а также создавать источники данных, запускать имеющиеся запросы и создавать новые.
Использование других методов Microsoft Excel. В следующих ситуациях перед созданием отчетов сводной таблицы или сводной диаграммы отправьте их в Microsoft Excel.
Исходные данные OLAP. Когда данные извлекаются из базы данных OLAP или файла куба, они могут быть переданы в Microsoft Excel только как отчет сводной таблицы. Можно создать отчеты сводных диаграмм по этому отчету сводной таблицы. Microsoft Query используется как средство задания источника данных для доступа к базе данных.
Использование именованных диапазонов. Чтобы отчет было легче обновлять, присвойте имя каждому исходному диапазону и используйте это имя при создании отчета. Если в именованный диапазон добавляются новые данные, можно обновить отчет для включения новых данных.
Поля страницы при консолидации. При консолидации используются дополнительные поля страниц, содержащие элементы, которые представляют один или несколько исходных диапазонов. Например, если консолидируются бухгалтерские данные по нескольким отделам («Маркетинг», «Сбыт» и «Производство»), в поле страницы могут находиться элементы, представляющие каждый отдел и их комбинацию.
После установки переключателя в положение в нескольких диапазонах консолидации на первом шаге мастера сводных таблиц и диаграмм, можно выбрать тип поля страницы.
Параметры поля страницы. Исходная таблица не может содержать поля страниц, в которых устанавливается запрос к внешним данным при выборе элемента поля. На шаге 2 мастера не появляются отчеты с этой установкой. Для ее проверки дважды щелкните каждое поле страницы, нажмите Дополнительные, и убедитесь, что выбран Извлекать внешние данные для всех полей.
Изменения влияют на оба отчета. При обновлении данных в новом отчете также обновляются данные в исходном отчете, и наоборот. То же самое при группировке и разгруппировке элементов. Создание вычисляемых полей или вычисляемых элементов также влияет на оба отчета.
Отчеты сводных диаграмм. Отчет сводной таблицы или сводной диаграммы можно создать на основе отчета другого отчета сводной таблицы, но не на основе другого отчета сводной диаграммы. Тем не менее, связанный отчет сводной таблицы создается из тех же данных, что и отчет сводной диаграммы, поэтому новый отчет можно создавать на основе связанного отчета.
Изменения в отчете сводной диаграммы влияют на связанный отчет сводной таблицы, и наоборот. Если нужна возможность изменения макета или отображения данных без соответствующих изменений другого отчета, создайте новый отчет сводной таблицы, основанный на тех же исходных данных, что и отчет сводной диаграммы (а не на основе связанного отчета сводной таблицы).
Списки сводных таблиц в Интернете. Можно экспортировать список сводных таблиц из веб-обозревателя в Excel и сохранить как отчет сводной таблицы. Новый отчет сводной таблицы и список сводных таблиц используют одни исходные данные, но связь между списком и отчетом не поддерживается.
Изменения в исходных данных могут привести к тому, что для анализа будут доступны другие данные. В сводную таблицу или отчет сводной диаграммы можно включить новые данные, отвечающие первоначальной спецификации исходных данных, путем обновления отчета.
Чтобы включить дополнительные или другие данные, надо переопределить исходные данные для отчета. Если данные существенно отличаются, будет проще создать новый отчет.
Включение других исходных данных Microsoft Excel. Для отчетов, основанных на данных Excel, можно запустить мастер сводных таблиц и сводных диаграмм, вернуться ко второму шагу и переопределить исходный диапазон на включение других данных.
Преобразование отчета сводной диаграммы в статическую диаграмму
Найдите и выберите отчет сводной таблицы, связанный с отчетом сводной диаграммы.
Этот отчет называется так же, как и отчет сводной диаграммы. Чтобы узнать его имя, выполните следующие действия.
Создание и удаление свободных таблиц и отчётов
Когда вы получите нужные результаты, вы можете сохранить их, не сохраняя сводную таблицу, которая может занимать слишком много места и делать ваши файлы слишком тяжелыми. В конце концов, удаление таблицы или диаграммы требует всего нескольких щелчков мышью.
