Таблицы Для Эксель Готовые Учет Товара • Что такое excel

Содержание

Собираем свою гугл-таблицу для ведения бюджета

В прошлой статье (https://journal.tinkoff.ru/1000-days-expenses/ и поделился ссылкой на гугл-таблицу , которую можно адаптировать под свой учет. Сейчас я переосмыслил эту таблицу, сделал ее более простой и удобной.

Расскажу, как пользоваться новой версией таблицы и настроить ее под себя.

Почему таблицу пришлось переделать

Чтобы пользоваться предыдущей версией таблицы и адаптировать ее под себя, требовалось хорошее знание экселя. А еще я переносил таблицу в гугл из обычной эксельки, поэтому были и банальные косяки форматирования. В итоге у многих читателей не получалось разобраться с таблицей: непонятно было, для чего нужны некоторые колонки.

Я проанализировал обратную связь читателей, за которую вам большое спасибо, и оптимизировал таблицы под людей с минимальным знанием экселя. Итак, разберемся, как пользоваться таблицей и настроить ее под себя.

Перейдите по ссылке ниже, и на вашем гугл-диске автоматически создастся копия таблицы для учета расходов. Чтобы воспользоваться таблицей, понадобится почта на gmail.com.

В этой копии удалены все демо-данные , а также спрятаны все технические колонки. Таблица полностью готова к использованию.

Если вы хотите посмотреть, как будет выглядеть таблица после нескольких месяцев учета, то по ссылке ниже доступна версия с демо-данными и всеми техническими колонками. Эта версия подходит пользователям с хорошим знанием экселя, которые для начала хотели бы разобраться, по какому принципу работает таблица.

Самое важное и в то же время самое сложное в учете расходов — это начать вносить данные в таблицу и делать это регулярно.

Для внесения расходов мы будем использовать следующие листы в таблице:

  1. Повседневные. Это обычные повседневные регулярные расходы: на еду, супермаркеты, кафе, такси.
  2. Крупные. Сюда будем заносить расходы на нерегулярные крупные покупки. Например, на абонемент в спортзал, авиабилеты, дорогую одежду и т. д .
  3. Квартира. Учитываем расходы, связанные с квартирой: на ЖКХ, ипотечные платежи, ремонт.

Зачем разбивать учет расходов на несколько листов

Для анализа и оптимизации важно учитывать именно повседневные расходы. Они часто скрывают в себе мелкие траты, которые незаметны в течение дня, но в итоге из них складывается существенная статья расходов за месяц или более крупный период.

Крупные разовые траты могут сильно повлиять на всю картину, поэтому их мы ведем отдельно. Расходы на квартиру, например на ремонт, покупку мебели, досрочные платежи по ипотеке, также обычно имеют нерегулярный характер.

  1. В колонке «Дата» указываем дату расхода. Рекомендую вносить записи последовательно, не перемешивая траты за разные дни. Чтобы быстро ввести текущую дату, нужно выделить ячейку и нажать Ctrl и «;».
  2. В колонке «Категория» выбираем подходящую категорию.
  3. В колонке «Стоимость» вводим сумму покупки.
  4. Если нужно, пишем комментарий для себя, чтобы помнить, на что потратились.

Аналогично можно вносить расходы на вкладках «Крупные» и «Квартира».

Что делать, если нет нужных категорий

В копии вашей таблицы уже есть преднастроенные категории, но их можно менять. Для этого нужно перейти на лист «Справочники». Там есть списки категорий для повседневных расходов, крупных расходов и расходов на квартиру.

Во-первых , можно заменить мои категории своими. Например, если вы не пьете алкоголь, такая категория вам не нужна. Вместо нее можно указать свою.

А еще можно добавлять новые категории в пустые строчки — просто напечатайте их названия внутри очерченной области справочника. Для повседневных расходов это колонка B, для расходов на квартиру — E, для крупных — G.

Лучше настроить все категории сразу, потому что если в дальнейшем вы захотите переименовать существующую категорию, то расходы, внесенные в колонку со старым названием, будут учитываться некорректно. Например, вы записывали расходы в категорию «Авто», а потом решили переименовать ее в «Автомобиль». Расходы из категории «Авто» в переименованную категорию не подтянутся.

