Excel 2010 для начинающих: Создание первой электронной таблицы

В рамках первого материала Excel 2010 для начинающих мы познакомимся с основами этого приложения и его интерфейсом, научимся создавать электронные таблицы, а так же вводить, редактировать и форматировать данные в них.

Оглавление

Введение

Называть Excel просто «электронной таблицей» будет несколько некорректно, так как в эту программу заложены огромные возможности, а по своему функционалу и кругу решаемых задач это приложение, пожалуй, может превзойти даже Word. Именно поэтому в рамках цикла материалов «Excel для начинающих» мы будем знакомиться лишь с ключевыми возможностями этой программы.

Теперь, после окончания вводной части, пора переходить к делу. В первой части цикла, для лучшего усвоение материала, в качестве примера мы создадим обычную таблицу, отражающую личные бюджетные расходы за полгода вот такого вида:

Но перед тем как начинать ее создание, давайте сначала рассмотрим основные элементы интерфейса и управления Excel, а так же поговорим о некоторых базовых понятиях этой программы.

Интерфейс и управление

Стоит отметить, что в Excel для одной и той же команды может быть предусмотрено сразу несколько способов ее вызова: через ленту, из контекстного меню или с помощью сочетания горячих клавиш. Знание и использование последних может сильно ускорить работу в программе.

Контекстное меню является контекстно-зависимым, то есть его содержание зависит от того, что пользователь делает в данный момент. Контекстное меню вызывается нажатием правой кнопки мыши почти на любом объекте в MS Excel. Это позволяет экономить время, потому что в нем отображаются наиболее часто используемые команды к выбранному объекту.

Не смотря на такое разнообразие управления, разработчики пошли дальше и предоставили пользователям в Excel 2010 возможность вносить изменения во встроенные вкладки и даже создавать собственные с теми группами и командами, которые используются наиболее часто. Для этого необходимо кликнуть правой кнопкой мыши на любой вкладке и выбрать пункт Настройка ленты.

Так же наиболее часто используемые команды можно добавить на Панель быстрого доступа, расположенную в верхнем левом углу окна программы.

Сделать это можно нажав на кнопку Настройка панели быстрого доступа, где достаточно выбрать нужную команду из списка, а в случае отсутствия в нем необходимой, щелкнуть на пункт Другие команды.

Ввод и редактирование данных

Создаваемые в Excel файлы называются рабочими книгами и имеют расширение «xls» или «xlsx». В свою очередь рабочая книга состоит из нескольких рабочих листов. Каждый рабочий лист – это отдельная электронная таблица, которые в случае необходимости могут быть взаимосвязаны. Активной рабочей книгой является та, с которой в данный момент вы работаете, например, в которую вводите данные.

После запуска приложения автоматически создается новая книга с именем «Книга1». По умолчанию рабочая книга состоит из трех рабочих листов с именами от «Лист1» до «Лист3».

Рабочее поле листа Excel поделено на множество прямоугольных ячеек. Объединённые по горизонтали ячейки составляют строки, а по вертикали – столбцы. Для возможности исследования большого объема данных каждый рабочий лист программы имеет 1 048 576 строк пронумерованных числами и 16 384 столбцов обозначенных буквами латинского алфавита.

Таким образом, каждая ячейка – это место пересечения различных столбцов и строк на листе, формирующих ее собственный уникальный адрес, состоящий из буквы столбца и номера строки, которым она принадлежит. Например, имя первой ячейки – A1, так как она находится на пересечении столбца «A» и строки «1».

Если в приложении включена Строка формул, которая расположена сразу же под Лентой, то слева от нее находится Поле имени, где отображается имя текущей ячейки. Сюда же вы всегда сможете ввести имя искомой ячейки, для быстрого перехода к ней. Особенно эта возможность полезна в больших документах, содержащих тысячи строк и столбцов.

Так же для просмотра разных областей листа, внизу и справа располагаются полосы прокрутки. Помимо этого перемещаться по рабочей области Excel можно с помощью клавиш со стрелками.

