8. Табличный процессор Microsoft e xcel 97
Основы работы в табличном процессоре Microsoft e xcel 97
Программа Microsoft Excel, является лидером на рынке программ обработки электронных таблиц.
Управление файлами
Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов, образующих единый трехмерный документ (блокнот, рабочую папку). С помощью трехмерных документов пользователь получает прямой доступ одновременно к нескольким таблицам и диаграммам что повышает эффективность их обработки.
Создание нового документа
Для создания нового документа из меню Файл нужно выбрать команду Создать . Excel сразу присваивает новым документам имя Книга с добавлением текущего порядкового номера.
Загрузка рабочего документа
Чтобы загрузить с диска расположенный там файл с рабочим документом, нужно вызвать команду Открыть из меню Файл .
Сохранение документа
Защита данных
Для введения пароля необходимо вызвать команду Сохранить как из меню Файл . Затем нажмите кнопку Параметры . Введите пароль в поле Пароль для открытия файла:. При этом на экране вместо букв появляются звездочки.
При вводе пароля следует различать строчные и прописные буквы. Вводите пароль в точности так, как он должен будет вводиться пользователями, учитывая регистр букв.
Продублируйте пароль в поле Введите пароль еще раз: и нажмите кнопку OK .
При появлении диалогового окна нажмите кнопку Да , чтобы заменить существующую книгу текущей.
Если щелкнуть по кнопке Рекомендовать доступ только для чтения , то файл впоследствии можно будет только просматривать, но нельзя записать его на диск под тем же именем.
Структура документов
Рабочие документы могут содержать до 255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию, относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов.
Управление рабочими листами
Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг под другом. С помощью именного указателя, расположенного в нижней части экрана, можно переходить с одного листа на другой. На именном указателе находятся корешки рабочих листов, расположенные в порядке возрастания номеров: Лист1, Лист2 и т.д. ( Рис. 33 ).
Щелчок по пиктограмме с правой стрелкой сдвигает на единицу вправо диапазон (окно) видимости корешков рабочих листов. Щелчок по пиктограмме с левой стрелкой сдвигает этот диапазон на единицу влево. Стрелки с вертикальными штрихами позволяют перейти соответственно к первому и к последнему листам документа ( Рис. 33 ).
Добавление рабочих листов
Команды добавления расположены в меню Вставка . Пользователь может добавить в документ элементы следующих типов:
� диаграммы (в качестве элемента таблицы или на отдельном листе);
� рабочий лист для записи макрокоманды в виде программного модуля (с использованием макросов MS Excel 4.0 или международного языка макросов);
Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим листом. Если лист предназначен для создания таблицы, то независимо от занимаемой позиции он будет иметь название Лист4 с последующим увеличением номера при добавлении новых таблиц.
Перемещение рабочих листов
Можно переставить сразу несколько листов. Для этого промаркируйте эти листы, щелкнув по их именам в именном указателе при нажатой клавише Shift . Затем выполните команду Переместить/скопировать , которая в этом случае будет применяться сразу ко всем маркированным рабочим листам.
Переместить рабочий лист (листы) можно также перетаскиванием их мышью в нужное место.
Переименование рабочих листов
Коррекция высоты строк и ширины столбцов
Построение таблиц
Все данные таблицы записываются в так называемые ячейки, которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. �По умолчанию� содержимое ячейки представляется программой Excel в стандартном формате, который устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта.
В программе Excel имеются контекстные меню, которые вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы. Эти меню содержат много команд обработки и форматирования таблиц. Команды форматирования можно также вызвать на панели форматирования (вторая строка пиктографического меню), щелкнув мышью по соответствующей пиктограмме.
Выделение ячеек
Одна строка или столбец таблицы выделяются щелчком по номеру (адресу), который расположен в заголовке строки или столбца. Для выделения нескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номеру первой строки (столбца), а затем, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить манипулятор в нужную позицию.
Выделить несколько несмежных ячеек или диапазонов можно мышкой с нажатой клавишей Ctrl . При нажатой клавише Shift можно выделить диапазон ячеек от первой до последней ячейки диапазона указанных мышкой.
Отмена операций
Действие, которое выполнено последним, можно отменить командой Отменить действие из меню Правка или комбинацией клавиш Ctrl + Z . Операцию отмены можно также выполнить, щелкнув мышью по соответствующей пиктограмме на панели управления.
