Содержание

Ведение проектов с помощью excel. Оперативное планирование с помощью Microsoft Excel

При помощи условного форматирования мы можем заставить Excel заливать ячейку любым выбранным цветом, если она по дате попадает между началом и концом этапа. Проще всего для этого использовать логическую функцию И , которая в данном случае проверяет обязательное выполнение обоих условий (5 января позже, чем 4-е и раньше, чем 8-е):

Способ 2. Долгий, но привычный — используем диаграмму

Итак, имеем таблицу с перечислением этапов проекта, датами начала и конца и длительносями каждого этапа:

Выделим исходные данные для диаграммы — диапазон A2:B13 и выберем в меню Вставка — Диаграмма , тип — Линейчатая с накоплением:

На вкладке Ряд жмем кнопку Добавить , устанавливаем курсор в поле Значения и выделяем ячейки с длительностями этапов ( C2:C13 ):

Жмем кнопку Далее и на третьем шаге Мастера на вкладке Легенда снимаем флажок Добавить легенду . Все — жмем Готово . Должно получиться примерно следующее:

Не пугайтесь — все идет по плану — нужно лишь «довести до ума» нашу диаграмму. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по вертикальной оси с названиями этапов и выбираем в контекстном меню Формат оси :

На вкладке Шкала в открывшемся окне ставим две «галочки» — Обратный порядок категорий и Пересечение с осью Y в максимальной категории . Жмем ОК. Теперь избавимся от синих столбцов. Сделайте двойной щелчок по любому из них и в открывшемся окне выберите невидимую рамку и прозрачную заливку. Должно получиться следующее:

Осталось щелкнуть правой кнопкой мыши по горизонтальной оси времени и выбрать Формат оси и ввести эти числа на вкладку Шкала :

Осталось «навести блеск» — настроить цвета, шрифты, подписи осей и прочее — с этим, я думаю, Вы и без моих советов справитесь.

НОВОСТИ ФОРУМА
Рыцари теории эфира

18.11.2017 — 23:27: -> — Карим_Хайдаров.
19.10.2017 — 04:24: -> — Карим_Хайдаров.
11.10.2017 — 05:10: -> — Карим_Хайдаров.
05.10.2017 — 11:03: -> — Карим_Хайдаров.
04.10.2017 — 15:26:

Поэтому на производстве все стараются максимально визуализировать. Одним из важнейших документов, особенно в строительстве, считается график производства работ. Можно смело утверждать, что весь проект без этого графика — потерянное время. Так как в нем собраны все принятые инженерные и технические решения, а также оптимизированы сроки.

Что такое календарный план?

Умение составлять график производства работ — один из важнейших навыков управленцев разного уровня. Чем точнее и детальнее составлен график, тем качественнее будут проведены все запланированные работы. Несмотря на то что «родной» отраслью графика производства работ считается строительство, руководителям всех направлений не помешает знание принципов

С чего начать

Независимо от отрасли, при плана сначала нужно выделить состав работ: разбить весь процесс на составляющие. Причем критериями могут служить не только технологические отличия, но и количество работников, и необходимые механизмы и приспособления и т. д.

Сроки выполнения

Зная сроки выполнения каждого вида работ, мы можем приступить к определению времени, необходимого для осуществления всего процесса. Следует помнить, что некоторые задачи могут решаться параллельно, а для определенных процессов нужны и технологические перерывы.

Расчет ресурсов

Безусловно, персонал — важнейший элемент процесса. График производства работ в строительстве предполагает определение численности исполнителей, специализации рабочих и их квалификации. На этом этапе мы рассчитываем количество и состав бригад и составляем календарный план их занятости на объекте.

Далее переходим к определению необходимого оборудования, механизмов и приспособлений. В производственных отраслях для этого также существуют нормативы. И, наконец, последнее, но от этого не менее важное — это расчет необходимых для проведения работ материалов.

Расчет сроков поставки материалов

Форс-мажор увеличивает сроки выполнения работ

Несмотря на это, планировщикам не стоит гнаться за минимизацией времени. Ведь когда нарушается производства работ, фирма-генподрядчик должна будет платить неустойку как заказчику, так и смежным подрядным организациям.

Автоматизация построения графика

Еще несколько лет назад календарный план составлялся вручную. Специалисты рассчитывали все сроки и потребность в персонале и материалах, а затем с помощью визуализировали его. Для небольших объемов работ, это несложная задача. Другое дело, если мы говорим о серьезной подрядной организации, ведущей несколько объектов одновременно.

Поэтому большинство специалистов, занятых планированием, научились строить график производства работ в Excel.