Чтобы начать вводить данные в нужную ячейку, ее необходимо выделить. Для перехода в нужную ячейку щелкните на ней левой кнопкой мыши, после чего она будет окружена черной рамкой, так называемым индикатором активной ячейки. Теперь просто начинайте печатать на клавиатуре, и вся вводимая информация будет оказываться в выбранной ячейке.

При вводе данных в ячейку можно так же использовать и строку формул. Для этого выделите нужную клетку, а затем щелкните мышью на поле строки формул и начните печатать. При этом вводимая информация будет автоматически отображаться в выбранной ячейке.

• Клавишу «Enter» — следующей активной ячейкой станет клетка снизу.
• Клавишу «Tab» — следующей активной ячейкой станет клетка справа.
• Щелкните мышью по любой другой ячейке, и она станет активной.

Чтобы изменить или удалить содержимое любой ячейки, щелкните на ней два раза левой кнопкой мыши. Перемещайте мигающий курсор в нужное место для внесения необходимых правок. Как и во многих других приложениях, для удаления и внесения исправлений используются клавиши стрелок, «Del» и «Backspace». При желании, все необходимые правки можно производить и в строке формул.

Объем данных, который вы будете вводить в ячейку, не ограничивается ее видимой частью. То есть клетки рабочего поля программы могут содержать как одну цифру, так и несколько абзацев текста. Каждая ячейка Excel способна вместить до 32 767 числовых или текстовых символов.

Форматирование данных ячеек

После ввода названий строк и столбцов получаем таблицу такого вида:

Чтобы сделать табличный документ более аккуратным и красивым, часто приходится изменять размеры строк и столбцов, шрифт содержимого ячейки, ее фон, осуществлять выравнивание текста, добавлять границы и прочее.

Те же самые действия можно проделать и со строкой. Это является одним из самых легких способов изменения размера высоты и ширины ячеек.

Если необходимо задать точные размеры строк и столбцов, то для этого на вкладке Главная в группе Ячейки выберите пункт Формат. В открывшемся меню с помощью команд Высота строки и Ширина столбца можно задать эти параметры вручную.

Очень часто необходимо изменить параметры стразу нескольких ячеек и даже целого столбца или строки. Для того что бы выделить целый столбец или строку, щелкните на его названии сверху или на ее номере слева соответственно.

Для выделения группы соседних ячеек, обводите их курсором, удерживайте левую кнопку мыши. Если же необходимо выделить разрозненные поля таблицы, то нажмите и удерживайте клавишу «Ctrl», после чего щелкайте мышью по необходимым ячейкам.

Обведите ячейки с названием месяцев в шапке таблицы и щёлкните на кнопке Выровнять по центру.

В группе Шрифт на вкладке Главная можно изменить тип шрифта, его размер, цвет и начертание: жирный, курсивный, подчеркнутый и так далее. Так же здесь размещены кнопки изменения границ ячейки и цвета ее заливки. Все эти функции пригодятся нам для дальнейшего изменения внешнего вида таблицы.

Итак, для начала давайте увеличим шрифт названия колонок и столбцов нашей таблицы до 12 пунктов, а так же сделаем его жирным.

Теперь выделяем сначала верхнюю строчку таблицы и устанавливаем ей черный фон, а затем в левом столбце ячейкам с А2 по А6 – темно-синий. Сделать это можно с помощью кнопки Цвет заливки.

Наверняка вы заметили, что цвет текста в верхней строке слился с цветом фона, да и в левом столбце названия читаются плохо. Исправим это, изменив цвет шрифта с помощью кнопки Цвет текста на белый.

Так же с помощью уже знакомой команды Цвет заливки мы придали фону четных и нечетных строк с числами различный синий оттенок.

Чтобы ячейки не сливались, давайте определим им границы. Определение границ происходит только для выделенной области документа, и может быть сделано как для одной ячейки, так и для всей таблицы. В нашем случае выделите всю таблицу, после чего щелкните на стрелочку рядом с кнопкой Другие границы все в той же группе Шрифт.

