Как Правильно Вводить Данные в Excel • Базовые понятия

Содержание

Ввод и редактирование данных

Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы. Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст.

Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д. Дата и время могут также рассматриваться как числа.

Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.

Любая формула начинается со знака (=). Если в ячейку введена формула, то по умолчанию ячейка будет показывать результат расчета.

Ввод данных в ячейку

Данные набираются непосредственно в активной ячейке, при этом они отображаются в строке формул. Также данные могут набираться и в строке формул.

При вводе в строке формул щелкните кнопку Enter- √ для подтверждения, а для отмены ввода нажмите кнопку Отмена — ×.

Нажатие клавиш перемещения курсора или щелчок по другой ячейке Сбудет всегда приводить к сохранению набранных данных в активной ячейке перед перемещением к следующей.

Текст, ширина которого слишком велика, чтобы вместиться в текущую ячейку, будет зрительно накладываться на соседние ячейки, хотя фактически он будет содержаться в одной ячейке. Excel ограничивает текст или формулы в ячейке длиной в 255 символов.

Числа, которые слишком велики, чтобы быть показанными внутри текущей ячейки, будут отображаться как последовательность символов # # # #. Чтобы показать числовое значение в ячейке, надо увеличить ширину столбца (см. раздел «Форматирование ячеек»).

Удалить содержимое ячейки можно с помощью клавиши Delete.

Выделение ячеек

Множество операций, таких, как вставка строк или столбцов, удаление, копирование или перемещение ячеек, требует выделения одной или нескольких ячеек перед началом операции.

Область выделения может быть как отдельной ячейкой, так и занимать целую рабочую книгу. Активная ячейка всегда является частью выделенной области. Область выделения должна быть прямоугольной и может быть определена как:

Ссылка на прямоугольную область ячеек состоит из адресов начальной и конечной ячеек, разделенных двоеточием (:).

Табл. 17 иллюстрирует некоторые из возможных комбинаций.

Элементы Обозначения Область определения
Ячейка
Группа ячеек
В2 или В2:В2
В2:В23
В2:05
1 ячейка
22 ячейки
12 ячеек
Строка
Строки
1
1:2
1 строка
2 строки
Столбец
Столбцы
А:А
А:С
1 столбец
3 столбца
Рабочий лист Лист1
Лист1:ЛистЗ
1 рабочий лист
3 рабочих листа
Множество А2:С2,С4:D6,В8 10 ячеек

Ячейки могут быть выделены с помощью мыши или клавиатуры или их комбинации (табл. 18). Выделенные ячейки будут отличаться цветом.

Для отмены выделения щелкните по любой ячейке. Для выделения области с помощью мыши в том случае, если область выделения превышает размер окна, как и в других приложениях, используется автопрокрутка. Это означает, что если указатель мыши выходит за границы окна, то лист будет автоматически прокручиваться в этом направлении.

Редактирование содержимого ячейки

Редактирование содержимого ячейки может осуществляться либо в ячейке, либо в строке формул. Режимы Ввод и Правка показываются в строке состояния.

Для редактирования следует дважды щелкнуть в ячейке, которую нужно отредактировать, или щелкнуть в строке формул.

Указатель мыши может быть использован для перемещения в место редактирования. Кроме того, в режиме редактирования могут использоваться следующие клавиши:

Так же как и в Word, нажатие на клавишу Insert осуществляет переключение между режимами вставки и замещения.

Отмена и повторение действий

Excel позволяет отменить изменения, сделанные в рабочей книге. Хотя эта функция применима к большинству команд, для нее существуют исключения (например, нельзя отменить удаление и переименование листа).

Команда Отменить (Undo) в меню Правка (Edit) контекстно зависима. Когда пользователь набирает или редактирует данные в строке формул, в меню Правка будет предложена команда, соответствующая последней выполняемой операции.

Как Правильно Вводить Данные в Excel • Базовые понятия

На стандартной панели для отмены последней команды следует нажать кнопку или отменить несколько команд, выбрав их из списка.

После выбора команды Отменить в меню Правка команда изменится на команду Вернуть (Redo).

Вставка строк и столбцов

Дополнительные строки или столбцы могут быть вставлены по мере необходимости в любом месте таблицы. Команда Вставить (Insert) в меню Правка (Edit) может использоваться для вставки нового столбца слева от текущего столбца или новой строки над текущей строкой.

Несколько столбцов и строк может быть добавлено при выделении области, которая включает больше чем один столбец или строку.

  1. Выделите столько столбцов или строк, сколько необходимо вставить.
  2. Выберите Вставка, Строки (Insert, Rows) или Вставка, Столбцы (Insert, Columns) или нажмите комбинацию клавиш Ctrl и + на цифровой клавиатуре.

Для удаления строк или столбцов:

При вставке и удалении столбцов или строк смещаются адреса оставшихся данных в таблице, поэтому при вставке или удалении нужно быть особенно внимательными.

Перемещение и копирование данных

Перемещение и копирование данных является одной из основных операций, используемых при работе с табличными данными, при этом копируется на новое место не только содержимое ячеек, но и их форматирование.

Перемещение и копирование содержимого ячеек можно осуществить двумя способами:

Как только пользователь выделит ячейку и выберет команду Вырезать или Копировать (Cut или Сору) в меню Правка (Edit), Excel произведет копирование содержимого ячейки в буфер обмена.

При перемещении данные исходных ячеек будут вставлены на новое место.

Копирование данных используется для дублирования информации. Как только содержимое одной ячейки скопировано, оно может быть вставлено в отдельную ячейку или в область ячеек неоднократно. Кроме того, выбранная область окружается подвижной пунктирной границей, которая будет оставаться до тех пор, пока операция не будет завершена или отменена.

Граница выглядит как пульсирующая точечная рамка, окружающая выделенный объект. Вставка содержимого ячеек возможна только тогда, когда существует эта граница.

Использование команды Вставить (Paste) в меню Правка (Edit) после выбора команды Вырезать (Cut) будет отключать границу.

Использование команды Вставить (Paste) после команды Копировать (Сору) не будет отключать границу, т.е. пользователь может продолжать указывать другие места назначения для вставки данных и применять команду Вставить снова.

Нажатие клавиши Enter будет вставлять выделенную область на новое место, указанное мышью, и отключать границу.

Нажатие клавиши Esc будет отменять операцию копирования в буфер и отключать границу.

Когда вставляются данные из более чем одной ячейки, требуется указать только левый верхний угол области ячеек на рабочем листе, в которую осуществляется вставка.

Перемещение и копирование с помощью меню

Возможность Перетаскивания (Drag and Drop) позволяет перемещать или копировать содержимое выделенных ячеек с помощью мыши. Эта возможность особенно полезна при .перемещении и копировании на небольшие расстояния (в пределах видимой области рабочего листа).

Перемещение и копирование перетаскиванием

  1. Выберите область ячеек для перемещения.
  2. Переместите указатель мыши на обрамление выделения.
  3. Перетащите выделение с помощью указателя на новое место. Область ячеек будет перемещена на новое место.
  4. Если при перетаскивании удерживать нажатой клавишу Ctrl, область ячеек будет скопирована на новое место.

Специальное копирование данных

Команда Специальная вставка (Piste Special) часто используется и для копирования атрибутов форматирования ячейки.

  1. Выделите ячейку или ячейки для копирования.
  2. Выберите Правка, Копировать (Edit, Copy).
  3. Выделите ячейку или ячейки, в которые будут помещены исходные данные.
  4. Выберите Правка, Специальная вставка (Edit, Paste Special). Диалоговое окно Специальная вставка содержит несколько параметров для вставки данных (рис. 83).

Специальная вставка

Первая группа параметров диалогового окна Специальная вставка (Paste Special) позволяет выбрать содержимое или атрибуты форматирования, которые необходимо вставлять. При выборе параметра Все (АИ) вставляются содержимое и атрибуты каждой копируемой ячейки на новое место. Другие варианты позволяют вставлять разные комбинации содержимого и/или атрибутов.

Вторая группа параметров применяется только при вставке формул или значений и описывает выполняемые операции над вставляемой информацией в ячейки, которые уже содержат данные (табл. 19).

Таблица 19. Параметры команды Специальная вставка

Выбор Нет (None) означает, что копируемая информация просто замещает содержимое ячеек. Выбирая другие варианты операций, получим, что текущее содержимое будет объединено со вставляемой информацией и результатом такого объединения будет новое содержимое ячеек.

Ввод и редактирование данных
Возможность Перетаскивания (Drag and Drop) позволяет перемещать или копировать содержимое выделенных ячеек с помощью мыши. Эта возможность особенно полезна при .перемещении и копировании на небольшие расстояния (в пределах видимой области рабочего листа).
эксперт
Мнение эксперта
Михаил Соловьев, консультант по вопросам работы с продуктами Microsoft
Если у вас возникнут сложности, я помогу разобраться!
Задать вопрос эксперту
Перемещение и копирование данных является одной из основных операций, используемых при работе с табличными данными, при этом копируется на новое место не только содержимое ячеек, но и их форматирование. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне!
Конечно, можно использовать порядковый номер дня или часть суток при вводе даты и времени, но такой подход очень неудобный. Кроме этого, придется постоянно применять к ячейке определенный формат, что только усиливает дискомфорт.

КАК: Учебник по форме ввода данных Excel — 2022

  1. Выделите столько столбцов или строк, сколько необходимо вставить.
  2. Выберите Вставка, Строки (Insert, Rows) или Вставка, Столбцы (Insert, Columns) или нажмите комбинацию клавиш Ctrl и + на цифровой клавиатуре.

Если никакой вариант не подходит, то всегда возможно создание своего собственного. Сделать это очень легко. Необходимо просто выбрать предустановленные форматы, как образец и выполнить такие действия:

Элементы Обозначения Область определения
Ячейка
Группа ячеек
В2 или В2:В2
В2:В23
В2:05
1 ячейка
22 ячейки
12 ячеек
Строка
Строки
1
1:2
1 строка
2 строки
Столбец
Столбцы
А:А
А:С
1 столбец
3 столбца
Рабочий лист Лист1
Лист1:ЛистЗ
1 рабочий лист
3 рабочих листа
Множество А2:С2,С4:D6,В8 10 ячеек

Как ввести формулу в ячейку Excel

У многих начинающих пользователей Excel нередко появляется вопрос: что такое формула Excel и как ее ввести в ячейку. Многие даже думают, зачем она нужна. По их мнению, Excel – это электронная таблица. Но на самом деле, это большой многофункциональный калькулятор и, даже, в какой-то степени, среда программирования.

Понятие формулы и функции

И вся работа в Excel строится на формулах, коих огромное количество. В основе любой формулы лежит функция. Это базовый вычислительный инструмент, который возвращает значение в зависимости от передаваемых данных после их предварительной обработки.

Формула же – это совокупность логических операторов, арифметических операций и функций. Она не всегда содержит все эти элементы. Вычисление может включать в себя, например, только математические операции.

В повседневной речи пользователи Excel часто путают эти понятия. На самом деле, грань между ними достаточно условная, и нередко используются оба термина. Тем не менее, для более правильного понимания работы с Excel знать правильные значения необходимо.

Термины, касающиеся формул

На самом деле, терминологический аппарат значительно шире и включает множество других понятий, которые нужно рассмотреть более подробно.

  1. Константа. Это значение, которое остается одинаковым, и его невозможно изменить. Таким может быть, например, число Пи.
  2. Операторы. Это модуль, необходимый для выполнения определенных операций. Excel предусматривает три вида операторов:
    1. Арифметический. Необходим для того, чтобы сложить, вычитать, делить и умножать несколько чисел.
    2. Оператор сравнения. Необходим для того, чтобы проверить, соответствуют ли данные определенному условию. Может возвращать одно значение: или истину, или ложь.
    3. Текстовый оператор. Он только один, и необходим, чтобы объединять данные – &.

    Как вводить данные в ячейку

    Один из самых простых способов вставки формулы, содержащей функцию – это воспользоваться Мастером функций. Чтобы его вызвать, необходимо кликнуть по значку fx немного левее строки формул (она находится над таблицей, и в ней дублируется содержимое ячейки, если формулы в ней нет или показывается формула, если она есть. Появится такое диалоговое окно.

    Там можно выбрать категорию функции и непосредственно ту из списка, которую нужно использовать в конкретной ячейке. Там можно посмотреть не только перечень, но и что каждая из функций делает.

    Второй способ ввода формул – воспользоваться соответствующей вкладкой на ленте Excel.

    Как вставить формулу в таблицу Excel

    2

    Здесь интерфейс другой, но механика та же. Все функции распределены по категориям, и пользователь может сам выбрать ту, которая ему больше всего подходит. Чтобы посмотреть, что каждая из функций делает, необходимо навести на нее курсором мыши и подождать 2 секунды.

    Также можно непосредственно вводить функцию в ячейку. Для этого необходимо в ней начать писать символ ввода формулы (знак равно =) и вводить название функции вручную. Этот способ подойдет для более опытных пользователей, которые знают ее наизусть. Позволяет значительно сэкономить время.

    Как вставить формулу в таблицу Excel

    3

    Как вставить формулу в таблицу Excel

    4

    Если же вы до сих пор используете Excel 2003 версии, то в нем не предусмотрено выпадающего списка, поэтому необходимо помнить точное название функции и вводить данные на память. То же касается и всех аргументов функции. К счастью, для опытного пользователя это не является проблемой.

    Важно всегда начинать формулу со знака равно, иначе Excel будет думать, что в ячейке содержится текст.

    Аналогично, можно начинать запись функции со знака @, который будет автоматически изменен. Такой способ ввода считается устаревшим и необходим для того, чтобы старые версии документов не потеряли часть функциональности.

    Понятие аргументов функции

    Введенный аргумент называется параметром. Некоторые функции не содержат их вообще. Например, чтобы получить в ячейке текущее время и дату, необходимо написать формулу = ТДАТА() . Как видим, если функция не требует ввода аргументов, скобки все равно нужно указать.

    Некоторые особенности формул и функций

    Важно понимать, что стандартными методами Excel невозможно сделать так, чтобы ячейка возвращала свое значение в другую ячейку. При этом этой задачи можно добиться, использовав макросы – подпрограммы, которые выполняют определенные действия в документе Excel. Но это совсем другая тема, которая явно не для новичков, поскольку она требует навыков программирования.

    Понятие формулы массива

    Это один из вариантов формулы, который вводится немного другим способом. Но многие не знают, что это такое. Поэтому давайте в первую очередь разберемся со значением этого термина. Значительно проще разобраться в этом на примере.

    Предположим, у нас есть формула СУММ, которая возвращает сумму значений определенного диапазона.

    Давайте создадим такой простенький диапазон, записав в ячейки A1:A5 числа от одного до пяти. Затем укажем функцию =СУММ(A1:A5) в ячейке B1. В результате, там появится число 15.

    Это уже и есть формула массива? Нет, хотя она и работает с набором данных и могла бы называться таковой. Давайте внесем некоторые изменения. Предположим, нам нужно при этом еще к каждому аргументу добавлять единицу. Для этого функцию нужно сделать такой:

    =СУММ(A1:A5+1). Получается, что мы хотим к диапазону значений добавить единицу перед тем, как подсчитать их сумму. Но и в таком виде Excel не захочет этого делать. Ему нужно показать это, использовав формулу Ctrl + Shift + Enter. Формула массива отличается внешним видом и выглядит следующим образом:

    После этого в нашем случае будет введен результат 20.

    Нет смысла вводить фигурные скобки вручную. Это ничего не даст. Наоборот, Excel даже не подумает, что это функция и просто текст вместо формулы.

    Внутри этой функции, тем временем, осуществлялись следующие действия. Сначала программа раскладывает этот диапазон на составляющие. В нашем случае – это 1,2,3,4,5. Далее Excel автоматически увеличивает каждую из них на единицу. Потом полученные числа складываются.

    Есть еще один случай, когда формула массива может сделать то, что стандартная не может. Например, у нас есть набор данных, перечисленных в диапазоне A1:A10. В стандартном случае будет получен ноль. Но предположим, у нас такая ситуация, что ноль в учет брать нельзя.

    Давайте введем такую формулу, которая проверяет диапазон на предмет того, чтобы он не был равен этому значению.

    Здесь появляется ложное ощущение, что желаемого результата добиться получится. Но это не так, поскольку здесь нужно использование формулы массива. В приведенной выше формуле будет проверяться только первый элемент, что, естественно, нам не подходит.

    А вот если превратить ее в формулу массива, расклад может быстро измениться. Теперь наименьшее значение будет 1.

    Преимущество формулы массива еще и в том, что ею может быть возвращено несколько значений. Например, можно транспонировать таблицу.

    Таким образом, разных видов формул бывает очень много. Одни из них требуют более простого ввода, другие – сложного. Особенно тяжелыми для восприятия новичками могут быть формулы массива, но они очень полезны.

    эксперт
    Мнение эксперта
    Михаил Соловьев, консультант по вопросам работы с продуктами Microsoft
    Если у вас возникнут сложности, я помогу разобраться!
    Задать вопрос эксперту
    Чтобы использовать его все, что вам нужно сделать, это предоставить заголовки столбцов, которые будут использоваться в вашей базе данных, щелкните значок формы, а Excel сделает все остальное. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне!
    В этом примере мы будем искать всех учащихся в возрасте 18 лет а также поступил в программу «Искусство» в колледже. В форме должны отображаться только те записи, которые соответствуют обоим критериям.
    Как Правильно Вводить Данные в Excel • Базовые понятия

    Как сделать проверку данных в excel

    1. Константа. Это значение, которое остается одинаковым, и его невозможно изменить. Таким может быть, например, число Пи.
    2. Операторы. Это модуль, необходимый для выполнения определенных операций. Excel предусматривает три вида операторов:
      1. Арифметический. Необходим для того, чтобы сложить, вычитать, делить и умножать несколько чисел.
      2. Оператор сравнения. Необходим для того, чтобы проверить, соответствуют ли данные определенному условию. Может возвращать одно значение: или истину, или ложь.
      3. Текстовый оператор. Он только один, и необходим, чтобы объединять данные – &.

      И вся работа в Excel строится на формулах, коих огромное количество. В основе любой формулы лежит функция. Это базовый вычислительный инструмент, который возвращает значение в зависимости от передаваемых данных после их предварительной обработки.

      Работа с ячейками в Excel

      Огромное количество пользователей Excel допускает одну и ту же ошибку. Они путают два принципиально разных типа операций: внутри ячейки и за над ней самой. Но разница между ними огромная.

      Дело в том, что каждая ячейка – это полнофункциональный элемент, который являет собой поле ввода с большим количеством возможностей. Туда вводятся формулы, числа, текст, логические операторы и так далее. Сам же текст можно оформлять: менять его размеры и начертание, а также расположение внутри ячейки.

      Например, на этой картинке видно, что текст внутри ячейки окрашен в красный цвет и имеет жирное начертание.

      Важная особенность этого режима в том, что в нем невозможно совершать все возможные операции с ячейкой. Если посмотреть на панель инструментов ленты, то будет видно, что большая часть кнопок не активна. Вот в этом и выражена основная ошибка. Но давайте обо всем по порядку, начиная с самых азов и потом будем повышать уровень сложности, чтобы каждый мог почерпнуть что-то полезное.

      Базовые понятия

      Итак, основным элементом таблицы является ячейка. Она находится на пересечении колонки и строки, и поэтому у нее есть свой адрес, который можно использовать в формулах для того, чтобы указать на нее, достать определенные данные и так далее.

      Например, ячейка с адресом B3 имеет следующие координаты: строка 3, столбец 2. Увидеть его можно в левом верхнем углу, непосредственно под меню навигации.

      Второе важное понятие – рабочая книга. Это документ, открытый пользователем, который содержит перечень листов, какие в свою очередь состоят из ячеек. Любой новый документ изначально не содержит никакой информации, а в соответствующем поле вино адрес ячейки, выделенной на текущий момент.

      Работа с ячейками в Excel

      Также отображается имя колонки и строки. Когда одна из ячеек выделена, на координатной панели соответствующие элементы будут выделены оранжевым цветом.

      Чтобы ввести информацию, необходимо, как мы уже поняли выше, перейти в режим редактирования. Нужно выделить соответствующую ячейку путем левого клика по ней, а потом просто вводить данные. Также можно перемещаться между разными ячейками с использованием клавиатуры с помощью кнопок со стрелками.

      Основные операции с ячейками

      Выделение ячеек в один диапазон

      Группировка информации в Excel осуществляется по специальному диапазону. В этом случае выделяется сразу несколько ячеек, а также, соответственно, строк и колонок. Если выделить их, отображается целая область, а в строке адреса приводится обобщенная информация по всем выделенным ячейкам.

      Объединение ячеек

      Работа с ячейками в Excel

      Далее необходимо нажать на кнопку, показанную на скриншоте. Там перечислено несколько способов объединения ячеек. Вам нужно выбрать тот, который больше всего подходит по ситуации.

      Поиску требуемой кнопки. В навигационном меню нужно на вкладке «Главная» найти кнопку, которая была отмечена на предыдущем скриншоте, и отобразить выпадающий список. Мы выбрали пункт «Объединить и поместить в центре». Если эта кнопка неактивна, то нужно выйти из режима редактирования. Это можно сделать путем нажатия клавиши «Ввод».

      Если нужно скорректировать положение текста в получившейся большой ячейке, это можно сделать с помощью свойств выравнивания, которые находятся на вкладке «Главная».

      Разделение ячеек

      Это довольно простая процедура, которая в чем-то повторяет предыдущий пункт:

      1. Выбор ячейки, которая раньше была создана в результате объединения нескольких других ячеек. Разделение других не представляется возможным.
      2. После того, как будет выделен объединенный блок, клавиша объединения загорится. После того, как по ней кликнуть, все ячейки будут разделены. Каждая из них получит свой собственный адрес. Пересчет строк и столбцов произойдет автоматически.

      Поиск ячейки

      Очень легко не заметить важную информацию, когда приходится работать с большими объемами данных. Чтобы решить эту проблему, можно воспользоваться поиском. Причем искать можно не только слова, но и формулы, объединенные блоки и все, что угодно. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

      1. Убедиться, что открыта вкладка «Главная». Там есть область «Редактирование», где можно найти клавишу «Найти и выделить».
      2. После этого откроется диалоговое окно с полем ввода, в который можно ввести то значение, которое надо. Также там есть возможность указать дополнительные параметры. Например, если нужно найти объединенные ячейки, необходимо нажать на «Параметры» – «Формат» – «Выравнивание», и поставить флажок возле поиска объединенных ячеек.
      3. В специальном окошке будет выводиться необходимая информация.

      Работа с ячейками в Excel

      Также есть функция «Найти все», чтобы осуществить поиск всех объединенных ячеек.

      Работа с содержимым ячеек Excel

      Работа с ячейками в Excel

      Здесь мы рассмотрим некоторые функции, позволяющие работать с вводимым текстом, функциями или числами, как осуществлять операции копирования, перемещения и размножения. Давайте рассмотрим по порядку каждую из них.

      1. Ввод. Здесь все просто. Нужно выделить нужную ячейку и просто начать писать.
      2. Удаление информации. Для этого можно использовать как клавишу Delete, так и Backspace. Также в панели «Редактирование» можно воспользоваться клавишей ластика.
      3. Копирование. Очень удобно его осуществлять с помощью горячих клавиш Ctrl+C и вставлять скопированную информацию в необходимое место с помощью комбинации Ctrl+V. Таким образом можно осуществлять быстрое размножение данных. Его можно использовать не только в Excel, но и почти любой программе под управлением Windows. Если было осуществлено неправильное действие (например, был вставлен неверный фрагмент текста), можно откатиться назад путем нажатия комбинации Ctrl+Z.
      4. Вырезание. Осуществляется с помощью комбинации Ctrl+X, после чего нужно вставить данные в нужное место с помощью тех же горячих клавиш Ctrl+V. Отличие вырезания от копирования заключается в том, что при последнем данные сохраняются на первом месте, в то время как вырезанный фрагмент остается лишь на том месте, куда его вставили.
      5. Форматирование. Ячейки можно менять как снаружи, так и внутри. Доступ ко всем необходимым параметрам можно получить путем нажатия правой кнопкой мыши по необходимой ячейке. Появится контекстное меню со всеми настройками.

      Арифметические операции

      Excel – это в первую очередь функциональный калькулятор, который позволяет осуществлять многоуровневые расчеты. Особенно это полезно для бухгалтерского учета. Эта программа позволяет совершать все мыслимые и немыслимые операции с числами. Поэтому нужно понимать, как работают различные функции и знаки, которые могут записываться в ячейку.

      В первую очередь, нужно разобраться в обозначениях, которые указывают на ту или иную арифметическую операцию:

      Начинать ввод формулы в ячейке следует со знака «равно». Например,

      После того, как вы нажмете кнопку «ВВОД» данные автоматически подсчитываются, и в ячейке отображается результат. Если в результате вычисления оказывается, что после запятой огромное количество цифр, то уменьшить разрядность можно с помощью специальной кнопки на вкладке «Главная» в разделе «Число».

      Использование формул в Excel

      Если необходимо составить итоговый баланс, то недостаточно одного лишь сложения. Ведь он состоит из огромного числа данных. По этой причине разработаны технологии, дающие возможность всего в пару кликов создать таблицу.

      Чтобы было более наглядно, давайте создадим такую простую таблицу с данными, где надо рассчитать сразу несколько значений.

      Если использовать формулу в ячейке, можно выполнять даже самые сложные вычисления, а также программировать документ на выполнение тех действий, которые требуются.

      Ошибки при вводе формулы в ячейку

      В результате ввода формулы могут возникать разные ошибки:

      1. ##### – эта ошибка выдается, если при вводе даты или времени получается значение, ниже нуля. Также она может показываться, если места в ячейке недостаточно, чтобы вместить все данные.
      2. #Н/Д – эта ошибка появляется если не получается определить данные, а также при нарушении порядка ввода аргументов функции.
      3. #ССЫЛКА! В этом случае Excel сообщает, что был указан неверный адрес столбца или строки.
      4. #ПУСТО! Ошибка показывается, если арифметическая функция была построена неверно.
      5. #ЧИСЛО! Если число чрезмерно маленькое или большое.
      6. #ЗНАЧ! Говорит о том, что используется неподдерживаемый тип данных. Такое может происходить, если в одной ячейке, которая используется для формулы, текст, а в другой – цифры. В таком случае типы данных не соответствуют друг другу и Excel начинает ругаться.
      7. #ДЕЛ/0! – невозможность деления на ноль.
      8. #ИМЯ? – невозможно распознать имя функции. Например, там указана ошибка.

      Горячие клавиши

      Горячие клавиши позволяют облегчить жизнь, особенно если однотипные действия приходится часто повторять. Самые популярные горячие клавиши следующие:

      Настройки оформления ячейки

      Правильно выбранное оформление ячейки позволяет сделать ее более привлекательной, а диапазон – удобно читаемым. Есть несколько параметров оформления ячейки, которые можно настраивать.

      Границы

      Границы можно и нарисовать. Для этого нужно найти пункт «Нарисовать границы», который располагается в этом всплывающем меню.

      Цвет заливки

      Для начала нужно те ячейки, которые надо залить определенным цветом, выделить. После этого необходимо на вкладке «Главная» найти стрелку, расположенную справ от пункта «Цвет заливки». Появится всплывающее меню со списком цветов. Достаточно просто выбрать нужный оттенок, и ячейка автоматически заполнится.

      Лайфхак: если навести курсор на разные цвета, можно увидеть, какой будет внешний вид ячейки после того, как ее зальют определенным цветом.

      Стили ячеек

      Стили ячеек – уже готовые варианты дизайна, которые можно добавить в пару кликов. Найти меню можно во вкладке «Главная» в разделе «стили ячеек».

      эксперт
      Мнение эксперта
      Михаил Соловьев, консультант по вопросам работы с продуктами Microsoft
      Если у вас возникнут сложности, я помогу разобраться!
      Задать вопрос эксперту
      Excel в работе с временем выполняет обычные арифметические операции с числами, которые потом переводятся в знакомый нам временной формат. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне!
      Чтобы получить доступ ко всем возможным функциям, необходимо перейти в категорию «Дата и время» группы «Библиотека функций». Мы же рассмотрим только некоторые основные функции, дающие возможность извлекать разные параметры из дат и времени.

      Проверка данных в Excel: как сделать, использовать и убрать | Mister-Office

      1. Ввод. Здесь все просто. Нужно выделить нужную ячейку и просто начать писать.
      2. Удаление информации. Для этого можно использовать как клавишу Delete, так и Backspace. Также в панели «Редактирование» можно воспользоваться клавишей ластика.
      3. Копирование. Очень удобно его осуществлять с помощью горячих клавиш Ctrl+C и вставлять скопированную информацию в необходимое место с помощью комбинации Ctrl+V. Таким образом можно осуществлять быстрое размножение данных. Его можно использовать не только в Excel, но и почти любой программе под управлением Windows. Если было осуществлено неправильное действие (например, был вставлен неверный фрагмент текста), можно откатиться назад путем нажатия комбинации Ctrl+Z.
      4. Вырезание. Осуществляется с помощью комбинации Ctrl+X, после чего нужно вставить данные в нужное место с помощью тех же горячих клавиш Ctrl+V. Отличие вырезания от копирования заключается в том, что при последнем данные сохраняются на первом месте, в то время как вырезанный фрагмент остается лишь на том месте, куда его вставили.
      5. Форматирование. Ячейки можно менять как снаружи, так и внутри. Доступ ко всем необходимым параметрам можно получить путем нажатия правой кнопкой мыши по необходимой ячейке. Появится контекстное меню со всеми настройками.

      Совет: При вводе очень похожих данных, таких как идентификационные номера ученика (только цифры после тире различаются), используйте для копирования и вставки для ускорения и упрощения ввода данных.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector