Как уменьшить количество строк в excel
Если в один прекрасный момент вы осознаете, что ваш основной рабочий файл в Excel разбух до нескольких десятков мегабайт и во время открытия файла можно смело успеть налить себе кофе, то попробуйте пробежаться по описанным ниже пунктам — возможно один или несколько из них укоротят вашего «переростка» до вменяемых размеров и разгонят его «тормоза» 🙂
Проблема 1. Используемый диапазон листа больше, чем нужно
Проверить это просто – нажмите на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+End и посмотрите куда переместится активная ячейка. Если она прыгнет на фактическую последнюю ячейку с данными на листе – отлично. А если вдруг ускачет сильно правее и/или ниже «в пустоту» – дело плохо: все эти ненужные пустые ячейки Excel тоже запоминает внутри файла.
Если в вашей книге очень много таких листов, то проще, наверное, использовать короткий макрос.
Проблема 2. Используется старый формат XLS вместо новых XLSX, XLSM и XLSB
Много лет и версий подряд еще с начала девяностых в Excel был один формат файлов — XLS. Это, конечно, убирало проблемы совместимости, но, сам по себе, этот формат давно устарел и имел много неприятных недостатков (большой размер, непрозрачность внутренней структуры данных, легкую повреждаемость и т.д.)
Начиная с верии Excel 2007 Microsoft ввела новые форматы сохранения файлов, использование которых заметно облегчает жизнь и — ваши файлы:
- XLSX — по сути является зазипованным XML. Размер файлов в таком формате по сравнению с Excel 2003 меньше, в среднем, в 5-7 раз.
- XLSM — то же самое, но с поддержкой макросов.
- XLSB — двоичный формат, т.е. по сути — что-то вроде скомпилированного XML. Обычно в 1.5-2 раза меньше, чем XLSX. Единственный минус: нет совместимости с другими приложениями кроме Excel, но зато размер — минимален.
Вывод: всегда и везде, где можно, переходите от старого формата XLS (возможно, доставшегося вам «по наследству» от предыдущих сотрудников) к новым форматам.
Проблема 3. Избыточное форматирование
Сложное многоцветное форматирование, само-собой, негативно отражается на размере вашего файла. А условное форматирование еще и ощутимо замедляет его работу, т.к. заставляет Excel пересчитывать условия и обновлять форматирование при каждом чихе.
Оставьте только самое необходимое, не изощряйтесь. Особенно в тех таблицах, которые кроме вас никто не видит. Для удаления только форматов (без потери содержимого!) выделите ячейки и выберите в выпадающем списке Очистить — Очистить форматы (Clear — Clear Formats) на вкладке Главная (Home) :
Она мгновенно удаляет все излишнее форматирование до конца листа, оставляя его только внутри ваших таблиц и никак не повреждая ваши данные. Причем может это сделать даже для всех листов книги сразу.
Проблема 4. Ненужные макросы и формы на VBA
Большие макросы на Visual Basic и особенно пользовательские формы с внедренной графикой могут весьма заметно утяжелять вашу книгу. Для удаления:
- нажмите Alt+F11, чтобы войти в редактор Visual Basic
- найдите окно Project Explorer’а (если его не видно, то выберите в меню View — Project Explorer)
- удалите все модули и все формы (правой кнопкой мыши — Remove — дальше в окне с вопросом о экспорте перед удалением — No):
Также код может содержаться в модулях листов — проверьте их тоже. Также можно просто сохранить файл в формате XLSX без поддержки макросов — все макросы и формы умрут автоматически. Также можно воспользоваться инструментом Очистить книгу от макросов из надстройки PLEX.
Проблема 5. Именованные диапазоны
Если в вашем файле используются именованные диапазоны (особенно с формулами, динамические или получаемые при фильтрации), то имеет смысл от них отказаться в пользу экономии размера книги. Посмотреть список имеющихся диапазонов можно нажав Ctrl+F3 или открыв окно Диспетчера имен (Name Manager) на вкладке Формулы (Formulas) :
Также вычищайте именованные диапазоны с ошибками (их можно быстро отобрать с помощью кнопки Фильтр в правом верхнем углу этого окна) — они вам точно не пригодятся.
Проблема 6. Фотографии высокого разрешения и невидимые автофигуры
Кроме видимых картинок на листе могут содержаться и невидимые изображения (рисунки, фотографии, автофигуры). Чтобы увидеть их, выделите любую картинку и на вкладке Формат (Format) нажмите кнопку Область выделения (Selection Pane) .
Для удаления вообще всех графических объектов на текущем листе можно использовать простой макрос:
Проблема 7. Исходные данные сводных таблиц
Если у вас несколько сводных таблиц на основе одного диапазона данных, то сократить размер файла здорово помогает метод, когда все сводные таблицы после первой строятся на основе уже созданного для первой таблицы кэша. В Excel 2000-2003 это делается выбором переключателя на первом шаге Мастера сводных таблиц при построении:
Проблема 8. Журнал изменений (логи) в файле с общим доступом
Проблема 9. Много мусорных стилей
Про эту пакость я уже подробно писал ранее в статье о том, как победить ошибку «Слишком много форматов ячеек». Суть, если кратко, в том, что если вы разворачиваете на вкладке Главная список Стили ячеек (Home — Cell Styles) и видите там очень много непонятных и ненужных стилей, то это плохо — и для размера вашего файла Excel и для его быстродействия.
Удалить ненужные стили можно с помощью макроса или готовой команды из надстройки PLEX.
Проблема 10. Много примечаний
Трюк №8. Ограничение диапазона прокрутки листа Excel
Если вы постоянно перемещаетесь по своей электронной таблице или не хотите, чтобы читатели могли просматривать определенные данные, удобно ограничить видимую область электронной таблицы только необходимыми
данными.
Теперь в Project Explorer выберите лист, область прокрутки которого хотите ограничить, а затем в окне Properties (рис. 1.12) перейдите к свойству ScrollArea. В соответствующем поле значений справа введите желаемые границы листа, например, $A$1:$G$50.
Вы не сможете прокручивать лист за пределы указанной области. К сожалению, после закрытия Excel не сохранит этот параметр. Это означает, что для того, чтобы автоматически выбирать желаемый диапазон прокрутки, необходимо создать простой макрос, поместив немного кода в событие worksheet_Activate.
Правой кнопкой мыши щелкните ярлычок с именем того листа, где нужно ограничить диапазон прокрутки, и в контекстном меню выберите команду Исходный текст (View Code), затем введите код из листинга 1.13.
Как обычно, нажмите сочетание клавиш Alt/Apple+Q, чтобы вернуться в Excel и сохранить книгу. Хотя вы не сможете увидеть результат в виде серой области в первом способе, вы все же не сможете прокрутить лист или выбрать что-либо за пределами заданной области.
Третий метод, наиболее гибкий, автоматически ограничивает область прокрутки используемым диапазоном ячеек на листе, для которого вы создаете следующий код. Чтобы применить этот способ, правой кнопкой мыши щелкните ярлычок с именем нужного листа, в контекстном меню выберите пункт Исходный текст (View Code) и введите код, приведенный в листинге 1.15.
Теперь нажмите сочетание клавиш Alt/Apple+Q или щелкните крестик в правом верхнем углу окна, чтобы вернуться в Excel и сохранить книгу.
[expert_bq id=»1570″]Обращаю ваше внимание, что если файл содержит рисованные объекты типа кнопок или фигур то удалять всю папку drawings не стоит, вместе с ней испарятся и фигурки. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Когда же возникает такие случаи, когда файлы Excel «тормозят» и их работоспособность стремится к малой величине. Возможно, присланный вам файл очень большой и тяжёлый и поэтому долго сохраняется или он маленький, но всё то же самое… Давайте выясним причины таких проблем и основные способы их победить.
Почему тормозит Excel? 12 способов улучшить работу | Понятный Excel
В этом случае, мы хотим, чтобы соответствующее количество было больше, чем 1000, и «критерии варьировались» так же, как «диапазон суммы», поэтому нет необходимости вводить диапазон суммы в качестве последнего аргумента.