В открывшемся окне сначала выберите тип линии границы (в нашем случае тонкая сплошная), затем ее цвет (выберем белый, так как фон таблицы темный) и наконец, те границы, которые должны будут отображаться (мы выбрали внутренние).

В итоге с помощью набора команд всего одной группы Шрифт мы преобразовали неказистый внешний вид таблицы во вполне презентабельный, и теперь зная как они работают, вы самостоятельно сможете придумывать свои уникальные стили для оформления электронных таблиц.

Формат данных ячейки

Теперь, что бы завершить нашу таблицу, необходимо надлежащим образом оформить те данные, которые мы туда вводим. Напомним, что в нашем случае это денежные расходы.

В каждую из ячеек электронной таблицы можно вводить разные типы данных: текст, числа и даже графические изображения. Именно поэтому в Excel существует такое понятие, как «формат данных ячейки», служащий для корректной обработки вводимой вами информации.

Изначально, все ячейки имеют Общий формат, позволяющий содержать им как текстовые, так и цифровые данные. Но вы вправе изменить это и выбрать: числовой, денежный, финансовый, процентный, дробный, экспоненциальный и форматы. Помимо этого существуют форматы даты, времени почтовых индексов, номеров телефонов и табельных номеров.

Для ячеек нашей таблицы, содержащих названия ее строк и столбцов вполне подойдет общий формат (который задается по умолчанию), так как они содержат текстовые данные. А вот для ячеек, в которые вводятся бюджетные расходы больше подойдет денежный формат.

В открывшемся окне в левой колонке будут отображены название всех числовых форматов, включая дополнительные, а в центре, различные настройки их отображения.

Выбрав денежный формат, сверху окна можно увидеть, то, как будет выглядеть значение в ячейках таблицы. Чуть ниже моно установить число отображения десятичных знаков. Чтобы копейки не загромождали нам поля таблицы, выставим здесь значение равным нулю. Далее можно выбрать валюту и отображение отрицательных чисел.

Теперь наша учебная таблица, наконец, приняла завершенный вид:

Теперь по окончании работы в программе вы можете сохранить или распечатать полученный результат. Все эти команды находятся во вкладке Файл.

Заключение

О том, как сделать таблицу «умной» вы узнаете в следующей части, в которой мы познакомимся с основными вычислительными возможностями Excel, правилами построения математических формул, функциями и многим другим.

[expert_bq id=»1570″]Главное условие для выделения если на протяжении 3-х месяцев контрагент не сделал ни одного заказа, его номер автоматически выделяется красным цветом. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Все просто, но обратите внимание на одну важную деталь: знаком $ в ссылке мы фиксируем номер. Тем самым мы указываем программе, что надо последовательно перемещаться по второй строке в пределах указанного диапазона, и определять номер дня недели. И после этого применять формат к столбцу.

Как вставить текст в эксель из ворда

• Клавишу «Enter» — следующей активной ячейкой станет клетка снизу.
• Клавишу «Tab» — следующей активной ячейкой станет клетка справа.
• Щелкните мышью по любой другой ячейке, и она станет активной.

Пользователю только необходимо указать если клиент совершал заказ в текущем месяце, то в соответствующую ячейку следует вводить текстовое значение «заказ». Главное условие для выделения: если на протяжении 3-х месяцев контрагент не сделал ни одного заказа, его номер автоматически выделяется красным цветом.

Как конвертировать текстовые файлы с разделителями в таблицы Excel

Придет время, когда вам придется иметь дело со всеми видами информации, хранящейся в других типах файлов, и перенести ее в Microsoft Excel . Вы не можете убежать от вездесущего текстового файла. Могу поспорить, вы найдете некоторые из них каждый день.

