Как создать гугл таблицы (Google Excel) с общим доступом, добавлять фильтры, новые листы, графики, гиперссылки и делать копии: пошаговая инструкция

Всем привет! Сегодня я расскажу вам о том, как создать гугл таблицу с общим доступом. Чтобы информация была максимально полезной и понятной, представлю ее в виде пошаговой инструкции и сопровожу скриншотами. Ну и как вишенка на торте покажу, как использовать некоторые полезные функции: создавать новые копии таблицы, добавлять фильтры, новые листы, графики, диаграммы и гиперссылки.

Как создать новую гугл таблицу

Для того чтобы начать работать с таблицами от Google (Sheets или же просто Google Excel) вам понадобится gmail почта. Если она у вас есть – отлично. Если нет – придется регистрироваться. Когда с этим будет покончено, можно переходить к работе с документами.

Итак, авторизовавшись в почте, нажмите на следующую кнопку:

Отлично, теперь вы находитесь в разделе гугл документы: таблицы. Интерфейс у сервиса простой, присутствует множество готовых шаблонов, которыми можно в любой момент воспользоваться. Все, что вам для этого нужно – нажать на любой из них. Ну, или просто создайте «Пустой файл»:

А теперь давайте вместе попробуем создать новую табличку и открыть к ней общий доступ. Для этого нажмите «Пустой файл».

Как видите, интерфейс схож с аналогичным софтом, но уже от Microsoft. Поэтому, если вы часто работаете в excel, вам не придется долго во всем разбираться.

Чтобы открыть доступ к файлу, в открывшимся документе введите название (красная стрелочка) и щелкните «Настройки доступа» (оранжевая стрелочка):

Перед вами должно появиться окошко настроек общего доступа:

Ну а чтобы не осталось вопросов, сейчас я разберу оба варианта. Ну а начну, пожалуй, с первого.

Итак, если вам нужно пригласить большое количество пользователей, рассылка приглашений через ввод почты будет слишком затратной по времени. На такой случай существует полезная функция – открыть доступ для людей, прошедших по ссылке-приглашению. Для этого нажмите кнопку «Скопируйте ссылку» во втором (нижнем) блоке, после чего появится искомое приглашение, а также настройки доступа:

Выбрав «Доступные пользователям, у которых есть ссылка» вам останется только назначить права, скопировать приглашение и отправить его вашим работникам:

А теперь я расскажу, что делать, если приглашение нужно отправить одному конкретному человеку. Ну, или двоим, не суть важно.

Итак, чтобы отправить приглос ограниченному числу работников вам нужно ввести в первом блоке его email, после чего появится специальное поле, в которое вводится сообщение, а также настраиваются права доступа:

Закончив с этим, нажимаете «Отправить» и эти люди через некоторое время получат сообщение с доступом к документу. Достаточно просто, верно?

На этом, в общем-то всё. Разве что из важного я еще должен упомянуть про настройки приватности. Чтобы их открыть нажмите на шестеренку в верхнем блоке справа вверху. Откроется меню, в котором можно выставить настройки доступа, которые будут нужны:

Закрываем доступ к файлу

Снова открываете «Настройки доступа» и во втором блоке ставите «Доступ ограничен». Нажимаете готово и все, дело сделано.

В этом случае все намного проще. Открыв «Настройки доступа», напротив имени и почты сотрудника жмете по полю с уровнем его прав и выбираете «Удалить».

Основные функции

Если вы решили работать с гугл таблицами и тем более делать их общими, советую изучить все доступные функции, чтобы в будущем не терять время. Ниже я расскажу про основные, о которых чаще всего спрашивают меня или задают вопросы в интернете.

Останется ввести название, выбрать, копировать ли настройки и комментарии и нажать «Ок»:

Чтобы отфильтровать данные нажмите на треугольничек и выберите параметры фильтрации:

Ну а чтобы убрать фильтр, снова нажмите «Данные» и выберите «Отключить»:

Чтобы создать новый лист достаточно нажать в самом низу документа, слева, на маленький плюсик:

Готово. Ну а на случай, если вдруг понадобится внести изменения, достаточно щелкнуть по ссылке и появится небольшое окошко, в котором будут три кнопки: сделать копию, внести изменения и кнопка удаления:

Тут тоже все просто. Как и в случае с гиперссылкой, щелкаем «Вставка»:

Появятся настройки, в которых выставляем данные и выбираем тип диаграммы (или меняем ее на подходящий график):

Готово. Если же вам понадобится внести изменения в данные, щелкните по трем точкам справа сверху и нажмите «Настройки», «Удалить» или любой другой подходящий пункт:

Заключение

Теперь и вы знаете, как создать гугл таблицу (Google Excel) с общим доступов. Благодаря схожести интерфейса с Microsoft Excel — это очень полезный и простой в освоении сервис. Кстати, недавно я уже писал про другой похожий сервис от гугла, но уже представляющий собой аналог Microsoft Word. Вот ссылка на статью — «Как создать гугл документ с общим доступом».

Чуть позже я напишу еще одну статью об этом сервисе, но уже расскажу о том, как правильно интегрировать гугл документы на страницы сайта. По правде сказать, это достаточно просто сделать, но я никак не сяду и не изучу этот вопрос досконально. Особенно меня интересует, как правильно задать необходимые размеры и подогнать документ по габаритам страницы.

Ну ладно, поговорим об этом в следующий раз. Если вам вдруг стало интересно, как интегрировать этот сервис на свой сайт, подписывайтесь на обновления моего блога. До встречи в следующих статьях!

[expert_bq id=»1570″]Этот пример функции очень простой, но вооружившись учебником по экономике статистике дискретной математике, вы сможете заставить Google SpreadSheet делать вычисления высокой степени сложности и избавиться от необходимости платить за Excel. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Если вам не хватает каких-то возможностей в Google Sheet, то можно попробовать найти что-нужно среди дополнений. Страница с доступными аддонами открывается из меню Дополнения -> Установить дополнения.

Как сортировать и фильтровать данные в Google Таблицах — 2 способа

Это означает, что поиск производился, в том числе и в тех ячейках, где находится не значение, а формула. Наличие в них цифры 3 дало три неправильных результата. Если в качестве области поиска выбрать «Значения», то будет производиться только поиск данных и неправильные результаты, связанные с ячейками формул, исчезнут.