10 профессиональных приемов в Microsoft Excel, которые сделают работу быстрее
Студенты не любят MS Excel. Впрочем, MS Excel тоже не очень любит студентов. А мы знаем, как приручить этого демона и упростить учебу и работу с этим нелегким офисным приложением. Ловите, дорогие студенты: самые полезные функции, а также основные методы и приемы работы в Excel!
Многие просто сходят с ума при работе с этой программой. И чтобы сберечь вам нервы, мы решили раскрыть вам кое-какие профессиональные приемы в MS Excel, благодаря которым ваша жизнь станет существенно проще.
10 наиболее полезных функций при анализе данных в Excel — ExcelGuide: Про Excel и не только
- автоматически растягивать, дописывая к ней новые столбцы и строки.
- автоматически копировать на весь столбец введенные формулы.
- автоматически закрепить шапку таблицы при прокрутке. Кроме того, в шапку автоматически включаются кнопки фильтра для сортировки и отбора.
- добавлять итоговую строку с автоматическими вычислениями (на вкладке Конструктор).
Часто бывает, что некоторые позиции мигрируют между складами или внутри одного склада. Эти операции также отражаются в экселевской таблице. Или в таблицах: при наличии нескольких складов удобнее завести отдельный документ для каждого из них.
Как распечатать все страницы сразу
В первую очередь мы покажем, как распечатать в Excel все страницы сразу.
Откройте файл Excel, затем кликните «Файл»
Чтобы распечатать все страницы в настройка должно быть выбрано: «Напечатать выбранные страницы», поля «Страницы» должны быть пустым.
Excel: 10 формул для работы в офисе |
Скорее всего, вам уже известны такие тайные приемы Эксель, как автозаполнение (тонкий черный крестик в нижнем правом углу ячейки, при растягивании которого можно копировать формулу или содержимое ячейки сразу в несколько ячеек).
Автоматизация формы
Часть данных (номер договора, сумма, срок), необходимо заполнять всегда тут ничего не сделаешь. Но как мы видим есть часть данных, которые хорошо бы заполнить автоматически. Это — сумма прописью, срок прописью, данные заказчика в родительном падеже и так далее. Давайте их автоматизируем.
Дата договора
В Excel существует множество функций по работе с датами. Если дата договора всегда текущая, то можно использовать функцию =СЕГОДНЯ(). При необходимости можно настроить, чтобы дата рассчитывалась как следующий рабочий день =РАБДЕНЬ(СЕГОДНЯ();1).
Для вставки даты вы можете использовать календарь из программы:
Сумма договора
Тут можно автоматизировать заполнение значения суммы договора прописью, для этого в программе есть специальная кнопка Деньги прописью, которая поможет сформировать формулу для автоматического расчета. Программа умеет склонять по всем падежам и поддерживает формирование суммы в нескольких форматах.
Срок прописью
Срок прописью аналогично, хочется вводить только цифры, чтобы в документ вставлялось прописью полностью. Кстати, это касается не только срока, это может быть количество чего угодно: услуги, штуки, килограммы, яблоки, помидоры и так далее. В программе Doc.filler все это можно автоматизировать. Откройте функции и выберите Вещи прописью.
Заполнение заказчика
Данные заказчика идеально подгружать из внутренней системы заказчика 1С или другой CRM. Если такой возможности нет, то для начала можно упростить жизнь путем создания справочника правовых форм (ООО, ОАО и т.д.) Тогда нам потребуется просто выбрать из списка нужную форму и указать наименование. Остальное мы сделаем на формулах.
Итак создадим отдельный лист и разместим там таблицу со списком правовых форм.
Таблицу можно отформатировать как табличный диапазон, так с ней будет проще работать далее.
Осталось создать формулы для заполнения заказчика сокращенно в моем случае это формула = Правовая_форма &» «& Заказчик_наименование . Замените на соответствующие ячейки.
Формула для полного наименования заказчика следующая =ВПР( Правовая_форма ; ПравовыеФормы ;2;0)&» «& Заказчик_наименование . ПравовыеФормы — название таблицы со справочником форм.
Склонение ФИО подписанта
Сейчас посмотрим как автоматически склонять ФИО подписанта. Для этого в программе есть соответствующая функция, которую можно вставить из меню:
Программа умеет склонять 90% русских ФИО по всем падежам.
Склонение должности и других фраз
Аналогичным образом склоняются должности и другие короткие фразы договора, например Устав. Вставьте функцию Склонение фраз через ленту меню:
Создание формы заполнения документов
Аргументами ВПР являются искомое значение, таблица, номер столбца, из которого надо вытащить информацию, и интервальный просмотр. В последнем аргументе необходимо задать ЛОЖЬ, если вы ищете точное значение, и ИСТИНА для поиска приблизительного.
4 СРЗНАЧ: Среднее значение
Данная формула служит для поиска среднего значения среди множества ячеек таблицы. Называется она довольно очевидно – СРЗНАЧ. Аргументом данной функции является диапазон, в котором вы хотите найти среднее арифметическое.
Если же вам необходимо посчитать заполненные ячейки, используйте функцию СЧЕТЗ. Она работает по аналогичному принципу, но возвращает количество ячеек со значениями в заданном диапазоне.
[expert_bq id=»1570″]На первоначальном этапе к ведению складского учета в Excel нужно отнестись со всей серьезностью, потому что впоследствии внести коррективы в базовые настройки будет трудно. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Они позволяют отследить лишь элементарный товарооборот без возможности интеграции данной информации в бухгалтерское ПО. Кроме того, Excel-шаблон складского учета практически не изменяем, поэтому добавить в него дополнительный функционал ряд ли получится.Пошаговая инструкция по внедрению складского учета в Excel
Выберите Файл > Печать или нажмите клавиши CTRL + P. Затем в «Настройках» нужно выбрать «Вписать лист на одну страницу». Поле этого нажмите «Печать»
