Вставка Excel файла в документ Word
Текстовый редактор Word поддерживает добавление в него не только таблиц, но и целых файлов Excel. Сам функционал Word подразумевает возможность добавления подобного файла посредствам ссылок. Также вы можете просто скопировать и вставить его содержимое в документ.
Как вставить Excel-таблицу в документ Word
Рассматриваемые способы предполагают как вставку самого файла в документ, так и просто перенос его содержимого. Небольшую таблицу, например, будет проще скопировать из Excel. Однако, если речь идет о большой книге с несколькими таблицами, то тут разумнее будет добавить именно файл.
Далее мы рассмотрим наиболее популярные варианты вставки документа Excel или его содержимого в документ Word.
Вариант 1: Обычная вставка документа
В этом варианте вы, по сути, просто вставляете ссылку на документ Excel с таблицами и листами. Дальше он будет открываться в виде отдельного окна с содержимым конкретной книжки. Выполнить такую вставку можно следующим образом:
- Обязательно установите маркер на пункте “Вставить”, если по умолчанию он не установлен;
- В области “Как” должно быть выбрано значение “File”;
- Поставьте галочку у пункта “В виде значка”;
- При необходимости вы можете сменить стандартный значок обозначения файла Excel. Кстати, в окошке изменения внешнего вида файла вы можете изменить еще и подпись к нему.
Таким образом вы добавили сам файл в документ. Для корректного отображения теперь не нужно, чтобы Excel-таблица была на своем старом месте, так как ее копия вшита в сам документ Word. Для запуска файла Excel вам потребуется нажать по иконке его файла в документе Word.
Вариант 2: Вставить со связкой
Этот вариант подразумевает установление связи между документом Word и таблицей Excel. Его удобство в том, что изменения, вносимые в таблицу, автоматически будут отображаться и в файле, который прикреплен к документу Word. Однако, если перенести файл-исходник, то его копия в документе Word может перестать корректно отображаться.
Вставка таблицы Excel в Word со связкой производится по следующей инструкции:
- По аналогии с предыдущей инструкцией скопируйте файл Excel в “Проводнике” или другом файловом менеджере, который вы используете.
- В документе Word воспользуйтесь кнопкой “Вставить”, которая находится во вкладке “Главная”.
- Из контекстного меню выберите пункт “Специальная вставка”.
- В окошке настройки вставки установите маркер у пункта “Связать”. Также в поле “Как” обязательно проверьте, чтобы было выбрано значение “File”.
- Дополнительно вы можете сменить значок файла и подпись к нему.
- Вставьте файл в документ, нажав кнопку “Ок”.
- Так как вставленная таблица Excel связана со своим исходником, то изменения в ней тоже будут отображаться в документе Word. Однако это будет происходить не в режиме реального времени. Чтобы увидеть обновления кликните по вставленному файлу правой кнопкой мыши и выберите там пункт “Обновить связь”.
- Подтвердите обновление данных.
Вариант 3: Вставить как объект
Если вставить в документ Word файл Excel в качестве независимого объекта, то можно будет избежать проблем с открытием. Таковые могут возникать, если, например, исходный файл был удален или перемещен. Чтобы избежать подобных проблем, добавьте книгу к документу в качестве отдельного объекта.
- Откройте документ Word, в который требуется добавить книгу Excel. Переключитесь во вкладку “Вставка”.
- В верхней панели нажмите кнопку “Объект” и выберите из контекстного меню одноименный пункт.
- Откроется окошко “Вставка объекта”. Там переключитесь во вкладку “Создание из файла”.
- В поле “Имя файла” нужно прописать расположение исходного файла на компьютере. Чтобы не делать этого вручную, воспользуйтесь кнопкой “Обзор”.
- Через открывшейся встроенный “Проводник” Windows выберите файл, который вам требуется добавить в документ. Выделите его и нажмите кнопку “Вставить”.
- Теперь настройте саму вставку файла. Если хотите сохранить связь с изначальным файлом (возможность догружать обновления из исходника), то установите галочку у пункта “Связь с файлом”. В этом случае, если исходник будет удален или перемещен, то обновить данные во вставленном файле не получится.
