Содержание

Как создать сводную таблицу в excel 2010

Обрабатывать большие объемы информации и составлять сложные многоуровневые отчеты достаточно непросто без использования средств автоматизации. Excel 2010 как раз и является инструментом, позволяющим упростить эти задачи, путем создания сводных (перекрестных) таблиц данных (Pivot table).

выявления взаимосвязей в большом наборе данных;
группировки данных по различным признакам и отслеживания тенденции изменений в группах;
нахождения повторяющихся элементов, детализации и т.п.;
создания удобных для чтения отчетов, что является самым главным.

Создавать сводные таблицы можно двумя способами. Рассмотрим каждый из них.

Способ 1. Создание сводных таблиц, используя стандартный инструмент Excel 2010 «Сводная таблица»

Перед тем как создавать отчет сводной таблицы, определимся, что будет использоваться в качестве источника данных. Рассмотрим вариант с источником, находящимся в этом же документе.

1. Для начала создайте простую таблицу с перечислением элементов, которые вам нужно использовать в отчете. Верхняя строка обязательно должна содержать заголовки столбцов.

2. Откройте вкладку «Вставка» и выберите из раздела «Таблицы» инструмент «Сводная таблица».

Если вместе со сводной таблицей нужно создать и сводную диаграмму – нажмите на стрелку в нижнем правом углу значка «Сводная таблица» и выберите пункт «Сводная диаграмма».

3. В открывшемся диалоговом окне «Создание сводной таблицы» выберите только что созданную таблицу с данными или ее диапазон. Для этого выделите нужную область.

В качестве данных для анализа можно указать внешний источник: установите переключатель в соответствующее поле и выберите нужное подключение из списка доступных.

4. Далее нужно будет указать, где размещать отчет сводной таблицы. Удобнее всего это делать на новом листе.

5. После подтверждения действия нажатием кнопки «ОК», будет создан и открыт макет отчета. Рассмотрим его.

В правой половине окна создается панель основных инструментов управления — «Список полей сводной таблицы». Все поля (заголовки столбцов в таблице исходных данных) будут перечислены в области «Выберите поля для добавления в отчет». Отметьте необходимые пункты и отчет сводной таблицы с выбранными полями будет создан.

Расположением полей можно управлять – делать их названиями строк или столбцов, перетаскивая в соответствующие окна, а так же и сортировать в удобном порядке. Можно фильтровать отдельные пункты, перетащив соответствующее поле в окно «Фильтр». В окно «Значение» помещается то поле, по которому производятся расчеты и подводятся итоги.

Другие опции для редактирования отчетов доступны из меню «Работа со сводными таблицами» на вкладках «Параметры» и «Конструктор». Почти каждый из инструментов этих вкладок имеет массу настроек и дополнительных функций.

Способ 2. Создание сводной таблицы с использованием инструмента «Мастер сводных таблиц и диаграмм»

Мастер сводных таблиц в Excel 2010 совсем не многим отличается от аналогичного инструмента в Excel 2007. Для создания сводных таблиц с его помощью выполните следующее.

1. Кликните по иконке мастера в панели быстрого допуска. В диалоговом окне поставьте переключатель на нужный вам пункт списка источников данных:

«в списке или базе данных Microsoft Excel» — источником будет база данных рабочего листа, если таковая имеется;
«во внешнем источнике данных» — если существует подключение к внешней базе, которое нужно будет выбрать из доступных;
«в нескольких диапазонах консолидации» — если требуется объединение данных из разных источников;
«данные в другой сводной таблице или сводной диаграмме» — в качестве источника берется уже существующая сводная таблица или диаграмма.

2. После этого выбирается вид создаваемого отчета – «сводная таблица» или «сводная диаграмма (с таблицей)».

Если в качестве источника выбран текущий документ, где уже есть простая таблица с элементами будущего отчета, задайте диапазон охвата — выделите курсором нужную область. Далее выберите место размещения таблицы — на новом или на текущем листе, и нажмите «Готово». Сводная таблица будет создана.
Если же необходимо консолидировать данные из нескольких источников, поставьте переключатель в соответствующую область и выберите тип отчета. А после нужно будет указать, каким образом создавать поля страницы будущей сводной таблицы: одно поле или несколько полей.

При выборе «Создать поля страницы» прежде всего придется указать диапазоны источников данных: выделите первый диапазон, нажмите «Добавить», потом следующий и т.д.