Я советую создавать не больше 10 категорий повседневных расходов. Для групп расходов «Крупные» и «Квартира» — не больше 5—6 категорий . Чем больше категорий, тем сложнее разносить платежи, а наша цель — сделать учет расходов простым, чтобы он вошел в привычку.

Если у вас нет расходов, связанных с квартирой, можно использовать лист «Квартира» для учета другой группы расходов, например на автомобиль. Для удобства можно переименовать лист и заголовок справочника на вкладке «Справочники». Для справочника расходов на квартиру это ячейка E1.

По моему опыту для формирования более-менее устойчивой картины трат нужно регулярно вносить расходы хотя бы два-три месяца, а в идеале полгода. После этого можно приступать к анализу трат: для этого есть вкладки «Дашборд» и «Динамика».

Вкладка «Дашборд» — это графики, сводные таблицы и индикаторы, которые визуализируют ваши расходы и помогают их оптимизировать. Вкладка разбита на логические блоки, у каждого блока свои функции.

Первый блок — шапка. Вот что там происходит:

  1. Выводится последняя дата, когда вы вносили расходы, — это своего рода напоминание, чтобы не забывать делать это регулярно.
  2. Выводится средний расход на повседневные траты за текущий месяц. Этот индикатор рассчитывается автоматически после каждого ввода новых расходов.
  3. Устанавливается лимит повседневных расходов в день. Его нужно устанавливать самостоятельно в ячейке F6, а таблица проверяет, получается ли у вас его придерживаться.
  4. Если средний расход в день в этом месяце превышает установленный вами лимит, в заголовке шапки появится сообщение, что пора начать экономить. Если все в норме, выводится соответствующее сообщение.
  5. Выводится информация о расходах вообще за все время учета — по группам «Повседневные», «Крупные» и «Квартира».

Средний расход за этот месяц превышает лимит, который я задал. Заголовок шапки говорит, что пора начать экономить

Второй блок — это сводная таблица расходов в разбивке по месяцам. Она собирает информацию по расходам в каждом из месяцев. В колонке «В день» считается средний расход на повседневные траты за день.

По этой сводной таблице строится общий график расходов в месяц с разделением на повседневные, крупные и на квартиру. Если в каком-то месяце расходы сильно выбиваются на фоне остальных, сначала я смотрю, в какой из групп расходов произошло сильное отклонение, а потом уже перехожу на соответствующую вкладку и разбираюсь, почему так.

Таблица заполняется автоматически. Все, что от вас может потребоваться, — это скопировать формулы ниже

График показывает, какие месяцы были наиболее затратны. Например, в апреле 2018 года сильно выросли повседневные расходы — надо разобраться, почему так произошло

Для себя я вывел золотое правило: расходы в выходные не должны превышать 30% от всех расходов.

Основная польза графика — возможность оценить, как соотносятся ваши расходы в будни и выходные. В данном случае расходы в будни составляют 70% от всех расходов, а в выходные — 30%. В целом неплохо

Четвертый блок — диаграмма повседневных расходов по категориям. Этот блок показывает, на какие повседневные расходы и сколько вы потратили за все время.

Тут все достаточно наглядно. Смотрите на график и анализируете, сколько денег сэкономили бы за все время, если бы вы:

На вкладку «Динамика» есть смысл заходить, если накопилось достаточно данных для анализа. Например, если вы заносите расходы уже полгода-год . Графики на этой вкладке показывают, как менялись ваши расходы в динамике.

Первый график отражает динамику среднего расхода. Тут соль в том, что рассчитывается она за последние полгода: сумма всех ваших расходов за последние полгода, поделенная на 6.

В этом случае полезно убедиться, что вы закрепили результат — продержались на заданном уровне расходов полгода. Например, если 5 месяцев вы тратили по 70 тысяч, а в последнем — 50, средний расход за полгода составит:

Чтобы средний расход стал 50 тысяч рублей, вам необходимо удерживать текущий результат еще 5 месяцев подряд. Окно в шестом месяце я выбрал исходя из личного опыта, эта величина зашита в формулах таблицы.

Еще на графике есть светло-голубая линия тренда. Она показывает, в каком направлении движутся ваши траты, какова тенденция. Если из месяца в месяц траты увеличиваются, то линия тренда будет восходящей. Это сигнал, что пора бы начать оптимизацию расходов.

