Содержание

Автоматическая подстановка данных

2. На листе Прайс находится таблица товаров с ценами.

4. На листе продажи в столбце Наименование товара создайте выпадающий список и заполните его данными.

Для создания выпадающего списка необходимо выделить ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выбрать на вкладке Данные кнопку Проверка данных (рисунок 2).

На первой вкладке Параметры из выпадающего списка Тип данных выбрать вариант Список и ввести в строчку Источник знак равно и имя диапазона с требуемыми данными (т.е. =Товар) (рисунок 3). Нажмите ОК.

Результат создания выпадающего списка представлен на рисунке 4.

Если набор значений в источнике может изменяться, лучше вставлять или удалять данные в середине списка.

Функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС в основном применяются для автоматической подстановки данных в таблицу из заданного диапазона.

ПОИСКПОЗ ( искомое_значение, массив, тип_сопоставления)

Массив— это блок, состоящий из одного столбца или одной строки.

Если тип_сопоставленияравен 1, то функция ПОИСКПОЗнаходит наибольшее значение, которое меньше, чем искомое_значениеили равно ему. Просматриваемый массивдолжен быть упорядочен по возрастанию.

Если тип_сопоставленияравен 0,то функция ПОИСКПОЗнаходит первое значение, которое в точности равно аргументу искомое_значение.Просматриваемый массивможет быть неупорядоченным.

Если тип_сопоставленияравен -1, то функция ПОИСКПОЗнаходит наименьшее значение, которое больше, чем искомое_значение,или равно ему. Просматриваемый_массивдолжен быть упорядочен по убыванию.

Если тип_сопоставленияопущен, то предполагается, что он равен 1.

Функция ПОИСКПОЗвозвращает позицию искомого значения в массиве, а не само значение.

Функция ИНДЕКС имеет две формы. Мы рассмотрим только одну.

Эта функция выбирает из прямоугольного блока (таблицы) элемент, задаваемый номерами строки и столбца, причем эти номера отсчитываются от левого верхнего элемента блока.

Давайте рассмотрим работу этих функций на конкретных примерах.

С помощью функции ПОИСКПОЗ() определите позицию товара с наименованием «Иогурт» в диапазоне Товар. Для этого:

1.в электронной книге Ex03_1.xlsx перейдите на лист Прайс и установите курсор листа в любую свободную ячейку;

2.введите в эту ячейку формулу =ПОИСКПОЗ(Йогурт;Товар;0), т.е. мы указываем с помощью данной функции что нам необходимо найти элемент «Йогурт» (текстовое значение в функциях всегда указывается в кавычках) в диапазоне Товар, тип сопоставления 0 – точное совпадение;

3.нажмите Enter. В результате вы должны получить число 7 (рисунок 5).

Обратите внимание на то, что в качестве значения для функции ПОИСКПОЗ() можно указывать как само значение, так и имя ячейки, в которой находится это значение. Например, запись =ПОИСКПОЗ(A7;Товар;0) позволит получить аналогичный результат как и при использовании записи =ПОИСКПОЗ(Йогурт;Товар;0).

Напомним, что функция ИНДЕКС() выбирает из прямоугольного блока (таблицы) элемент, задаваемый номерами строки и столбца, причем эти номера отсчитываются от левого верхнего элемента блока.

С помощью функции ИНДЕКС() найдите в диапазоне Товар элемент расположенный на пятой позиции. Для этого:

1.в электронной книге Ex03_1.xlsx на листе Прайс установите курсор листа в любую свободную ячейку;

2.введите в эту ячейку следующую функцию =ИНДЕКС(Товар;5). Нажмите Enter. Результат представлен на рисунке 7.

В новой ячейке введите формулу = ИНДЕКС(Таблица;8;2). В результате вы найдете стоимость ветчины (рисунок 8).

При работе с выпадающим списком можно автоматизировать ввод данных в таблице. Например, имеется прайс лист, содержащий названия товаров и их цену. Можно организовать выбор названия товара из списка и автоматическую подстановку цены товара в итоговую таблицу.

Автоматическая подстановка данных из справочной таблицы основывается на комбинированном использовании функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.

Задание 4. Комбинирование функций ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС

В электронной книге Ex03_1.xlsx на листе Продажи в колонке Цена, используя функции MS Excel, обеспечьте автоматическую подстановку стоимости товара с листа Прайс, в зависимости от выбранного из выпадающего списка значения на листе Продажи.

1.Установите курсор листа в ячейку С2 и введите в нее следующую формулу:

2.Нажмите Enter. В результате вы получите в ячейке С2 стоимость того товара, наименование которого указано в соседней колонке (рисунок 9). При выборе из выпадающего списка другого наименования товара значение цены будет изменяться соответствующим образом.

3.С помощью маркера автозаполнения продублируйте данную формулу до конца таблицы (рисунок 10).

Далее вступает в работу функция ИНДЕКС, которая будет искать в диапазоне Таблица на листе Прайс значение, находящееся на пересечении третьей строки и второго столбца. (Напоминаем, что диапазон Таблица состоит из двух столбцов). Этим значением будет стоимость товара, в данном случае хлеба = 27.

На листе Продажи в колонке Количество введите произвольные значения. Вычислите значения в колонке Итого.

Откройте файл Кадры.xls. Требуется автоматизировать изменение окладов на листе Кадры.

Например, требуется кого-то из менеджеров перевести и старшие менеджеры или консультанта перевести в грузчики. Требуется проделать эту операцию для четырех сотрудников. Вместе с должностью должен изменяться и оклад.

2.На вкладке Данные щелкните по кнопке Удалить дубликаты.

Для того, чтобы можно было изменять должности, на листе Кадры в колонке должности создайте выпадающий список. При этом потребуется менять и должностной оклад, для этого автоматизируем этот процесс так, чтобы при смене должности Excel сам менял оклад. Для этого используем функции: ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС.

1. Выделите на листе Штатдиапазон должностей. Присвойте выделенному диапазону имя должность.

2. Выделите на листе Штатдиапазон окладов. Присвойте выделенному диапазону имя оклад.

3. На листе Сотрудникивстолбце Окладвведите формулу, которая бы искала на листе Штатвдиапазоне должностьпозицию соответствующую должности сотрудника, а затем из диапазона окладлиста Штатвставляла оклад, соответствующий найденной позиции.

4. После ввода формулы убедитесь, что полученный оклад действительно соответствует окладу должности сотрудника с листа Штат.

5. Измените оклад у гл. бухгалтера на листе Штат. Проверьте произошло ли изменение соответствующего оклада на листе Сотрудники.

Статьи к прочтению:

Как подставить данные из одной таблицы в другую с помощью программы Excel

Как сделать наложение таблиц в excel?

Ключевой столбец, по которому должен производиться поиск, должен быть самым левым в таблице;
Ключевой столбец должен быть обязательно отсортирован по возрастанию;
Значение параметра Интервальный_просмотр нужно задать ИСТИНА или вообще опустить.

Работа в Экселе с таблицами для начинающих пользователей может на первый взгляд показаться сложной. Она существенно отличается от принципов построения таблиц в Word. Но начнем мы с малого: с создания и форматирования таблицы. И в конце статьи вы уже будете понимать, что лучшего инструмента для создания таблиц, чем Excel не придумаешь.

Дополнительные данные → Похожие темы → Все про Exel → Как вставить значения → Как объединить ячейки → Как вставить форматы → Дополнительные данные → Вставить формулы→ Аргументы функции