- Также вы можете сменить значок и подпись к нему, если считаете нужным.
- Нажмите кнопку “Ок”, чтобы подтвердить вставку в документ.
- Если вы ранее установили связь с файлом-исходником, то сможете обновлять данные во вставленном в документе файле. Для этого кликните правой кнопкой мыши по иконке вставленного Excel-файла и выберите там из контекстного меню пункт “Обновить связь”.
Также обратите внимание, что вы можете сами редактировать содержимое вставленного Excel файла.
Вариант 4: Вставка в качестве ссылки
Этот вариант подойдет в том случае, если вам требуется вставить таблицу Excel, которая загружена где-то в облачном хранилище. Также данный вариант можно использовать в том случае, если вы не хотите, чтобы в документе была иконка Excel-файла, которая по умолчанию создается в предыдущих вариантах. Ссылаться можно как на документе в интернете, так и на диске компьютера.
- Выделите часть текста в документе, которая будет использована в качестве основы для ссылки. Кликните по этому выделению правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню вариант “Ссылка”. Можно также просто воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+K.
- Откроется окошко настройки вставки ссылки в документ. В блоке “Связать с” по умолчанию выбран вариант “файлом, веб-страницей”. Если он не выбран, то выберите его.
- Теперь во встроенном файловом менеджере отыщите таблицу Excel, с которой требуется установить связь. Если нужная таблица находится не на компьютере, а, например, в облачном хранилище, то в поле “Адрес” прикрепите на нее ссылку.
- Обратите внимание, что вы можете задать подсказку, которая будет всплывать при наведении на ссылку. Для этого нажмите кнопку “Подсказка”, что расположена напротив поля “Текст”. В открывшемся окошке пропишите текст для подсказки.
- Также вы можете выбрать рамку для обрамления всплывающей подсказки. Для этого нажмите по кнопке “Выбор рамки” и укажите шаблон рамки.
- Нажмите “Ок” для применения настроек и вставки ссылки.
Недостаток у этого варианта такой же как у первых двух — при удалении или изменении пути до исходного файла ссылка станет неактивна. Зато обновления происходят в режиме реального времени их не требуется вызывать через контекстное меню.
Мы рассмотрели 4 основных варианта вставки в документ Word файла с таблицами Excel. Используйте из них тот, что наиболее подходящий для ваших задач.
[expert_bq id=»1570″]Потому, чтобы этот способ корректно работал, необходимо выделить целиком лишние пустые строки и столбцы, и нажать в меню Excel Очистить — Очистить всё. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Примеры расширенных возможностей Excel: вывод данных из Excel в Word, отправка писем из Excel с помощью Outlook, работа из Excel с данными в Access, создание в Excel пользовательских форм для удобства ввода данных и другое. (фрагмент заключительного занятия он-лайн тренинга по автоматизации в Excel)
Как скопировать диаграмму из Екселя в Ворд? Подборки ответов на вопросы
- По аналогии с предыдущей инструкцией скопируйте файл Excel в “Проводнике” или другом файловом менеджере, который вы используете.
- В документе Word воспользуйтесь кнопкой “Вставить”, которая находится во вкладке “Главная”.
- Из контекстного меню выберите пункт “Специальная вставка”.
- В окошке настройки вставки установите маркер у пункта “Связать”. Также в поле “Как” обязательно проверьте, чтобы было выбрано значение “File”.
- Дополнительно вы можете сменить значок файла и подпись к нему.
- Вставьте файл в документ, нажав кнопку “Ок”.
- Так как вставленная таблица Excel связана со своим исходником, то изменения в ней тоже будут отображаться в документе Word. Однако это будет происходить не в режиме реального времени. Чтобы увидеть обновления кликните по вставленному файлу правой кнопкой мыши и выберите там пункт “Обновить связь”.
- Подтвердите обновление данных.
Итак, сделать диаграмму в Word не сложнее, чем скопировать текст с помощью клавиатуры; но не всегда изначально выбранный формат представления данных оказывается самым подходящим. Пользователю может потребоваться построить не плоскую, а объёмную диаграмму или вовсе гистограмму — и чтобы сделать это, не нужно начинать всё сначала.
