Табель учета рабочего времени как способ контроля сотрудников: способы, примеры, автоматизация

Автоматизация формирования табеля

Bitcop собирает данные о фактически отработанном времени, учитывая все простои и перерывы в течение дня

По сотрудникам, работающих за персональными компьютерами, важно учитывать не только время начала и окончания работы, но и “мертвые периоды” в течение дня. Зафиксировать простои и избавить кадровиков от рутинного ручного ведения табеля по данной категории персонала поможет Bitcop — автоматизированная система учета рабочего времени.

Для чего нужен табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени представляет собой поименный список сотрудников организации, в котором проставляются сведения о фактической выработке за каждый день календарного месяца.

Табель учета рабочего времени анализируется сразу на нескольких уровнях:

• Работники кадровой службы контролируют по нему соблюдение установленных режимов работы, ведут учет больничных, отпусков и командировок.
• Бухгалтеры используют табель для производства выплат и удержаний.
• Руководители отделов проверяют по нему добросовестность и исполнительность подчиненных в плане соблюдения установленного распорядка труда.
• Представители ФНС могут запросить табель для сверки исходных данных по выполненным начислениям, а также для проверки корректности формирования налоговой базы.
• Сотрудники фонда социального страхования вправе анализировать табель для подсчета отработанного времени, влияющего на начисление социальных пособий.
• Трудовая инспекция заинтересуется табелем, если получит сведения о нарушении прав сотрудников.
• Наконец, Росстат учтет данные табеля для ведения статистических подсчетов, в частности, при заполнении единой формы П-4 “Сведения о численности и заработной плате работников”.

Таким образом, любой внебюджетной организации следует внимательно и ответственно подойти к вопросу заполнения табеля учета рабочего времени подробными и точными сведениями. Занимается этим либо тот сотрудник, за которым данная обязанность закреплена Трудовым договором, либо тот, кому она вменена дополнительным распоряжением руководства.

Небольшие компании могут предпочесть сквозное ведение табеля по всем сотрудникам, а крупным предприятиям предпочтительней выбрать формирование внутри каждого подразделения, с последующей передачей в кадровую службу для объединения данных по всему предприятию.

Независимо от способа заполнения (автоматически или вручную), табель учета рабочего времени в конце учетного периода распечатывается, передается ответственным лицам для проверки и простановки заверяющей подписи, после чего подшивается к бумажному документообороту компании сроком не менее чем на 1 год (для возможности последующего анализа).

Формирование табеля учета рабочего времени автоматически: в чем преимущества?

С развитием компьютерных технологий и компьютерной оснащенности предприятий меняется и подход к ведению табеля учета рабочего времени.

На помощь приходят автоматизированные системы контроля персонала, которые ведут подсчет точного количества рабочего времени, не акцентируя на этом внимание самого сотрудника и экономя значительный объем времени и усилий специалистов, ответственных за заполнение табеля.,

С применением Bitcop решается проблема прерывания рабочего времени. Система отслеживает все простои сотрудника, строго подсчитывая их временные рамки. Таким образом, в табеле будет учтено только реальное фактически отработанное время.,

При этом для сотрудников, работающих удаленно, можно задать только те интервалы суток, в которые должен осуществляться контроль. Все остальное время агент Bitcop не будет расценивать как рабочее, приостанавливая мониторинг и ведение статистики.,

По итогам месяца в программе Bitcop будет сформирован встроенный отчет по использованию рабочего времени, который в точности отразит количество эффективного времени по каждому сотруднику. Впоследствии эту форму можно выгрузить в удобный формат (PDF или Excel), распечатать и подшить к бумажному документообороту организации.,

Табель учета рабочего времени — это только один из ряда наглядных и информативных отчетов по продуктивности сотрудников, которые формирует Bitcop на основе собранных данных. Эти отчеты позволяют не только учесть количество отработанного времени, но и судить об его качестве. Чтобы ознакомиться с полным функционалом Bitcop, программу можно попробовать бесплатно.

Формирование табеля учета рабочего времени в ручном режиме

Данная форма будет состоять из трех частей:

На первой (титульный лист) следует указать перечень используемых сокращений, которые описывают характер работы: например, «Я» — явка, «ОТ» — отпуск, «К» — командировка, «РВ» — работа в выходной день и так далее. Перечень довольно обширный, размещается в открытом доступе и предусматривает описание самых разных ситуаций, которые могут иметь место.

Описанное заполнение по формам Т-12 и Т-13 является лишь рекомендуемым, организация вправе модифицировать бланки табелей или разработать собственный. Однако на практике многие организации пользуются именно ими, находя, что они содержат необходимый и достаточный минимум соответствующей информации.

Примеры заполнения табеля учета рабочего времени

Ниже приведен пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-12 (без титульного листа и листа с финансовой информацией).,

Иные примеры по ручному заполнению табеля, с комментариями и рекомендациями, можно найти в свободном доступе или в системах правовой информации.

При анализе приведенного табеля видно, что указывается общее количество рабочих часов в день, независимо от того, сколько из них было фактически затрачено на выполнение прямых служебных обязанностей.

Для организаций, которые желают вести управленческий учет в разрезе эффективности использования номинально затраченного рабочего времени, следует рассмотреть внедрение системы мониторинга, которая помимо учета самого факта присутствия сотрудника на рабочем месте, будет контролировать его действия на соответствие служебным обязанностям.

[expert_bq id=»1570″]Когда случается так, что работник, будучи в отпуске, получает больничный лист, сотрудник в табеле учёта времени ставит кодировку Б вместо ОТ с количеством дней по справке. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам сотрудник предъявляет выданный медицинской организацией листок нетрудоспособности, который работодателю нужно уметь правильно заполнить, ведь ошибки при заполнении больничного листа могут повлечь отказ в возмещении пособия.

Скачать бланк табеля в экселе. Разбор создания универсального табеля рабочего времени

• Работники кадровой службы контролируют по нему соблюдение установленных режимов работы, ведут учет больничных, отпусков и командировок.
• Бухгалтеры используют табель для производства выплат и удержаний.
• Руководители отделов проверяют по нему добросовестность и исполнительность подчиненных в плане соблюдения установленного распорядка труда.
• Представители ФНС могут запросить табель для сверки исходных данных по выполненным начислениям, а также для проверки корректности формирования налоговой базы.
• Сотрудники фонда социального страхования вправе анализировать табель для подсчета отработанного времени, влияющего на начисление социальных пособий.
• Трудовая инспекция заинтересуется табелем, если получит сведения о нарушении прав сотрудников.
• Наконец, Росстат учтет данные табеля для ведения статистических подсчетов, в частности, при заполнении единой формы П-4 “Сведения о численности и заработной плате работников”.

Руководство может принять решение о временной приостановке работы в организации. Причины разные: поломка оборудования, перебои в поставке сырья, авария или стихийное бедствие. Но даже в такой ситуации компания обязана вести учет и сдавать налоговую и бухгалтерскую отчетность.