Восходящая линия тренда означает, что в среднем в каждом следующем месяце вы тратите больше, чем в предыдущем. Старайтесь, чтобы линия тренда снижалась. Мне это пока не удается, может быть, получится у вас

Следующая таблица — это сводная таблица повседневных расходов в разрезе по месяцам и категориям. Где тратите много — красненькое, где мало — зелененькое. Все просто и наглядно. Таблица сама увеличивается вправо по мере накопления информации.

В итоге

  1. Определитесь с категориями расходов, в разрезе которых вы будете вести учет. Лучше настроить все категории до его начала.
  2. Установите лимит повседневных расходов в день на вкладке «Дашборд».
  3. Фиксируйте расходы на вкладках «Повседневные», «Крупные» и «Квартира».
  4. Изучайте получившуюся аналитику на вкладках «Дашборд» и «Динамика».
  5. Чтобы получить картину своих расходов, необходимо вести учет несколько месяцев — хотя бы два-три . Чтобы начать анализировать расходы в динамике, продержитесь полгода-год .
  6. Если вы столкнулись со сложностями или ошибками в гугл-таблице , опишите вашу проблему в комментарии к статье — я обязательно отвечу.

Антон Демьянов

Загрузка

Алексей Гордеев

Хорошая таблица, но не хватает очень важной вкладки (ДОХОДЫ)

Почему бюджетом всегда называют обычный текущий учет доходов и расходов, а не будущий. Программ, для учета текущих движений — миллион. Программ для прогнозирования — единицы

d1mmmk

Подобным образом можно строить краткосрочные бюджеты помесячно на 2-3 года вперед: ипотека — известно, среднемесячные расходы — известно, траты на отпуск, ТО и страховку авто — известны помесячно и соответственно можно строить краткосрочные планы.

d1mmmk

d1mmmk, привет из 2022, бюджетный план ± сходится. Коронавирус внёс свои корректировки: ипотеку закрыл на 2 месяца раньше версии плана от ноября 2019 т.к. из-за удалёнки и закрытия всего тратить деньги не на что, отпуск тоже прошёл немного скромнее. До встречи в 2022.

Как сделать свою таблицу расходов и доходов для ведения бюджета: готовый шаблон и инструкция
Крупные разовые траты могут сильно повлиять на всю картину, поэтому их мы ведем отдельно. Расходы на квартиру, например на ремонт, покупку мебели, досрочные платежи по ипотеке, также обычно имеют нерегулярный характер.
эксперт
Мнение эксперта
Михаил Соловьев, консультант по вопросам работы с продуктами Microsoft
Если у вас возникнут сложности, я помогу разобраться!
Задать вопрос эксперту
Расходы на квартиру, например на ремонт, покупку мебели, досрочные платежи по ипотеке, также обычно имеют нерегулярный характер. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне!
Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

Склад в excel как сделать самому

  1. Повседневные. Это обычные повседневные регулярные расходы: на еду, супермаркеты, кафе, такси.
  2. Крупные. Сюда будем заносить расходы на нерегулярные крупные покупки. Например, на абонемент в спортзал, авиабилеты, дорогую одежду и т. д .
  3. Квартира. Учитываем расходы, связанные с квартирой: на ЖКХ, ипотечные платежи, ремонт.

Чтобы оперативно получать ответы на перечисленные и другие актуальные вопросы, на основе Журнала план-заказов сформирован интерактивный интерфейс (рис. 7). Применены сводные таблицы (вкладка Вставка → Таблицы → Сводная таблица) и срезы. Список полей сводной таблицы (реестров):

Как превратить таблицу «Эксель» в приложение по учету финансов

Я сделал собственное приложение для контроля за финансами.

Лет десять назад я, как и большинство жителей России, пользовался исключительно наличными. Позже появилась зарплатная карта в том самом банке. Вопросов, на что уходят деньги и сколько их у меня вообще, не возникало, так как денег в виде сбережений особо и не было ¯\_(ツ)_/¯

После выпуска из университета и начала работы на полную ставку у меня появились кое-какие накопления, а когда я стал ездить за границу, возникла необходимость в валютной дебетовке.

Первые попытки ведения бюджета

Что мне не нравилось в мобильных приложениях по ведению бюджета:

  1. Обязательная регистрация. Этого никогда не понимал!
  2. Требование дать доступ к конфиденциальной информации смартфона — контактам, файлам, системным настройкам. Особенно актуально для уже устаревших версий Андроида, где приложения запрашивали сразу все необходимые разрешения при установке.
  3. Неприятные нюансы вроде поддержки только одной валюты или наличия рекламы.
  4. Непонятно, как и кем используются мои данные и что вообще с безопасностью удаленного хранения финансовой информации.