• Анализ Excel продаж или информации о продукте, хранящейся в текстовом файле.
• Обмен данными между двумя различными программами (возможно, из базы данных в электронную таблицу).
• Имена, адреса и идентификатор электронной почты, хранящиеся в почтовой программе (например, экспорт из Microsoft Outlook в Excel. ).

Microsoft Excel предоставляет вам все инструменты для подключения к внешним источникам данных. Давайте поговорим о текстовых файлах с разделителями.

Это текстовый файл с разделителями

Как видите, имена и фамилии, компании, в которых они работают, и другие данные разделяются запятыми. Этот текстовый файл с разделителями-запятыми легко создать в любом текстовом редакторе.

Прямо сейчас это не полезно. Принесите это в электронную таблицу, и вы можете сделать более профессиональный документ.

Например, вы можете легко найти дубликаты данных и удалить их. Затем вы можете использовать электронную таблицу для создания меток и слияния почты. если адреса также являются частью данных.

Основная идея здесь состоит в том, чтобы импортировать информацию из текстового файла и разделить ваши различные фрагменты информации на отдельные столбцы и дать каждому столбцу соответствующий заголовок.

Давайте посмотрим на текстовый файл с разделителями более подробно …

3 различных вида текстовых файлов с разделителями

Существует три общих типа файлов с разделителями в зависимости от способа разделения (разделения) каждого значения. Любой символ может использоваться для разделения отдельных записей в файле.

Например: труба (|) или простое пространство. Вы найдете эти три наиболее распространенными видами разделителей между текстовыми записями.

Разделитель текста сохраняет каждое значение отдельно от следующего. Любое значение, которое следует за разделителем и предшествует следующему вхождению разделителя, импортируется как одно значение. Помните, что значение между назначенным разделителем может иметь другой символ разделителя, но для этого требуется кавычка («) или апостроф (‘).

Смешение? Не так много. Давайте посмотрим, как на примере:

В текстовом файле с названиями городов и штатов могут быть некоторые значения, например «Олбани, штат Нью-Йорк».

Вкратце, чтобы сохранить любое значение в столбце в точности таким, как оно есть, вы можете заключить это значение в кавычки или апостроф.

Как мы увидим ниже, Microsoft Excel дает вам полный контроль над процессом импорта и панель предварительного просмотра, чтобы увидеть формат данных до того, как они заполнят ячейки.

Преобразовать из текстового файла с разделителями в электронную таблицу

Есть много онлайн-конвертеров который может взять текстовый файл в формате CSV и выплеснуть электронную таблицу XLS. Zamzar и Convertio — два превосходных инструмента.

Но вам не нужно искать онлайн-конвертер, потому что Microsoft Excel имеет встроенную функцию, которая делает работу намного лучше.

Давайте возьмем пример CSV-файла и пройдемся по шагам, чтобы преобразовать текстовые файлы с разделителями в электронные таблицы. Снимок экрана, приведенный выше, представляет собой пример значений, разделенных запятыми, в файле Блокнота.

Microsoft Excel может помочь превратить этот беспорядок в аккуратные строки и столбцы. Затем вы можете приступить к работе над ним и превратить его в красиво отформатированный отчет или подготовить его к печати.

Есть три способа перенести данные в электронную таблицу Excel из файла CSV. Сначала начните с простого.

Способ 1: автоматический импорт

1. Откройте вкладку « Файл » и нажмите « Открыть» .

2. Выберите файл CSV, который вы хотите открыть. Microsoft Excel автоматически открывает текстовый файл и отображает данные в новой книге.

Это самый прямой (и самый быстрый) способ открыть файл CSV. Microsoft Excel использует настройки формата данных по умолчанию для чтения и импорта каждого столбца данных. Но автоматический импорт не дает желаемой гибкости.

Итак, давайте посмотрим на второй способ, который использует мастера.

Способ 2. Восстановление мастера импорта текста

Мастер импорта текста позволяет вам управлять структурой данных, которые вы хотите импортировать. Он запускается автоматически при импорте текстовых файлов (т. Е. Файла с расширением TXT).

