База данных в Excel: специфические особенности создания, примеры и рекомендации

Excel является мощным инструментом, совмещающим в себе большинство полезных и нужных пользователям функций. К ним относятся графики, таблицы, диаграммы, ведение учета, составление расчетов, вычисления различных функций и так далее. Из этой статьи мы узнаем, как создать базу данных в Excel, для чего она нужна, и какие советы помогут нам облегчить с ней работу.

Что такое база данных?

Здесь мы разобрались. Теперь нужно узнать, что представляет собой база данных в Excel, и как ее создать.

Создание хранилища данных в Excel

База, создаваемая нами, будет простой и без изысков. Настоящие же вместилища данных — довольно громоздкие и представляют собой большую информационную систему с внутренним «ядром», которое состоит из множества строк программного кода и написано специалистом.

Наша работа будет представлять собой одну таблицу, в которой будет вся нужная информация. Прежде чем приступить к решению вопроса, как сделать базу данных в Excel, нужно узнать специальные термины, использующиеся при взаимодействии с ней.

Горизонтальные строки в разметке листа «Эксель» принято называть записями, а вертикальные колонки – полями. Можно приступать к работе. Открываем программу и создаем новую книгу. Затем в самую первую строку нужно записать названия полей.

Особенности формата ячеек

Что такое автоформа в «Эксель» и зачем она требуется?

Создание базы данных в Excel – занятие трудное и кропотливое. Чтобы помочь пользователю облегчить работу, программа может предложить ему автоматическое заполнение ячеек заранее заданной информацией. Например, ширина столбца, высота строки, размер и тип шрифта, цвет поля и т. д. – все может в один клик сделать за вас автоформа, если правильно ее настроить. Удобно, правда?

Фиксация «шапки» базы данных

После того как верхняя строка закреплена, выделяем первые три строки в будущей базе данных и добавляем границы ячеек.

Продолжение работы над проектом

Для того чтобы продолжить работу, необходимо придумать основную информацию, которую будет содержать в себе база данных в Excel. Пример ее приведен ниже.

Как создать раскрывающиеся списки?

Копируем названия полей и переносим их на пустой лист, который для удобства также необходимо назвать. Пусть это будет, к примеру, «Родители». После того как данные будут скопированы, под ними записываем в пустые ячейки все необходимые сведения.

Диапазон значений в Excel

Существует несколько видов диапазонов значений. Диапазон, с которым мы работаем, называется динамическим. Это означает, что все проименованные ячейки в базе данных могут изменять свои границы. Их изменение происходит в зависимости от количества значений в определенном диапазоне.

Нижнюю правую ячейку определяют такие аргументы, как ширина и высота. Значение последней пусть будет равно 1, а первую вычислит формула СЧЁТ3(Родители!$B$5:$I$5).

Итак, в поле диапазона записываем =СМЕЩ(Родители!$A$5;0;0;СЧЁТЗ(Родители!$A:$A)-1;1). Нажимаем клавишу ОК. Во всех последующих диапазонах букву A меняем на B, C и т. д.

Аналогично поступаем с остальными полями, меняя название источника на соответствующее данным ячейкам. Работа над выпадающими списками почти завершена. Затем выделяем третью ячейку и «протягиваем» ее через всю таблицу. База данных в Excel почти готова!

Внешний вид базы данных

Как перенести базу данных из Excel в Access

Не только лишь Excel может сделать базу данных. Microsoft выпустила еще один продукт, который великолепно управляется с этим непростым делом. Название ему – Access. Так как эта программа более адаптирована под создание базы данных, чем Excel, то и работа в ней будет более быстрой и удобной.

Но как же сделать так, чтобы получилась база данных Access? Excel учитывает такое желание пользователя. Это можно сделать несколькими способами:

• Можно импортировать лист формата .xls (.xlsx). Откройте Access, предварительно закрыв Excel. В меню выберите команду «Импорт», и кликните на нужную версию программы, из которой будете импортировать файл. Затем нажимайте «ОК».

[expert_bq id=»1570″]С помощью этой команды нетрудно вычислить, например среднее значение данного столбца для каждой группы строк, найти число строк в каждой группе, количество пустых элементов в каждой группе, рассчитать стандартное отклонение для каждой группы. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Но если вы ранее выделили весь каркас БД правильно, то здесь ничего не меняйте. Если есть такая необходимость, в соответствующей графе укажите примечание, но это не является обязательным. Как только вы внесли все необходимые коррективы, кликните по клавише «ОК».

Базы данных в Excel

Таким образом, базы данных превратились из простого источника информации в серьезный актив компаний, которые нуждаются различных базах данных с возможностью их масштабирования и в инженерах, которые умеют управлять этими базами.