Какими Способами Можно Улучшить Читаемость Документа в Excel
Сложные и непонятные документы мешают выстраивать общение с клиентами, инвесторами и сотрудниками. Мы спросили у нашего арт-директора Артёма Колеганова пять простых приемов, которые помогут улучшить ваши документы.
При чем тут инфографика
Инфографика — это осмысленная работа с информацией и графическая форма подачи данных, ускоряющая их восприятие. Форма инфографики может быть любая: презентация, график, отчет или интерактивный проект.
Чтобы создавать инфографику необязательно быть дизайнером или обладать художественными навыками. Например, если мы работаем только с текстом письма и выделяем в нём нужные смыслы: цветом, жирностью и размером — получится инфографика.
Как это помогает бизнесу
В любой бизнес-коммуникации всегда есть одна главная мысль, которую нужно донести до целевой аудитории. Все остальное обслуживает главную мысль: дополняет, подтверждает и иллюстрирует информацию. Суть инфографики в том, чтобы читателю просто воспринимать информацию.
Было: таблица с картинками и схемами, из которой ничего не понятно о пользе для бизнеса и инвесторов.
Инфографика помогает бизнесу рассказать простыми словами о сложном. Например, наглядно показать инвесторам, как модернизация производства поможет бизнесу экономить на ремонтах и запасных частях и зарабатывать больше. Ниже разберем пять приемов, которые улучшат любой документ.
Приём #1 — переработать структуру
Часто в документах, например презентациях, пытаются уместить массу ненужной информации или создают огромные, нечитаемые слайды. Главная мысль сообщения теряется. Презентация делается ради самой презентации, а не для читателя.
Было
Слайды не разбиты на группы, из-за чего создается впечатление, что у презентации нет четкой структуры
Четкая структура делает удобным и правильным восприятие информации аудиторией. Разделы презентации подписаны, цвета упорядочены и все слайды оформлены в едином стиле. Читатель сможет быстрее ориентироваться и воспринимать информацию, которую мы хотим до него донести.
Приём #2 — оставить только самую важную информацию
Главная мысль в любом документе — должна быть самой акцентной или восприниматься большой. Так мы сможем быстрее привлечь внимание читателя к самому главному смыслу, ради которого и создавался документ.
Практически любую информацию можно сократить без потери качества. Если очень хочется, второстепенную информацию можно убрать в дополнительные разделы сайта или презентации.
Приём #3 — визуализировать только по-делу
У вас получилась презентация: 10 слайдов информации и ни одной иллюстрации. Данные лучше визуализировать, чтобы читатель разобрался что к чему. Но методы визуализации сильно зависят от данных, которые вы показываете.
Распространенная ошибка сравнивать между собой какие-нибудь показатели на двух круговых диаграммах. Сектора будут иметь разную площадь и неравномерно смещаться по окружности своей диаграммы. Держать в уме и сравнивать размеры и значения сегментов на двух диаграммах сложно. Такая информация предназначена для сравнения долей только внутри одной диаграммы.
Пример круговых диаграмм. Сравнить прибыль двух компаний сложно. Сектора не упорядочены по часовой стрелке.
Графики и диаграммы должны соответствовать данным, которые они отображают. Можно использовать сервис Dataviz Project, чтобы подобрать правильную визуализацию под тип данных и угол зрения под которым мы хотим посмотреть на информацию.
Приём #3.5 — не перемудрить с таблицами
Самый легкий способ начать создавать таблицу — использовать готовые шаблоны которые предлагают Microsoft Excel, Powerpoint и другие офисные пакеты. В каждом шаблоне куча линеек, фонов и рамок, которые мешают видеть данные в таблице.
Но Эксель сыграл с нами злую шутку, собрав море аляпистых и перегруженных шаблонов. Шлейф пестрых ячеек тянется за нами до сих пор.
Использовать такие шаблоны можно, главное вычищать таблицу по итогу. При подготовке таблиц избавляйтесь от решёток, чересполосицы и других декоративных элементов в таблице. Данные в таблице своей расстановкой задают сетку таблицы. Без вспомогательных элементов видно где строки и колонки.
Функция Если в Excel с Форматированием Ячейки. Контрольные вопросы | 📝Справочник по Excel
В диалоговом окне Новый стиль таблицы выберите элемент таблицы и выберите Формат , чтобы применить форматирование шрифта, границы или заливки, которое вам нравится. Сделайте это для каждого элемента таблицы, который вы хотите изменить.
