Тема: Слияние документов

Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы.

Слияние используется при массовой рассылке документов и сообщений по факсу или электронной почте, а также для создания почтовых наклеек, конвертов, каталогов.

Основной документ – документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма.

Источник данных – файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Для использования сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных.

Поле слияния – поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, вставка поля слияния Фамилия позволяет вставить в документ значение Иванов, которое хранится в поле данных Фамилия.

Составной документ – документ, полученный слиянием основного документа и данных из источника данных.

При выполнении слияния необходимо осуществить следующие основные действия:

2. Открыть или создать источник данных, в котором содержатся сведения о каждом получателе.

3. В основном документе добавить и настроить поля слияния.

4. Для создания составного документа поместить сведения из источника данных в основной документ.

Для реализации этого алгоритма используется вкладка Рассылки.

Пошаговый алгоритм для создания рассылки:

I. Создайте основной документ. Введите постоянный текст, добавьте необходимые элементы (таблицы, рисунки и др.), установите параметры страницы, оформите документ (рис. 1). Сохраните документ.

В основном документе имеется постоянная часть и изменяемая часть, которая меняется от получателя к получателю. К изменяемой части в данном документе относятся: адрес получателя – почтовый индекс, город, улица, дом, квартира; фамилия, имя, отчество, пол, сумма к выплате, номер договора.

II. Создайте источник данных, содержащий организованные данные. Источником данных могут быть файлы Word и Excel, базы данных Access, списки адресов Microsoft Outlook и т.д. В нашем случае, это будет файл Excel содержащий информацию по изменяемым полям (рис. 2).

III. После подготовки основного документ и источника данных следует вставить поля слияния в основной документ. Откройте основной документ.

Создание рассылки удобнее начинать с помощью Пошагового мастера слияния(меню Рассылки группа Начать слияние команда Пошаговый мастер слияния).

ü 1 этап — выбирается тип создаваемого документа, как показано на рисунке 3.

ü 3 этап — выбираем получателей рассылки (указывается файл, в котором находится список получателей)

ü 4 этап — создается макет письма. По необходимости здесь также вставляются: Блок адреса, Строка приветствия, Почтовая марка, Другие элементы (появляется возможность вставить поля слияния из файла со списком получателей). Создаем макет письма (рисунок 3).

ü 6 этап – завершение слияния. Здесь имеется две возможности: сразу распечатать рассылку или выполнить слияние в новый документ. Целесообразнее выполнять слияние в новый документ. Для этого выбирается пункт Изменить часть писем. В диалоговом окне выбираются записи для объединения. Например, можно указать все записи (рисунок 4).

Результатом слияния будет новый документ, которые содержит текст основного документа со вставленными значениями источника данных. Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа заканчивается разрывом раздела. Полученный документ можно напечатать и/или сохранить для дальнейшего использования.

С помощью Пошагового мастера слияния можно редактировать рассылку и возвращаться на разные этапы. Например, для сортировки или фильтрации списка необходимо вернуться на этап 5. Пример сортировки показан на рисунке 4.

Рис. 5- Сортировка записей

Внесем исправления в нашу рассылку. Добавим в текст письма в слове Уважаемый изменение окончания в зависимости от поля Пол. Эта процедура выполняется следующим образом:

ü Выделить окончание слова Уважаемый– ый.

ü Раскрыть список кнопки Правила.

ü Выбрать из списка условный оператор IE..THEN. ELSE.

[expert_bq id=»1570″]Вова, в этом случае универсальное решение сделать не получится — уж слишком много возможных вариантов расположения данных в Excel, и способов заполнения документов Word. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Ознакомился с программой. Серьезный труд. Снимаю шляпу. Но мне понравился именно этот макрос. С колонтитулами я разобрался — оказалось ничего сложного, да и сам макрос оброс уже кучей доработок. Затянуло, знаете ли ))

Как сделать слияние документов Word и Excel? Ответы на вопросы про обучение и работу

С помощью Пошагового мастера слияния можно редактировать рассылку и возвращаться на разные этапы. Например, для сортировки или фильтрации списка необходимо вернуться на этап 5. Пример сортировки показан на рисунке 4.

Начало работы с Microsoft Word 2007 Word 2007 — Лента! Word 2007 — Правильный способ сохранять документы Word 2007 — Буквицы Word 2007 — Как добавить затенение Word 2007 — Границы и заливка Word 2007 — Стили Word 2007 — Размер и ширина символов Word 2007 — Разрыв страницы Word 2007 — Темы Word 2007 — Шаблоны Word 2007 — Колонтитулы Добавления границ к документам Word 2007 Создания таблиц в Word 2007 Как создать таблицу в Word 2007 Удаление столбцов, строк или всей таблицы в Word 2007 Создание оглавления в Word 2007 Работа с графикой в Word 2007 Как добавлять и систематизировать изображения в Word 2007 Управление WordArt в документе Word 2007 Слияние и печать в Word 2007 Слияние письма в Word 2007 Как создать Конверты с Word 2007 Создание наклеек в Word 2007 Использование ПО для печати в Word 2007 Печать в Word 2007 Настройка Word 2007 Word 2007 Настройка языка Space Word 2007 Регулировка Корректура в Word 2007 Office 2007 Средство диагностики Как предотвратить изменения в документе Word 2007 Строка состояния в Word 2007

Сотни Шаблонов
Готовые Документы
Резюме и Договора
Бланки и Письма
и многое др.

Из рассылки вкладки, в Начать слияние группу, нажмите на Начать слияние значок и выберите нужные параметры для создания слияния.

Из Рассылки вкладки, в Начать слияние группу, нажмите на Начать слияние значок и в меню появляется, выберите нужные параметры, чтобы выбрать получателей:

Из рассылки вкладки, в запись и вставка полей группу, щелкните нужные параметры для добавления текста и переменной информации в документ. Часто используемые опции:

Слияние представляет Вам возможность рассмотреть то, как объединенный документ будет выглядеть. Таким образом, вы можете вернуться и внести изменения, чтобы точно настроить свое слияние.

Последним шагом для полного слияния должен быть предварительный просмотр, это то, как как слияния будет выглядеть. Вы можете печатать документы или объединения. До печати, можно редактировать отдельные документы.

[expert_bq id=»1570″]На втором этапе нужно указать, какой документ будет использоваться в качестве шаблона, выберем Текущий документ Current document. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Последним шагом для полного слияния должен быть предварительный просмотр, это то, как как слияния будет выглядеть. Вы можете печатать документы или объединения. До печати, можно редактировать отдельные документы.

Тема: Слияние документов — Студопедия

При использовании функции слияния в Word происходит объединение основного документа со списком получателей, в результате чего создается комплект выходных документов. В основном документе содержится текст, являющийся одинаковым для всех выходных документов.