Фильтр в сводной таблице Excel

В прошлом уроке мы познакомились со сводными таблицами в Excel, научились создавать их, а также отвечать с их помощью на самые различные вопросы применительно к исследуемым данным. Сегодня мы продолжим знакомство со сводными таблицами — научимся сведению данных, использованию срезов и фильтров, а также построению сводных диаграмм в Excel. Итак, поехали!

Сведение данных в Excel

Одно из лучших свойств сводных таблиц — это возможность быстро сводить и реорганизовывать данные, позволяя рассматривать их с «разных сторон». Сведение помогает ответить на самые различные вопросы и даже поэкспериментировать с данными, чтобы выявить новые тенденции и закономерности.

В нашем примере мы использовали сводную таблицу для ответа на вопрос: «Какова общая сумма продаж каждого из продавцов?» Но сейчас мы бы хотели ответить на новый вопрос: «Какова общая сумма продаж в каждом месяце?» Мы можем сделать это, просто изменив поле в области Строки.

Изменение строк

Добавление столбца

До настоящего момента в нашей сводной таблице отображался только один столбец. Чтобы отобразить несколько столбцов, необходимо добавить нужное поле в область Колонны.

Перетащите поле из списка полей в область Колонны. В нашем примере мы воспользуемся полем Регион.

Фильтры

Иногда необходимо сфокусироваться на каком-то определенном сегменте данных. Фильтры могут быть использованы для того, чтобы сузить количество данных, отображаемых в сводной таблице Excel, позволяя видеть только необходимую информацию.

Добавление фильтра

В следующем примере мы применим фильтр к продавцам, чтобы посмотреть, каким образом они влияют на общую сумму продаж.

Срезы

Срезы дополнительно упрощают фильтрацию в сводных таблицх Excel. По своей сути срезы являются фильтрами, но их гораздо проще использовать, что позволяет еще быстрее и удобнее обрабатывать данные. Если Вы часто фильтруете информацию в сводных таблицах Excel, то выгоднее использовать срезы вместо фильтров.

Добавление среза

Вы можете щелкнуть значок фильтра в правом верхнем углу среза, чтобы выделить сразу все элементы.

Сводные диаграммы в Excel очень похожи на обычные диаграммы, за исключением того, что они отображают данные сводной таблицы. Также как при работе с обычными диаграммами, Вы можете выбрать тип, макет и стиль диаграммы, которая будет представлять данные.

Создание сводной диаграммы

В данном примере сводная таблица показывает продажи каждого продавца за месяц. Мы воспользуемся сводной диаграммой, чтобы нагляднее представить информацию.

1. Выделите любую ячейку сводной таблицы.
2. На вкладке Вставка, щелкните команду Сводная диаграмма.

Попробуйте применить срезы и фильтры к сводной таблице, чтобы изменить количество отображаемой информации. Сводная диаграмма автоматически скорректируется, исходя из новых данных

[expert_bq id=»1570″]Примечание На сводной диаграмме имена полей отображаются в списке полей сводной таблицы, а имена элементов можно просмотреть в каждом раскрывающемся списке полей. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Сводная таблица – мощный инструмент Microsoft Excel. С ее помощью пользователь анализирует большие по объему диапазоны, подводит итоги всего в несколько кликов, выводит на экран только нужную в данный момент информацию.

Как строить сводные таблицы для бизнеса в Excel | Бизнес-школа LABA (ЛАБА)

4. Применяйте правильное форматирование к полям. Числа должны быть в числовом формате, даты должны быть датой. Иначе возникнут проблемы при группировке и математической обработке. Но здесь эксель вам поможет, т.к. сам неплохо определяет формат данных.

Excel для бизнеса: как строить сводные таблицы

Сводные таблицы — это мощный инструмент, который позволяет оперативно составлять отчеты из тысячи, сотни тысяч и даже миллионов строк.

С помощью сводных таблиц можно моментально изменять способ анализа:

Как должны выглядеть источники данных

Предположим, вам нужно построить помесячные суммарные затраты по подкатегориям затрат с такими параметрами:

• возможностью детализации данных по наименованию товара
• выбором фильтров категории товаров
• выбором города приобретения
• возможностью фильтровать таблицу с помощью временной шкалы

Допустим, у нас есть исходный файл с данными затрат на разные виды товаров. Они разбиты на категории, суммы затрат, даты, города, количество и другие виды данных.

На основании этих данных и будем строить сводный отчет.

Сначала убедитесь, что исходные данные правильно оформлены:

#1. Каждый столбец должен содержать единый тип данных — даты должны находиться в поле с датами и иметь формат дат. В поле «Наименование» не должно быть информации о городе покупки.

#2. Не желательно оставлять пустые строки. Сводная таблица будет построена, но визуально наличие строк «(пусто)» неприятно. Их можно убрать с помощью фильтров.

#3. Избегайте нечисловых значений в столбцах, на основании которых будут построены расчетные метрики таблицы. Если такие данные присутствуют, при агрегировании они будут приравниваться к нулю — и итоговое значение может быть искажено.

#4. В качестве источника используйте именованные динамические таблицы. Так вам не придется постоянно менять диапазон данных перед обновлением сводной таблицы. Простой и удобный инструмент, который это реализует — «Умные таблицы» Excel.

Выделите любую ячейку уже «умной» таблицы и дайте ей подходящее имя.

Как создать сводную таблицу

Исходные данные подготовлены, теперь строим сводный отчет. Переходим на вкладку «Вставка», в разделе «Таблицы» выбираем «Сводная таблица» или «Рекомендуемые сводные таблицы».

Если нажать кнопку «Рекомендуемые сводные таблицы», Excel предложит свои варианты полей для анализа данных, и таблица будет создана в новом листе книги.

Если выбрать кнопку «Сводная таблица», откроется меню выбора дополнительных параметров.

#1. Выбор таблицы, на основании которой мы хотим построить сводный отчет.

#2. Использование внешних источников данных — это могут быть подключения через встроенную в Excel (начиная с версии 2013 года) среду Power Query или с помощью других надстроек. В нашем случае нет потребности использовать эту функцию.

#3. Выбираем лист, где будем создавать таблицу.

#4. Возможность интегрировать в отчет данные из нескольких таблиц по принципу создания связей между таблицами, аналог — реляционные базы данных. Оставляем это поле пустым.

Разбиваем макет на блоки и разбираемся, что где находится.

#1. «Анализ сводной таблицы». Панель инструментов, в которой можно найти дополнительные функции обработки таблицы и форматирования данных.

#2. «Конструктор». Здесь можно подобрать другой стиль таблицы или создать свой, настроить тип отображения данных, итоговые поля и другие полезные функции.

[expert_bq id=»1570″]Чтобы посмотреть, как будут выглядеть объемы продаж, если увеличатся на 10 , можно создать вычисляемое поле в связанной сводной таблице и воспользоваться формулой Продажи 110. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] #4. В качестве источника используйте именованные динамические таблицы. Так вам не придется постоянно менять диапазон данных перед обновлением сводной таблицы. Простой и удобный инструмент, который это реализует — «Умные таблицы» Excel.

Создание сводной таблицы

• возможностью детализации данных по наименованию товара
• выбором фильтров категории товаров
• выбором города приобретения
• возможностью фильтровать таблицу с помощью временной шкалы

Имея исходную таблицу в формате EXCEL 2007 , для создания Сводной таблицы достаточно выделить любую ячейку исходной таблицы и в меню Работа с таблицами/ Конструктор/ Сервис выбрать пункт Сводная таблица .