Содержание

masterok

Признаюсь честно, я не большой специалист в Exel. Очень многие, даже простейшие процессы автоматизации в нем меня ставят в тупик. Поэтому данная статья мне была очень любопытна и полезна. Может быть и вы узнаете что то новое для себя. Итак читаем …

Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Если для вашей уже построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Подобным образом можно извлекать имена из email’ов, склеивать ФИО из фрагментов и т. д.

Копирование без нарушения форматов

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

Отображение данных из таблицы Excel на карте

При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

Быстрый переход к нужному листу

Если в вашей книге количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана.

Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

Выделите диапазон.
Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose).

В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и т. д.), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка:

Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data — Validation).
В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

Продвинутые трюки из той же серии: выпадающий список с наполнением, связанные выпадающие списки, выпадающий список с фотографией и т. д.

«Умная» таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home — Format as Table), то наш список будет преобразован в «умную» таблицу, которая (кроме модной полосатой раскраски) умеет много полезного:

Автоматически растягиваться при дописывании к ней новых строк или столбцов.
Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

Спарклайны

Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.

После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и т. д.

Восстановление несохранённых файлов

Пятница. Вечер. Долгожданный конец ударной трудовой недели. Предвкушая отдых, вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет».

Опустевший офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно — несколько последних часов работы пошли псу под хвост и вместо приятного вечера в компании друзей вам придётся восстанавливать утраченное.

Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Весьма часто при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Самый быстрый и наглядный способ сделать это:

Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом, правда? Всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт», и вот оно, долгожданное «попадание»!

Ну и еще некоторые более простые полезность про Exel:

Выпустив Excel 2010, Microsoft чуть ли не удвоила функциональность этой программы, добавив множество улучшений и нововведений, многие из которых не сразу заметны. Неважно, опытный вы пользователь или новичок, найдется немало способов упростить работу с Excel. О некоторых из них мы сегодня расскажем.

Выделение всех ячеек одним кликом

Все ячейки можно выделить комбинацией клавиш Ctrl + A, которая, кстати, работает и во всех других программах. Однако есть более простой способ выделения. Нажав на кнопку в углу листа Excel, вы выделите все ячейки одним кликом.

Открытие нескольких файлов одновременно

Вместо того чтобы открывать каждый файл Excel по отдельности, их можно открыть вместе. Для этого выделите файлы, которые нужно открыть, и нажмите Enter.

Перемещение по файлам Excel

Когда у вас открыто несколько книг в Excel, между ними можно легко перемещаться с помощью комбинации клавиш Ctrl + Tab. Эта функция также доступна по всей системе Windows, и ее можно использовать во многих приложениях. К примеру, для переключения вкладок в браузере.

Добавление новых кнопок на панель быстрого доступа

Стандартно в панели быстрого доступа Excel находятся 3 кнопки. Вы можете изменить это количество и добавить те, которые нужны именно вам.

Перейдите в меню «Файл» ⇒ «Параметры» ⇒ «Панель быстрого доступа». Теперь можно выбрать любые кнопки, которые вам нужны.

Диагональная линия в ячейках

Иногда бывают ситуации, когда нужно добавить в таблицу диагональную линию. К примеру, чтобы разделить дату и время. Для этого на главной странице Excel нажмите на привычную иконку границ и выберите «Другие границы».

Добавление в таблицу пустых строк или столбцов

Вставить одну строку или столбец достаточно просто. Но что делать, если их нужно вставить гораздо больше? Выделите нужное количество строк или столбцов и нажмите «Вставить». После этого выберите место, куда нужно сдвинуться ячейкам, и вы получите нужное количество пустых строк.

Скоростное копирование и перемещение информации

Если вам нужно переместить любую информацию (ячейку, строку, столбец) в Excel, выделите ее и наведите мышку на границу, чтобы изменился указатель. После этого переместите информацию в то место, которое вам нужно. Если необходимо скопировать информацию, сделайте то же самое, но с зажатой клавишей Ctrl.

