Группируем строки в Excel
Когда пользователь имеет дело с объемными документами с массой промежуточных итогов и сложной структурой, и эти документы создаются и ведутся в Excel, ему сложно охватить все данные на одном экране. Тому, кто в этом случае хочет сделать работу более рациональной, адресована эта статья.
Excel, включая достаточно старые версии, снабжен таким инструментом, как группировка строк. Использовать его можно только в том случае, если таблица создана с соблюдением определенных правил. На что обратить внимание?
Во-первых, при оформлении заголовков может возникнуть ситуация, когда название столбца выходит за пределы ячейки, и пользователь не замечает, что пропустил столбец, а это недопустимо.
Во-вторых, в ячейки одной и той же графы могли быть внесены данные разных типов, например, текст и число, это также недопустимо.
В-третьих, могли остаться полностью незаполненными столбец или строка, за этим тоже нужно следить.
Если все вышеперечисленное учтено, то можно приступать к оптимизации таблицы. Это удобнее делать, начиная с разделов:
- выделите все строки первого раздела (не включайте в выделение название раздела и итоговую строку);
- на вкладке Данные откройте список Группировать и выберите одноименную команду. В результате слева от таблицы появляется зона созданной структуры.
Аналогично сгруппируйте строки второго и последующих разделов.
Если щелкнуть по кнопке 1, то раздел свернется до названия и итоговой строки. Чтобы увидеть содержимое раздела, щелкните по кнопке 2.
Далее можно группировать строки, которые образуют группы внутри разделов. При этом первую строку группы выделять не нужно (если строк всего две, то выделяйте только вторую). В структуре произойдут изменения: добавится третий уровень.
Теперь можно щелкнуть по кнопке 2 и свернуть только группы (кнопкой 3 все можно будет развернуть).
Если группа была сформирована неудачно, то ее можно разгруппировать. Для этого щелкните по кнопке, соответствующей концу группы в структуре (это может быть +, если группа свернута, или —, если видна вся структура) и по кнопке Разгруппировать. На рисунке приведен пример для группы «Кладка кирпича».
Если возникает необходимость отказаться от группировки вообще, то используйте команду Удалить структуру в списке команды Группировать. С удалением структуры не спешите, так как отменить это решительное действие будет невозможно.
Применение группировки строк позволит вам экономить силы и время при просмотре таблиц, а также сделает их более читабельными для вашего руководства или клиентов.
[expert_bq id=»1570″]Если же вам необходимо сохранить первоначальный порядок остальных строк, то предварительно стоит добавить столбец с соответствующими значениями очерёдности. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Выполнить такое действие невозможно. Количество строк, в зависимости от версии Excel, строго определенно. Единственный схожий вариант – скрыть все лишние столбцы и строки, выходящие за рабочий диапазон таблицы.
Как удалить пустые и повторяющиеся строки в таблице Excel
- Предположим, в Excel имеется таблица, в которой присутствует одна лишняя строчка. Чтобы ее удалить, необходимо сделать клик на ячейке строки, от которой нужно избавиться, затем правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню. Выбираем пункт «Удалить», а следом «Удалить строки».
Когда пользователь имеет дело с объемными документами с массой промежуточных итогов и сложной структурой, и эти документы создаются и ведутся в Excel, ему сложно охватить все данные на одном экране. Тому, кто в этом случае хочет сделать работу более рациональной, адресована эта статья.
[expert_bq id=»1570″]Аналогично, как и при группировании столбцов, её можно сворачивать и разворачивать, нажимая на знаки минус и плюс соответственно. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq]
После этого вложенная группа будет готова. Можно создавать неограниченное количество подобных вложений. Навигацию между ними легко проводить, перемещаясь по цифрам, расположенным слева или сверху листа в зависимости от того, что сгруппировано строки или столбцы.
Как разгруппировать строки в excel
В этой таблице есть пустые строки. Наша задача их удалить. Мы можем сделать это поочередно, выделяя каждую пустую строку, и правой клавишей мыши удалять строки. Более простой способ это отсортировать пустые строки и затем одним движением их удалить.
Как удалить пустые строки в Excel быстрыми способами
- Удаление нескольких строк в Microsoft Excel через контекстное меню
- Удаление нескольких строк в Microsoft Excel с помощью ярлыка
- Удаление нескольких строк в Excel по цвету ячейки
- Удалить несколько строк, запустив макрос
[expert_bq id=»1570″]Ниже приведен пример набора данных имени и адреса, в котором одна строка, имя и различные части адреса разделены разрывом строки. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq]У этого способа удаления пустых строк есть минус, он заключается в том, что для их удаления вам необходимо отфильтровать каждую колонку. Делать это следует внимательно, дабы не удалить строки с данными.
Примечание. Если у вас включен перенос текста в ячейке, в которой вы получаете результат формулы, вы все равно можете увидеть, как какой-то текст перемещается на следующую строку в той же ячейке. Это не из-за разрывов строк. Если вы отрегулируете столбец.
Разрыв строки Vs. Возврат каретки
Функция SUBSTITUTE находит и заменяет символ CHAR (10), который представляет символ перевода строки. Таким образом, приведенная выше формула находит все разрывы строк и заменяет их пробелами, что по сути означает, что эти разрывы строк были удалены.
[expert_bq id=»1570″]Вы можете поместить этот код в обычный модуль в Excel, и в случае, если вам нужно часто его использовать и он нужен во всех ваших книгах Excel, вы можете сохранить этот код либо в личной книге макросов, либо добавить его как Надстройка Excel. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq]
Excel предлагает этот удивительный вариант фильтра, который позволяет пользователям сортировать данные по-разному, и сортировка по цвету ячеек является одним из них. Это позволяет удалить все столбцы, содержащие определенный цвет фона.
Как удалить пустые строки в Excel через фильтр
Меню закладок – это панель вверху рабочего окна приложения. Каждая из закладок объединяет в себе набор функций и действий, которые можно совершать в редакторе. На панель закладок вынесено большинство действий из контекстного меню.
