Содержание

Как обновить сводную таблицу в Excel

В настоящей заметке представлена коллекция простых и изящных инструментов работы со сводными таблицами в Excel. То, что по-английски называется tips & tricks. Выделите время и ознакомьтесь с приводимыми здесь советами. [1] Кто знает, может быть, вы наконец-то найдете ответ на долго мучивший вас вопрос?

Совет 1. Автоматическое обновление сводных таблиц

Иногда требуется, чтобы сводные таблицы обновлялись автоматически. Предположим, вы создали сводную таблицу для менеджера. Вряд ли вы сможете регулярно обновлять ее, разве что менеджер допустит вас к своему ноутбуку. Можно включить автоматическое обновление сводной таблицы, которое будет выполняться всякий раз при открытии книги:

Щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и в контекстном меню выберите пункт Параметры сводной таблицы.
В появившемся диалоговом окне Параметры сводной таблицы выберите вкладку Данные.
Установите флажок Обновить при открытии файла.

Флажок Обновить при открытии файла следует устанавливать для каждой сводной таблицы отдельно.

Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel (файл содержит код VBA).

Совет 2. Одновременное обновление всех сводных таблиц книги

Если в рабочей книге содержится несколько сводных таблиц, одновременное их обновление может быть проблематичным. Существует несколько способов преодолеть эти трудности:

Способ 1. Можно выбрать для каждой сводной таблицы, входящей в состав рабочей книги, настройку, задающую автоматическое обновление при открытии книги (подробнее см. Совет 1).

Способ 3. Воспользуйтесь кодом VBA для обновления всех сводных таблиц в рабочей книге по требованию. Данный подход предусматривает использование метода RefreshAll объекта Workbook. Для использования этой методики создайте новый модуль и введите следующий код:

Учтите, что метод RefreshAll наравне со сводными таблицами обновляет все внешние диапазоны данных. Если рабочая книга содержит данные из внешних источников, например, базы данных или внешние файлы, все они будут обновлены вместе со сводными таблицами (подробнее о записи кода VBA см. VBA в сводных таблицах).

Совет 3. Сортировка элементов данных в произвольном порядке

Совет 4. Преобразование сводной таблицы в жестко заданные значения

Для преобразования части сводной таблицы выполните следующие действия:

Выделите копируемые данные сводной таблицы, щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт Копировать (или наберите на клавиатуре Ctrl+C).
Щелкните правой кнопкой мыши в произвольном месте рабочего листа и в контекстном меню выберите команду Вставить (или наберите Ctrl+V).

Если нужно преобразовать всю сводную таблицу, выполните следующие действия:

Выделите всю сводную таблицу, щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт Копировать. Если сводная не содержит область ФИЛЬТРЫ, то для выделения области сводной таблицы можно воспользоваться клавиатурным сокращением Ctrl+Shift+*.
Щелкните правой кнопкой мыши в произвольном месте листа и в контекстном меню выберите параметр Специальная вставка.
Выберите параметр Значения и щелкните ОК.

Совет 5. Заполнение пустых ячеек в полях СТРОКИ

После преобразования сводной таблицы на листе отображаются не только значения, но и вся структура данных сводной таблицы. Например, данные, показанные на рис. 3, были получены на основе сводной таблицы с макетом в табличной форме.

Рис. 3. Использовать эту преобразованную сводную таблицу без заполнения пустых ячеек в левой части проблематично

Рис. 4. После применения команды Повторять все подписи элементов заполняются все пустые ячейки

Совет 6. Ранжирование числовых полей сводной таблицы

После создания ранга можно настроить подписи полей и форматирование (рис. 14.9). В результате будет получен красивый ранжированный отчет.

Рис. 5. Создайте сводную таблицу, в которой объем продаж в области ЗНАЧЕНИЯ выводится дважды

Рис. 6. Сортировка от максимальных значений к минимальным с помощью дополнительных вычислений

Совет 7. Уменьшение размера отчета сводной таблицы

Совет 8. Создание автоматически развертываемого диапазона данных

Совет 9. Сравнение обычных таблиц с помощью сводной таблицы

Рис. 10. На основе двух исходных таблиц создается одна результирующая

Рис. 11. Создайте сводную таблицу, которая позволяет визуально сравнить два набора данных

Совет 10. Автоматическая фильтрация сводной таблицы

Рис. 12. Трюк по использованию автофильтра в сводной таблице

Совет 11. Преобразование наборов данных, отображаемых в сводных таблицах

Рис. 13. Эту таблицу в матричном стиле следует преобразовать в табличный набор данных

Для устранения этой проблем можно воспользоваться в качестве промежуточного этапа сводной таблицей с несколькими консолидированными диапазонами (подробнее см. Сводная таблица на основе нескольких листов или диапазонов консолидации). Для преобразования набора данных, имеющего матричный стиль, в набор данных, более подходящий для создания сводных таблиц, выполните следующие действия.

Рис. 14. Результат конкатенации столбцов Рынок сбыта и Описание услуги

После создания конкатенированного столбца преобразуйте формулы в значения. Для этого выделите только что созданный столбец, нажмите Ctrl+C, после чего выполните команду Вставить -> Специальная вставка -> Значения. Теперь можно удалить столбцы Рынок сбыта и Описание услуги (рис. 15).

Рис. 15. Удалены столбцы Рынок сбыта и Описание услуги

Рис. 16. Сводная на основе нескольких диапазонов консолидации

Рис. 18. Этот набор данных идеально подходит для создания сводной таблицы (сравните с рис. 13)

Совет 12. Включение двух числовых форматов в сводную таблицу

А теперь рассмотрим ситуацию, когда нормализованный набор данных затрудняет построение удобной для анализа сводной таблицы. Примером может служить показанная на рис. 19 таблица, которая включает два разных показателя для каждого рынка сбыта. Обратите внимание на столбец D, который идентифицирует показатель.

Рис. 19. Эта таблица включает несколько типов данных для одного поля из области значений

Рис. 20. Каждому показателю можно присвоить только один числовой формат

Для решения этой проблемы применяется пользовательский числовой формат, который любое значение, большее 1,5, форматирует как число. Если же значение меньше 1,5, оно форматируется как процент. В диалоговом окне Формат ячеек выберите вкладку (все форматы) и в поле Тип введите следующую форматирующую строку (рис. 21): [>=1,5]$# ##0; [

Рис. 21. Примените пользовательский числовой формат, в котором любые числа, меньшие 1,5, форматируются как проценты

Полученный результат показан на рис. 22. Как видите, теперь каждый показатель отформатирован корректно. Конечно, приведенный в этом совете рецепт не универсален. Скорее, он указывает направление, в котором стоит экспериментировать.

Совет 13. Создание частотного распределения для сводной таблицы

Щелкните правой кнопкой мыши на любом значении в области строк и в контекстном меню выберите параметр Группировать. В диалоговом окне Группирование (рис. 24) определите значения параметров, определяющих начало, конец и шаг частотного распределения. Щелкните ОК.

Рис. 24. В диалоговом окне Группирование настройте параметры частотного распределения

Если в сводную таблицу добавить поле Заказчик (рис. 25), получим частотное распределение транзакций заказчиков относительно размера заказов (в долларах).

Рис. 25. Теперь в вашем распоряжении оказалось распределение транзакций заказчиков в соответствии с размерами заказов (в долларах)

Совет 14. Использование сводной таблицы для распределения набора данных по листам книги

Рис. 27. Начните с создания сводной таблицы, которая содержит поле фильтра

Рис. 28. Щелкните на кнопке Отобразить страницы фильтра отчета

В появившемся диалоговом окне (рис. 29) можно выбрать поле фильтра, для которого будут созданы отдельные сводные таблицы. Выберите подходящее поле фильтра и щелкните ОК.

Рис. 29. Диалоговое окно Отображение страниц фильтра отчета

Для каждого элемента поля фильтра будет создана сводная таблица, помещенная на отдельный лист (рис. 30). Обратите внимание на то, что ярлычки листов называются так же, как и элементы поля фильтра. Учтите, что параметр Отобразить страницы фильтра может применяться к полям фильтра поочередно.

Рис. 30. Отдельная сводная таблица для каждого рынка сбыта

Совет 15. Использование сводной таблицы для распределения набора данных по отдельным книгам

‘Изменение названия сводной таблицы (при необходимости)

‘Циклический обход каждого элемента выделенного поля

‘Копирование данных в новую книгу и удаление временного листа

Введите этот код в новый модуль VBA. Проверьте значения следующих констант и переменных и в случае необходимости измените их:

В результате выполнения кода VBA данные для каждого рынка сбыта будут сохранены в отдельной книге.

[1] Заметка написана на основе книги Джелен, Александер. Сводные таблицы в Microsoft Excel 2013. Глава 14. [expert_bq id=»1570″]Выводит данные для после довательных элементов в виде текущего итога, для работы с этой функцией нужно выделить поле, элементы которого будут показаны в текущем итоге. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Если установить флажок « Запрашивать файл при выполнении задачи », то при выполнении задачи ETL будет открыт диалог для выбора файла Microsoft Excel. По умолчанию флажок снят, при этом работа осуществляется с тем файлом, который указан в поле « Файл ».

Microsoft Excel 2003

Пример 1. В таблице Excel содержатся данные о поступлениях бытовой техники различного типа и от разных производителей на склад интернет-магазина по номеру дня. Создать сводную таблицу на основе существующей, получить данные о количестве полученных ноутбуках фирмы Samsung и их общей стоимости с помощью функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ.

Формула получить данные сводной таблицы excel

Функция GetPivotData Возвращает видимые данные из сводной таблицы.

В этом примере = GETPIVOTDATA («продажи»; a3) возвращает общую сумму продаж из сводной таблицы.

Синтаксис

ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ(поле_данных; сводная_таблица; [поле1; элем1; поле2; элем2]; …)

Аргументы функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ описаны ниже.

Имя поля сводной таблицы, содержащего данные, которые требуется извлечь. Это должно быть в кавычках.

Ссылка на ячейку, диапазон ячеек или именованный диапазон ячеек в сводной таблице. Эти сведения используются для определения сводной таблицы, содержащей данные, которые необходимо извлечь.

От 1 до 126 пар имен полей и элементов, описывающих данные, которые необходимо извлечь. Они могут следовать друг за другом в произвольном порядке. Имена полей и имена для элементов, отличных от даты и чисел, должны быть заключены в кавычки.

Для сводных таблиц OLAPэлементы могут содержать исходное имя измерения, а также исходное имя элемента. Пара «поле-элемент» для сводной таблицы OLAP может выглядеть следующим образом:

Можно быстро ввести простую формулу ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ, введя = (знак равенства) в ячейке, в которой должно быть возвращено значение, и затем щелкнув ячейку в сводной таблице, содержащей необходимые данные.

Вы можете отключить эту функцию, выбрав любую ячейку в существующей сводной таблице, а затем перейдите на вкладку анализ сводной таблицы > Параметры > сводной таблицы > снимите флажок Создать GetPivotData .

Вычисляемые поля, элементы и пользовательские вычисления можно включить в расчеты в GETPIVOTDATA.

Если аргумент pivot_table является диапазоном, содержащим две или несколько сводных таблиц, данные будут извлекаться из какой-либо сводной таблицы, созданной последними.

Если аргументы поля и элемента описывают одну ячейку, возвращается значение этой ячейки независимо от того, является ли она строкой, числом, ошибкой или пустой ячейкой.