Для удобства диапазонам можно присваивать имена. Для этого выделите один из них в списке и укажите число создаваемых для него полей страницы, потом задайте каждому полю имя (метку). После этого выделите следующий диапазон и т.д.

После завершения нажмите кнопку «Далее», выберите месторасположение будущей сводной таблицы – на текущем листе или на другом, нажмите «Готово» и ваш отчет, собранный из нескольких источников, будет создан.

Создание сводных таблиц в Excel | Exceltip

Если вы организуете большой объем данных, электронные таблицы — отличный способ отследить их. Их легко редактировать, создавать резервные копии и иметь автоматические функции, которые позорят физические калькуляторы!

[expert_bq id=»1570″]Excel 2010 как раз и является инструментом, позволяющим упростить эти задачи, путем создания сводных перекрестных таблиц данных Pivot table. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] При выборе стиля форматирования для новой сводной таблицы в раскрывающейся коллекции Стили сводной таблицы можно воспользоваться функцией оперативного просмотра Excel, чтобы увидеть результаты применения стиля, над которым будет установлен указатель мыши.

Как Расширить Область Сводной Таблицы Excel • Область строки

Сводная таблица в Excel. Как сделать? ЭКСЕЛЬ ХАК

Щелкните на любой ячейке, находящейся внутри таблицы с исходными данными (те, которые вы будете использовать для создания сводной таблицы)
Перейдите к вкладке Вставка –>Таблица ->Сводная таблица, как показано на рисунке.

В нашем примере мы хотим увидеть основные показатели регионов, сгруппированных по округам. Для этого необходимо добавить поле Федеральный округ и Регион в область Строками. А поля Площадь территории, Численность населения и Денежные доходы в область Значения.

Сводная таблица в Excel — повышение производительности

Однако иногда вам нужно больше, чем просто таблица, вам нужны ваши данные, чтобы ответить на важные вопросы, которые у вас могут возникнуть по этому поводу. Именно здесь в игру вступают сводные таблицы.

Сводная таблица в Excel — повышение производительности

Что такое сводные таблицы?

К сожалению, одно только название не показывает, насколько полезны сводные таблицы! Итак, что такое сводные таблицы и чем они полезны?

Настройка сводной таблицы

Это очень простая таблица, но она отвечает на такие вопросы, как Какой поставщик доставил больше всего товаров? и какой город заплатил больше всего денег? немного сложно ответить, просто посмотрев на него. Вместо того, чтобы считать пальцы или редактировать таблицу, мы можем использовать сводную таблицу здесь, чтобы узнать информацию.

Чтобы создать сводную таблицу в Excel, сначала мы выделим всю таблицу, а затем перейдем к Вставка и щелкните сводную таблицу.

Появится окно. По сути, все, о чем мы просим, - это диапазон данных (который мы уже установили) и где мы похожи на таблицу. Для примера рассмотрим таблицу на новом листе, чтобы отделить ее от основной таблицы.

Использование сводной таблицы

Базовая таблица

Теперь наша таблица готова к переходу на новый лист, но она не делает ничего особенно интересного!

Однако, если мы щелкнем по самой таблице, появятся некоторые опции. Здесь мы можем настраивать и экспериментировать с полями данных, чтобы лучше анализировать имеющиеся у нас данные.

Прежде всего, давайте зададим этой сводной таблице очень простой вопрос: кто доставил больше всего товаров? Чтобы ответить на это, нам нужны только две части данных: имя поставщика и количество отправленных товаров. Таким образом, в боковой панели сводной таблицы выберите «Имя доставщика» и «Доставленные элементы».

Если мы снова посмотрим на таблицу, то увидим, что она аккуратно отсортирована в таблицу на основе на нашем входе. Из этого видно, что у Сэнди было самое грубое время для доставки!

Расширенная таблица

Мы можем вручную настроить местоположение каждого значения, щелкнув и перетащив их в соответствующее поле. Например, давайте ответим на вопрос: сколько каждый город коллективно заплатил за свои поставки и кто получил наибольшую плату?

Для этого нам понадобятся три элемента данных: названия, города и стоимость. Мы можем настроить эту таблицу, активировав поле имен и перетащив его в поле строк, активировав поле города и перетащив его в поле столбцов, затем активировав поле оплаты и перетащив его в поле значений.

