Сводные таблицы. Общие и промежуточные итоги. Консолидация данных.
Excel содержит средства формирования сводной информации для проведения анализа данных. Сводная информация может быть получена:
формированием сводных таблиц. Простейший способ получения итогов — с помощью команды Итоги меню Данные.
Для выполнения этой команды необходимо:
· командой Сортировка меню Данные упорядочить записи списка в соответствии со значениями того поля, по которому будут подводиться промежуточные итоги;
· в диалоговом окне Промежуточные итоги задать нужные параметры.
После выполнения команды Итоги меню Данные создается структура, в которой данные (таблица) структурированы, т. е. разбиты на несколько уровней. С помощью уровней структуры можно управлять выводом данных соответствующего уровня из таблицы на экран, указывая, выводить данные или скрывать.
Для удаления промежуточных итогов необходимо в диалоговом окне команды Итоги выбрать кнопку Убрать все. При удалении промежуточных итогов из списка удаляется и структура таблицы.
Консолидация — это объединение данных из одной или нескольких областей данных и вывод их в виде таблицы в итоговом листе. В Excel предусмотрено несколько способов консолидации данных:
Первый способ наиболее простой. Он позволяет объединить данные консолидируемых областей формулами. Технология выполнения консолидации с помощью трехмерных ссылок такова:
на листе консолидации (итоговом листе) создать (или скопировать) надписи для данных консолидации;
указать ячейку на листе консолидации, куда следует поместить результат консолидации;
ввести формулу, которая должна содержать ссылки на консолидируемые исходные области листов, данные которых будут участвовать в консолидации;
повторить два последних шага для каждой ячейки, в которую должен быть помещен результат консолидации.
Консолидация данных по расположению используется, если консолидируемые данные находятся в одном и том же месте разных листов и размещены в одном и том же порядке. Технология консолидации следующая:
указать левую верхнюю ячейку области размещения консолидируемых данных;
в диалоговом окне Консолидация следует выбрать в списке Функция итоговую функцию для обработки данных, а в поле Ссылка ввести исходную область для консолидации данных (диапазон ячеек), нажать кнопку Добавить. Повторить эти действия для всех диапазонов, данные из которых будут участвовать в консолидации.
Сводная таблица — это таблица, предназначенная для более наглядного представления и анализа данных из существующих списков и таблиц.
на основе данных любой таблицы или области таблицы рабочего листа;
на основе данных нескольких таблиц, полученных в результате консолидации данных;
Изменение исходных данных не приводит к автоматическому обновлению сводной таблицы. Чтобы обновить сводную таблицу, можно:
выполнить команду Обновить данные контекстного меню.
Чтобы Excel автоматически обновлял сводную таблицу при каждом ее открытии, следует выполнить команду Сводная таблица — Параметры на панели инструментов Сводные таблицы. В появившемся диалоговом окне установить флажок Обновить при открытии. Однако если для получения данных используется запрос к внешнему источнику, занимающий достаточно много времени, то этот флажок лучше снять.
Если одна сводная таблица служит источником данных для другой, то при обновлении любой из них пересчитываются обе таблицы.
Новое средство Excel — автоотображение — позволяет отображать в поле только несколько наибольших или наименьших элементов, основываясь на значениях в области данных таблицы. Установка этого режима производится в диалоговом окне Дополнительные параметры поля сводной таблицы с помощью переключателя Автоматические в группе Параметры отображения.
По умолчанию Excel генерирует общие итоги для всех внешних полей сводной таблицы и промежуточные итоги для всех внутренних полей за исключением самого внутреннего поля. Пользователь может как удалить создаваемые по умолчанию итоги, так и сгенерировать промежуточные итоги для самых внутренних полей.
Анализ списка с помощью подведения промежуточных итогов — КиберПедия
в диалоговом окне Консолидация следует выбрать в списке Функция итоговую функцию для обработки данных, а в поле Ссылка ввести исходную область для консолидации данных (диапазон ячеек), нажать кнопку Добавить. Повторить эти действия для всех диапазонов, данные из которых будут участвовать в консолидации.
