Обмен данными между Microsoft Excel и Microsoft Access
Примечание. Этот способ используется в случае, если данные в Microsoft Excel не требуется обновлять каждый раз при изменении базы данных Microsoft Access.
Перенос в Microsoft Excel обновляемых данных Microsoft Access
Использование Microsoft Access для управления данными Microsoft Excel
Если в Microsoft Excel установлена надстройка связей с Microsoft Access, можно использовать некоторые возможности Microsoft Access для сохранения данных Microsoft Excel. Эта надстройка доступна на веб-узле Microsoft Office.
Примечание. Гиперссылка данного раздела ведет в Интернет. Вы можете вернуться в справку в любой момент.
Формы для ввода данных
Microsoft Excel предоставляет следующие типы форм, помогающие вводить данные в списки.
Microsoft Excel может генерировать встроенную форму для списка. Форма отображает все заголовки столбцов списка в одном диалоговом окне, с пустым полем рядом с каждым заголовком, предназначенным для ввода данных в столбец. При этом можно ввести новые данные, найти строки на основе содержимого ячейки, обновить имеющиеся данные и удалить строки из списка.
Используйте форму, если достаточно простого перечисления столбцов и не требуются более сложные или настраиваемые возможности. Форма может облегчить ввод данных, например, когда имеется широкий список, количество столбцов которого превышает число столбцов, которое может одновременно отображаться на экране.
Если установлено приложение Microsoft Access, надстройка Excel AccessLinks позволяет создавать формы Microsoft Access для работы с данными в списке Microsoft Excel. Используйте мастер формы Access для создания настраиваемой формы, после чего используйте форму для ввода, поиска и удаления хранящихся на листе данных. Эта программа надстройки доступна на веб-узле Microsoft Office.
Формы Microsoft Access предоставляют более гибкие возможности создания макетов и форматирования, чем формы для ввода данных Microsoft Excel с фиксированными макетами. Для получения сведений о возможностях и параметрах форм Microsoft Access обратитесь к справке Microsoft Access.
Если требуется создать сложную или специализированную форму для ввода данных, следует создать лист или шаблон для использования его в качестве формы и затем настроить лист формы в соответствии с необходимыми требованиями. Например, можно создать форму отчета о расходах, которая будет заполняться в электронном виде или в виде печатных копий.
Можно создать шаблон формы в Microsoft Excel и затем использовать мастер шаблонов для создания отдельного списка Microsoft Excel для сбора данных, вводимых в формы, созданные на основе шаблона. Этот метод используется, если, например, копия формы будет заполняться несколькими пользователями.
Мастер шаблонов следует использовать, если требуется как копирование книги каждого заполненного экземпляра формы, так и отдельная запись всех данных. При этом Microsoft Excel автоматически осуществляет ведение списка и сохраняет копию каждого заполненного экземпляра формы в отдельной книге. Эта надстройка доступна на веб-узле Microsoft Office.
Копирование данных Microsoft Access в Microsoft Excel
Определите объем данных, с которым потребуется работать: 1) вся таблица, запрос либо все данные формы или отчета; 2) только некоторые записи.
В меню Сервис укажите на пункт Связи с Office и выберите команду Анализ в Microsoft Excel.
Примечание. При наличии основной формы и одной или нескольких вспомогательных форм либо основного отчета и одного или нескольких вспомогательных отчетов в книге сохраняются только данные основной формы или отчета Microsoft Access.
В меню Вид выберите команду Режим таблицы.
Щелкните в левом верхнем углу области листа, в которую требуется поместить имя первого поля.
После вставки данных на лист может потребоваться изменение высоты соответствующих строк. Для этого выполните одно из следующих действий:
[expert_bq id=»1570″]Поскольку нашей целью является рассмотрение именно этих средств, то прочие возможности Excel будут изложены лишь в порядке краткого вступления. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Системы управления базами данных, как правило, допускают обработку еще некоторых других типов данных, но пока мы ограничимся рассмотрением вышеперечисленных трех основных типов, как наиболее употребительных.
Базы данных (Excel, Access)
тальных строках таблицы . Далее, «некто» может расположить в первом поле строки и фамилию, и имя, а может эти данные разместить в разных полях (в первом поле – фамилию, а во втором поле – имя), но какое бы решение из этих двух альтернатив он ни выбрал, оно должно быть одинаковым для всех записей .