Команда отмены после выполнения превращается в команду подтверждения изменения Вернуть действие Выполнив эту команду, можно снова ввести в таблицу измененные данные и т.д. Это можно сделать также с помощью клавиатурной комбинации Ctrl + Z или щелчка по соответствующей пиктограмме.
Предыдущее действие можно повторить — для этого служит команда Повторить действие из меню Правка . Для повторения последнего действия можно также нажать клавишу F4 или щелкнуть по соответствующей пиктограмме на панели управления.
Копирование данных
В контекстном меню правой кнопки мыши также есть команда копирования. Для копирования можно также использовать комбинацию клавиш Ctrl + Insert или соответствующую пиктограмму на панели инструментов.
Удаление данных
Прежде всего, нужно выделить группу ячеек, содержимое которых должно быть удалено. Затем можно воспользоваться одним из способов удаления данных. Для этого в меню Правка есть подменю Очистить , которое содержит следующие четыре команды:
Все — удаляет содержимое и отменяет формат ячейки;
Примечания — удаляет только комментарии к ячейке.
Команда удаления Очистить содержимое есть также в контекстном. С помощью этой команды можно удалить только содержимое ячеек. Тот же результат достигается просто нажатием клавиши Del . Если пользователь случайно удалил нужную информацию, то командой Отменить очистку меню Правка � пользователь отменит команду удаления.
Форматирование данных
Ссылки на ячейку или на группу ячеек
Ссылки можно делать не только на ячейки текущего листа, но и на ячейки других листов и файлов (книг). При этом в ссылке должно быть название листа, на ячейки которого делается ссылка, отделенное от адреса ячеек восклицательным знаком, например, Лист1!A10. А при ссылке на другую книгу добавляется название книги в квадратных скобках [Книга2]Лист5!$A$5.
Табличная форма задания будет иметь следующий вид:
Ячейка в Excel.
- R[-1]C[-1] — ссылка на ячейку, которая расположена на одну строку выше (R — строка, [-1] — смещение вверх) и на один столбец левее (C — столбец, [-1] — смещение на 1 столбец влево). Т.к. формула вводится в ячейку R4C3 (или С4 для A1-стиля), то с учетом смещения мы получим ячейку R3C2. Эта ячейка соответствует ячейке B3 A1-стиля.
- RC[-1] — ссылка расположена в той же строке, что и формула (нет смещения строки), столбец смещен влево на один (-1). Это ячейка B4A1-стиля.
- R[-1]C — ссылка смещена на одну строку вверх (-1) и находится в том же столбце. Это ячейка C3A1-стиля.
Вместо числа «1» можно использовать любое число (а также не только вычитать его, но и прибавлять к полученному значению), для получения желаемого результата, если нет желания ссылаться на определенную ячейку в столбце с нужным нам номером.
Получившийся результат:
Excel. Проверка данных
Щелчок по пиктограмме с правой стрелкой сдвигает на единицу вправо диапазон (окно) видимости корешков рабочих листов. Щелчок по пиктограмме с левой стрелкой сдвигает этот диапазон на единицу влево. Стрелки с вертикальными штрихами позволяют перейти соответственно к первому и к последнему листам документа ( Рис. 33 ).
[expert_bq id=»1570″]Функция СТОЛБЕЦ определит номер текущего столбца, который будет использоваться аргументом Номер_столбца для определения номера столбца поиска в справочнике. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq]
Содержимое ячейки в Excel может быть самым разнообразным. Это могут быть простые данные, которые хранятся в ячейках, либо атрибуты, которые отвечают за внешний вид. Любая информация, которую вводится на рабочий лист Excel, хранится в ячейке. Каждая ячейка может содержать определенные данные, включая текст, форматирование, формулы и функции.
Табличный процессор Microsoft excel 97
В Excel 2013 появилась новая опция “Мгновенное заполнение”, которая может автоматически вводить данные на лист, экономя время. Точно так же, как и Автозаполнение, данная опция определяет, какого рода информацию нужно вводить на лист.
[expert_bq id=»1570″]Вкладка Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений предоставляет большой выбор типов данных для условий проверки. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq]
Excel позволяет задать определенные правила, по которым будет определяться, какие данные могут содержаться в ячейке. [1] Например, необходимо, чтобы число, содержащееся в ячейке, принадлежало диапазону от 1 до 12. В случае если пользователь введет неправильное значение, программа выведет соответствующее сообщение (рис. 1).
Мануал по решению типизированных задач в Microsoft Excel / Хабр
- Ячейка может содержать текст, состоящий из букв, цифр или дат.
