Сравнить листы в Excel на совпадения
Способы сравнения
Существует довольно много способов сравнения табличных областей в Excel, но все их можно разделить на три большие группы:
Именно исходя из этой классификации, прежде всего, подбираются методы сравнения, а также определяются конкретные действия и алгоритмы для выполнения задачи. Например, при проведении сравнения в разных книгах требуется одновременно открыть два файла Excel.
Кроме того, следует сказать, что сравнивать табличные области имеет смысл только тогда, когда они имеют похожую структуру.
Способ 1: простая формула
Итак, имеем две простые таблицы со списками работников предприятия и их окладами. Нужно сравнить списки сотрудников и выявить несоответствия между столбцами, в которых размещены фамилии.
- Для этого нам понадобится дополнительный столбец на листе. Вписываем туда знак «=». Затем кликаем по первому наименованию, которое нужно сравнить в первом списке. Опять ставим символ «=» с клавиатуры. Далее кликаем по первой ячейке колонки, которую мы сравниваем, во второй таблице. Получилось выражение следующего типа:
Хотя, конечно, в каждом конкретном случае координаты будут отличаться, но суть останется одинаковой.
Процедуру копирования легче всего выполнить при помощи маркера заполнения. Наводим курсор на правый нижний угол ячейки, где мы получили показатель «ИСТИНА». При этом он должен преобразоваться в черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Жмем левую кнопку мыши и тянем курсор вниз на количество строчек в сравниваемых табличных массивах.
Всего в качестве аргументов можно использовать адреса до 255 массивов. Но в нашем случае мы будем использовать всего два массива, к тому же, как один аргумент.
Ставим курсор в поле «Массив1» и выделяем на листе сравниваемый диапазон данных в первой области. После этого в поле ставим знак «не равно» () и выделяем сравниваемый диапазон второй области. Далее обворачиваем полученное выражение скобками, перед которыми ставим два знака «-». В нашем случае получилось такое выражение:
Таким же образом можно производить сравнение данных в таблицах, которые расположены на разных листах. Но в этом случае желательно, чтобы строки в них были пронумерованы. В остальном процедура сравнения практически точно такая, как была описана выше, кроме того факта, что при внесении формулы придется переключаться между листами. В нашем случае выражение будет иметь следующий вид:
То есть, как видим, перед координатами данных, которые расположены на других листах, отличных от того, где выводится результат сравнения, указывается номер листа и восклицательный знак.
Способ 2: выделение групп ячеек
Сравнение можно произвести при помощи инструмента выделения групп ячеек. С его помощью также можно сравнивать только синхронизированные и упорядоченные списки. Кроме того, в этом случае списки должны располагаться рядом друг с другом на одном листе.
-
Выделяем сравниваемые массивы. Переходим во вкладку «Главная». Далее щелкаем по значку «Найти и выделить», который располагается на ленте в блоке инструментов «Редактирование». Открывается список, в котором следует выбрать позицию «Выделение группы ячеек…».
Кроме того, в нужное нам окно выделения группы ячеек можно попасть и другим способом. Данный вариант особенно будет полезен тем пользователям, у которых установлена версия программы ранее Excel 2007, так как метод через кнопку «Найти и выделить» эти приложения не поддерживают. Выделяем массивы, которые желаем сравнить, и жмем на клавишу F5.
Способ 3: условное форматирование
Произвести сравнение можно, применив метод условного форматирования. Как и в предыдущем способе, сравниваемые области должны находиться на одном рабочем листе Excel и быть синхронизированными между собой.
Данное выражение мы и записываем в вышеуказанное поле. После этого щёлкаем по кнопке «Формат…».
Существует ещё один способ применения условного форматирования для выполнения поставленной задачи. Как и предыдущие варианты, он требует расположения обоих сравниваемых областей на одном листе, но в отличие от ранее описанных способов, условие синхронизации или сортировки данных не будет являться обязательным, что выгодно отличает данный вариант от ранее описанных.
-
Производим выделение областей, которые нужно сравнить.
