Отправляйте email рассылку прямо из интерфейса Excel (слияние с почтой без Word)
Инструмент XLTools «Email рассылки» позволяет создать слияние вашей почты со списком получателей в Excel и отправлять массовые персонализированные рассылки напрямую из интерфейса Excel:
Перед началом работы добавьте «Email рассылки» в Excel
«Email рассылки» – это один из 20+ инструментов в составе надстройки XLTools для Excel. Работает в Excel 2019, 2016, 2013, 2010, десктоп Office 365.
Когда надстройка «Email рассылки» наиболее полезна
Используйте эту надстройку, если вы привыкли хранить списки контактов в Excel. Все операции выполняются напрямую в интерфейсе Excel — без необходимости переключаться между email, Excel, Word и файлами вложения.
«Email рассылки» для рабочих рассылок: отправляйте приглашения партнёрам, напоминания об оплате счета клиентам, презентации коллегам, отчёты об успеваемости студентам, т.д.
«Email рассылки» для личных рассылок: отправляйте план совместной поездки друзьям и семье, повестку собрания членам родительского комитета, т.д.
Обратите внимание, что надстройка XLTools «Email рассылки» не является сервисом email-рассылок — это надстройка Excel для повышения продуктивности работы. И хотя XLTools не устанавливает лимит отправки, ваш почтовый домен его наверняка устанавливает лимит, как и штрафы за его нарушение.
Если вы планируете отправлять массовые маркетинговые рассылки – например, новостную рассылку подписчикам, специальные предложения клиентам, т.д. – рекомендуем использовать специализированные сервисы SendGrid, MailChimp или другие.
Как работает слияние почты в Excel
Надстройка XLTools «Email рассылки» НЕ является сервисом email-рассылок. Это надстройка Excel для повышения продуктивности работы, которая упрощает массовую отправку персонализированных рассылок, с быстрой настройкой параметров:
Нажмите «Отправить» — и отправьте массовую персонализированную рассылку, не покидая интерфейса Excel!
Внимание: Надстройка «Email рассылки» никак не может повлиять на спам-фильтры какой-либо электронной почты. В конечном итоге, вы не можете предугадать, отправит (или не отправит) почтовый ящик получателя ваше письмо в спам. Каждый почтовый домен устанавливает собственные алгоритмы фильтрации спама.
Как связать «Email рассылки» в Excel с вашим почтовым ящиком
Нажмите кнопку Настройки на вкладке XLToolsb Откройте вкладку Email рассылки (SMTP) .
«Email отправителя» – адрес вашей электронной почты, с которой будет осуществлена рассылка.
«SMPT Сервер» и «Порт» заполнятся автоматически; в противном случае обратитесь к вашему системному администратору.
«Имя отправителя» – введите свое имя, название компании или любое другое, как оно будет отображаться в почтовом ящике получателей.
Для проверки связи с этой электронной почтой нажмите кнопку Отправить тестовый Email… . Тестовое сообщение будет сразу же отправлено.
Как создать список получателей в Excel
Таблица Excel — это удобный способ хранения контактов. Каждая строка содержит сведения об одном получателе. Каждый столбец представляет собой персонализированное поле, напр. Email, Имя, Отчество, т.д. Эта Excel таблица также служит источником данных для «Email рассылок». Данные этих персонализированных полей позднее заместят соответствующие метки в шаблоне email сообщения.
Заполните таблицу своими данными. При необходимости вручную добавьте столбцы для других персонализированных полей, напр. «РегНомер». Число столбцов не ограничено.
Чтобы использовать свой существующий список контактов:
Выделите диапазон На вкладке «Главная» нажмите Форматировать как таблицу Выберете любой подходящий стиль таблицы.
Как вложить файлы в сообщения email рассылки
Укажите путь к файлу на вашем компьютере, напр., C:\Documents\Программа-Семинара.pdf.
Скопируйте путь к файлу во все ячейки столбца вложений.
Укажите путь к файлам для каждого получателя индивидуально.
Указанные файлы будут прикреплены к письмам в вашей рассылки. Далее перейдите к созданию шаблона email сообщения.
Как создать шаблон email сообщения и отправить персонализированную рассылку
Email шаблон — это некая заготовка, обезличенное email сообщение. Использование в шаблоне общих меток даёт возможность автоматически персонализировать каждое письмо: надстройка «Email рассылки» возьмёт данные из вашего списка контактов в Excel и заменит эти общие метки конкретными данными для каждого получателя. К примеру, она заменит общую метку [Имя] на имя получателя «Александр».
Подтвердите столбец, который содержит email адреса получателей:
Подтвердите столбцы, которые содержат пути к файлам вложений:
Напишите «Тему сообщения» так, как она должна отображаться в почтовом ящике получателя.
Напечатайте текст сообщения. При необходимости используйте инструменты форматирования текста: шрифт, цвет, выравнивание, вставить ссылку, вставить изображение, т.д.
Выбирайте метки из списка возможных и вставляйте их в квадратных скобках:
Внимание: после нажатия кнопки Отправить и до окончания отправки будет невозможно внести изменения в список получателей или в шаблон сообщения.
Рекомендуем сначала протестировать рассылку. Напр., создайте тестовый список получателей, указав в нём только свои email адреса — и отправьте email себе. Проверьте, чтобы метки корректно замещались персонализированными данными, чтобы в тексте и теме письма не было ошибок и опечаток. Убедитесь, что ваше сообщение выглядит профессионально.
Как только вы нажмёте Отправить , XLTools «Email рассылки» сразу же начнёт отправку массовой персонализированной рассылки:
Статус отправки (либо Sent — отправлено, либо указание ошибки — error) появится в последнем столбце вашего списка рассылки.
Отправленные сообщения вы сможете найти в «Исходящих» или «Отправленных» письмах в своём почтовом ящике.
Как выглядит сообщение, отправленное «Email рассылкой», в почтовом ящике получателя
Какой лимит отправки сообщений в XLTools «Email рассылки»
Надстройка XLTools «Email рассылки» не является сервисом email-рассылок и не ограничивает число отправляемых email сообщений. Массовая рассылка отправляется с вашего email аккаунта.
Бесплатные email аккаунты предназначены для личной переписки и не созданы для массовых рассылок. Напр., лимит на Gmail и Yandex составляет около 50-100 писем/день.
Специализированные сервисы email рассылок, напр. SendGrid или MailChimp, предлагают тысячи сообщений в месяц в зависимости от типа подписки.
[expert_bq id=»1570″]Когда файл Excel становится больше, он начинает медленно загружаться, и ввод контактов один за другим кажется очень беспокойным. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Поэтому мы рекомендуем пользователям файлов Excel импортировать Excel в контакты Outlook или любой другой почтовый клиент, который они используют. Сделать это не так-то просто, и иногда пользователи теряют в этом процессе весь список контактов. Вот почему сегодня мы покажем вам простейшее решение для импорта адресов электронной почты из Excel в Outlook. Итак, приступим!
Как сделать массовую рассылку в Outlook | Unisender
Вы можете легко прикрепить файл или элемент к своему сообщению, используя значок Attach File (Прикрепить файл) или значок Attach Item (Прикрепить элемент). Эти значки находятся на вкладке Message (Сообщение):