- Ячейка может содержать атрибуты форматирования, которые влияют на отображение букв, цифр или дат. С помощью атрибутов форматирования можно изменить фон ячейки.
- Ячейка может содержать формулы и функции, которые позволяют вычислять различные значения.
Имя_листа Необязательный аргумент. Текстовое значение, определяющее имя листа, которое используется для формирования внешней ссылки. Например, формула = АДРЕС( 1;1;;;»Лист2″) возвращает значение Лист2!$A200. Если аргумент имя_листа отсутствует, имя листа не используется, и адрес, возвращаемый функцией, ссылается на ячейку текущего листа.
[expert_bq id=»1570″]порядковый номер первого символа совпадающего слова значения не указывается и вместо значения возвращается ошибка, срабатывает условие, заложенное в формулу ЕСЛИОШИБКА и возвращается значение равное 0 , что соответствует условию ЛОЖЬ в формуле ЕСЛИ , т. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq]
Затем в рабочей части таблицы уже прописывается формула со ссылкой на справочник, заполненный ранее. Т.е. в справочнике в столбце «D» происходит поиск значения из столбца «А» и при нахождении соответствия выводится значение из столбца «Е» в столбец «В».
Синтаксис формулы:
Вывод результата в ячейку B2:
Excel отображает текущий адрес ячейки в – ПК портал
- Значение — аргумент, проверяемый на возникновение ошибок.
- Значение_при_ошибке — значение, возвращаемое при ошибке при вычислении по формуле. Возможны следующие типы ошибок: #Н/Д, #ЗНАЧ!, #ССЫЛКА!, #ДЕЛ/0!, #ЧИСЛО!, #ИМЯ? и #ПУСТО!.
Возможность использования сводных таблиц в Excel – одна из самых полезных в работе функций, и часто даже работодатели требуют её. Неудивительно, ведь сводные таблицы – отличный инструмент для анализа данных, незаменимый при создании сводок и отчетов.
Структура документов
- Игнорировать пустые ячейки. Если установлен флажок этой опции, то допускаются пустые записи в ячейках, для которых определена проверка данных. Этот флажок действует немного странно. Если флажок снять и определить в ячейке какое-нибудь правило проверки данных, то флажок позволит оставить ячейку пустой. Но как только вы попытаетесь в ячейке ввести что-то недопустимое, и после этого попробуете оставить ячейку пустой, то это не получится.
- Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием. Если флажок этой опции установлен, то все внесенные изменения будут применяться также и к другим ячейкам, которые содержат исходные условия проверки данных. Если вы определили некое правило в одной или нескольких ячейках, а затем выбрали диапазон, включающий эти ячейки и некоторые другие, и кликнули в меню Проверка данных, то появится сообщение: «Выделенная область содержит ячейки без условий на значения. Распространить условия на эти ячейки?». Если нажмете «Да», то появится вкладка Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений. Так вот сейчас флажок Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием ставить не нужно.
Как видно из табличных форм, каждая позиция имеет не только наименование (которое не является уникальным), но также и относится к определенному классу и имеет свой вариант фасовки.
Используя сочетание имени и класса и фасовки, мы можем создать новый признак, для этого в таблице с данными создаем дополнительный столбец «Доп.признак», который заполняем при помощи следующей формулы:
[expert_bq id=»1570″]Затем вы выбираете формат данных столбца; здесь по умолчанию выбран общий формат, который распознает большинство типов данных. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq]
Возможность автоматического разделения текста на несколько ячеек – чрезвычайно полезная функция. В случае нескольких введенных данных ручное пополнение их в отдельных ячейках не является большой проблемой, однако, когда мы говорим об огромном листе, содержащем, например, данные нескольких десятков сотрудников, дело обстоит совсем иначе.
Сводные таблицы
- Выберите область, в которой находятся данные, которые вы хотите выделить. Если вы хотите выделить все данные в данном столбце, вам пригодится сочетание клавиш Ctrl + Shift + ↓ , благодаря которому вы выберете все заполненные ячейки в столбце, вплоть до первой пустой;
- На вкладке Главная выберите Условное форматирование;
- Установите курсор в поле Правила выделения ячеек и выберите нужный вариант в появившемся меню.
Функция возвращает значение ИСТИНА, если в результате вычисления всех аргументов получается значение ИСТИНА; возвращает значение ЛОЖЬ, если в результате вычисления хотя бы одного из аргументов получается значение ЛОЖЬ.