При желании можно, наоборот, окрасить несовпадающие элементы, а те показатели, которые совпадают, оставить с заливкой прежним цветом. При этом алгоритм действий практически тот же, но в окне настройки выделения повторяющихся значений в первом поле вместо параметра «Повторяющиеся» следует выбрать параметр «Уникальные». После этого нажать на кнопку «OK».
Таким образом, будут выделены именно те показатели, которые не совпадают.
Способ 4: комплексная формула
Также сравнить данные можно при помощи сложной формулы, основой которой является функция СЧЁТЕСЛИ. С помощью данного инструмента можно произвести подсчет того, сколько каждый элемент из выбранного столбца второй таблицы повторяется в первой.
Оператор СЧЁТЕСЛИ относится к статистической группе функций. Его задачей является подсчет количества ячеек, значения в которых удовлетворяют заданному условию. Синтаксис данного оператора имеет такой вид:
Аргумент «Диапазон» представляет собой адрес массива, в котором производится подсчет совпадающих значений.
Аргумент «Критерий» задает условие совпадения. В нашем случае он будет представлять собой координаты конкретных ячеек первой табличной области.
-
Выделяем первый элемент дополнительного столбца, в котором будет производиться подсчет количества совпадений. Далее щелкаем по пиктограмме «Вставить функцию».
Устанавливаем курсор в поле «Диапазон». После этого, зажав левую кнопку мыши, выделяем все значения столбца с фамилиями второй таблицы. Как видим, координаты тут же попадают в указанное поле. Но для наших целей следует сделать данный адрес абсолютным. Для этого выделяем данные координаты в поле и жмем на клавишу F4.
Как видим, ссылка приняла абсолютную форму, что характеризуется наличием знаков доллара.
Затем переходим к полю «Критерий», установив туда курсор. Щелкаем по первому элементу с фамилиями в первом табличном диапазоне. В данном случае оставляем ссылку относительной. После того, как она отобразилась в поле, можно щелкать по кнопке «OK».
Конечно, данное выражение для того, чтобы сравнить табличные показатели, можно применять и в существующем виде, но есть возможность его усовершенствовать.
Сделаем так, чтобы те значения, которые имеются во второй таблице, но отсутствуют в первой, выводились отдельным списком.
-
Прежде всего, немного переработаем нашу формулу СЧЁТЕСЛИ, а именно сделаем её одним из аргументов оператора ЕСЛИ. Для этого выделяем первую ячейку, в которой расположен оператор СЧЁТЕСЛИ. В строке формул перед ней дописываем выражение «ЕСЛИ» без кавычек и открываем скобку. Далее, чтобы нам легче было работать, выделяем в строке формул значение «ЕСЛИ» и жмем по иконке «Вставить функцию».
После этого переходим к полю «Значение если истина». Тут мы воспользуемся ещё одной вложенной функцией – СТРОКА. Вписываем слово «СТРОКА» без кавычек, далее открываем скобки и указываем координаты первой ячейки с фамилией во второй таблице, после чего закрываем скобки. Конкретно в нашем случае в поле «Значение если истина» получилось следующее выражение:
Теперь оператор СТРОКА будет сообщать функции ЕСЛИ номер строки, в которой расположена конкретная фамилия, и в случае, когда условие, заданное в первом поле, будет выполняться, функция ЕСЛИ будет выводить этот номер в ячейку. Жмем на кнопку «OK».
В поле «Массив» следует указать координаты диапазона дополнительного столбца «Количество совпадений», который мы ранее преобразовали с помощью функции ЕСЛИ. Делаем все ссылки абсолютными.
В поле «K» указывается, какое по счету наименьшее значение нужно вывести. Тут указываем координаты первой ячейки столбца с нумерацией, который мы недавно добавили. Адрес оставляем относительным. Щелкаем по кнопке «OK».
Как видим, поле «Номер строки» уже заполнено значениями функции НАИМЕНЬШИЙ. От уже существующего там значения следует отнять разность между нумерацией листа Excel и внутренней нумерацией табличной области. Как видим, над табличными значениями у нас только шапка. Это значит, что разница составляет одну строку. Поэтому дописываем в поле «Номер строки» значение «-1» без кавычек.