Откройте Microsoft Excel и перейдите к текстовому файлу (или измените расширение файла CSV на TXT).

Microsoft скрыла старый Мастер импорта текста в Excel 365 и 2016 (версия 1704 года). Но вы можете вернуть мастер импорта текста из параметров Excel.

1. Перейдите в Файл> Параметры> Данные .

2. Прокрутите вниз до раздела Показать мастера импорта устаревших данных .

3. Для импорта текстовых или CSV-файлов выберите From Text (Legacy) . Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть параметры.

4. Теперь вы можете использовать мастера с ленты. Перейдите в Данные> Получить данные> Старые мастера> Из текста (Legacy) . Найдите и откройте файл CSV, который вы хотите импортировать.

Используйте этот трехэтапный процесс для управления форматом данных.

Шаг 1

Вот как выглядит мастер импорта текста на первом этапе.

Выберите «С разделителями» — когда элементы в текстовом файле разделены табуляцией, двоеточием, точкой с запятой, пробелами или другими символами.

Выберите « Фиксированная ширина» — когда все элементы имеют одинаковую длину и аккуратно структурированы в разделенных пробелами столбцах.

Иногда необработанные данные могут иметь строку заголовка. Например: [ «first_name»,»last_name»,»company_name»,»address»,»city»,»county» ].

Используйте Начать импорт в строке, чтобы выбрать строку, с которой начнется импорт.

Исходный файл может быть оставлен по умолчанию для большинства случаев.

Предварительный просмотр отображает значения в том виде, в котором они отображаются, когда они разделены на столбцы на рабочем листе.

Шаг 2

Выберите разделители для вашего файла (в нашем случае запятую). Для какого-либо другого персонажа установите флажок « Другой» и введите его в маленькое поле. Окно предварительного просмотра данных дает представление о столбчатых данных.

Установите флажок Обрабатывать последовательные разделители как один, если ваши данные содержат разделитель из нескольких символов между полями данных или если ваши данные содержат несколько пользовательских разделителей.

Например, это помогает вам обрабатывать файлы, которые могут иметь дополнительный пробел до или после другого разделителя. Вы можете помочь определить пространство как еще один разделитель и поставить галочку в этом поле.

Используйте раскрывающийся список « Текст», чтобы выбрать символ, содержащий значения в текстовом файле. Ранее мы говорили о том, как классификатор текста может помочь вам импортировать некоторые значения в одну ячейку вместо отдельных.

Используйте окно предварительного просмотра данных, чтобы проверить внешний вид.

Примечание. Экран мастера изменяется при импорте данных фиксированной ширины.

Окно предварительного просмотра данных может помочь вам установить ширину столбцов. Используйте верхнюю панель в окне, чтобы установить разрыв столбца, представленный вертикальной линией. Перетащите разрыв столбца, чтобы увеличить или уменьшить ширину. Дважды щелкните разрыв столбца, чтобы удалить его.

В файле с фиксированной шириной разделители не используются для разделения значений в файле. Данные организованы в строки и столбцы, по одной записи на строку. Каждый столбец имеет фиксированную ширину, указанную в символах, которая определяет максимальный объем данных, который он может содержать.

Шаг 3

Окна предварительного просмотра становятся более важными на этом экране, потому что вы можете точно настроить формат данных, которые входят в каждое поле, с форматом данных столбца . По умолчанию Microsoft Excel импортирует данные в общем формате. Выберите столбец в окне предварительного просмотра и установите соответствующий формат.

• Текст для текстовых полей.
• Дата и формат даты для любого столбца, который содержит даты.
• Общие для преобразования валют в формат валюты Excel.

Используйте кнопку « Дополнительно» , чтобы указать тип десятичного разделителя и разделитель тысяч разрядов для числовых данных.

Например, если вы хотите отобразить 100 000 как 1 000 000. Excel отображает числа в соответствии с форматом, установленным в региональных настройках вашего компьютера.

Нажмите Готово . Появится последнее диалоговое окно « Импорт данных ».

