Как самостоятельно создать электронный архив?

Самый простой архив может стоить порядка двухсот тысяч рублей, при этом некоторые версии могут доходить по своей стоимости до пяти миллионов рублей. Естественно, что такие траты являются существенными, но можно попробовать обойтись и без них, тем самым неплохо сэкономив бюджет компании.

Проверяем ПК на соответствие требованиям

Минимальные требования к конфигурации компьютера для самостоятельной организации системы «Электронный архив»: процессор не ниже Intel Core i3 или AMD Ryzen 3. Оперативная память не менее 4Гб. Свободное дисковое пространство должно быть не менее 500 Гб (рассчитывайте, что 1 страница документа, отсканированная в режиме Grayscale, 300 dpi, будет занимать ~0.75 Мб).

Также потребуется сканер формата А4, при помощи которого можно проводить сканирование в формате PDF качеством не ниже 300 dpi.

Как создать архив? И что делать, чтобы добавить и систематизировать информацию в нем?

Перед созданием вашего первого архива документы сканируются в формате PDF и сохраняются на ПК. Далее загружаем на рабочий стол Вашего ПК архив (http://naar.ru/upload/El_archiv.rar) по активной ссылке и открываем новую zip-папку при помощи архиватора.

После этого на вашем рабочем столе возникнет папка с названием «Электронный архив». Нужно разобраться, какие файлового документа являются частью архива. Предварительно отсканированные документы должны располагаться в папке «СКАН», а сам файл электронного архива носит название «Электронный архив.xlsx».

Далее, в программе EXCEL, открываем файл под названием «Электронный архив», предназначенный для создания нового шаблона.

Внимание! Антивирусные программы могут тормозить работу архива, предупреждая вас о запуске активного содержимого. Просто нажимаете кнопку «Включить все содержимое» и можете работать дальше.

После открытия файла «Электронный архив» нажимаем кнопку «Загрузить PDF». Делать больше ничего не надо, так как загрузка файлов в PDF-формате будет проводиться в автоматическом режиме, и таблица EXCEL примет соответствующий вид.

Зачем надо делать индексацию документов?

После внесения данных с ПК в архив рекомендуется провести вручную индексацию документов в файле EXCEL. Вам следует заполнить поля документов датами внесения информационных данных, номерами, типами документации. Это позволит не только сортировать данные и не запутаться в загруженных в архив документах, но и в любой момент найти нужный документ по внесенным поисковым индексам.

Что мы делаем дальше? Просто кликаем мышкой на первый документ в нашем списке, не имеющий описания (ссылка в поле «Ссылка на PDF»). Перед вам откроется файл в формате PDF, который содержит в себе отсканированное графическое изображение полученной документации.

В создании электронного архива нет ничего сложного. Главной задачей будет являться обучение сотрудников работе со сканером, электронным архивом и внесению данных в архив без ошибок

[expert_bq id=»1570″]Например, если вы сгруппировали листы Янв , Март и Апр и переходите от листа Янв к листу Март , они все равно останутся сгруппированными. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Сначала рекомендуем начать с заполнения наименования строчек и столбцов для удобства навигации. Например, перед нами стоит задача сделать расчет по затратам на организацию детского праздника чтобы выбрать наиболее экономичный вариант.

Как группировать листы в Excel (шаг за шагом)

И еще один простой и наглядный способ удаления поля. Перейдите в макет таблицы, зацепите мышкой ненужный вам элемент и перетащите его за пределы макета. Как только вы вытащите его за рамки, рядом со значком появится хатактерный крестик. Отпускайте кнопку мыши и наблюдайте, как внешний вид вашей таблицы сразу же изменится.

Как создать таблицу в Excel? Пошаговая инструкция

Что за зверь — MS Excel?

С чего начать работу

Если для вас это первое знакомство с офисными программами, начать нужно с создания нового документа. Для этого необходимо выбрать папку, где будет располагаться документ, или использовать рабочий стол для этих целей.

Осталось только навести курсор мыши на значок «Книга 1″, левой кнопкой быстро нажать два раза, и перед нами открытый чистый лист, с которым будем работать. Для удобства восприятия информации о том, как создать таблицу в Excel» — пошаговая инструкция вам в помощь.

Как создать свою первую таблицу

Для первых экспериментов с таблицами рекомендуется вооружиться бумагой и ручкой, чтобы сначала вручную нарисовать необходимый вид и прикинуть, как удобнее и информативнее разместить данные. Это убережет вас от переделывания уже готового массива внесенной информации из-за того, что ею неудобно пользоваться. Теперь создадим таблицу в MS Excel

Чтобы начать заполнение пустых ячеек, необходимо выделить нужную правой кнопкой мыши. Она поменяет цвет рамки на зеленый, а контур станет жирнее. Вы в любой момент можете перейти в другую клетку, используя компьютерную мышь или стрелки на клавиатуре.

Сначала рекомендуем начать с заполнения наименования строчек и столбцов для удобства навигации. Например, перед нами стоит задача сделать расчет по затратам на организацию детского праздника чтобы выбрать наиболее экономичный вариант.

Как заполнить шапку таблицы

На основе собранной информации по четырем точкам выставляем соответствующие значения напротив каждой пары Вариант — Показатель. Заполненные ячейки выгладят так, как показано ниже.

Начинаем работать с формулами

Для того чтобы создать таблицу в Excel как полагается, необходимо добавить расчеты. Самая первая формула, которой в совершенстве должен владеть каждый пользователь, — суммирование значений. Для этого в столбце «Вариант 1» встаем на первую пустую ячейку после введенных данных.

Придаем лоск листу с вычислениями

Для простого домашнего расчета манипуляций такого рода вполне достаточно. Но для выполнения поручений от руководства придется научиться представлять данные в красивом виде. На основе этого же примера рассмотрим пошаговую инструкцию, как создать в Excel таблицу с выделенными границами.

Как сделать красивыми значения в таблице

Теперь поработаем над значениями. Выделяем все ячейки, где есть данные. В области работы «Число» нажимаем иконку с тремя нулями («000»). У нас появляются сотые доли, которые легко удалить, если два раза нажать на иконку из этого же поля.

С помощью нехитрых манипуляций можно будет создать таблицу в Excel, как того требует руководство.

Хитрости MS Excel

Еще одна особенность программы позволяет на отдельном листе создать новую таблицу, которая кратко подводит итоги анализа данных по первоисточнику.

Чтобы было возможным создать сводную таблицу в Excel как отдельный аналитический инструмент, необходимо во вкладке «Вставка» выбрать соответствующую иконку «Сводная таблица». Имеет смысл применить эту функцию, когда идет многократное повторение одного наименования аргумента у разных операторов.

[expert_bq id=»1570″]Шаг 5 чтобы осуществить перенос, кликаем левой кнопкой мыши на любое поле и, не отпуская пальца, перетаскиваем курсор в необходимое место. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Как сравнить два столбца на совпадения и различия — На прочтение этой статьи у вас уйдет около 10 минут, а в следующие 5 минут (или даже быстрее) вы легко сравните два столбца Excel на наличие дубликатов и выделите найденные…

Как сделать сводную таблицу в Excel – пошаговая инструкция для чайников | Mister-Office

Другое решение — перейти на вкладку «Анализ», нажать кнопку «Заголовки полей», выключить их. Однако это удалит не только все заголовки, а также выпадающие фильтры и возможность сортировки. А для анализа данных отсутствие фильтров – это чаще всего нехорошо.