Из этого легко увидеть, что большой спонсором был Basthead, а большим добытчиком был Sandy. Мы также видим, что мы заработали всего 334 долл. США от всех поставок.

Расширенная таблица с фильтрами

Теперь давайте попробуйте применить фильтр. Фильтры дают нам возможность выбрать, какие данные представляет таблица, на основе переменной, которую мы установили в категории фильтров. Давайте настроим это так, чтобы у нас была разбивка данных по городам. Мы помещаем имена в строках, платежах и доставленных элементах в значения и города в поле фильтра.

Теперь таблица позволяет нам фильтровать данные по каждому городу, поэтому мы можем посмотрите подробности о том, как работает каждый город.

сделанные на заказ таблицы

Когда вы хотите задать вопросы о ваших данных, вам не нужно вручную просеивать через все это! Сводные таблицы облегчают анализ ваших электронных таблиц и могут быть настроены на лету для получения важной информации из ваших данных.

Как вы думаете, сводные таблицы помогут вашей производительности? Дайте нам знать ниже!

[expert_bq id=»1570″]Для изменения итоговой функции дважды щелкните на названии столбца Сумма по полю Откроется диалоговое окно Параметры поля значений. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] В сводных таблицах можно рассчитывать данные разными способами. Вы узнаете о доступных методах вычислений, о влиянии типа исходных данных на вычисления и о том, как использовать формулы в сводных таблицах и на сводных диаграммах.

Сводные таблицы в Excel: Создание, Фильтрация, Форматирование

«в списке или базе данных Microsoft Excel» — источником будет база данных рабочего листа, если таковая имеется;
«во внешнем источнике данных» — если существует подключение к внешней базе, которое нужно будет выбрать из доступных;
«в нескольких диапазонах консолидации» — если требуется объединение данных из разных источников;
«данные в другой сводной таблице или сводной диаграмме» — в качестве источника берется уже существующая сводная таблица или диаграмма.

Чтобы отобразить отдельный маркер данных для продаж в регионе «Север» за вычетом транспортных расходов, которые составляют 8 %, можно создать в поле «Регион» вычисляемый объект с такой формулой: =Север – (Север * 8%).

Excel как сводную таблицу сделать обычной

Таблица сайтов. В полях указаны различные параметры. Все сайты находятся в общем списке и также разбиты по тематикам. Каждая тематика в отдельной вкладке. Все это дело организовано с помощью сводных таблиц. Изменяя значения в исходном списке, они, при обновлении таблиц, меняются во вкладках.

Проблема, собственно, в следующем: большинство остальных сотрудников работает на бесплатном OpenOffice, который очень сильно тупит при открытии сводных таблиц. Нужно преобразовать

таблицы в обычные. Можно, конечно, просто скопировать и вставить значения на другой лист, но это как-то долго — вкладок то много, да и операция эта производится почти каждый день. Существует ли еще какой нить способ? Заранее спасибо.

После создания сводной таблицы и настройки ее структуры выделите всю таблицу и скопируйте ее в буфер обмена. Далее перейдите на вкладку Главная (Ноте) и щелкните на кнопке Вставка (Insert), а затем выберите в раскрывающемся меню команду Вставить значения (Insert Values), как показано на рис. 6.19.

Тем самым вы удалите сводную таблицу и замените ее статическими значениями, полученными на основе последнего состояния сводной таблицы. Полученные значения становятся основой создаваемой впоследствии сводной таблицы.

Рис 6.19. Команда Вставить значения применяется для получения на основе сводной таблицы обычной таблицы со статическими значениями

Эта методика эффективно применяется для удаления интерактивных возможностей сводной таблицы. Таким образом вы преобразуете сводную таблицу в стандартную таблицу, а потому создаете не сводную диаграмму, а обычную диаграмму, не поддающуюся фильтрации и переорганизации. Это же замечание касается также методов 2 и 3.

Создав общую таблицу, в каком либо из текстовых документов, можно осуществить её анализ, сделав в Excel сводные таблицы.

Создание сводной Эксель таблицы требует соблюдения определенных условий:

Как сделать сводную таблицу в excel: пошаговая инструкция

Создался пустой лист, где видно списки областей и полей. Заголовки стали полями в нашей новой таблице. Сводная таблица будет формироваться путем перетаскивания полей.

Оформление сводной таблицы

На самом деле рассказывать о настройках сводных таблиц можно еще очень долго. Проводите изменения под свой вкус, добиваясь удобного для вас пользования. Не бойтесь нажимать и экспериментировать. Любое действие вы всегда сможете изменить нажатием сочетания клавиш Ctrl+Z.

Надеюсь, вы усвоили весь материал, и теперь знаете, как сделать сводную таблицу в excel.

Сводная таблица применяется для быстрого анализа большого объема данных. Она позволяет объединять информацию из разных таблиц и листов, подсчитать общий результат. Этот универсальный аналитический инструмент существенно расширяет возможности программы Excel.

Можно сформировать новые итоги по исходным параметрам, поменяв строки и столбцы местами. Можно произвести фильтрацию данных, показав разные элементы. А также наглядно детализировать область.

Сводная таблица в Excel

Для примера используем таблицу реализации товара в разных торговых филиалах.

Из таблички видно, в каком отделе, что, когда и на какую сумму было продано. Чтобы найти величину продаж по каждому отделу, придется посчитать вручную на калькуляторе. Либо сделать еще одну таблицу Excel, где посредством формул показать итоги. Такими методами анализировать информацию непродуктивно. Недолго и ошибиться.

Самое рациональное решение – это создание сводной таблицы в Excel:

Выделяем ячейку А1, чтобы Excel знал, с какой информацией придется работать.
В меню «Вставка» выбираем «Сводная таблица».
Откроется меню «Создание сводной таблицы», где выбираем диапазон и указываем место. Так как мы установили курсор в ячейку с данными, поле диапазона заполнится автоматически. Если курсор стоит в пустой ячейке, необходимо прописать диапазон вручную. Сводную таблицу можно сделать на этом же листе или на другом. Если мы хотим, чтобы сводные данные были на существующей странице, не забывайте указывать для них место. На странице появляется следующая форма:
Сформируем табличку, которая покажет сумму продаж по отделам. В списке полей сводной таблицы выбираем названия столбцов, которые нас интересуют. Получаем итоги по каждому отделу.

Первая строка заданного для сведения данных диапазона должна быть заполнена.
В базовой табличке каждый столбец должен иметь свой заголовок – проще настроить сводный отчет.
В Excel в качестве источника информации можно использовать таблицы Access, SQL Server и др.

Как сделать сводную таблицу из нескольких таблиц

Часто требуется создавать сводные отчеты из нескольких таблиц. Есть пара табличек с информацией. Нужно объединить их в одну общую. Для науки придумаем остатки на складах в двух магазинах.

Порядок создания сводной таблицы из нескольких листов такой же.

Вызываем меню «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Для этого щелкаем кнопку настройки панели быстрого доступа и нажимаем «Другие команды». Здесь на вкладке «Настройка» находим «Мастер сводных таблиц». Добавляем инструмент в панель быстрого доступа. После добавления:
Ставим курсор на первую табличку и нажимаем инструмент «Мастера». В открывшемся окне отмечаем, что создать таблицу хотим в «нескольких диапазонах консолидации». То есть нам нужно объединить несколько мест с информацией. Вид отчета – «сводная таблица». «Далее».
Следующий этап – «создать поля». «Далее».
Прописываем диапазон данных, по которым будем формировать сводный отчет. Выделяем первый диапазон вместе с шапкой – «добавить». Второй диапазон вместе с названием столбцов – снова «добавить».
Теперь в списке выбираем первый диапазон. Ставим птичку у единицы. Это первое поле сводного отчета. Даем ему имя – «Магазин 1». Выделяем второй диапазон данных – ставим птичку у цифры «2». Название поля – «Магазин 2». Нажимаем «Далее».
Выбираем, где расположить сводную таблицу. На существующем листе или новом. Лучше выбрать новый лист, чтобы не было наложений и смещений. У нас получилось так:

Как видите всего в несколько кликов можно создавать сложные отчеты из нескольких листов или таблиц разного объема информации.

Как работать со сводными таблицами в Excel

Начнем с простейшего: добавления и удаления столбцов. Для примера рассмотрим сводную табличку продаж по разным отделам (см. выше).

Справа от сводной таблицы у нас была область задач, где мы выбирали столбцы в списке полей. Если она исчезла, просто щелкаем мышью по табличке.

Добавим в сводную таблицу еще одно поле для отчета. Для этого установим галочку напротив «Даты» (или напротив «Товара»). Отчет сразу меняется – появляется динамика продаж по дням в каждом отделе.

Сгруппируем данные в отчете по месяцам. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по полю «Дата». Нажимаем «Группировать». Выбираем «по месяцам». Получается сводная таблица такого вида:

Чтобы изменить параметры в сводной таблице, достаточно снять галочки напротив имеющихся полей строк и установить у других полей. Сделаем отчет по наименованиям товаров, а не по отделам.

А вот что получится, если мы уберем «дату» и добавим «отдел»:

А вот такой отчет можно сделать, если перетащить поля между разными областями:

Чтобы название строки сделать названием столбца, выбираем это название, щелкаем по всплывающему меню. Нажимаем «переместить в название столбцов». Таким способом мы переместили дату в столбцы.

Поле «Отдел» мы проставили перед наименованиями товаров. Воспользовавшись разделом меню «переместить в начало».

Покажем детали по конкретному продукту. На примере второй сводной таблицы, где отображены остатки на складах. Выделяем ячейку. Щелкаем правой кнопкой мыши – «развернуть».

В открывшемся меню выбираем поле с данными, которые необходимо показать.

Когда нажимаем на сводную таблицу, становится доступной закладка с параметрами отчета. С ее помощью можно менять заголовки, источники данных, группировать информацию.

Проверка правильности выставленных коммунальных счетов

С помощью сводных таблиц Excel легко проверить, насколько правильно обслуживающие организации начисляют квартплату. Другой положительный момент – экономия. Если мы будем ежемесячно контролировать, сколько расходуется света, газа, то сможем найти резерв для экономии средств на оплату квартиры.

Для начала предлагаем составить сводную таблицу тарифов по всем коммунальным платежам. Для разных городов данные будут свои.

Для примера мы сделали сводную табличку тарифов для Москвы:

Для учебных целей возьмем семью из 4 человек, которые проживают в квартире 60 кв. м. Чтобы контролировать коммунальные платежи, необходимо создать таблицы для расчета на каждый месяц.

Первый столбец = первому столбцу из сводной таблицы. Второй – формула для расчета вида:

= тариф * количество человек / показания счетчика / площадь

Для удобства рекомендуем сделать промежуточный столбец, в который будут заноситься показания по счетчикам (переменная составляющая).

Наши формулы ссылаются на лист, где расположена сводная таблица с тарифами.

Если при расчете коммунальных платежей применяются льготы, их тоже можно внести в формулы. Информацию по начислениям требуйте в бухгалтерии своей обслуживающей организации. Когда меняются тарифы – просто измените данные в ячейках.

Для того чтобы реализовать возможность создания такого списка, мы воспользуемся инструментами сводной таблицы. Добавим кнопку Мастер сводных таблиц в панель быстрого доступа, которая недоступна нам на ленте, но осталась как рудимент от более ранних версий Excel.

Перейдите по вкладке Файл -> Параметры. В появившемся диалоговом окне Параметры Excel, во вкладке Панель быстрого доступа в левом поле найдите пункт Мастер сводных таблиц и диаграмм и добавьте его в правый. Нажмите ОК.

Теперь на панели быстрого доступа у вас появился новый значок.

Щелкните по этой вкладке, чтобы запустить Мастер сводных таблиц.

На первом шаге мастера необходимо выбрать тип источника данных сводной таблицы. Устанавливаем переключатель В нескольких диапазонах консолидации и жмем Далее.

На шаге 2а укажите, как следует создавать поля страницы. Поместите переключатель Создать поля страницы -> Далее.

На шаге 2б, в поле Диапазон выберите диапазон, содержащий данные, и щелкните Добавить. В нашем случае это будет местоположение исходной сводной таблицы A1:E4.

На третьем шаге необходимо определиться, куда необходимо поместить сводную таблицу, и нажмите кнопку Готово.

Excel создаст сводную таблицу с данными. В левой части экрана вы увидите область Список полей сводной таблицы. Уберите все пункты с полей строк и столбцов. Более подробно о редактировании полей строк и столбцов в сводной таблице я писал в предыдущей статье.

У вас получится небольшая сводная таблица, состоящая из одной ячейки, которая содержит сумму всех значений исходной таблицы.

Дважды щелкните по этой ячейке. Excel создаст новый лист, который будет содержать таблицу со списком значений.

Заголовки этой таблицы представляют общую информацию, вероятно, вы захотите сделать их более информативными.