Электронные таблицы и их отличия от баз данных

К сожалению, инструмент, удобный для просмотра и манипулирова­ния данными, часто считают подходящим для хранения и совместного использования сложных данных. Но во многих случаях это не так.

Большинство пользователей хорошо знакомы с одной или нескольки­ми электронными таблицами и свободно обращаются с данными, раз­мещенными в несколько строк и столбцов, например представленны­ми в электронной таблице StarOffice, которая хранит список клиентов (рис. 1):

Рис. 1. Электронная таблица StarOffice с информацией о клиентах

Термины и определения

Прежде чем двигаться дальше, определим несколько терминов на при­мере небольшого участка данных. Наверняка вы все знаете о строках и столбцах, но давайте освежим эти знания (рис. 2):

Рис. 2. Терминология электронных таблиц

Пересечение строки со столбцом образует ячейку. На снимке экрана StarOffice, представленном выше, ячейка с адресом «52 The Willow» выделена с помощью стрелок.

Недостатки электронных таблиц

Чем же плохо хранить информацию о клиентах в электронной табли­це? Может быть, и ничем, если клиентов не слишком много, как и ин­формации о каждом из них. А также если не нужно размещать дан­ные, например о заказах, которые эти клиенты сделали, и если не очень много пользователей хотят одновременно обновлять информа­цию. Список возможных проблем зависит от конкретных обстоя­тельств.

Электронные таблицы очень удобны во многих и многих случаях, это замечательный инструмент для решения ряда задач. Однако, подобно тому как вы не стали бы (по крайней мере не следовало бы этого де­лать) забивать гвозди отверткой, в некоторых ситуациях не стоит ис­пользовать электронные таблицы.

Предположим, что также необходимо хранить подробную информа­цию о каждом заказе клиента. Если размещать эти данные следом за сведениями о каждом заказчике, то при увеличении количества зака­зов таблица становится все более и более сложной. Посмотрите, что по­лучится, если попытаться вводить некоторую базовую информацию о заказах рядом с данными их заказчика (рис. 3):

Рис. 3. Таблица с информацией о заказах

К сожалению, таблица уже не выглядит так красиво, как раньше. Те­перь ее строки имеют произвольную длину, поэтому подсчитать, сколько клиент потратил денег, не так уж просто. Со временем будет превышено разрешенное для каждой строки количество столбцов. Это та же проблема повторяющихся групп, которая обсуждалась в этой статье.

• Наблюдения за складом
• Наблюдения за тем, сколько осталось партий кожи
• Отслеживания стоимости партии, использующейся в настоящий момент
• И, чтобы усложнить задачу, хранения количества различных сор­тов кожи

После нескольких дней попыток они поняли, что эта на первый взгляд простая задача отслеживания состояния имеющихся запасов не­ожиданно оказалась слишком сложной для решения при помощи электронной таблицы. Все дело в том, что количество записей должно быть переменным, что не очень-то согласуется с природой электрон­ных таблиц.

Мы хотели показать, что электронные таблицы — это выдающееся средство для решения определенных задач, но область их применения ограничена.

В чем отличие таблицы от базы данных?

На первый взгляд кажется, что реляционная база данных, такая как PostgreSQL, во многом похожа на электронную таблицу, только явля­ется гораздо более гибким решением. Базы данных могут хранить зна­чительно более сложную информацию и обладают рядом других свойств, например обеспечивают одновременный доступ нескольких пользователей, благодаря чему они удобнее для хранения данных.

Начнем с того, что сохраним в базе данных простой список клиентов, состоящий из одного листа, и посмотрим, какую выгоду можно из­влечь из такого способа хранения. Позже в этой же главе будет расска­зано о том, как PostgreSQL решает описанную ранее проблему с зака­зами клиентов.

• Сколько нужно столбцов для хранения атрибутов, относящихся к каждому элементу?
• Какой тип данных будет храниться в каждом атрибуте (столбце)?
• Как различать разные строки, содержащие разные элементы?

Выбор столбцов

Вернемся к первоначальной электронной таблице с данными о клиен­тах. В ней уже представлен разумный набор столбцов для каждого клиента: имя, фамилия, почтовый индекс и т. д. С первым вопросом разобрались.

Выбор типа данных для каждого столбца

Еще одно важное отличие базы данных от электронной таблицы за­ключается в том, что количество столбцов в таблице базы данных должно быть одинаковым во всех строках. В первой версии нашей электронной таблицы это требование выполняется.

Определение уникальности строк

Последнее изменение, которое необходимо внести, чтобы преобразо­вать электронную таблицу в базу данных, не столь очевидно, его необ­ходимость вызвана особенностями управления отношениями между таблицами, существующими в базах данных. Следует решить, как сде­лать каждую строку с данными заказчика отличной от всех остальных клиентских строк в базе данных.

Другими словами, как различать клиентов? В электронной таблице не надо об этом заботиться, а вот при проектировании базы данных этот вопрос является ключевым, т. к. правила построения реляционных баз данных требуют, чтобы каждая строка была в некотором роде уни­кальной.

При проектировании базы данных часто возникает вопрос об однознач­ной идентификации. Нужен «первичный ключ» — простой способ отли­чать одну строку с данными заказчика от остальных строк. К сожале­нию, цель еще не достигнута, но не все потеряно, стандартным реше­нием является присваивание каждому клиенту уникального номера.

Порядок строк

Есть еще одно важное отличие между данными, хранящимися в элек­тронной таблице, и теми же данными в базе данных — в таблице поря­док строк обычно бывает очень важен, в то время как в базе данных никакого порядка нет. Когда вы обращаетесь к таблице базы данных, строки могут быть выведены в любом порядке, если только нет явной инструкции упорядочить их по какому-либо признаку.

[expert_bq id=»1570″]Еще одно важное отличие базы данных от электронной таблицы за ключается в том, что количество столбцов в таблице базы данных должно быть одинаковым во всех строках. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Другими словами, как различать клиентов? В электронной таблице не надо об этом заботиться, а вот при проектировании базы данных этот вопрос является ключевым, т. к. правила построения реляционных баз данных требуют, чтобы каждая строка была в некотором роде уни­кальной.

Таблица Эксель, как основное понятие базы данных

• Наблюдения за складом
• Наблюдения за тем, сколько осталось партий кожи
• Отслеживания стоимости партии, использующейся в настоящий момент
• И, чтобы усложнить задачу, хранения количества различных сор­тов кожи

Функционал таблиц предусматривает возможность автоматического подсчета итогов. Для этого необходимо выделить нужный столбец + одна ячейка под ним, в которую будет выводиться результат и нажать на кнопку «Сумма» на вкладке «Главная».