Быстрое удаление пустых ячеек

Пустые ячейки — это бич Excel. Иногда они появляются просто из ниоткуда. Чтобы избавиться от них всех за один раз, выделите нужный столбец, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Фильтр». Над каждым столбцом появится стрелка, направленная вниз. Нажав на нее, вы попадете в меню, которое поможет избавиться от пустых полей.

Расширенный поиск

Нажав Ctrl + F, мы попадаем в меню поиска, с помощью которого можно искать любые данные в Excel. Однако его функциональность можно расширить, используя символы «?» и «*». Знак вопроса отвечает за один неизвестный символ, а астериск — за несколько. Их стоит использовать, если вы не уверены, как выглядит искомый запрос.

Если же вам нужно найти вопросительный знак или астериск и вы не хотите, чтобы вместо них Excel искал неизвестный символ, то поставьте перед ними «~».

Копирование уникальных записей

Уникальные записи могут быть полезными, если вам нужно выделить в таблице неповторяющуюся информацию. К примеру, по одному человеку каждого возраста. Для этого выберите нужный столбец и нажмите «Дополнительно» слева от пункта «Фильтр». Выберите исходный диапазон (откуда копировать) и диапазон, в который нужно поместить результат. Не забудьте поставить галочку.

Создание выборки

Если вы делаете опрос, в котором могут участвовать только мужчины от 19 до 60, вы легко можете создать подобную выборку с помощью Excel. Перейдите в пункт меню «Данные» ⇒ «Проверка данных» и выберите необходимый диапазон или другое условие. Вводя информацию, которая не подходит под это условие, пользователи будут получать сообщение, что информация неверна.

Быстрая навигация с помощью Ctrl и стрелки

Нажимая Ctrl + стрелка, можно перемещаться в крайние точки листа. К примеру, Ctrl + ⇓ перенесет курсор в нижнюю часть листа.

Транспонирование информации из столбца в строку

Довольно полезная функция, которая нужна не так уж и часто. Но если она вдруг понадобится, вряд ли вы будете транспонировать по одной. Для транспонирования в Excel есть специальная вставка.

Скопируйте диапазон ячеек, который нужно транспонировать. После этого кликните правой кнопкой на нужное место и выберите специальную вставку.

Как скрывать информацию в Excel

Не знаю, зачем это может пригодиться, но тем не менее такая функция в Excel есть. Выделите нужный диапазон ячеек, нажмите «Формат» ⇒ «Скрыть или отобразить» и выберите нужное действие.

Объединение текста с помощью «&»

Если вам нужно объединить текст из нескольких ячеек в одну, необязательно использовать сложные формулы. Достаточно выбрать ячейку, в которой будет соединен текст, нажать «=» и последовательно выбрать ячейки, ставя перед каждой символ «&».

Изменение регистра букв

С помощью определенных формул можно менять регистр всей текстовой информации в Excel. Функция «ПРОПИСН» делает все буквы прописными, а «СТРОЧН» — строчными. «ПРОПНАЧ» делает прописной только первую букву в каждом слове.

Внесение информации с нулями в начале

Если вы введете в Excel число 000356, то программа автоматически превратит его в 356. Если вы хотите оставить нули в начале, поставьте перед числом апостроф «’».

Ускорение ввода сложных слов

Если вы часто вводите одни и те же слова, то обрадуетесь, узнав, что в Excel есть автозамена. Она очень похожа на автозамену в смартфонах, поэтому вы сразу поймете, как ей пользоваться. С ее помощью можно заменить повторяющиеся конструкции аббревиатурами. К примеру, Екатерина Петрова — ЕП.

Больше информации

В правом нижнем углу можно следить за различной информацией. Однако мало кто знает, что, нажав туда правой кнопкой мыши, можно убрать ненужные и добавить нужные строки.

Переименование листа с помощью двойного клика

Это самый простой способ переименовать лист. Просто кликните по нему два раза левой кнопкой мыши и введите новое название.

