Как правильно управлять финансами в бизнесе
Если вам кажется, что все это чересчур сложно, расскажем, как научиться распределять средства, что можно сделать без больших дополнительных затрат и зачем малым предприятиям умение управлять финансами.
Что такое финансовый учет
Финансовый учет — это учет наличия и движения финансовых ресурсов предприятия. Проще всего учитывать ресурсы с помощью системы отчетов о движении денег, прибылях и убытках, балансе. Все вместе эти отчеты позволяют понять, растет ли предприятие, насколько эффективно работают сотрудники и как увеличить прибыль.
Отчет о движении денег
Отчет о прибылях и убытках
Баланс
Учитывает активы и пассивы бизнеса. Активы — это все имущество компании, включая недвижимость, оборудование, запасы и расходные материалы. Пассивы — это деньги, на которые куплены активы. Благодаря балансу видно, что приносит наибольшую прибыль и насколько бизнес растет.
Анализ этих трех отчетов в совокупности помогает понять, откуда берутся финансы и куда деваются. Например, предприниматель по отчету о движении денег видит, что денег нет, а по отчету о прибылях и убытках прибыль есть. Тогда ему надо посмотреть баланс, из которого станет ясно, что прибыль пошла на закупку товара и нового оборудования.
Зачем разделять личные финансы и финансы бизнеса
Доказать банку, что он ошибся, и эта ситуация возникла только из-за того, что вы не делили личные и предпринимательские финансы, будет непросто. Гораздо меньше времени и сил у вас уйдет на то, чтобы правильно выстроить учет платежей.
Управление личными финансами ведите с отдельной карты, но переводите на нее деньги только после проведения всех рабочих выплат. Не оплачивайте с нее предпринимательские расходы. В крайнем случае, если нет других поступлений и нужно использовать собственные средства, переведите деньги с карты на счет и покупайте уже со счета.
Зачем вести учет
Финансы — это не просто бухгалтерия, когда надо посчитать доходы, расходы, вычесть налоги и зарплату. Это в первую очередь планирование, контроль и анализ реального экономического состояния компании. Если у вас нет системы учета, ваш бизнес не сможет развиваться. Напротив, есть большой риск прогореть из-за того, что в какой-то момент вы не смогли вовремя перекрыть недостаток финансов.
Например, если ваш бизнес связан с сезонными товарами и услугами, и вы ведете учет финансов, вы можете спрогнозировать провал доходов зимой и заранее отложить часть летних доходов на все необходимые расходы.
Когда вы ведете учет на старте бизнеса, вы можете отследить, во что приходится вкладывать больше всего денег, и попробовать снизить расходы. Можете увидеть, какие направления приносят наибольший доход, и что стоит развивать в первую очередь. Возможность управления финансами в бизнесе — одна из его основных движущих сил.
Ошибки, которые приводят к финансовым проблемам
Нередко, даже если в компании существует финансовая система, она не работает. Чаще всего это происходит из-за непонимания руководства, зачем она вообще нужна и какие задачи должна решать. В результате в компанию попадают некомпетентные финансисты, которым руководитель к тому же не может поставить правильную задачу. Есть и другие ошибки, которые приводят к финансовым проблемам.
Неправильное обращение с деньгами
Неправильный подсчет прибыли
Проблема неправильного подсчета заключается в том, что предприниматель на его основе делает вывод об эффективности работы компании и строит планы развития. В результате бизнесмен может получить неработающий план и неоправданно оптимистическое представление о положении дел в компании.
Неправильная постановка цели и отсутствие плана
Планирование и продумывание механизмов исполнения плана — это одна из основ управления компанией. Чтобы план максимально реализовался, хотя бы на 80-90 %, нужно грамотно его составить, написать финансовую модель с разными сценариями, просчитать бюджет, установить сроки и ответственных за исполнение мероприятий лиц и постоянно контролировать его реализацию.
Неверное представление о прямой связи продаж и прибыли
На первый взгляд связь между ними самая простая: чем больше продаж, тем больше доход. Но предприниматели зачастую упускают из вида, что вместе с продажами растут накладные расходы. Приходится нанимать новых сотрудников, больше тратить на закупку сырья и товаров, на логистику и организацию хранения.
В итоге вместо прибыли можно получить убыток, если бизнесмен не просчитает заранее, как увеличится выручка, какие дополнительные расходы при этом возникнут, как это отразится на обороте компании и хватит ли у нее на это денег. Есть вероятность, что рост продаж приведет к такому увеличению расходов, что компания станет убыточной.
Как вести бюджет и экономить деньги с помощью Excel?
Потому подумайте, что вы хотите получить. Если нужен полноценный первичный учет, то лучше выбрать готовое решение. Это окажется дешевле и функциональнее. А вот уже сводные данные, полученные в учетной системе, в дальнейшем при необходимости обрабатывать в Эксель.