Таблица в «Экселе»: плюсы, минусы, подводные камни

Возвращаться к мобильным приложениям я не хотел, так как помнил, какие с ними были проблемы. Делать свое веб-приложение — тогда я зарабатывал на жизнь именно этим — было лень. К тому же не хотелось зависеть от наличия интернета и тратить время и деньги на поддержку сервера. И тут на помощь пришел старый добрый «Эксель».

  1. Независимость от платформы. Хочешь — фиксируй траты на телефоне с Андроидом, а хочешь — анализируй сводку на Макбуке или традиционном компьютере с Виндоус.
  2. Функциональность ограничена только фантазией.
  3. Формулы либо элементарны, либо хорошо задокументированы.
  4. Абсолютно бесплатно!

Забегая вперед, скажу, что таблицей я пользовался два года. За все это время структура и функциональность как добавлялись, так и удалялись за ненадобностью. Например, от начала и до конца в моей таблице были списки операций и счетов, а вот лист с бюджетом за пару месяцев превратился просто в список категорий.

Лист 1. Операции. Ключевая часть всего учета. Одна операция — одна строка в таблице. Фиксирую сумму и дату операции, а категорию, счет и валюту выбираю из списков. Опционально можно указать название операции или магазина и заполнить еще пару полей для комментариев.

Поля с коэффициентом — знаком операции (плюс или минус — доход или расход) вычисляются автоматически. Также предусмотрен валютный коэффициент для случаев, когда валюта операции отличается от карты. Дополнительно для отчетов вычисляются год, месяц операции и валюта счета.

Звучит слишком сложно? Полностью с вами согласен! Наиболее утомительная часть всего учета — переводы между счетами — была реализована в виде пары операций: расходной с одного счета и доходной для другого.

Еще одна функция, о которой стоит упомянуть, — это вычисление суммы ежемесячных расходов по картам. Она помогает контролировать выполнение разнообразных условий банков для получения процентов, кэшбэков и прочих плюшек.

Лист 3. Банки. Эта таблица складывает строки счетов и группирует данные по валютам. Благодаря автоматическому импорту курсов доллара и евро с сайта Центробанка РФ можно вычислить итоговую сумму в рублях, по которой строится диаграмма с долями финансов в разных банках.

Лист 4. Категории. Раньше назывался «Бюджет», но когда я понял, что по факту еще не дорос до этой темы, лист превратился в источник категорий. Одно время я делал сводные таблицы по месяцам и категориям, но особой пользы не нашел.

Лист 5. Ценные бумаги. На этот лист пришлось потратить больше всего времени: нужно было свести в одном месте данные по акциям, фондам и облигациям у четырех разных брокеров в разных валютах.

Все остальные листы — это эксперименты или сводки по выборкам данных с предыдущих листов. Накопленные данные об операциях по всем счетам позволяют за несколько минут узнать, как повлияла покупка кофемашины в офис на «кофейные» расходы или сколько ушло на свадьбу.

Можно копировать сразу для сотни или тысячи строк, но это все равно неудобно и не меняет главного: таблица «тормозит» все больше и больше. Первый год этого не замечаешь, затем терпишь. К концу второго года накопилось пять тысяч строк операций и терпение закончилось.

Как сделать свое приложение на самоизоляции

Я решил заменить электронную таблицу мобильным приложением на Андроиде. Во-первых , оно позволило бы импортировать мою существующую историю расходов и доходов за два года. Во-вторых , приложение не тормозило бы при таком объеме данных. Кроме того, оно не уступает по основной функциональности электронной таблице, так как в нем можно реализовать:

  1. Управление операциями: расходы, доходы, переводы. Это само собой.
  2. Поддержку категорий и счетов. Обязательно с возможностью архивации, чтобы неактуальная категория или закрытый вклад не мозолили глаза.
  3. Мультивалютность и выделение цветом.
  4. Возможность выгрузить данные обратно в электронную таблицу для бэкапа или детального анализа.