В поле «Массив» указываем адрес диапазона значений второй таблицы. При этом все координаты делаем абсолютными, то есть, ставим перед ними знак доллара уже ранее описанным нами способом.
Способ 5: сравнение массивов в разных книгах
Как видим, существует целый ряд возможностей сравнить таблицы между собой. Какой именно вариант использовать зависит от того, где именно расположены табличные данные относительно друг друга (на одном листе, в разных книгах, на разных листах), а также от того, как именно пользователь желает, чтобы это сравнение выводилось на экран.
[expert_bq id=»1570″]Если уникальные ячейки каждого из этих списков совпадают, и общее количество уникальных ячеек совпадает, и ячейки те же самые, то можно считать эти списки одинаковыми. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq]Примите к сведению. Когда необходимо сделать так, чтобы отличия выделялись, воспользуйтесь функциями «Шрифт» и «Изменить цвет текста». Однако следите за собой, чтобы не нажать Enter. В противном случае выделение будет сброшено.
Как в таблице Excel сравнить два диапазона данных при помощи условного форматирования — Трюки и приемы в Microsoft Excel
Главная (Home) перед каждым пользователем Условным форматированием.ИНДЕКС(Список1;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ($D$4:D4;Список1);0)); столбце. форматировании, как написать способ в на вкладке «Главная»
Как в таблице Excel сравнить два диапазона данных при помощи условного форматирования
Рис. 164.1. Вы можете использовать условное форматирование, чтобы выделить различия в двух диапазонах
Первый список — А2:В31 , этот диапазон называется OldList. Второй список — D2:E31 , диапазон называется NewList. Диапазоны были названы с помощью команды Формулы ► Определенные имена ► Присвоить имя. Давать названия диапазонам необязательно, но это облегчает работу с ними.
Начнем с добавления условного форматирования к старому списку.
- Выделите ячейки диапазона OldList.
- Выберите Главная ► Условное форматирование ► Создать правило для открытия диалогового окна Создание правила форматирования.
- В окне Создание правила форматирования выберите пункт под названием Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.
- Введите эту формулу в поле окна (рис. 164.2): =СЧЁТЕСЛИ(NewList;A2)=0 .
- Нажмите кнопку Формат и задайте форматирование, которое будет применяться, когда условие истинно. Лучше всего выбрать различные цвета заливки.
- Нажмите кнопку ОК.
Ячейки в диапазоне NewList используют подобную формулу условного форматирования.
- Выделите ячейки диапазона NewList.
- Выберите Главная ► Условное форматирование ► Создать правило для открытия диалогового окна Создание правила форматирования.
- В окне Создание правила форматирования выберите пункт Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.
- Введите эту формулу в поле окна: =СЧЕТЕСЛИ(OldList;D2)=0 .
- Нажмите кнопку Формат и задайте форматирование, которое будет применяться, когда условие истинно (другой цвет заливки).
- Нажмите кнопку ОК.
В результате имена, которые находятся в старом списке, но которых нет в новом, будут выделенными (рис. 164.3). Кроме того, имена в новом списке, которых нет в старом, также выделены, но другим цветом. Имена, появляющиеся в обоих списках, не выделены.
Обе формулы условного форматирования используют функцию СЧЁТЕСЛИ. Она рассчитывает, какое количество раз определенное значение появляется в диапазоне. Если формула возвращает 0, это означает, что элемент не входит в диапазон. Таким образом, условное форматирование берется за дело, и цвет фона ячейки меняется.
Рис. 164.3. Условное форматирование приводит к тому, что различия в двух списках выделяются
Ссылка на ячейку в функции СЧЁТЕСЛИ всегда должна быть в верхней левой ячейке выбранного диапазона.