[expert_bq id=»1570″]Если для использования вашей системы оператору необходимо знать азбуку Морзе, ваша миссия по внедрению новой системы невыполнима. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Если вы прошли через весь этот ад и смогли все же все преодолеть, может возникнуть проблема, которую просто никак не решить — производительность. Дело в том, что Excel не предназначен для супербольших таблиц (50-100 тыс), при большом объеме данных он будет тормозить. Любое открытие файла будет небыстрым, люди будут ждать, нервничать, что снижает их эффективность.

Заполнение Таблиц в Excel Работа на Дому Отзывы • Мгновенное заполнение

Практические работы по MS Excel

Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data — Validation).
В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

Таблица учета товара в Excel — варианты оформления

Внедрение современных WMS систем управления складом оправдано только при большом ассортименте и интенсивном товарообороте. При наличии всего нескольких операций в день и незначительной номенклатуре автоматизировать складские действия удобно с помощью таблицы учета товаров Excel. Функционал табличного редактора достаточен для упорядочивания приходно-расходных операций и вывода информации об остатках продукции.

Правила учета товара в экселе

Собственники магазинов зачастую сами пытаются организовать учет прихода и расхода товара в Excel. Для этого достаточно базовых умений работы с таблицами и минимальных усилий по самообучению нескольким новых функциям программы.

Учет товаров в эксель требует знания основных математических функций

Первоначальному формированию структуры файла Excel необходимо уделять особое внимание. Желательно предусмотреть в строке характеристик товаров большое количество столбцов для обозначения артикула, сорта, производителя и прочего. Ведь затем по каждому параметру можно будет настроить фильтр.

Не помешает наличие дополнительных полей и при записи приходно-расходных операций. В этом случае актуальны будут значения с ФИО ответственных за передачу продукции лиц, формой оплаты, датой истечения отсрочки и прочих.

При первоначальном заполнении таблицы учета прихода и расхода товара в Excel нужно провести в магазине инвентаризацию. После неё придется постоянно вести точные записи всех операций в хронологическом порядке. Ошибка в дате может привести к невозможности расчета формулы и сбою во всем файле. Поэтому ведением таблицы эксель для учета товара придется заниматься без перерыва.

Что дает ведение учета магазина в Excel?

Функционал таблицы учета товара в Excel, скачать которую можно в интернете, довольно слаб. Свободно распространяемые версии часто содержат скрытые формулы и им тяжело обучаться.

Интерфейс таблицы учета товара в эксель не должен быть сливающимся

Базовыми возможностями таблиц складского учета являются:

Запись параметров приходных и расходных документов, количества указанного в них товара, его цены.
Отображение текущих остатков по каждой номенклатурной позиции.
Ведение справочников товаров для автоматизации заполнения граф.
Формирование оборотной ведомости.
Редактирование торговых наценок.

На этом основные функции таблиц эксель для учета товара заканчиваются. Однако используя уже представленные в файле данные, можно добиться расширения его возможностей. Несложные манипуляции помогут добавить следующее:

Печать ордеров на основе выбранных документов.
Отображение валовой прибыли за период.
Возможность отображения скидок.
Формирование актуального прайса на основе остатков товара.
Ведение клиентской базы.

Некоторые предприниматели задумываются, как сделать таблицу учета товаров в Excel ещё более функциональной. Однако расширение её возможностей может привести к нестабильности, внутренним ошибкам и потере данных. Поэтому при увеличении потребности в мощности обработки информации рекомендуется использовать программы для учета товаров, разработанные специально для этих целей.

Составление таблицы учета товара Excel

Обычная таблица учета товара в Excel, шаблон которой будет разобран далее, представляет собой не самую сложную конструкцию. Для её грамотного составления понадобится 1-2 дня времени, наличие базы клиентов, товаров и остатков продукции. Не помешает привлечение к этому процессу опытных пользователей Excel, что значительно ускорит достижение цели и позволит избежать грубых ошибок.

Создание справочников

Первоочередной задачей автоматизации учета в магазине является составление справочников товаров, поставщиков, покупателей, форм оплаты и прочих повторяющихся в документах элементов. Для каждого из них можно использовать отдельный лист или уместить все данные на одном.

Справочник представляет собой расположенный построчно список с шаблонной информацией. В шапке указываются обозначения столбцов. Верхнюю строку нужно зафиксировать с помощью меню «Вид»-«Закрепить области». В этом случае обозначения столбцов будут всегда видны сверху, а список можно будет свободно перелистывать вниз.

Справочник покупателей в таблице эксель для учета товаров

Указанная форма справочника может быть и другой. Всё зависит от потребностей складского учета и желания предпринимателя заполнять те или иные графы. При наличии нескольких мест хранения товара будет целесообразно создать соответствующий справочник, чтобы знать остатки на каждом складе.

Оформление справочников, их заголовков в таблице учета магазина рекомендуется осуществлять с использованием разных цветов и шрифтов. Это позволяет быстрее фиксировать взгляд на нужных данных и ускоряет работу.

Формирование выпадающих списков

Меню выбора источника данных для выпадающего списка

Не нужно забывать настраивать формат отображаемых данных, чтобы понимать, в каких единицах измерения ведется учет товаров в эксель.

Однако при заполнении приходных или расходных документов некоторые значения всё же придется забивать руками.

Использование впадающего списка при заполнении номенклатуры продукции

При помощи встроенных в Excel инструментов можно добиться автоматического заполнения нескольких столбцов на основании данных справочника. Однако настроить этот функционал самостоятельно без глубоких знаний программы вряд ли удастся.

Самому же можно добавить элементарные формулы, например, указать столбец с суммарной стоимостью товара, умножив количество на цену.

Указанным выше образом формируются листы также «Приход» и «Расход». Их отдельное ведение удобно для последующего быстрого поиска нужного документа.

Формирование оборотной ведомости

В таблице учета товара Excel, пример которой приведен выше, не обойтись без формирования оборотной ведомости за период. Для этого используется функция СУММЕСЛИМН и другие математические алгоритмы. Инструкцию по работе с теми или иными инструментами Excel всегда можно посмотреть в интернете на официальном сайте программы.

Пример оборотной ведомости в таблице товарного учета

Сделать оборотную ведомость самостоятельно можно, но придется разобраться в некоторых функциях табличного редактора. Навыков программирования здесь не требуется.

На отдельном листе можно оформить информацию о товарных остатках, чтобы понимать необходимость закупки той или иной позиции ассортимента.

Отслеживание критических остатков

Ведение учета товара в магазине в Excel можно настроить таким образом, чтобы на листе с остатками продукции выводилась информация и о необходимости закупки той или иной позиции ассортимента. Далее будет рассмотрен простейший пример, как оформить это в табличном редакторе.

Автоматическое определение экселем необходимости пополнения складских запасов

В предложенном примере имеется три места хранения товара с указанием остатков в каждом из них. С помощью функции ЕСЛИ(ИЛИ…) можно настроить автоматическую проверку соблюдения нормы запаса по каждому складу. Итоговая формула будет выглядеть следующим образом:

Таким образом, при падении остатков в каком-либо месте хранения меньше трех единиц, пользователь увидит сообщение о необходимости закупки или внутреннего перемещения товара. Этим же образом можно мониторить обратный процесс – затаривание определенной номенклатурной позицией. Используемая формула очень проста и может быть всегда добавлена в готовую таблицу.

Указанный способ мониторинга значений применим не только к складским остаткам. Аналогично можно анализировать следующие показатели:

Эксель может представить предпринимателям множество аналитических инструментов при учете в нем розничных продаж. Одна из его сложностей заключается в малом количестве профессионального обучающего материала и необходимости самостоятельно составлять все формулы.

