План-факт анализ и как его организовать Статьи о финансовом менеджменте и бухучете

План-фактный анализ – это сравнение плановых показателей по предприятию за период в необходимых аналитических разрезах и фактических показателей в тех же аналитических разрезах за аналогичный период. Прочитайте статью и сделайте план-фактный анализ в вашей компании лучше!

Что такое план-фактный анализ

Сначала общее определение. План-фактный анализ – это сравнение плановых показателей по предприятию за период в необходимых аналитических разрезах и фактических показателей в тех же аналитических разрезах за аналогичный период.

Необходимые аналитические разрезы (аналитики) определяются предприятием самостоятельно, чаще всего используются:

1. Статьи бюджета (статьи доходов и расходов, движения денежных средств).
2. Статьи управленческого баланса.
3. Центры финансовой ответственности.
4. Сегменты бизнеса, продуктовый портфель.
5. Договоры / заказы в позаказном и мелкосерийном производстве.

План-факт анализ – это то, для чего создается бюджетирование на предприятии. Это инструмент верхнего уровня, который должен давать топ-менеджменту наглядную картину деятельности предприятия и служить информационной базой для принятия своевременных и правильных управленческих решений.

Основная ошибка множества бизнесов – создать систему бюджетирования на предприятии и не проводить при этом план-фактный анализ.

Нередки случаи, когда на предприятии создается хорошая рабочая система бюджетирования, раздувается штат планово-экономического отдела и при этом не уделяется внимание контролю фактических цифр. По итогам года (отчетного периода) никто в компании не может ответить:

• почему предприятие не выполнило / перевыполнило план?
• какие отделы отработали хорошо, а какие хуже запланированных показателей и почему?
• какой план нужно составлять на следующий год? Ниже или выше текущего? И почему?

Внедрение план-фактного анализа и контроля фактических показателей по бюджету в корне меняет ситуацию, позволяет держать руку на пульсе предприятия и вовремя вмешиваться, если что-то пошло не так.

ФОРМИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ В ВИДЕ ТАБЛИЦЫ

Сначала подготовим файл Excel. Первый лист будет содержать плановые и фактические данные, поэтому назовем его «План-факт».

Этот лист заполняют ежемесячно (с разбивкой по месяцам года). Здесь проводят первичный расчет отклонений в рублях и процентах, делают общие выводы.

Аналитика отчета может содержать любые показатели (на усмотрение руководства компании):

В нашем примере в качестве аналитики используем товарные группы (далее — ТГ), план-фактный анализ проведем по показателю «Производственная прибыль» (рис. 1).

Выводы на основании первичных данных отчета:

1) общий размер фактической производственной прибыли больше на 4786 тыс. руб., план по производственной прибыли перевыполнен на 34 %.

При этом отдельные товарные группы дали положительный прирост, другие — отрицательный. Что является причиной этих отклонений, узнаем с помощью план-факт анализа;

2) по товарной группе 7 выпуска не было. Причины могут быть разные:

Здесь нужно выяснить точную причину, при необходимости можно внести соответствующие корректировки в плановые показатели.

Второй лист файла Excel будем использовать для ежемесячного план-фактного анализа. Назовем его «Анализ».

На этот лист с помощью функции ВПР переносят данные с листа «План-факт» (таблицы одинаковые).

Необходимо соблюдать некоторые требования относительно оформления таблиц при использовании функции ВПР:

1. Данные аналитики в крайнем левом столбце (A) в обеих таблицах должны совпадать, так как формула ВПР осуществляет поиск именно по информации, указанной в этом столбце.

Если в фактические данные попадает новое наименование, оно обязательно должно быть отражено в таблице на листе «Анализ».

2. Допускается несоответствие в порядке расположения аналитики в столбце А.

Не обязательно, чтобы порядок расположения совпадал на обеих страницах.

Функция ВПР позволит отсортировать по возрастанию диапазон поиска.

При отсутствии какого-либо значения обязательно ставим «0».

Используя функцию ВПР, переносим данные с листа «План-факт» на лист «Анализ» (рис. 2). При заполнении первой ячейки для переноса данных следует указать формулу:

A$4:$J$12 — массив, в котором будет произведен поиск необходимого значения;

2 — номер столбца заданного массива, из которого нужно перенести значение. Важный момент: при копировании формулы номер столбца в первой строчке меняют. Далее эта формула копируется на все строчки: =ВПР($A5;’План-Факт’!$A$5:$I$12;3,4,5 и т. д.;0);

0 — указывает, что диапазон поиска будет отсортирован автоматически (как было сказано выше, данные в таблице для поиска не обязательно должны быть расположены в том же порядке, как в таблице с перенесенными данными; главное — соблюдать количество строк);

$ — закрепляет область поиска. Можно зафиксировать столбец, строчку или весь диапазон, что позволяет переносить формулу в другие ячейки копированием. Незакрепленные параметры поиска будут изменяться автоматически.

