Реестр договоров
Реестр договоров, иначе называемый журналом регистрации договоров, ведется на предприятиях, деятельность которых связана с работой на договорных условиях.Необходимость ведения реестра определяется необходимость удобного доступа к сведениям обо всех сделках и соглашениях, имевших место в процессе ведения предпринимательской деятельности.
Назначение журнала
Реестр договор является своего рода вместилищем наиболее полной информации:
- о заключенных договорах, включая сведения о дате их заключения, о контрагенте по каждому договору:
- о приложениях и дополнительных соглашениях к тому или иному договору;
- сведения об исполнении договора и об актах приемки товаров или услуг;
- о работниках предприятия, ответственных за исполнение тех или иных договорных условий и т.д.
На предприятиях с большим объемом договорных отношений реестр может быть разбит на подреестры с систематизацией по типу договоров или по структурным подразделениям, работающим с теми или иными договорами, или по периоду регистрации.
С учетом того, что само ведение реестра определяется внутренними потребностями предприятия, наличие реестра не является обязательным. То есть организации самостоятельно определяют необходимость в реестре договоров.
Ответственный за реестр
Ведение и хранение журнала регистрации договоров возлагается приказом руководителя на конкретного работника. Обычно в качестве ответственного лица назначаются юристы, секретари или работники бухгалтерии.
Структура реестра
Предустановленного унифицированного образца журнала учета договоров не существует. Поэтому графы и таблицы реестра, подлежащего заполнению, предприятия разрабатывают самостоятельно, руководствуясь собственными потребностями.
Более того, вести реестр можно как в бумажном, так и в электронном виде. Объем, количество страниц и прочие элементы также определяются самостоятельно. Однако следует придерживаться принципа, что единожды разработанная форма реестра должна соблюдаться постоянно. Так:
- в бумажном реестре страницы должны быть прошиты и пронумерованы;
- в реестре не должны допускаться помарки и исправления, а если исправления вносятся, они должны быть удостоверены подписью лица, ответственного за ведение реестра.
В рамках данной статьи представлен типовой бланк страницы реестра регистрации договоров. Журнал сшивается или скрепляется степлером. На титульной странице журнала проставляются:
- наименование предприятия;
- ФИО и должность лица, ответственного за ведение реестра;
- дата начала ведения журнала. После того, как все бланки, вшитые в журнал, будут заполнены, делается соответствующая отметка о закрытии журнала.
Оформление реестра
Бланки (страницы) реестра обычно оформляются в виде таблицы, как наиболее целесообразной формы для внесения записей. Графы могут отражать следующие данные:
- дату заключения и номер договора;
- наименования контрагентов и их реквизиты;
- сведения о работнике предприятия, ответственном за конкретный договор;
- вид договора;
- список дополнительных соглашений к договору;
- отметки об исполнении договора, о претензиях по договору или о судебном споре.
При необходимости в таблицу можно включить любые иные сведения, относящиеся к договорной работе.
[expert_bq id=»1570″]Для маленьких организаций допустима валовая нумерация с указанием даты заключения договора например, 48 09-2023, где 48 номер договора, 09-202 месяц и год заключения , более крупным организациям могут потребоваться для удобства учета отдельные индексы для различного вида договоров, например. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Для маленьких организаций допустима валовая нумерация с указанием даты заключения договора (например, 48/09-2023, где 48 — номер договора, 09-202 — месяц и год заключения), более крупным организациям могут потребоваться для удобства учета отдельные индексы для различного вида договоров, например:
Журнал регистрации договоров. Образец ведения и бланк 2024 года для заполнения
- в бумажном реестре страницы должны быть прошиты и пронумерованы;
- в реестре не должны допускаться помарки и исправления, а если исправления вносятся, они должны быть удостоверены подписью лица, ответственного за ведение реестра.
Порядок ведения, примеры заполнения формы журнала необходимо уточнить в отдельной инструкции, которая утверждается распоряжением руководителя. При этом компания может выбрать абсолютно любую форму ведения, поскольку единый образец не разработан.
