Работа со списками данных в Excel
Для примера используем список или базу данных сотрудников и их личных данных: Для создания правильных списков данных, с которыми эффективно можно работать, необходимо следовать нескольким правилам, а именно:
- За каждым столбиком должна быть закреплена информация только одного типа. Например, в столбик с данными о днях рождениях вводится только такие данные, с именами сотрудников, только имена, и смешение типов данных недопустимы;
- Информацию лучше всего делить по максимум. Например, ФИО стоить разделить на три разных поля, так как поиск и работа с данными будет легче (по имени можно поздравить в связи с праздником);
- В обязательном порядке каждое поле должно иметь заголовок, несмотря на то, что с многоуровневыми «шапками» Excel не очень умело умеет работать;
- В списке должны отсутствовать пустые строки и столбцы, так как это определяется программой как окончание созданного списка и в дальнейшем создаются проблемы и ошибки при отображении данных;
- Размещение иных данных в стороне от списка не рекомендуются, так как в момент наложения любого из фильтров они будут скрыты.
Для удобства работы и использование списков есть возможность улучшить навигацию по ней, используя закрепление областей или разделения рабочего окна.
Вариантов закрепить область прокрутки всего три, это:
- Закрепить область – производится закрепление области слева и сверху от текущей ячейки, то есть по горизонтали и вертикали одновременно;
- Закрепить верхнюю строку – закрепление по горизонтали сверху установленной ячейки таблицы;
- Закрепить первый столбец – произвести вертикальное закрепление списков слева от установленной ячейки.
Отбор с помощью фильтра
Excel предоставляет возможность отфильтровать ваши списки по заданным критериям двумя вариантами, с помощью:
Если вы будете использовать автофильтр, то данные, которые не соответствуют указанным условиям, будут спрятаны. В документе отражаться будут только отобранные по критериям записи в одном столбике.
Способностей расширенного фильтра гораздо больше, что позволит делать отбор записей по нескольким условиям и даже переносить их в другой диапазон рабочей книги.
Детально работу с фильтрами, я описал в статье «Автофильтр в Excel» с которой вы можете ознакомиться, перейдя по соответствующей ссылке.
Создаем промежуточные отчёты
Сортируем свои списки
Работаем со сводными таблицами
Это улучшенная версия промежуточных итогов и условного форматирования. А более точно, это своеобразное подобие перекрестных запросов по базе данных. Сводные таблицы являют собой динамические структуры, которые умеют выводить данные содержащиеся в БД в разных вариантах детализации при использовании срезов.
Для создания сводных таблиц данные могут отбираться из любых источников: из внешних баз данных, с любого рабочего листа или книги, а также на основе ранее созданной сводной таблицы.
Группируем элементы таблицы
Иногда для удобства навигации по вашей базе данных или для сворачивания некоторых элементов таблицы можно использовать инструменты «Группировка» и «Разгруппировать». Эта возможность позволит свернуть данные, которые в данный момент вам не интересны и отображать их не стоит. Очень полезный инструмент, когда возникает необходимость создать диапазон печати для некоторых данных.
А на этом у меня всё! Я очень надеюсь, что всё вышеизложенное о работе со списками данных в Excel вам пригодилось и было понятным. Буду очень благодарен за оставленные комментарии, так как это показатель читаемости и вдохновляет на написание новых статей! Делитесь с друзьями, прочитанным и ставьте лайк!
Как в экселе сделать выпадающий список в ячейке? |
- При внесении наименования реестра значений, следует учесть тот фактор, что оно должно начинаться с буквенного значения, и не содержать недопустимых знаков (пробел, дефис);
- При корректировке названий «продукции», данные в ранее заполненных графах менятся не будут, но при открытии выпадающего меню, в нем будет отображаться уже обновленная информация;
- Если случайно удалить какое-либо значение из основного перечня, далее оно не будет отображаться в открывающемся меню реестра.
С помощью функции «Формат ячеек» можно также выставить параметры шрифта для каждого текста таблицы, а также установить направление текста, выравнивание текста, перенос текста, или установить автоподбор ширины в функции «Выравнивание».
Функцией «Граница» воспользуемся для разметки столбцов и ячеек таблицы, что позволит предать ей более привлекательный вид.
[expert_bq id=»1570″]Раскрывающийся список, созданный этим способом плюс применение функций ИНДЕКС и или ВПР предоставляют безграничные возможности пользователю при извлечении данных из различных базовых справочных таблиц. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq]
Оформление листа «прайс-лист бланк».
Оформление прайс-листа, зависит от желания руководителя компании.
В нашем примере мы желаем, что бы был логотип компании, ее адрес физический и все способы связи.
Как в Экселе сделать выпадающий список, Excel 2007, 2010, 2013 и 2016
Т.к. в формуле используется функция СЕГОДНЯ, Excel будет автоматически обновлять запрос с сайта Центробанка каждый раз при смене даты. Т.е. ежедневно в таблице будут появляться новые данные. Т.к. 28.02.2016 – это воскресенье, новых данных у Центробанка нет, поэтому конечным значением является курс евро на 27.02.2016.
[expert_bq id=»1570″]Теперь вы сделали выпадающий список, который будет автоматически увеличиваться при добавлении новых строк в исходный список с данными. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq]
После этого не забудьте сохранить настройки с помощью кнопки «Ok». Теперь вы сделали выпадающий список, который будет автоматически увеличиваться при добавлении новых строк в исходный список с данными.
Как сделать простой выпадающий список
Выберите первую ячейку, в которую вы хотите ввести маркер, и введите строчную букву «L» (l) для ввода большой сплошной маркера, букву «w» для ввода маленькой сплошной маркера или одну из других букв, показанных на следующем рисунке. вводить другие стили пуль. Сделайте то же самое для других ячеек, которые вы изменили на шрифт Wingdings.