Как сравнить два столбца в Excel — методы сравнения данных Excel | Exceltip
- Для этого нам понадобится дополнительный столбец на листе. Вписываем туда знак «=». Затем кликаем по первому наименованию, которое нужно сравнить в первом списке. Опять ставим символ «=» с клавиатуры. Далее кликаем по первой ячейке колонки, которую мы сравниваем, во второй таблице. Получилось выражение следующего типа:
Такой подход используется более профессиональными пользователями. Более подробно о нем рассказывают наставники курса “Продвинутый Excel”. Выпускники смогут самостоятельно принимать решение, когда лучше использовать функцию для сравнения информации.
Функция ВПР (VLOOKUP) в Excel для чайников
Функция ВПР в Excel (на английском — VLOOKUP) по некоторому ключевому полю «подтягивает» данные из одного диапазона в другой. Ключевое поле должно присутствовать в обоих диапазонах данных (и там, куда «подтягиваем», и там, откуда берем данные).
Функция ВПР в Экселе: пошаговая инструкция
Если перечень товаров в обеих таблицах совпадает, то, зная магическое сочетание Ctrl+C и Ctrl+V, данные о ценах можно легко подставить к данным о количестве. Однако очередность позиций в обеих таблицах не совпадает. Тупо скопировать цены и подставить к количеству не получится.
Поэтому мы не можем прописать формулу умножения и «протянуть» вниз на все позиции.
Что делать? Надо как-то цены из второй таблицы подставить к соответствующему количеству в первой, т.е. цену товара А к количеству товара А, цену Б к количеству Б и т.д.
Добавим вначале в первую таблицу новый столбец, куда будут подставляться цены из второй таблицы.
Для вызова функции с помощью Мастера нужно активировать ячейку, где будет прописана формула и нажать кнопку f(x) в самом начале строки формул. Появится диалоговое окно Мастера, где из списка всех функций нужно выбрать ВПР.
Кликаем по надписи «ВПР». Открывается следующее диалоговое окно.
Теперь нужно заполнить предлагаемые поля. В первом окошке «Искомое_значение» нужно указать критерий для ячейки, в которую мы вписываем формулу. В нашем случае это ячейка с наименованием товара «А».
Последнее поле «Интервальный_просмотр», где указывается тип поиска: точное (0) или приблизительное (1) совпадение критерия. Пока ставим 0 (или ЛОЖЬ). Второй вариант рассмотрен ниже.
Нажимаем ОК. Если все правильно и значение критерия есть в обеих таблицах, то на месте только что введенной формулы появится некоторое значение. Остается только протянуть (или просто скопировать) формулу вниз до последней строки таблицы.
Теперь легко рассчитать стоимость простым умножением количества на цену.
Формулу ВПР можно прописать вручную, набирая аргументы по порядку, и разделяя точкой с запятой (см. видеоурок ниже).
Особенности использования формулы ВПР в Excel
Функция ВПР имеет свои особенности, о которых следует знать.
2. Номер столбца, указываемый в третьем поле «Номер_столбца» при использовании Мастера функций, должен отсчитываться, начиная с самого критерия.
4. Последний параметр формулы, который 0 (нуль), ставить нужно обязательно. Иначе формула может криво работать.
После вызова функции разрывания внешних связей появится диалоговое окно, где нужно нажать кнопку «Разорвать связь» и затем «Закрыть».
Примеры функции ВПР в Excel
Для следующих примеров использования функции ВПР возьмем немного другие данные.
Требуется цены из второй таблицы подтянуть в первую. В качестве критерия здесь используется код. Ниже показаны этапы вычисления ВПР.
Вторая таблица меньше первой, т.е. некоторые коды в ней отсутствуют. Для отсутствующих позиций ВПР выдает ошибку #Н/Д.
Появление таких ошибок, кстати, можно использовать для пользы дела, когда нужно найти отличия в таблицах. Но, скорее всего, ошибки помешают.
Конструкция с функцией ЕСЛИОШИБКА
Вместе с функцией ВПР часто используют функцию ЕСЛИОШИБКА, которая «заглушает» ошибки #Н/Д и вместо них возвращает некоторое значение. Обычно это 0 или пусто.
Как видно, ошибок больше нет, а вместо них пустые ячейки.
Разные форматы критерия в таблицах
Одна из распространенных причин появления ошибок заключается в несовпадении форматов критериев в двух таблицах. Текстовый и числовой форматы воспринимаются функцией ВПР как разные значения. Возможны два варианта.
Первый случай, когда критерии в первой таблице сохранены как числа, а критерии во второй таблице – как текст.
В ячейках с числами, сохраненными как текст, в левом верхнем углу появляется зелененький треугольник. Можно выделить все такие числа и в раскрывающемся списке выбрать Преобразовать в число.
Автоматически изменить формат критерия во второй таблице нельзя, т.к. ссылка ведет на целый диапазон. Придется вмешиваться в ссылку на критерий в первой таблице. Для этого потребуется дописать функцию ТЕКСТ, которая изменит числовой формат на текстовый. Синтаксис функции ТЕКСТ предполагает обязательное указание формата. Достаточно задать формат #. Ниже картинка с готовой формулой.
Две ошибки по-прежнему связаны с тем, что эти товары отсутствую во второй таблице. Чтобы их заглушить, можно вновь воспользоваться функцией ЕСЛИОШИБКА.
Вторая ситуация, заключается в том, что «текстом» являются критерий из первой таблицы. Форматы снова не совпадают.
Как и в прошлый раз, будем вносить коррективы в функцию ВПР. Преобразовать «текст» в «число» еще проще. Достаточно к ссылке на «текстовый» критерий добавить 0 или умножить на 1.
Отсутствующие критерии по-прежнему вызывают ошибку #Н/Д. В таком случае всю формулу можно еще раз «обернуть» в ЕСЛИОШИБКА.
Функция СЖПРОБЕЛЫ для чистки текстового критерия
Подсчет номера столбца в большой таблице
Интервальный просмотр в функции ВПР
Наступило время обсудить последний аргумент функции ВПР. Как правило, указываю 0, чтобы функция искала точное совпадение критерия. Но есть вариант приблизительного поиска, это называется интервальный просмотр.
Проще понять на примере. По результатам выполнения плана продаж каждому торговому агенту нужно выдать заслуженную премию (в процентах от оклада). Если план выполнен менее, чем на 100%, премия не положена, если план выполнен от 100% до 110% (110% не входит) – премия 20%, от 110% до 120% (120% не входит) – 40%, 120% и более – премия 60%. Данные находятся в следующем виде.
Требуется подставить премию на основании выполнения планов продаж. Для решения задачи в первой ячейке пропишем следующую формулу:
На рисунке ниже изображена схема, как работает интервальный просмотр функции ВПР.
Джеки Чан выполнил план на 124%. Значит ВПР в качестве критерия ищет во второй таблице ближайшее меньшее значение. Это 120%. Затем отсчитывает 2 столбца и возвращает премию 60%. Брюс Ли план не выполнил, поэтому его ближайший меньший критерий – 0%.
[expert_bq id=»1570″]Воспользовавшись всего двумя инструментами программы, применить которые нужно последовательно, у вас получится сделать сортировку в двух и более столбах. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq]Это лишь вершина айсберга в обучении Microsoft Office Excel. Основные знания можно получить, приобретя курс “Excel + Google Таблицы с нуля до PRO”. За 4 месяца не выходя из дома, вы получите возможность делать сложные расчеты за короткое время.
Функция ВПР (VLOOKUP) в Excel для чайников.
- Выделите ячейки диапазона OldList.
- Выберите Главная ► Условное форматирование ► Создать правило для открытия диалогового окна Создание правила форматирования.
- В окне Создание правила форматирования выберите пункт под названием Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.
- Введите эту формулу в поле окна (рис. 164.2): =СЧЁТЕСЛИ(NewList;A2)=0 .
- Нажмите кнопку Формат и задайте форматирование, которое будет применяться, когда условие истинно. Лучше всего выбрать различные цвета заливки.
- Нажмите кнопку ОК.
Его часто используют бухгалтерские отделы, чтобы производить свои сложные расчёты. Чаще всего Эксель позволяет сделать грамотный анализ финансовой деятельность организации, который ляжет в основу составления прайс-листов.