Все задуманное удалось реализовать. Конечно же, пришлось дополнительно изучить массу документации по работе с базами данных и многопоточности на Андроиде, внедрить рекомендуемые «Гуглом» компоненты для построения архитектуры приложения, которое позже не будет мучительно больно поддерживать.

эксперт
Мнение эксперта
Михаил Соловьев, консультант по вопросам работы с продуктами Microsoft
Если у вас возникнут сложности, я помогу разобраться!
Задать вопрос эксперту
Подумайте над тем, благодаря чему вы планируете получать прибыль и убедитесь в том, что план полностью соответствует вашим возможностям. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне!
Учитывая, какими были эти затраты в прошлом, как много денег вам необходимо потратить на маркетинг/рекламу, чтобы обеспечить заданный рост доходов? Есть ли у вас вообще столько денег, которые вы можете вложить в маркетинг? Кроме того, каким образом остальная организация будет справляться с увеличивающимся потоком новых клиентов?
b_57691930e9c99.jpg

3 крутых Excel отчета для продуктивного планирования продаж для малого бизнеса

  1. Независимость от платформы. Хочешь — фиксируй траты на телефоне с Андроидом, а хочешь — анализируй сводку на Макбуке или традиционном компьютере с Виндоус.
  2. Функциональность ограничена только фантазией.
  3. Формулы либо элементарны, либо хорошо задокументированы.
  4. Абсолютно бесплатно!

Отчеты от Тима Бранка пригодятся как начинающим предпринимателям, так и опытным бизнесменам. Они позволяют построить графики роста для того, чтобы адекватно оценивать задачи, которые нужно ставить перед отделом продаж. Тим Бранк дает советы предпринимателям, начинающих свой бизнес в сфере SaaS-услуг, но его модели могут пригодиться и компаниям из других отраслей.

Складской учет в excel как сделать

Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.

В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.

Как вести складской учет в Excel?

Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.

  1. Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
  2. Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
  3. Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
  4. Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:

  1. Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
  2. При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
  3. Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
  4. Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.

Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.

Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1». Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.

Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.

Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).

Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.

На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.

Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Таблицы Для Эксель Готовые Учет Товара • Что такое excel Таблицы Для Эксель Готовые Учет Товара • Что такое excel Таблицы Для Эксель Готовые Учет Товара • Что такое excel

Вот и готова самостоятельно составленная программа.

Складской учет в Excel — это прекрасное решение для любой торговой компании или производственной организации, которым важно вести учет количество материалов, используемого сырья и готовой продукции.

Кому могут помочь электронные таблицы

Несколько важных правил

Те, кого интересует вопрос о том, как вести складской учет, должны с самого начала серьезно подойти к вопросу создания собственной компьютерной программы. При этом следует с самого начала придерживаться следующих правил:

  • Все справочники должны изначально создаваться максимально точно и подробно. В частности, нельзя ограничиваться простым указанием названий товаров и следует также указывать артикулы, коды, сроки годности (для определенных видов) и пр.
  • Начальные остатки обычно вводятся в таблицы в денежном выражении.
  • Следует соблюдать хронологию и вносить данные о поступлении тех или иных товаров на склад раньше, чем об отгрузке покупателю.
  • Перед заполнением таблиц Excel необходимо обязательно провести инвентаризацию.
  • Следует предусмотреть, какая дополнительная информация может понадобиться, и вводить и ее, чтобы в дальнейшем не пришлось уточнять данные для каждого из товаров.

Складской учет в Excel: общие рекомендации

Перед тем как приступить к разработке электронной таблицы для обеспечения нормального функционирования вашего склада, следует учесть его специфику. Общие рекомендации в таком случае следующие:

  • Необходимо составить справочники: «Покупатели», «Поставщики» и «Точки учета товаров» (небольшим компаниям они не требуются).
  • Если перечень продукции относительно постоянный, то можно порекомендовать создать их номенклатуру в виде базы данных на отдельном листе таблицы. В дальнейшем расход, приход и отчеты требуется заполнять со ссылками на нее. Лист в таблице Excel с заголовком «Номенклатура» должен содержать наименование товара, коды продукции, товарные группы, единицы измерения и т.п.
  • Отчет формируется посредством инструмента «Сводная таблица».
  • Поступление товаров (продукции) на склад должно учитываться на листе «Приход».
  • Требуется создать листы «Расход» и «Остатки» для отслеживания текущего состояния.

Создаем справочники

Чтобы разработать программу, чтобы вести складской учет в Excel, создайте файл с любым названием. Например, оно может звучать, как «Склад». Затем заполняем справочники. Они должны иметь примерно следующий вид:

Чтобы заголовки не «убегали», их требуется закрепить. С этой целью на вкладке «Вид» в Excel нужно сделать клик по кнопке «Закрепить области».

Обеспечить удобный и частично автоматизированный складской учет программа бесплатная сможет, если создать в ней вспомогательный справочник пунктов отпуска товаров. Правда, он потребуется только в том случае, если компания имеет несколько торговых точек (складов). Что касается организаций, имеющих один пункт выдачи, то такой справочник для них создавать нет смысла.

Собственная программа «Склад»: создаем лист «Приход»

Прежде всего, нам понадобится создать таблицу для номенклатуры. Ее заголовки должны выглядеть как «Наименование товара», «Сорт», «Единица измерения», «Характеристика», «Комментарий».

  • Выделяем диапазон этой таблицы.
  • В поле «Имя», расположенном прямо над ячейкой с названием «А», вводят слово «Таблица1».
  • Так же поступают с соответствующим диапазоном на листе «Поставщики». При этом указывают «Таблица2».
  • Фиксации приходных и расходных операций производится на двух отдельных листах. Они помогут вести складской учет в Excel.

Для «Прихода» таблица должна иметь вид, как на рисунке ниже.

Автоматизация учета

Складской учет в Excel можно сделать более удобным, если пользователь сможет сам выбирать из готового списка поставщика, наименование товара и точку учета.

  • единица измерения и код поставщика должны отображаться в таблице автоматически, без участия оператора;
  • номер накладной, дата, цена и количество вносятся вручную;
  • программа «Склад» (Excel) рассчитывает стоимость автоматически, благодаря математическим формулам.

Для этого все справочники требуется отформатировать в виде таблицы и для столбца «Наименование» создать выпадающий список. Для этого:

  • выделяем столбец (кроме шапки);
  • находим вкладку «Данные»;
  • нажимаем на иконку «Проверка данных»;
  • в поле «Тип данных» ищем «Список»;
  • в поле «Источник» указываем функцию «=ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»)».
  • выставляем галочки напротив «Игнорировать пустые ячейки» и «Список допустимых значений».

Если все сделано правильно, то при заполнении 1-го столбца можно просто выбирать название товара из списка. При этом в столбце «Ед. изм.» появится соответствующее значение.

Точно так же создаются автозаполнение для столбцов «Код» и «Поставщик», а также выпадающий список.

Для заполнения графы «Стоимость» используют формулу умножения. Она должна иметь вид — «= цена * количество».

Нужно также сформировать выпадающий список под названием «Точки учета», который будет указывать, куда был отправлен поступивший товар. Это делается точно так же, как в предыдущих случаях.

«Оборотная ведомость»

Теперь, когда вы почти уже создали удобный инструмент, позволяющий вашей компании вести складской учет в Excel бесплатно, осталось только научить нашу программу корректно отображать отчет.

Для этого начинаем работать с соответствующей таблицей и в начало временного периода выставляем нули, так как складской учет вести еще только собираемся. Если же его осуществляли и ранее, то в этой графе должны будут отображаться остатки. При этом единицы измерения и наименования товаров должны браться из номенклатуры.

Чтобы облегчить складской учет, программа бесплатная должна заполнять столбцы «Отгрузки» и «Поступление» посредством функции СУММЕСЛИМН.

Остатки товаров на складе считаем, используя математические операторы.

Вот такая у нас получилась программа «Склад». Со временем вы можете самостоятельно внести в нее коррективы, чтобы сделать учет товаров (вашей продукции) максимально удобным.

На свете нет такого финансиста или экономиста, который в своей повседневной рабочей деятельности не использовал бы Excel. Сначала может показаться, что эта программа идеальна для ведения учета. Именно поэтому она используется значительной частью компаний не только малого, но и среднего бизнеса.

Что такое Excel?

Excel — это программа, входящая в состав Microsoft Office и предназначенная для работы с электронными таблицами. Она способна красиво и профессионально отображать данные, изменять, отслеживать и анализировать их.

Области применения Excel

  • Учет. Подходит для ведения финансовой документации.
  • Бюджетирование. Возможно создание как личного бюджета, так и бюджета компании.
  • Продажи и выставление счетов. Excel удобен для создания форм документов, полезен для управления данными о продажах и выставлении счетов.
  • Формирование отчетов.
  • Планирование.
  • Отслеживание данных в листах учета.
  • Работа с календарями различных видов.

Как начать вести складской учет в Excel

Дать однозначный ответ на этот вопрос невозможно, так как нужно учитывать специфику конкретного склада. Однако можно вывести несколько рекомендаций.

Для ведения полноценного складского учета в Excel достаточно рабочей книги, состоящей всего из 2 – 3 листов.

1-й лист: «Приход». Здесь учитывается поступление объектов на склад.

2-й лист: «Расход». Учитывается выбытие объектов со склада.

3-й лист (не обязательно): «Текущее состояние». Здесь могут отображаться все товары, имеющиеся на складе в данный момент времени.

На каждом листе нужно создать заголовки и закрепить их. Как закрепить область в excel 2010 и других версиях догадаться не сложно. Достаточно зайти во вкладку «вид» и выбрать соответствующий пункт.

Далее можно приступать к ведению учета, то есть внесению записей.

Работа в excel удобна, только если число операций в организации небольшое. Свою роль играет и выбранная учетная политика, неудобство может быть особенно ощутимо для предприятий среднего бизнеса. Складской учет в excel проще вести методом средневзвешенной стоимости, нежели методом ФИФО, который предполагает внесение записей о каждом объекте отдельно.

Не забывайте, что Excel – это не база данных. Он не предназначен для многопользовательской работы. Использование excel в качестве автоматизированной системы для управления финансами чревато множеством проблем. Это может сильно осложнять жизнь пользователям.

Проблемы с excel, которые могут возникнуть

Люди, имеющие дело с excel, периодически сталкиваются со следующими проблемами:

  • — из-за одной маленькой ошибки нужно вручную перепроверять все значения огромных таблиц;
  • — иногда после редактирования своего файла одним пользователем исчезают данные у другого;
  • — выполнение вручную трудоемких операций;
  • — колоссальные затраты сил и энергии на проверку правильности данных и на приведение файлов в нужный вид;
  • — трудности со сверкой достоверности данных, собранных из нескольких файлов.

От этих проблем не застрахован никто, они возникают часто и неожиданно, отнимая много рабочего времени. Ведь без проверки данных, вынужденных ручных операций и устранения ошибок программы работа не сдвинется дальше.

Учитывая возможные риски, целесообразно использование специальных программ для управления финансами. Отличный вариант – это применение 1С, но можно обойтись и проще, приобретя программу на платформе excel, которых сейчас очень много.

  • Функция формирования диапазона цен;
  • Редактирование уровня цен;
  • Заполнение заявки покупателя;
  • Возможность редактирования заявки;
  • Учет отгрузки товара;
  • Прием товара;
  • Статистика;
  • Счета;
  • Автосохранение накладных;
  • Клиентская база;
  • Автонаценка;
  • Поиск по наименованию;
  • Печать накладных.

Возможности очень сильно меняются и варьируются в зависимости от конкретной программы и её версии.

Более 70% этих программ примитивные и неудачные, но в любом случае рабочие, так как Excel – это мощная платформа, способная обрабатывать большие объемы данных.

эксперт
Мнение эксперта
Михаил Соловьев, консультант по вопросам работы с продуктами Microsoft
Если у вас возникнут сложности, я помогу разобраться!
Задать вопрос эксперту
Следует предусмотреть, какая дополнительная информация может понадобиться, и вводить и ее, чтобы в дальнейшем не пришлось уточнять данные для каждого из товаров. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне!
Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

Складской учет в excel как сделать

  • Выделяем диапазон этой таблицы.
  • В поле «Имя», расположенном прямо над ячейкой с названием «А», вводят слово «Таблица1».
  • Так же поступают с соответствующим диапазоном на листе «Поставщики». При этом указывают «Таблица2».
  • Фиксации приходных и расходных операций производится на двух отдельных листах. Они помогут вести складской учет в Excel.

Работа в excel удобна, только если число операций в организации небольшое. Свою роль играет и выбранная учетная политика, неудобство может быть особенно ощутимо для предприятий среднего бизнеса. Складской учет в excel проще вести методом средневзвешенной стоимости, нежели методом ФИФО, который предполагает внесение записей о каждом объекте отдельно.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector