Содержание

Кейс 5.
Сортировка данных в таблицах

Когда Вы добавляете в таблицу много информации, организация контента в ней становится очень важным параметром.

Сейчас мы разберем самые основные инструменты для сортировки данных

Упорядочивание информации в таблицах с помощью сортировки.

Для сортировки возможно пользоваться стандартными способами. В таком случае таблица сортируется по какому то одному столбцу от большего значения к меньшему или наоборот.
А при необходимости в нестандартных сортировках их можно настраивать, задавая собственные правила, поэтому сейчас мы рассмотрим обе ситуации на примере кейса.

Имеем таблицу с данными о сотрудниках компании, их должности и времени работы:

Отсортируем таблицу по стажу работы от большего к меньшему:

Стандартный вариант сортировки

Программа предлагает два варианта:
— отсортировать всю таблицу по выделенному столбцу
— или отсортировать только выделенный столбец, а таблицу оставить без изменений.
Выбор очевиден. Нажимаем на «Сортировка» и получаем отсортированную таблиц.

Аналогичным образом работает и сортировка от большего к меньшему:

Выделяем столбец «С» с периодом работы Переходим на вкладку «Данные» панели управления и выбираем сортировку по убыванию

Перед нами появится следующее диалоговое окно:

Настраиваемая сортировка

Отсортируем таблицу по возрастанию должности.

Выделяем нашу таблицу
Нажимаем на «Сортировка» во вкладке меню «Данные»:

Перед нами открывается диалоговое окно:

Настраиваемая сортировка может иметь несколько уровней.
Например, мы зададим условие для порядка отображения должностей, а потом создадим условия для сортировки по периоду работы в компании внутри первой сортировки.
В итоге получим отсортированный по должности и стажу список. Это мы будем делать дальше, а сейчас вернемся к теории.

Справка о настраиваемой сортировке

Продолжение: Настраиваемая сортировка

В списке поля Столбец выбираем Должность:

В списке поля Сортировка выбираем Значения:

В списке поля Сортировка выбираем Настраиваемый список:

Перед нами появляется диалоговое окно настройки списка:

В этом окне можно выбрать из предложенных или создать собственную последовательность отображения списка
Введем в окно Элементы списка последовательность отображения должностей через запятую и нажимаем кнопку Добавить

А теперь создадим еще одно правило и отсортируем таблицу внутри каждой должности по периоду работы в компании

Выделяем таблицу
Переходим в сортировку
Добавляем уровень
Выбираем столбец для сортировки «Период работы в компании»
Выбираем сортировку по значениям
И в поле порядок выбираем «По убыванию» для сортировки от большего к меньшему
Нажимаем «ОК» и наблюдаем изменения в таблице:

Файл с решенным кейсом — Кейс 5(решенный)

Хочешь закрепить материал?

Реши задачу самостоятельно!

Имеются данные о расходах компании за два месяца:

Имеется информация о расходах компании.
На основном листе в файле с заданием в ячейке «А4» организован список для выбора месяца. Используя значение этой ячейки как критерий, необходимо вывести сумму расходов компании.

Необходимо отобразить данные таблицы в следующем порядке:

[expert_bq id=»1570″]Однако, сортировка в Excel имеет гораздо больше настраиваемых параметров и режимов работы, которые не так очевидны, но могут оказаться очень удобны. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Числовые значения можно отсортировать по возрастанию и убыванию, текстовые – по алфавиту и в обратном порядке. Доступны варианты – по цвету и шрифту, в произвольном порядке, по нескольким условиям. Сортируются столбцы и строки.

Как в excel сделать сортировку в столбце

Выделяем таблицу
Переходим в сортировку
Добавляем уровень
Выбираем столбец для сортировки «Период работы в компании»
Выбираем сортировку по значениям
И в поле порядок выбираем «По убыванию» для сортировки от большего к меньшему
Нажимаем «ОК» и наблюдаем изменения в таблице:

Обратите внимание, что отсортированы оказались данные не только в выбранной строке. Целые столбцы меняются местами, но данные не перемешиваются. Другими словами, на снимке экрана выше представлен список фотокамер, расставленный в порядке от самых дешёвых до самых дорогих.

Как отсортировать данные в Excel

Если у вас есть большие объемы данных, это может быть ошеломляющим, если они неправильно отсортированы в вашей книге. Изучите различные методы сортировки данных в Excel, чтобы повысить производительность и упростить управление электронными таблицами.

Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel для Office 365, Excel Online и Excel для Mac.

Выберите данные для сортировки

Прежде чем данные могут быть отсортированы, Excel должен знать точный диапазон, который должен быть отсортирован. Excel выберет области связанных данных, если данные удовлетворяют следующим условиям:

Excel определяет, есть ли в области данных имена полей, и исключает строку из записей для сортировки. Разрешение Excel выбирать диапазон для сортировки может быть рискованным, особенно с большими объемами данных, которые трудно проверить.

Чтобы убедиться, что выбраны правильные данные, выделите диапазон перед началом сортировки. Если один и тот же диапазон будет отсортирован несколько раз, лучшим подходом будет присвоить ему имя .

Ключ сортировки и порядок сортировки в Excel

Сортировка требует использования ключа сортировки и порядка сортировки. Ключ сортировки — это данные в столбце или столбцах, которые вы хотите отсортировать, и определяется заголовком столбца или именем поля. На рисунке ниже возможны следующие ключи сортировки: идентификатор ученика, имя, возраст, программа и месяц начала.

Быстрая сортировка данных

Для быстрой сортировки выберите одну ячейку в столбце, содержащем ключ сортировки. Затем выберите способ сортировки данных. Вот как:

Выберите ячейку в столбце, содержащем ключ сортировки.
Выберите Дом .
Выберите Sort & Filter, чтобы открыть раскрывающееся меню параметров сортировки.
Выберите способ сортировки данных. Выберите восходящий или нисходящий порядок.

При использовании сортировки и фильтрации параметры порядка сортировки в раскрывающемся списке изменяются в зависимости от типа данных в выбранном диапазоне. Для текстовых данных возможны следующие варианты: Сортировка от А до Я и Сортировка от Z до А. Для числовых данных: Сортировка от наименьшего к наибольшему и сортировка от наименьшего к наименьшему.

Сортировать несколько столбцов данных в Excel

Помимо выполнения быстрой сортировки на основе одного столбца данных, пользовательская функция сортировки Excel позволяет сортировать по нескольким столбцам путем определения нескольких ключей сортировки . При сортировке по нескольким столбцам ключи сортировки определяются путем выбора заголовков столбцов в диалоговом окне «Сортировка » .

Как и в случае быстрой сортировки, ключи сортировки определяются путем идентификации заголовков столбцов или имен полей в таблице, содержащей ключ сортировки.

Пример сортировки по нескольким столбцам

В приведенном ниже примере данные в диапазоне от A2 до E12 сортируются по двум столбцам данных. Данные сначала сортируются по имени, а затем по возрасту.

Выделите диапазон ячеек для сортировки. В этом примере выбраны ячейки с A2 по E12.
Выберите Дом .
Выберите Sort & Filter, чтобы открыть раскрывающийся список.
Выберите Custom Sort, чтобы открыть диалоговое окно Sort.
Поставьте галочку напротив пункта Мои данные с заголовками .
Под заголовком столбца выберите « Сортировать по стрелке вниз» и выберите « Имя» в раскрывающемся списке, чтобы сначала отсортировать данные по столбцу «Имя».
Под заголовком «Сортировать по» оставьте значение « Значения ячеек» . Сортировка основана на фактических данных в таблице.
Под заголовком «Порядок» выберите стрелку вниз и выберите « Z — A», чтобы отсортировать данные «Имя» в порядке убывания.
Выберите Добавить уровень, чтобы добавить второй параметр сортировки.
Под заголовком столбца выберите стрелку « Затем по внизу» и выберите « Возраст», чтобы отсортировать записи с повторяющимися именами по столбцу «Возраст».
Под заголовком «Порядок» выберите « От наибольшего к наименьшему» в раскрывающемся списке, чтобы отсортировать данные о возрасте в порядке убывания.
Выберите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и отсортировать данные.

В результате определения второго ключа сортировки, показанного в примере ниже, две записи с одинаковыми значениями для поля « Имя» сортируются в порядке убывания с использованием поля « Возраст» . Это приводит к записи для студента Уилсона Дж., 21 год, до записи для Уилсона П., 19 лет.

Первый ряд: заголовки столбцов или данные

Диапазон данных, выбранных для сортировки в приведенном выше примере, включает заголовки столбцов над первой строкой данных. Эта строка содержит данные, которые отличаются от данных в последующих строках. Excel определил, что первая строка содержит заголовки столбцов, и скорректировал доступные параметры в диалоговом окне «Сортировка», чтобы включить их.

Excel использует форматирование, чтобы определить, содержит ли строка заголовки столбцов. В приведенном выше примере заголовки столбцов отличаются от шрифта данных в остальных строках.

Если первая строка не содержит заголовков, Excel использует букву столбца (например, Столбец D или Столбец E) в качестве вариантов в параметре Столбец диалогового окна Сортировка.

Excel использует это различие, чтобы определить, является ли первая строка строкой заголовка. Если Excel делает ошибку, диалоговое окно «Сортировка» содержит флажок «Мои данные имеют заголовки», который отменяет этот автоматический выбор.

Сортировать данные по дате или времени в Excel

В дополнение к сортировке текстовых данных по алфавиту или по номерам от наибольшего к наименьшему, параметры сортировки в Excel включают значения даты сортировки. Доступные заказы сортировки на даты включают в себя:

Диалоговое окно «Быстрая сортировка и сортировка»

Даты и время, отформатированные как числовые данные, такие как «Дата заимствования» в приведенном выше примере, используют метод быстрой сортировки для сортировки по одному столбцу. Для сортировок, включающих несколько столбцов дат или времени, используйте диалоговое окно «Сортировка » так же, как и для сортировки нескольких столбцов числовых или текстовых данных.

Пример сортировки по дате

Чтобы выполнить быструю сортировку по дате в порядке возрастания, от самого старого до самого нового:

Выделите диапазон ячеек для сортировки. Чтобы следовать примеру выше, выделите ячейки от G2 до K7.
Выберите Дом .
Выберите Sort & Filter, чтобы открыть раскрывающийся список.
Выберите Custom Sort, чтобы открыть диалоговое окно Sort.
Под заголовком столбца выберите « Сортировать по стрелке вниз» и выберите « Заимствовано», чтобы сначала отсортировать данные по заимствованной дате.
Под заголовком «Сортировать по» выберите « Значения ячеек» . Сортировка основана на фактических данных в таблице.
Под заголовком «Порядок сортировки» в раскрывающемся списке выберите « Самый старый» .
Выберите OK в диалоговом окне, чтобы закрыть диалоговое окно и отсортировать данные.

Если результаты сортировки по дате не получаются, как ожидалось, данные в столбце, содержащем ключ сортировки, могут содержать даты или время, сохраненные как текстовые данные, а не как числа (даты и время являются просто отформатированными числовыми данными).

Смешанные данные и быстрые сортировки

При использовании метода быстрой сортировки, если записи, содержащие текстовые и числовые данные, смешаны вместе, Excel сортирует числовые и текстовые данные отдельно, помещая записи с текстовыми данными в нижней части отсортированного списка.

Excel также может включать заголовки столбцов в результаты сортировки, интерпретируя их как просто еще одну строку текстовых данных, а не как имена полей для таблицы данных.

Возможное Сортировка Предупреждение

Если используется диалоговое окно «Сортировка», даже для сортировок в одном столбце, Excel может отобразить сообщение, предупреждающее вас о том, что он обнаружил данные, хранящиеся в виде текста, и дает вам выбор:

Если вы выберете первый вариант, Excel попытается разместить текстовые данные в правильном месте результатов сортировки. Выберите второй вариант, и Excel поместит записи, содержащие текстовые данные, внизу результатов сортировки, как это происходит с быстрыми сортировками.

Сортировать данные по дням недели или по месяцам в Excel

Вы также можете сортировать данные по дням недели или месяцам года, используя тот же встроенный настраиваемый список, который Excel использует для добавления дней или месяцев на лист с помощью маркера заполнения . Эти списки позволяют сортировать по дням или месяцам в хронологическом порядке, а не в алфавитном порядке.

Как и в случае с другими параметрами сортировки, значения сортировки по пользовательскому списку могут отображаться в порядке возрастания (с воскресенья по субботу или с января по декабрь) или в порядке убывания (с субботы по воскресенье или с декабря по январь).

На изображении выше были выполнены следующие шаги для сортировки выборки данных в диапазоне от А2 до Е12 по месяцам года:

Выделите диапазон ячеек для сортировки.
Выберите Дом .
Выберите Sort & Filter, чтобы открыть раскрывающийся список.
Выберите Custom Sort, чтобы открыть диалоговое окно Sort.
Под заголовком столбца выберите « Начало месяца» в раскрывающемся списке, чтобы отсортировать данные по месяцам года.
Под заголовком «Сортировать по» выберите « Значения ячеек» . Сортировка основана на фактических данных в таблице.
Под заголовком «Порядок» выберите стрелку вниз рядом с параметром «от А до Я» по умолчанию, чтобы открыть раскрывающееся меню.
Выберите Custom List, чтобы открыть диалоговое окно Custom Lists.
В левом окне диалогового окна выберите январь, февраль, март, апрель .
Выберите OK, чтобы подтвердить выбор и вернуться в диалоговое окно «Сортировка».
Выбранный список (январь, февраль, март, апрель) отображается под заголовком Заказа.
Выберите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и отсортировать данные по месяцам года.

По умолчанию пользовательские списки отображаются только в порядке возрастания в диалоговом окне «Пользовательские списки». Чтобы отсортировать данные в порядке убывания, используя пользовательский список после выбора нужного списка, чтобы он отображался под заголовком «Порядок» в диалоговом окне «Сортировка»:

Выберите стрелку вниз рядом с отображаемым списком, например, январь, февраль, март, апрель, чтобы открыть раскрывающееся меню.
В меню выберите параметр пользовательского списка, который отображается в порядке убывания, например, декабрь, ноябрь, октябрь, сентябрь .
Нажмите OK, чтобы отсортировать данные в порядке убывания, используя пользовательский список.

Сортировать по строкам, чтобы изменить порядок столбцов в Excel

Как показано с предыдущими опциями сортировки, данные обычно сортируются с использованием заголовков столбцов или имен полей. Результатом является переупорядочение целых строк или записей данных. Менее известный и, следовательно, менее используемый параметр сортировки в Excel — это сортировка по строкам, что приводит к изменению порядка столбцов слева направо на рабочем листе.

Customize the Column Order

Sort by Rows Example

[expert_bq id=»1570″]При группировке по алфавиту в нашем основном столбце слова будут выстраиваться последовательно с учетом не только первой буквы, но и следующих. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Если хотите перегруппировать подсвеченные фразы в порядке частотности. Например, по убыванию. Тогда основным столбцом выбираете «В» и перемещаете их через кнопку «Фильтр» или «Настраиваемой сортировкой».

Сортировка в excel разными способами пошагово

Выделите диапазон ячеек для сортировки.
Выберите Дом .
Выберите Sort & Filter, чтобы открыть раскрывающийся список.
Выберите Custom Sort, чтобы открыть диалоговое окно Sort.
Под заголовком столбца выберите « Начало месяца» в раскрывающемся списке, чтобы отсортировать данные по месяцам года.
Под заголовком «Сортировать по» выберите « Значения ячеек» . Сортировка основана на фактических данных в таблице.
Под заголовком «Порядок» выберите стрелку вниз рядом с параметром «от А до Я» по умолчанию, чтобы открыть раскрывающееся меню.
Выберите Custom List, чтобы открыть диалоговое окно Custom Lists.
В левом окне диалогового окна выберите январь, февраль, март, апрель .
Выберите OK, чтобы подтвердить выбор и вернуться в диалоговое окно «Сортировка».
Выбранный список (январь, февраль, март, апрель) отображается под заголовком Заказа.
Выберите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и отсортировать данные по месяцам года.

Сортировка данных в Excel

Сортировать данные в Excel умеют даже новички. Трудно не заметить сразу три кнопки на ленте.

Но иногда спрашивают, как отсортировать данные в таблице Excel по столбцам, по цвету и т.п. Все эти задачи легко решаются в Excel.

Сортировка в Excel по нескольким столбцам

Выделив одну ячейку или всю таблицу, вызываем на ленте команду сортировки. Если нужно, ставим галочку Мои данные содержат заголовки и добавляем необходимое количество уровней.

Сортировка по собственному списку

Большинство пользователей знает, как отсортировать строки в Excel по алфавиту или возрастанию чисел. Но иногда нужно расставить строки в заданном порядке, который не обязательно соответствует алфавиту или возрастающей последовательности. Это может быть иерархия элементов, города и страны в удобной последовательности и т.п. В общем то, что имеет свою логику.

Самый простой (а, значит, достойный внимания) способ заключается в том, чтобы в столбце рядом проставить числа в соответствии с желаемыми порядком строк, а затем осуществить сортировку таблицы по этому столбцу.

Способ хорош, но требует создания дополнительного временного столбца. При частом повторении операции будет отнимать время. Если приходится сортировать одни и те же данные, то можно создать специальный список, на основе которого затем и произойдет сортировка. Это тот же список, который используется в автозаполнении ячеек.

Заходим в Файл – Параметры – Дополнительно – Общие – Изменить списки…

Здесь создаем вручную или импортируем список, отсортированный в нужном порядке.

Теперь в окне сортировки в поле Порядок нужно выбрать Настраиваемый список…

Созданным списком можно пользоваться и в других файлах Excel.

Сортировка в Excel по цвету ячейки, шрифта, значку

В настройках сортировки также есть возможность использовать цвет ячейки, шрифта и значок (из условного форматирования). Если для форматирования отдельных ячеек использовать заливку (например, для указания проблемных товаров или клиентов), то затем их легко вывести вверх таблицы с помощью сортировки.

Сортировка по столбцам

Сортировать в Excel можно и по столбцам. Для этого выделяем таблицу вместе с названиями столбцов. Затем в окне сортировки вначале нажимаем Параметры и ставим переключатель на столбцы диапазона.

Последующие настройки обычные: задаем строку (!) и порядок. Единственное, теперь нельзя использовать названия строк (по аналогии с названием столбцов), будут только номера.

Сортировка промежуточных итогов

В Excel есть такой инструмент, как Промежуточные итоги. Вкратце, он нужен для того, чтобы автоматически создавать промежуточные итоги под группой однородных по некоторому признаку ячеек.

Это отличная функция, но как сделать, чтобы вверху были группы с наибольшей суммой? Ручной труд, конечно, в почете, но есть и другой вариант. Достаточно применить обычную сортировку к сгруппированным данным.

Внутреннее содержимое групп не изменится. Общий итог останется внизу.

Сортировка строк в случайном порядке

Интересный случай, когда нужно перемешать строки в случайном порядке. Создаем рядом столбец с функцией случайного числа СЛЧИС. Теперь сортируем таблицу по этому столбцу.

Случайные числа перемешают строки в хаотичном порядке. Не забудьте удалить лишний столбец.

Вот такие замечательные приемы. Если я что-то забыл, напишите, пожалуйста в комментариях.

[expert_bq id=»1570″]Для автоматической сортировки текстовой информации текстовой информации также используется формула массива ИНДЕКС List; ПОИСКПОЗ НАИМЕНЬШИЙ СЧЁТЕСЛИ List;. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Для начала скажу, что я зарабатываю через вот этого брокера , проверен он временем! А вот хороший пример заработка , человек зарабатывает через интернет МНОГО МНОГО МНОГО и показывает все на примерах, переходи и читай! Добавь страницу в закладки. А теперь читаете информацию ниже и пишите свой отзыв

Сортировка данных формулой в excel

В файле примера , из-за соображений скорости вычислений (см. ниже), однотипная часть формулы, т.е. все, что внутри функции ОКРУГЛ() , вынесена в отдельный столбец J. Поэтому итоговые формулы в сортированной таблице выглядят так: =ИНДЕКС(Фрукты;J7) и =ИНДЕКС(Продажи;J7)

Дополнительные данные → Похожие темы → Все про Exel → Как вставить значения → Как объединить ячейки → Как вставить форматы → Дополнительные данные → Вставить формулы→ Аргументы функции

Кейс 5. Сортировка данных в таблицах