Не беспокойся об этом сейчас. Это дает вам несколько вариантов для вставки данных в электронную таблицу или создания соединения с внешней базой данных. Вставка значений с разделителями текста в виде таблицы на текущем рабочем листе является настройкой по умолчанию.

«Старый» унаследованный метод все еще остается лучшим способом, если ваш CSV-файл прост. Если нет, то теперь есть новый метод, который может удовлетворить любые потребности импорта текста.

Метод 3: Используйте Get & Transform Data

Вкладка «Данные» включает в себя все инструменты, которые вам понадобятся для сбора внешних данных и настройки их работы так, как вы этого хотите. Например, вы можете создать отчет сводной таблицы и обновлять его при изменении внешних данных.

Для простых файлов CSV это излишне, но давайте продолжим и посмотрим, как вводить столбцы с разделителями в Excel.

2. Перейдите на вкладку « Данные » на ленте. Затем нажмите маленькую стрелку раскрывающегося списка под кнопкой « Получить данные» (в группе « Получить и преобразовать данные »). Выберите « Из файла»> «Из текста / CSV» .

3. В диалоговом окне « Импорт текстового файла » перейдите в папку на рабочем столе и выберите текстовый файл CSV, который вы хотите импортировать. Мастер импорта текста аккуратно отображается с параметрами, которые вы можете выбрать.

Как вы можете видеть, вы можете изменить кодировку и выбор символа с разделителями или ввести пользовательский разделитель.

Excel вычисляет разделитель, анализируя первые несколько сотен строк набора данных по умолчанию. Вы можете изменить это и позволить Excel работать со всем набором данных. Не рекомендуется, если у вас есть миллионы записей для импорта.

4. Нажмите кнопку « Загрузить» , чтобы импортировать данные в новый красивый лист.

5. При импорте данных в Excel создается соединение для передачи данных. Вы можете выполнять запросы и подключать лист к внешнему источнику. Любые изменения в исходных данных будут автоматически обновляться в листе Excel.

6. Вы можете отменить это соединение, перейдя в Данные> Запросы и соединения, чтобы открыть панель сбоку.

Щелкните правой кнопкой мыши и выберите « Удалить» . Или наведите курсор на имя файла источника данных и нажмите « Удалить» в появившемся окне. Если вы уверены, нажмите « Удалить» еще раз.

Преобразование данных выходит за рамки этого руководства. Поэтому я направлю вас на страницу поддержки Microsoft « Начало работы с Get & Transform в Excel» для получения дополнительной помощи.

Многократное использование файлов с разделителями в Excel

Нужно разделить список имен и фамилий и подготовить их к печати? Преобразовать текстовый файл с разделителями в Excel. Вы можете импортировать или экспортировать до 1 048 576 строк и 16 384 столбцов. И файлы с разделителями поддерживаются практически везде. Использование Excel в качестве экономии времени экономии экономии с вышеупомянутыми методами и советами ниже.

[expert_bq id=»1570″]Вставить текст любым способом CTRL V ; правой кнопкой мышки Вставить ; активировать пиктограмму Вставить в блоке Буфер обмена. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Для облегчения работы и автоматизации подсчетов пользователи часто конвертируют файлы из одного формата в другой. Для получения наилучшего результата нужно знать, как документ Ворд перевести в Эксель.

Как сделать в Эксель, чтобы текст помещался в ячейке.

• Анализ Excel продаж или информации о продукте, хранящейся в текстовом файле.
• Обмен данными между двумя различными программами (возможно, из базы данных в электронную таблицу).
• Имена, адреса и идентификатор электронной почты, хранящиеся в почтовой программе (например, экспорт из Microsoft Outlook в Excel. ).

Прежде всего выделяем при помощи мыши весь диапазон интересующих нас данных – A2:D21. Шапку таблицы выделять не нужно. Затем действуем по уже отработанной схеме: вызываем меню функции и выбираем последний пункт – «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек» (1). Далее записываем выражение (2):