Курсовая работа на тему «Создание базы данных в табличном редакторе MS Excel»
База данных – это совокупность хранимых в памяти компьютера данных, которые отображают состояние некоторой предметной области. Данные взаимосвязаны и специальным образом организованы.
При таком информационном отображении предметных сред упор делается не на сами объекты и их свойства, а на отношения между ними, что соответствует так называемой реляционной точке зрения на базы данных.
Excel умеет складывать, вычитать и умножать, делить и выполнять множество других операций. Даёт возможность предварительно проанализировать последствия принятия тех или иных решений при конкретных обстоятельствах.
Excel позволяет автоматизировать не только расчёты как таковые, но позволяет создавать и работать с разнообразными картотеками, системами учёта, базами данных и т.п.
Вопросы сбора данных, их хранение, учёта и обработки можно решить, имея систему управления списками. Термин список используется в Excel для обозначения базы данных.
Электронные таблицы используются для построения моделей, то есть разрешают определять, какую информацию следует представлять в модели и как должна манипулировать данными соответствующая программа.
В настоящее время, несмотря на повышение компьютеризации общества, в сфере бизнеса и торговли до сих пор нет средств, позволяющих в достаточной мере автоматизировать процесс ведения документации и отчетности.
Одной из основных задач можно рассматривать проблему ведения отчетности, а так же оперативную корректировку данных при возникновении необходимости в этом.
Актуальность. О своевременности и актуальности рассматриваемой проблемы говорит тот факт, что большую часть своего времени организации тратят на оформление различной документации и отчетов.
Целью данной работы является изучение способа размещения информации, хранения, использования для дальнейших расчетов, анализов, а так же способов представления информации.
Объект исследования: база данных для отдела кадров в ГБП ОУ «Бежецкий колледж им. А.М.Переслегина».
Предмет исследования: табличный редактор Microsoft Excel, с помощью которой создана таблица для отдела кадров.
Гипотеза: использование баз данных, созданных в табличном редакторе Microsoft Excel, уменьшает время на обработку информации о каждом сотруднике и упрощает работу с отчетами и запросами.
Изучить методическую и педагогическую литературу по избранной теме;Ознакомить с основными понятиями БД;Показать этапы создания БД в табличном редакторе MS Excel;Разработка схемы БД;Реализация разработанной схемы в конкретной СУБД(MS Excel);Создание форм для ввода данных, отчетов, запросов;Автоматизация работы с созданной БД.Методы исследования:
Анализ источников и литературы;Сравнение; Синтез; Обобщение;Моделирование.Структура курсовой работы. Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав, выводы к главам, заключения, списка источников и литературы, приложения.
База данных представляет собой совокупность взаимосвязанных, структурированных, совместно используемых управляемых данных.
В то же время каждый сотрудник организации может иметь свою персональную базу данных, содержащую, например, адреса клиентов для рассылки маркетинговых материалов. Чтобы создать свою персональную базу данных, нужно прежде всего решить, из каких элементов она будет состоять, т. е. задать еѐ структуру [7,с.256].
База данных – это множество взаимосвязанных структурированных данных, которые описываются какой – либо моделью данных.
В развитии технологии управления данными можно выделить несколько этапов. Вначале данные обрабатывались вручную. Впервые автоматизированная обработка информации появилась в 1890 году в США,
когда Холлерит использовал технологию перфокарт и электромеханические
машины для сортировки и обработки большого количества записей во время
переписи населения Соединенных Штатов. Каждая перфокарта содержала двоичную запись по каждой семье. Машины сводили подсчеты в таблицы по
жилым кварталам, территориальным и административным округам и штатам.
[expert_bq id=»1570″]Excel располагает двумя командами фильтрации, которые становятся доступными через пункт меню Данные Фильтр Автофильтр и Расширенный фильтр. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] диапазон результата (интервал извлечения) – область, в которую необходимо скопировать выборку (можно указать только адрес левого верхнего угла), она не задается в случае фильтрации списка на том же самом месте.
Использование Excel для создания презентаций
Не вставляйте в базу данных пустые строки. Если пустая строка вставлена между именами полей и данными, то Excel не определит имена полей. Пустые строки между записями воспринимаются Excel как конец БД.
Создание основной и дополнительной таблиц
Наша основная таблица будет содержать 4 поля: ID Продаж, Имя продавца, Адрес и Город. Создайте таблицу аналогично изображению на рисунке. Данные для таблицы можно взять из файла прикрепленном в конце статьи.
Моя таблица имеет двадцать продавцов из 3-х различных городов, по которым в дальнейшем мы будем делать отчет.
Теперь необходимо превратить данные в настоящую таблицу Excel. Для этого выделяем весь диапазон вместе с заголовками. Переходим во вкладку Главная в группу Стили. Нажимаем кнопку Форматировать как таблицу, из выпадающего меню выбираем стиль, который мы хотим придать таблице.
После щелчка по стилю появится диалоговое окно Форматирование таблицы, в котором вы увидите поле с адресом выделенного диапазона. Убедитесь, что стоит галочка Таблица с заголовками и нажмите кнопку ОК. После этого диапазон данных приобретет выбранный формат и превратится в таблицу Excel.
Осталось дать имя нашей таблице. Выберите любую ячейку в таблице, перейдите по вкладке Работа с таблицами -> Конструктор в группу Свойства. В поле Имя таблицы поменяйте название таблицы на Основной.
Аналогичным способом создаем дополнительную таблицу с информацией о сумме продаж по кварталам для каждого сотрудника. Внешний вид оформления таблицы вы видите на изображении ниже.
Также таблице необходимо дать более осмысленное название, например, Продажи.
Создание базы данных в ms Excel
Чтобы облегчить задачу, разберем пример с двумя таблицами: основной и дополнительной. Основная таблица зачастую содержит уникальные записи (такие как имя, адрес, город, область и т.д.). Она редко редактируется, за исключение, если, к примеру, вам нужно добавить или удалить запись.