Плюсы учета товаров в магазине в эксель

Популярность программы Эксель для учета поступлений и продаж в розничной торговле обусловлена следующими её преимуществами:

для работы достаточно даже «слабых» компьютеров, выпущенных более 10 лет назад;
распространяется программа для учета товара в магазине бесплатно, в результате Excel финансово доступен каждому предпринимателю;
легкость составления простейших учетных таблиц;
отсутствие необходимости в сервисной поддержке приложения;
возможность скопировать файл и работать с ним на любом компьютере;
простота построение диаграмм и графиков;
неограниченные возможности в расширении функциональности программы;
пользователь всегда может добавить инструменты анализа, необходимые именно в его бизнесе.

Использование макросов значительно повышает функциональность таблиц Эксель

Таким образом, для бизнеса с небольшими оборотами ведение учета товара в Excel является довольно привлекательным. Этот способ доступен, надежен, хотя и не лишен определенных недостатков. Но при необходимости расширения бизнеса стоит сразу обратить внимание на программы складского учета, специально разработанные для этих задач.

Минусы товарного учета в Excel

Табличные редакторы не создавались специально для ведения учета в розничной торговле, поэтому их функциональность в этой сфере невысока. Эксель помогает предпринимателям вести торговую деятельность, но он обладает рядом недостатков.

Программы для учета товаров поддерживают ведение базы в облачных сервисах

необходимость выявлять и исправлять системные ошибки в таблице самостоятельно;
большое количество вносимой вручную информации;
возможность наличия незаметных ошибок, искажающих общие отчеты;
несовместимость с бухгалтерскими приложениями;
отсутствие встроенных инструментов поиска ошибок и несоответствий;
невозможность масштабирования программы;
высокая вероятность потери данных при повреждении файлов вирусом на локальном компьютере;
сложность настройки печатных форм документов;
отсутствие многопользовательского режима;
минимальная функциональность в сфере планирования закупок;
сложность добавления полей в готовый к работе файл.

Чем можно заменить Excel

Хотя компьютер сейчас есть в каждом доме, популярность программы Excel вряд ли можно назвать высокой. Работа в ней, даже на начальном уровне, требует определенных знаний, что несколько ограничивает распространенность этого приложения в бухгалтерии.

Людям проще использовать специализированную программу складского учета, в которой нет возможности совершить ошибку, и присутствует широкий функционал. Примером такой программы является система товароучета ЕКАМ.

Простой интерфейс. Вам не нужно запоминать сложные формулы и комбинации, это позволит легко разобраться и начать учитывать продажи.
Полностью автоматизированный учет товаров.
В системе можно создавать заказы поставщикам и учитывать закупки.
Есть функционал формирования всей необходимой документации (счет-фактура, ТОГР-12 и др.)
Формирование отчетов об обороте, прибыльности, остатках.
Возможность создания нескольких складов

EKAM — это облачный сервис (SaaS), который не требует от Вашей организации какого-либо ИТ-обслуживания. Забудьте о дорогостоящих проектах по внедрению и о значительных расходах на поддержку системы.

Кстати, пользоваться данной системой можно бесплатно.Поэтому при открытии магазина или склада рекомендуется использовать программу складского учета, а не пытаться организовать его в малофункциональном редакторе Excel.

Альтернатива Excel для учета. От Excel к личным кабинетам и CRM

для работы достаточно даже «слабых» компьютеров, выпущенных более 10 лет назад;
распространяется программа для учета товара в магазине бесплатно, в результате Excel финансово доступен каждому предпринимателю;
легкость составления простейших учетных таблиц;
отсутствие необходимости в сервисной поддержке приложения;
возможность скопировать файл и работать с ним на любом компьютере;
простота построение диаграмм и графиков;
неограниченные возможности в расширении функциональности программы;
пользователь всегда может добавить инструменты анализа, необходимые именно в его бизнесе.

Дополнительные данные → Похожие темы → Все про Exel → Как вставить значения → Как объединить ячейки → Как вставить форматы → Дополнительные данные → Вставить формулы→ Аргументы функции