Она бесплатна. В том смысле, что Excel — часть стандартного пакета MS Office, который безоговорочно установлен практически на каждом компьютере.
Она проста. Имея минимальные знания о расчёте формул и привязке листов друг к другу, можно заниматься планированием.
Она наглядна. Все расчеты и результат выводятся на одном листе. А внесение изменений тут же отображается на графике.

Пожалуй, одним из главных практических приобретений оказался разработанный мною метод ежедневного планирования рабочего времени в среде Microsoft Excel, использующий несколько идей, почерпнутых на семинаре. Он стал большим шагом вперед в организации труда по сравнению со старым методом планирования в обычном ежедневнике с точки зрения удобства, экономии времени и технологичности.

Для начала кратко опишу полученные на тренинге идеи, на которых основан метод.

1. Планирование задач по схеме «день неделя месяц (год)».

На мой взгляд, это очень гибкая и удачная методика планирования. С точки зрения практического применения, пожалуй, самое ценное мое приобретение на семинаре. Ее основная идея все задачи делятся на три вида (или статуса):

задачи, которые нужно решить сегодня,
задачи, которыми планируется начать заниматься в течение ближайшей недели,
задачи, на которые нужно будет обратить внимание в более долгосрочной перспективе.

Первый и второй список просматриваются и обновляются в начале каждого рабочего дня (или в конце предыдущего), третий еженедельно.

2. Бюджетирование времени, деление задач на день на жесткие (привязанные к конкретному времени), гибкие (которые можно выполнять в течение дня) и бюджетируемые (гибкие задачи с выделением на них определенного количества времени).

3. Контекстное планирование, использование кайросов случайным образом возникающих моментов, благоприятствующих для решения некоторых проблем.

Описание методики планирования

Все вновь возникающие задачи записываются в общий список по мере появления. При этом кроме самой задачи указывается ее статус (день, неделя или месяц-год), а также, в случае необходимости, ответственный за выполнение сотрудник, дата, к которой приурочено задание, время, предполагаемый день завершения задания (обычно для проектов), кайрос.
Ежедневно в конце рабочего дня на основе этого общего списка происходит планирование следующего рабочего дня. Составляется список заданий на день с разбивкой их на жесткие, гибкие и бюджетируемые, при необходимости указываются ответственные за исполнение сотрудники, время, другие пометки.
В течение дня рабочий план находится перед глазами, происходит его корректировка: внесение пометок об исполнении и новых срочных заданий.

Описание реализации оперативного планирования в Excel

Пример реализации метода планирования приводится в приложенном файле planir.xls .

1. На листе «1 7 31» располагается общий список возникающих заданий. Описание полей (звездочкой помечены обязательные для заполнения):

Изменения, вносимые на листе «1 7 31» могут быть двух типов.

Первый добавление новых заданий в список и изменение существующих. Эти дополнения вносятся в лист в режиме «on line» по факту их появления.

2. Лист «по дням» используется для планирования задач на каждый день.

После копирования все задания попадают в столбец ГИБКИЕ, соответственно жесткие и бюджетируемые задания нужно вручную перенести в соответствующие столбцы с заполнением поля ВРЕМЯ.

После этого на листе «по дням» практически готов план работы на текущий день. Для лучшей визуализации я применяю также следующее форматирование цвета фона ячеек:

зеленым цветом выделяю фамилии исполнителей
желтым наиболее важные задания, на которые нужно обратить внимание
розовым срочные задания, за выполнение которых нужно отчитаться перед руководством
синим вспомогательные вопросы, не связанные напрямую с рабочим процессом.

Подводя некоторый итог вышесказанному, хочется сказать, что факт появления описанной методики стал для меня уже достойным итогом посещения семинара Г.Архангельского.

Сергей Олехов,
Руководитель Аналитической службы
Лианозовского молочного комбината 25.04.06

[expert_bq id=»1570″]В каждой отдельной строке необходимо построить четко структурированный рабочий план, при этом указав начальную и конечную дату проекта, а также его длительность. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Шаблон представлен командой сайта Vertex42. Он имеет поддержку большинства офисных программ, таких как: Excel 2003, 2007, 2010 и 2013, OpenOffice Calc и Google Doc. Пользователю достаточно ввести данные проекта и динамический график будет автоматически создан.

Планировщик Проекта в Excel Как Пользоваться • Libreoffice calc

Диаграмма Ганта – что это, как построить в Excel, других программах, или бесплатно онлайн, шаблоны и примеры графика для составления рабочего плана

задачи, которые нужно решить сегодня,
задачи, которыми планируется начать заниматься в течение ближайшей недели,
задачи, на которые нужно будет обратить внимание в более долгосрочной перспективе.