Если аргумент pivot_table не является диапазоном, в котором найдена Сводная таблица, функция GETPIVOTDATA возвращает #REF!.

Если аргументы не описывают видимое поле или содержат фильтр отчета, в котором не отображаются отфильтрованные данные, функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ возвращает значение ошибки #ССЫЛКА!. значение ошибки.

Примеры

В формулах в приведенном ниже примере показаны различные методы для считывания данных из сводной таблицы.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Get expert help now

Функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ в Excel предназначена для получения доступа к полям данных сводных таблиц и возвращает данные в соответствии с запросом (формируется на основе переданных в данную функцию аргументов).

Пример как использовать функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ в Excel

Создадим сводную таблицу на новом листе, которая категорирует данные по типу техники и фирме-производителе, и содержит данные о количестве поступивших товаров и их общей сумме:

Для получения искомых данных можно вручную ввести следующую функцию:

«Количество» – поле сводной таблицы, данные из которого требуется получить;
A4:C15 – диапазон ячеек, в которых находится сводная таблица;
«Наименование»;»Ноутбук»;»Фирма»;»Samsung» – характеристика получаемых данных, на основании которой производится поиск требуемых данных.

Как видно, результат совпадает со значением, хранящимся в сводной таблице. Для получения значения поля «Сумма» воспользуемся более удобным способом получения данных, когда рассматриваемая функция генерируется автоматически. Для этого выделим ячейку G8, вставим символ «=» и выделим ячейку B7:

Данная формула была сгенерирована автоматически. Полученный результат:

С помощью данной формулы мы имеем возможность получить доступ к любым значениям полей сводной таблицы Excel.

Выборка данных из сводной таблицы с помощью формулы Excel

Пример 2. На основании данных из первого примера необходимо определить, насколько количество привезенных на склад телевизоров Samsung превышает количество телевизоров LG, а также разницу их общей стоимости.

При работе с исходной таблицей нужно было бы отыскать данные для каждого поступления требуемой техники, что потребовало бы огромные временные затраты, если таблица содержала, например, данные за последний год. Благодаря использованию сводной таблицы и рассматриваемой функции расчет сводится к простым формулам:

К числу достоинств данной функции относится не только возможность получения результатов в любом удобном представлении. Все полученные значения находятся в динамической зависимости с исходной таблицей, то есть будут обновляться при внесении изменений в исходную таблицу.

Формула для анализа данных полученных из сводной таблицы Excel

Пример 3. В таблицу Excel выгружены статистические данные сайта в виде таблицы с полями «День», «Логин», «Страна» и «Время активности». Определить среднее время активности на сайте за исследуемый период для пользователей из каждой страны, вычислить наибольшее среди полученных значений.

Создадим сводную таблицу на новом листе и добавим поля для отображения среднего значения времени активности на сайте:

Произведем расчет для пользователя из GB (Великобритания):

Формула выглядит очень громоздкой, однако ее аргументы генерируются автоматически при выборе соответствующих ячеек. Итоговые результаты расчета:

Определим наибольшее значение с помощью соответствующей формулы:

Как видно, на сайте в среднем больше времени проводили пользователи из UA (Украины).

Особенности использования функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ в Excel

ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ( поле_данных; сводная_таблица ; [поле1; элем1; поле2; элем2]; …)

Описание аргументов (первые два являются обязательными для заполнения):

Предположим, что из вот такой базы данных по продажам:

. вы создали небольшую, но симпатичную сводную таблицу:

Но ваш руководитель хочет не совсем ее, а что-то похожее на:

Исходный внешний вид сводной таблицы не подходит — дизайн отчета должен соответствовать корпоративным стандартам (цвета, логотипы, спарклайны, стрелки и т.д.). «Дорабатывать напильником» дизайн сводной — долгий и мучительный процесс. И не факт, что красота не слетит после пересчета и обновления.
Из всей сводной для отчета вам нужны не все данные, а только конкретные модели Ford по Питеру — придется руками фильтровать.
Стандартные итоги в сводной нам не подходят, т.к. нужны суммы по выручке в зеленых ячейках, но среднее по месяцу в итогах — сводная так не умеет.
Полученные в сводной результаты — еще не конец, нам необходимо произвести с ними какие-то дополнительные вычисления: пересчитать выручку в тысячах, добавить прогноз на апрель, сравнить этот год с прошлым. Многое из перечисленного в сводных или невозможно в принципе (особенно для сводных на основе OLAP-кубов) или делается, но «через одно место» с помощью вычисляемых полей и объектов.
Нужно построить по результатам хитрую диаграмму (обычные сводные диаграммы имеют много ограничений).

Изящным решением всех этих проблем может стать функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ (GETPIVOTDATA) , которая умеет извлекать нужные нам данные из сводной, чтобы использовать их в других таблицах или расчетах.

Сделаем на отдельном от сводной листе заготовку отчета:

Выделите первую ячейку зеленого диапазона, введите знак «равно» и щелкните по ячейке в сводной, которая содержит нужные данные, т.е. по B8, где лежит выручка Fiesta за январь. Вместо привычной ссылки а-ля «морской бой» Excel вставит функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ:

Первый ее аргумент («Выручка») — это имя извлекаемого поля.
Второй (Лист1!$A$4) — это адрес первой ячейки сводной таблицы, откуда мы берем данные. Этот параметр нужен, т.к. на листе может быть несколько сводных и Excel должен понимать из какой именно нужно вытащить число.
Все остальные аргументы начиная с третьего — это попарно название поля и его значение, т.е., в нашем случае, это имя модели (Наименование=»Fiesta») и временной период (Дата=1). Поскольку в сводной была применена группировка дат по месяцам, то в функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ мы получили не имя месяца, а его номер. Если бы в исходной базе данных был столбец не с датой, а с названием месяца, то группировка была бы не нужна и вместо единички был бы просто «январь».

Аккуратно замените в формуле «Fiesta» на $С7, а единичку на D$5 и допишите в конце формулы деление на 1000, т.к. нам нужно отобразить данные в тысячах. Затем нажмите на Enter и протяните формулу на оставшиеся зеленые ячейки.

Теперь с данными в зеленых ячейках можно работать как с обычными формулами, а не как со сводной таблицей с ее жесткими ограничениями, т.е. дальше можно спокойно считать любые итоги, динамику, прогнозы, строить любую диаграмму и т.д.

Если исходные данные поменяются, то нужно будет лишь обновить сводную (правой кнопкой мыши — Обновить). Даже если завтра изменится количество моделей или, скажем, Fiesta будет уже не третьей по счету машиной в сводной, наша функция все равно ее найдет и правильно извлечет соответствующий ей результат для нашего отчета.

Сводная таблица в Excel - как сделать

Чтобы избавиться от созданной конструкции, сведенной из нескольких таблиц, достаточно удалить лист, на котором она располагается. Для этого по нему следует нажать правой кнопочкой мышки и выбрать строку «Удалить».

[expert_bq id=»1570″]Если в ходе работы в объект с исходными данными были внесены изменения, необходимо нажать правой кнопкой мыши по колонке сводной таблицы и выбрать пункт Обновить. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] В полях для ошибок отображать и для пустых ячеек отображать введите значения, которые будут отображаться в ячейках в случае ошибки или отсутствия данных. Эти поля станут доступными только при наличии соответствующие флажков.

Формула получить данные сводной таблицы excel

Щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и в контекстном меню выберите пункт Параметры сводной таблицы.
В появившемся диалоговом окне Параметры сводной таблицы выберите вкладку Данные.
Установите флажок Обновить при открытии файла.

Дополнительные данные → Похожие темы → Все про Exel → Как вставить значения → Как объединить ячейки → Как вставить форматы → Дополнительные данные → Вставить формулы→ Аргументы функции