Плановые и фактические показатели по выпуску

Таблица с исходными данными для анализа готова. Чтобы проанализировать показатели за отчетный месяц, ее заполняют данными за анализируемый период с листа «План-факт», расширяя диапазон поиска и меняя номер столбца для выбора значений. Важная деталь: данные с анализом за отчетный месяц можно скопировать и сохранить на отдельном листе (например, «Анализ — май»).

2009

Комментарии

Инструмент
предпринимателя
для учета и контроля денег

Автоматизируйте
учет финансов
в компании

Получайте
регулярные отчеты
о состоянии финансов

Снижайте риски
нехватки денег
и кассовых разрывов

Фокусируйтесь
на том, что приносит
прибыль

Описание

Инструмент предназначен для сбора оперативной информации и проведение план-фактного анализа. В состав инструмента входят три Excel файла:

Для планирования используется финансовая модель Универсальная;

Для ведения первичного учёта и план-фактного анализа используется Система учета оперативной деятельности;

Файл для печати отчетов планирования и переноса информации.

Все шаблоны выполнены в формате обычного Excel файла, без скриптов и макросов.

Учитывайте все платежи

Быстрее и проще, чем в Excel и бухгалтерских программах

Фиксируйте операции по счетам
и юрлицам. Включая наличные

Отслеживайте операции по вашим юрлицам и счетам. Распределяйте их по категориям доходов и расходов

Пригласите своего бухгалтера,
помощника или финансиста

Настройте права доступа для ваших коллег,
чтобы вести совместную работу в ПланФакте

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Обязательная маркировка товаров – это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Как провести план-фактный анализ

Начинать всегда стоит с постановки правильной системы учета и бюджетирования. Допустим, в вашей компании уже налажен учет по аналитикам и внедрены бюджеты. Бюджеты на предстоящий год составлены, фактические цифры сводятся в формы, аналогичные бюджетам.

На конец каждого отчетного периода вы можете выгрузить два столбца показателей: плановый и фактический.

Проведем план-фактный анализ на примере бюджета доходов и расходов производственно-торговой компании за 1 квартал.

Шаг 1

Выгрузим плановые и фактические показатели за 1 квартал и посчитаем абсолютные и относительные отклонения по формулам:

Встречаются предприятия, в которых планы и бюджеты живут сами по себе, утверждаются раз в год и кладутся на пыльную полку до следующего года. При этом несколько месяцев совместной работы экономистов, финансовых контролеров, руководителей подразделений оказываются не более чем административно-хозяйственными затратами, потраченными зря.

Шаг 2

Выделим коридор допустимых значений абсолютных и относительных отклонений.

В каждой компании должен быть установлен свой коридор, который зависит от:

1. Для абсолютных отклонений – суммы вещественности (материальности) по валюте баланса. У кого-то это будет сто тысяч рублей, у кого-то десять миллионов рублей.
2. Для относительных отклонений – соотносимости полученной от выяснения причин отклонения выгоды и затрат, понесенных на это выяснение.

Для нашего примера возьмем +/-100 коридор по абсолютным отклонениям и +/-5% по относительным.

Шаг 3

Значительные положительные изменения выделим зеленым цветом.

Хорошо, если условное форматирование («подсвечивание») ячеек можно сделать в самом программном продукте, где вы ведете учет. Для тех, кто лишен такой функции, в Microsoft Excel можно настроить условное форматирование.

План-фактный анализ уже стал намного нагляднее. Благодаря цветовому выделению видно, что нужно уделить повышенное внимание статьям:

1. Себестоимость конвейерной линии один.
2. Складские расходы.
3. Транспортные расходы.
4. Транспортные расходы в расходах на продажу.
5. Административные расходы (окладная часть).
6. Проценты по кредитам.

Как синтез отклонений этих статей произошло отрицательное отклонение прибыли до налогообложения.

Но пока что выводов из анализа сделать нельзя. Какие-то статьи лучше плана, какие-то хуже, как все это взаимосвязано и что с этим сделать непонятно.

Шаг 4

Преобразуем структуру план-фактного анализа из плоской в факторную модель.

Стало понятнее, что прибыль до налогообложения по факту ниже, чем плановая главным образом из-за отклонения маржинальной прибыли.

На отрицательное отклонение по маржинальной прибыли в свою очередь повлияла в основном себестоимость, а на нее основное влияние оказали:

Но опять же пока не понятно, из-за чего могла упасть себестоимость, выручка ведь не изменилась. Рассмотрим каждую статью более подробно.

Шаг 5

Хорошо, если программное обеспечение, используемое для бюджетирования, дает возможность «проваливаться» вглубь статей, расшифровывать интересующую статью по аналитикам.

Для нашего примера в Microsoft Excel расшифруем статьи «Выручка», «Себестоимость» по дополнительной аналитике учета – продукту.

Предприятие изготавливает и продает продукты «А», «В», «С» силами конвейерных линий 1 и 2. Проследим статистику плана и факта в разрезе продуктов.

1. Продукт «А» за отчетный период продался на 21% больше, чем было запланировано, цена по продукту равна плановой, а вот себестоимость единицы немного (на 1%) выше плановой. Кроме того из таблицы видно, что продукт «А» относится к «эконом»-категории. Цена его минимальна среди трех продуктов
2. Продукт «В» продался на 8% хуже плана, но выручка при этом не изменилась, значит, по факту была поднята цена. Возможно, это и вызвало ухудшение продаж. Себестоимость на единицу выросла значительно, что, скорее всего, послужило причиной поднятия цены. Маржинальная прибыль на единицу по факту ниже на 1%
3. Продукт «С» продался на 17% хуже плана и адекватное снижение выручки говорит нам о том, что цена на продукт не менялась. В то время как себестоимость на единицу выросла значительно – на 4 %, что вызвало аналогичное снижение прибыли.

Шаг 6

Обратимся теперь к еще одной дополнительной аналитике – структуре формирования себестоимости единицы произведенной продукции по конвейерным линиям.

Мы видим, что себестоимость единицы состоит из расхода сырья трех видов, окладной и сдельной заработной платы, амортизации линии и других статей.

Конвейерная линия 1 сработала в отчетном периоде хуже плана, потому что:

Это может говорить и том, что линия работала не на полную мощность, либо на ней случилась авария, либо она морально и технически устарела и не может справляться с плановым объемом выпуска. Сдельная оплата у сотрудников – почасовая, поэтому при снижении объемов ставка на единицу растет. Сырье 1, судя по всему, поднялось в цене, поэтому его себестоимость на единицу выросла.

Все эти факторы говорят и том, что конвейерная линия 1 выпускает товары «В» и «С».

Конвейерная линия 2, наоборот, показала результаты выше плана. Расход сырья 1 на единицу также увеличился, но остальные затраты, особенно сдельная оплата, снизились. Это говорит и хорошем уровне загруженности конвейерной линии и оптимальной трудоотдаче. Налицо преимущественное производство продукта «А».

Снизились общецеховые расходы – это положительный результат периода, который может говорить как о временном снижении, так и о постоянной положительной для предприятия динамике, так и об избыточном планировании – надо поставить эту статью на контроль и в будущем проверить свои выводы.

В свою очередь складские расходы и транспортные расходы выросли при отсутствии роста продаж, значит, выросли либо остатки на складах сырья и готовой продукции, либо повысились цены поставщиков. Необходим дополнительный анализ.

Шаг 7

Анализируем статьи административно-накладных расходов, которые изменились больше всего.

Транспортные расходы на продажу выросли на 26 единиц и 39% при отсутствии роста продаж. Необходимо проанализировать, почему это произошло. Возможно, был изменен поставщик и смена сказалась на цене. Возможен рост цен на топливо, возможно неправильное планирование или неправильная аллокация затрат по факту между периодами.

Премиальная часть ФОТ снизилась на 50%, что стало следствием невыполнения плана за квартал.

Шаг 8

Таким образом, анализируем другие статьи в план-фактном анализе и делаем выводы по каждому отклонению, произошло ли оно вследствие:

Шаг 9

На основании проведенного анализа делаем комплексный вывод: что фактически произошло за период (в нашем случае первый квартал) и как необходимо реагировать, чтобы выполнить план.

Продажи продукта «А» выросли, что вызвало увеличение его производства на конвейерной линии 2. Для производства продукта «А» используется довольно мало сырья 1, закупочная стоимость которого тоже оказалась выше плана. Это оказало положительное влияние на общую выручку и общую маржу. В будущем можно планировать увеличение производства продукта «А» в пределах емкости рынка.

Продажи продукта «С» сократились при неизменной цене и росте себестоимости (по тем же причинам, что и у продукта «В»). Вероятно, цена не может быть увеличена по рыночным причинам. Следует немедленно задуматься о приостановке производства продукта «С» или пересмотреть маркетинговую политику.

Транспортные расходы оказались выше плана и в части сырья/материалов и в части расходов на продажу. Это негативная тенденция говорит о том, что к транспортным расходам нужно приглядеться повнимательнее и контролировать их на постоянной основе.

Мы получили информативный, красочный анализ вместо неинтересных и никому ни о чем не говорящих цифр. Если преподносить топ-менеджменту результаты план-фактного анализа таким образом, есть вероятность, что руководители начнут прислушиваться к выводам и со временем научатся ориентироваться в бюджетах, своевременно принимать решения и избегать ошибок.

АЛГОРИТМ ПЛАН-ФАКТНОГО АНАЛИЗА

Рассчитав отклонения по производственной прибыли (в рублях и процентах), нужно выяснить причины их возникновения. Для этого проведем факторный анализ производственной прибыли и выясним основную причину отклонения фактических показателей от плановых.

Прибыль от производства определяется как разница между объемом производства в прайсовых ценах и производственными затратами (материалы, зарплата производственных работников).

Важнейшие факторы, влияющие на величину производственной прибыли:

[expert_bq id=»1570″]0 указывает, что диапазон поиска будет отсортирован автоматически как было сказано выше, данные в таблице для поиска не обязательно должны быть расположены в том же порядке, как в таблице с перенесенными данными; главное соблюдать количество строк ;. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] После внедрения Планфакта наши расходы сократились на 15 864 руб. в месяц. Планфакт помогает предотвратить кассовые разрывы, я увидел реальную прибыль от бизнеса и размер дивидендов, на финансовый учет стал тратить не более одного часа.

Управленческие отчеты: план-факт анализ

1. Статьи бюджета (статьи доходов и расходов, движения денежных средств).
2. Статьи управленческого баланса.
3. Центры финансовой ответственности.
4. Сегменты бизнеса, продуктовый портфель.
5. Договоры / заказы в позаказном и мелкосерийном производстве.

ПланФакт экономит мне 300 долларов ежемесячно на услуги финансового консультанта. Еще он экономит 4 часа в месяц, которые тратились на поиски ошибок в таблицах. Сервис помогает нам быстрее расти. Мы увеличили рекламные бюджеты и существенно ускорили рост проекта.

Какие Инструменты Excel Помогут Визуализировать План Факт Отклонения в Отчете

Принимайте решения по сокращению расходов
и планированию денег в компании на основе
цифр и без паники

Контролируйте деньги своего
бизнеса до копейки

Снизьте риски
нехватки денег
и кассовых разрывов

Сфокусируйтесь
на том, что приносит
прибыль

Получайте
регулярные отчеты
о состоянии финансов

Автоматизируйте
учет финансов
в компании

Планируйте прибыль
и остатки на счетах

Прогнозируйте поступления и выплаты,
отслеживайте предстоящие и прошлые платежи,
определяйте их приоритетность

Составьте бюджеты движения денег и прибыли
по всей компании или отдельным направлениям,
сравнивайте план с фактом

Сокращайте расходы
и увеличивайте доходы

Сокращайте расходы
и увеличивайте доходы

Попробуйте прямо сейчас

Поддержка через чат — топ. Отвечают быстро, дают развернутые ответы, решают вопросы. Есть обширная база знаний.

Бесплатная и быстрая
поддержка — отвечаем
в чате за 1 минуту

Нам важно, чтобы все клиенты разбирались
в инструментах ПланФакта и использовали его
возможности, извлекая из них максимум пользы

Отзывы клиентов ПланФакта

Около 500 тысяч рублей найденной дебиторки — хороший результат! Если бы не ПланФакт, велика вероятность, что в спешке и суматохе эти задолженности так и остались бы не погашенными. Теперь мы принимаем решения о работе, опираясь не на эмоции, а на объективные цифры.

Главный плюс сервиса для нашей компании — в нем видны все финансовые поступления. Здорово, что три отчета формируются вместе, ДДС актуален на дату ввода выписок из банка. Важно, что все наши доходы можно разбить по проектам и сравнивать доходность того или иного проекта.

С автоматизацией учета у нас исчезли ошибки в финансовых данных. Это позволяет нам прогнозировать и управлять кассовыми разрывами. С ПланФактом мы закрываем дебиторскую задолженность в срок, заранее видим грядущий кассовый разрыв и успеваем к нему подготовится.

После внедрения ПланФакта мы стали тратить меньше времени на сведение данных. Отчетный период у нас —неделя, и теперь мы можем закрывать его намного раньше, чем при использовании Excel. В Excel такая работа занимала целый рабочий день в неделю, а сейчас — несколько часов.

С помощью ПланФакта мы оптимизировали расходы на рекламу, работу сервисов автоматизации и аутсорсинговых компаний и ежемесячно экономим более 70 000 рублей. Я смог делегировать ведение учета, занесение данных и всю операционную рутину, при этом сохранить 100% контроля.

Первая радость от работы с ПланФактом — отчет ДДС. Раньше вели его в четырех Google-таблицах. Сейчас в ПланФакте мы это делаем буквально одной кнопкой. Вторая наша любовь — это календарь платежей. Теперь это главный инструмент руководителя отдела продаж.

После внедрения Планфакта наши расходы сократились на 15 864 руб. в месяц. Планфакт помогает предотвратить кассовые разрывы, я увидел реальную прибыль от бизнеса и размер дивидендов, на финансовый учет стал тратить не более одного часа.

Мы смогли сократить время на ведение учета в 3 раза, просто настроив интеграцию с банками и автоматическое распределение доходов и расходов по статьям в ПланФакте. Теперь я могу получить информацию по финансам на текущий момент в любую минуту, и данные будут актуальны.

ПланФакт экономит мне 300 долларов ежемесячно на услуги финансового консультанта. Еще он экономит 4 часа в месяц, которые тратились на поиски ошибок в таблицах. Сервис помогает нам быстрее расти. Мы увеличили рекламные бюджеты и существенно ускорили рост проекта.

Отзывы клиентов ПланФакта

Около 500 тысяч рублей найденной дебиторки — хороший результат! Если бы не ПланФакт, велика вероятность, что в спешке и суматохе эти задолженности так и остались бы не погашенными. Теперь мы принимаем решения о работе, опираясь не на эмоции, а на объективные цифры.

Главный плюс сервиса для нашей компании — в нем видны все финансовые поступления. Здорово, что три отчета формируются вместе, ДДС актуален на дату ввода выписок из банка. Важно, что все наши доходы можно разбить по проектам и сравнивать доходность того или иного проекта.

С автоматизацией учета у нас исчезли ошибки в финансовых данных. Это позволяет нам прогнозировать и управлять кассовыми разрывами. С ПланФактом мы закрываем дебиторскую задолженность в срок, заранее видим грядущий кассовый разрыв и успеваем к нему подготовится.

После внедрения ПланФакта мы стали тратить меньше времени на сведение данных. Отчетный период у нас —неделя, и теперь мы можем закрывать его намного раньше, чем при использовании Excel. В Excel такая работа занимала целый рабочий день в неделю, а сейчас — несколько часов.

С помощью ПланФакта мы оптимизировали расходы на рекламу, работу сервисов автоматизации и аутсорсинговых компаний и ежемесячно экономим более 70 000 рублей. Я смог делегировать ведение учета, занесение данных и всю операционную рутину, при этом сохранить 100% контроля.

Первая радость от работы с ПланФактом — отчет ДДС. Раньше вели его в четырех Google-таблицах. Сейчас в ПланФакте мы это делаем буквально одной кнопкой. Вторая наша любовь — это календарь платежей. Теперь это главный инструмент руководителя отдела продаж.

После внедрения Планфакта наши расходы сократились на 15 864 руб. в месяц. Планфакт помогает предотвратить кассовые разрывы, я увидел реальную прибыль от бизнеса и размер дивидендов, на финансовый учет стал тратить не более одного часа.

Мы смогли сократить время на ведение учета в 3 раза, просто настроив интеграцию с банками и автоматическое распределение доходов и расходов по статьям в ПланФакте. Теперь я могу получить информацию по финансам на текущий момент в любую минуту, и данные будут актуальны.

ПланФакт экономит мне 300 долларов ежемесячно на услуги финансового консультанта. Еще он экономит 4 часа в месяц, которые тратились на поиски ошибок в таблицах. Сервис помогает нам быстрее расти. Мы увеличили рекламные бюджеты и существенно ускорили рост проекта.

[expert_bq id=»1570″]Нередки случаи, когда на предприятии создается хорошая рабочая система бюджетирования, раздувается штат планово-экономического отдела и при этом не уделяется внимание контролю фактических цифр. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Хорошо, если условное форматирование («подсвечивание») ячеек можно сделать в самом программном продукте, где вы ведете учет. Для тех, кто лишен такой функции, в Microsoft Excel можно настроить условное форматирование.

ПланФакт – сервис финансово-управленческого учета для бизнеса

С помощью ПланФакта мы оптимизировали расходы на рекламу, работу сервисов автоматизации и аутсорсинговых компаний и ежемесячно экономим более 70 000 рублей. Я смог делегировать ведение учета, занесение данных и всю операционную рутину, при этом сохранить 100% контроля.