Редактируемый шаблон для Excel. Он разрабатывался для осуществления контроля над выполнением задач в разных сферах деятельности. При этом необходимо отметить, что он уже настроен и для пользователя это станет плюсом, так как требуется ввести только числовую и текстовую информацию.

НОВОСТИ ФОРУМА
Рыцари теории эфира

График выполнения работ на диаграмме Ганта в Excel

Сделали в Excel программу, которая позволит автоматизировать процесс построения графика выполнения работы с помощью диаграммы Ганта с возможностью мониторинга отставания работ, изменения шага графика и пр.

Постановка задачи

В результате небольшого аудита было сформировано несколько проблем.

Проблема №1: формирование шапки графика с указанием даты начала и завершения работ. Для удобства работы необходим шаг графика, например, месяц, треть месяца. Вручную это неудобно, так как для графика нужны опорные даты, которые, при таком шаге графика приходится расставлять вручную.

Проблема №2: многоуровневая нумерация. Из-за большого количества строк и многоуровневой структуры приходиться совершать много ручной работы. Нумерация должна иметь вид 1.1.1.1, где каждое следующие число определяет порядковый номер пункта списка в иерархии.

Проблема №3: расстановка формул. Так как формулы необходимо вставлять в зависимости от уровня вложенности пункта приходится их расставлять и проверять для всего графика вручную, при этом в графике могут быть десятки, а то и сотни строк.

Проблема №4: удобное визуальное представление дат проверки по документам и по факту, с возможность переключения между ними. В текущем варианте для переключения между этими датами нужно заново вводить дату в поле текущей даты.

Как мы решали задачу

Формирование шапки графика с указанием даты начала и завершения работ

А изменяя шаг графика можно выбрать уровень детализации графика. Список вариантов шага графика: месяц, полмесяца, треть месяца, четверть месяца и день. Однако, при желании можно выбрать абсолютно любую длину шага.

Многоуровневая нумерация

Расстановка формул

Формулы дат. Для пунктов, у которых есть подуровни в столбцы «Начала работ» и «Окончания работ» вставляются формулы, которые гарантируют, что уровень иерархии будет включать все временные интервалы подуровня. Например, если мы на уровне 2 перенесем дату окончания работ на срок, который лежит позже даты окончания работ верхнего уровня, то дата верхнего уровня автоматически измениться на новую, чтобы включить в себя новый временной промежуток. Это касается всех уровней. То есть если мы изменим дату на 4 уровне, то при необходимости даты изменятся на 3, 2 и 1 уровнях. Это экономит время и уменьшает количество ошибок.
Длительность в днях. Рассчитывается как разность между датами окончания и начала работ. В принципе тут нет ничего особенного, но тем не менее экономит время и выглядит лаконичней, чем протягивание формул с запасом.
Отставание в днях. Формула, учитывающая сроки работ, дату проверки и процент готовности. Результат отображается в днях. При этом отставания имеет красный цвет, а опережение зеленый. Что удобно при беглом визуальном анализе. Так же формула учитывает такие случаи как нулевая готовность при дате проверке до начала работ, в таком случае в отставание будет указан 0. То же самое касается и случая 100% готовности при дате проверке после даты окончания работ.

Удобное визуальное представление дат проверки

При вводе дат в поля «Дата отчета по фотографиям» и «Дата отчета по документам» на графике отображается красная линия, показывающая положение введенной даты на графике, в зависимости от того какой типа отчета выбран в разделе «Дополнительные».

Ведение проектов с помощью excel. Оперативное планирование с помощью Microsoft Excel

[expert_bq id=»1570″]Проще всего для этого использовать логическую функцию И , которая в данном случае проверяет обязательное выполнение обоих условий 5 января позже, чем 4-е и раньше, чем 8-е. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] СМЕЩ_ПО_СТОЛБЦАМ – количество столбцов, которые нужно отсчитать влево или вправо от ссылки. СМЕЩ_ПО_СТОЛБЦАМ может быть положительным (вправо от начальной ссылки) или отрицательным (влево от начальной ссылки).

Бесплатная программа в Excel для планирования рабочего времени и учета дел |

Формулы дат. Для пунктов, у которых есть подуровни в столбцы «Начала работ» и «Окончания работ» вставляются формулы, которые гарантируют, что уровень иерархии будет включать все временные интервалы подуровня. Например, если мы на уровне 2 перенесем дату окончания работ на срок, который лежит позже даты окончания работ верхнего уровня, то дата верхнего уровня автоматически измениться на новую, чтобы включить в себя новый временной промежуток. Это касается всех уровней. То есть если мы изменим дату на 4 уровне, то при необходимости даты изменятся на 3, 2 и 1 уровнях. Это экономит время и уменьшает количество ошибок.
Длительность в днях. Рассчитывается как разность между датами окончания и начала работ. В принципе тут нет ничего особенного, но тем не менее экономит время и выглядит лаконичней, чем протягивание формул с запасом.
Отставание в днях. Формула, учитывающая сроки работ, дату проверки и процент готовности. Результат отображается в днях. При этом отставания имеет красный цвет, а опережение зеленый. Что удобно при беглом визуальном анализе. Так же формула учитывает такие случаи как нулевая готовность при дате проверке до начала работ, в таком случае в отставание будет указан 0. То же самое касается и случая 100% готовности при дате проверке после даты окончания работ.

Создайте аналогичным образом в ячейке J4 правила условного форматирования для этапа ТПП (технологической подготовки производства). Для правила 2 (формат для дней работы над проектом) установите зеленый цвет заливки.

Как построить диаграмму Ганта в Excel, онлайн сервисах и других программах

Немного о диаграмме Ганта

Как построить диаграмму Ганта в Excel

Далее будет дана подробная пошаговая инструкция по построению графика Ганта. Необходимо отметить, что Microsoft Office не предусматривает каких-либо шаблонов для создания диаграммы. Но при этом ее можно построить самостоятельно, используя функционал офисного редактора и некоторых инструментов форматирования.

В нашем случае будет использоваться Microsoft Office Excel 2013, разберем процесс на пошаговом примере.

Создаем таблицу

Для начала необходим создать новый проект, где требуется ввести параметры новой таблицы. В каждой отдельной строке необходимо построить четко структурированный рабочий план, при этом указав начальную и конечную дату проекта, а также его длительность.

Таким образом потребуется указать следующие пункты:

В нашем случае будет использоваться график разработки программного обеспечения. Для этого будет указана следующая информация «Задача», «Start Date» (начало), «End Date» (окончание) и «Duration» (продолжительность).

В пустых колонках начинаем прописывать заголовки: Task (задача), Start Date (дата начала), End Date (дата окончания) и Duration (продолжительность).

После того, как нужная информация была занесена в таблицу, можно приступить к следующему шагу, созданию линейчатой гистограммы.

Преобразование в Гистограмму

После того, как таблица была создана, требуется выполнить преобразование в линейчатую гистограмму:

Добавляем дату начала

правой кнопки мыши кликаем по пустому месту графика, ищем пункт «Выбрать данные»;
после этого появится новое окно «Выбор источника данных»;
в блоке «Элементы легенды» кликаем «Добавить»;
в строке «Имя ряда» вводим «Дата начала»;
кликаем по иконке «Значение»;
далее выделяем нужный столбец;
раскрываем диалоговое окно и кликаем «Ок».

Добавляем длительность

Далее к дате начала необходимо добавить новый параметр – длительность и сделать это можно следующим образом:

Описание задач

После того, как была добавлена информация о продолжительности, требуется указать список задач:

В заключении этого шага необходимо удалить легенду, нажимаем «ПКМ» по пустому месту и выбираем «Удалить». Основные моменты построения графика закончены.

Дополнительное форматирование

Для того, чтобы выполнить преобразование, потребуется применить форматирование. Задача заключается в том, чтобы удалить синие участки линий и оставить оранжевые. Оранжевые линии являются задачами в рамках созданного проекта.

После этого диаграмма Ганта приобретет правильное расположение элементов, и линия оси переместиться в верхнюю часть.

Далее потребуется выполнить дополнительное форматирование, чтобы улучшить ее визуальный облик. Необходимо переместить желтые блоки максимально близко к вертикальной оси:

Гистограмма является динамической и в нее можно вносить коррективы, которые будут отражаться на линиях графика.

Завершение форматирования — несколько советов

Если выбранный стиль полностью устраивает, его можно сохранить в качестве шаблона для будущих проектов: «Файл», «Сохранить как», в списке выбирать «Шаблон Excel».

Предлагаем ознакомиться с видео по созданию графика Ганта:

Где еще можно построить диаграмму Ганта

Используем PowerPoint

Инструмент для создания презентаций от Microsoft позволяет не только вставить готовые фото диаграммы, но и создать ее самим. Процесс этот достаточно простой и не потребует от пользователя каких-либо умений работать с таблицами. Пример будет составлен в Microsoft PowerPoint 2013.

Второй способ подразумевает импорт из Excel в PowerPoint:

LibreOffice Calc

Программа, которая предназначена для работы с таблицами и графиками. LibreOffice Calc имеет достаточный функционал для построения динамических диаграмм.

Microsoft Project

Программа была создана для управления различными проектами. В Microsoft Project встроены инструменты, позволяющие работать с таблицами, презентациями, графиками и т.д.

Важно знать, что шаблон встроен в данное ПО, поэтому каких-либо сложностей у пользователей возникнуть не должно.

OnlyOffice

Функциональное программное обеспечение для управления проектами. OnlyOffice не только позволяет работать с документацией, таблицами и презентациями, но и с электронной почтой. Процесс автоматизированный, пользователю требуется лишь внести необходимую информацию и диаграмма будет создана с учетом правильного расположения элементов.

Где найти шаблоны

Далее будут рассмотрены способы, где пользователи могут скачать шаблоны для построения Диаграммы Ганта в Excel.

Excel 2013

Шаблон появился в Microsoft Office 2013 под названием «Планировщик». Цель его создания заключается в контроле за выполнение поставленных задач в отведенный промежуток времени.

Он способен вести мониторинг по следующим параметрам: «Фактическое начало», «Плановое начало», «Фактическая длительность», «Плановая длительность» и «Процент завершения».

Найти шаблон можно следующим образом: открываем «Файл», «Создать» и отыскиваем в списке «Планировщик проекта». Если он отсутствует, скачиваем его на официальном сайте разработчика.

Где скачать шаблоны

Далее будут приведены обзоры нескольких шаблонов для построения диаграммы.

Шаблон представлен командой сайта Vertex42. Он имеет поддержку большинства офисных программ, таких как: Excel 2003, 2007, 2010 и 2013, OpenOffice Calc и Google Doc. Пользователю достаточно ввести данные проекта и динамический график будет автоматически создан.

Бесплатный шаблон для редакторов Microsoft Excel. С его помощью возможно не только быстро построить соответствующий график, но и выбирать режим просмотра в зависимости от периода выполнения поставленных задач.

в первую очередь требуется переименовать задачи. Щелкаем курсором по нужной строчке и вписываем значения;
далее задаем параметры начала и окончания выполнения задач. Значения длительности рассчитываются автоматически.

Остальные настройки, как изменение цвета, формы линий, границ, ячеек задаются стандартно, с помощью функционала MS Excel.

Диаграмма Ганта онлайн

Построить диаграмму можно не только посредством специализированного программного обеспечения, но и онлайн сервисов. Далее будут подробно рассмотрены ресурсы, где пользователи смогут в пару кликов создать нужный график.

Smartsheet

Условно-бесплатный сервис для создания графиков и диаграмм. С помощью Smartsheet пользователи могут создать нужную гистограмму за несколько минут.

GanttPRO

Редактор является условно-бесплатным и представляет собой рабочую среду для создания и управления различными проектами. В GanttPRO пользователю доступна возможность многозадачности – создание нескольких проектов и осуществления контроля за их выполнением.

После того, как пользователь пройдет регистрацию на ресурсе, ему будет предложено пройти анкетирование, где требуется указать данные компании для выбора оптимального шаблона. Шаблон можно просто отредактировать или с нуля создать собственный.

Comindware

Google Таблицы

Google Таблицы – бесплатный инструмент для работы с таблицами и графиками. Но в данном офисном пакете присутствуют некоторые ограничения.

[expert_bq id=»1570″]С его помощью возможно не только быстро построить соответствующий график, но и выбирать режим просмотра в зависимости от периода выполнения поставленных задач. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] При работе с планом проекта может оказаться, что средств программы Microsoft Project вам недостаточно. Например, вам потребуется произвести вычисления с данными проекта и построить различные графики. С другой стороны, может возникнуть ситуация, когда у заказчика или участника проекта отсутствует Microsoft Project.

Связь с другими программами

правой кнопки мыши кликаем по пустому месту графика, ищем пункт «Выбрать данные»;
после этого появится новое окно «Выбор источника данных»;
в блоке «Элементы легенды» кликаем «Добавить»;
в строке «Имя ряда» вводим «Дата начала»;
кликаем по иконке «Значение»;
далее выделяем нужный столбец;
раскрываем диалоговое окно и кликаем «Ок».

Все сводные таблицы построим на следующем этапе. Сейчас рассмотрим второй источник данных — отдельную книгу Excel (отдельный файл). Это сведения о дебиторской задолженности по категориям: обувь, сумки и прочая продукция (табл. 2).

Дополнительные данные → Похожие темы → Все про Exel → Как вставить значения → Как объединить ячейки → Как вставить форматы → Дополнительные данные → Вставить формулы→ Аргументы функции