Excel подсказка при вводе
Изучим простой способ добавления всплывающей подсказки в Excel при вводе данных в ячейку.
Одним из элементов упрощения ввода данных пользователем является добавление всплывающей подсказки, которая появляется при активации конкретной ячейки.
Это позволяет минимизировать возможность ошибки при вводе, а также напоминает какие конкретно данные необходимо ввести в ячейку.
Как сделать всплывающую подсказку?
Чтобы сделать всплывающую подсказку для ячейки выберем на панели вкладок Данные -> Работа с данными -> Проверка данных и в открывшемся окне перейдем в центральную вкладку:
Функция автозавершения Excel позволяет легко вводить один и тот же текст в несколько ячеек. Используя автозавершение, введите несколько первых букв вашей записи в ячейку, и Excel автоматически завершит ее на основе других записей, которые вы уже сделали в столбце.
В дополнение к уменьшению количества текста, который необходимо набирать, эта функция гарантирует, что ваши записи будут внесены правильно и согласованно.
Рассмотрим, как это работает. Предположим, вы вводите информацию о продукте в столбец. Один продукт называется «сахар-песок». Первый раз, когда вы вводите Сахар-песок в ячейку, Excel запоминает эту запись. Позже, когда вы начнете набирать слово Сахар в этом столбце, Excel распознает слово по нескольким первым буквам и завершит его ввод за вас. Просто нажмите Enter, и все готово.
Автозавершение также изменяет регистр букв автоматически. Если начать ввод со слова сахар (со строчной буквой «с») во второй записи, Excel сделает букву «с» прописной в соответствии с предыдущей записью в столбце.
Вы также можете получить доступ к ориентированной на использование мыши версии автозавершения, щелкнув правой кнопкой мыши на ячейке и выбрав в контекстном меню пункт Выбрать из раскрывающегося списка. Excel отобразит список, в котором содержатся все записи в текущем столбце. Остается просто выбрать ту, которую вы хотите (рис. 32.1).
Рис. 32.1. Выбор пункта контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка позволяет отображать список записей в столбце
Вы даже можете получить доступ к списку с клавиатуры: нажмите Shift+F10 для отображения контекстного меню, а затем нажмите клавишу К (горячую клавишу для команды Выбрать из раскрывающегося списка). Используйте кнопки со стрелками, чтобы сделать свой выбор, и нажмите Enter.
В статье описывается функционал, позволяющий упростить процесс сбора и проверки данных в Excel.
Где находится?
Для настройки параметров проверки вводимых значений необходимо на вкладке «Данные» в области «Работа с данными» кликнуть по иконке «Проверка данных» либо выбрать аналогичный пункт из раскрывающегося меню:
На экране появиться окно с настройками по умолчанию, где в качестве типа данных может быть использовано любое значение:
Настройка условия проверки
Изначально требуется выбрать тип проверяемых данных, что будет являться первым условием. Всего предоставлено 8 вариантов:
В соответствии с выбранным пунктом, появляется возможность выбора дополнительных условий. Для чисел, дат, времени и длины текста возможно указать ограничения: меньше, больше, диапазон и т.п. К списку обязательно привязывается источник, а пункт «другой» предлагает ввести формулу, возвращающую логическое значение.
Самым необычным видом является выпадающий список.
Он позволяет выбирать значения, указанные в качестве источника и ограничивать допустимые значения им же. Также возможно создавать динамические выпадающие списки.
Всплывающая подсказка ячейки Excel
Функционал проверки данных в Excel позволяет настраивать всплывающие подсказки для ячеек листа. Для этого следует перейти на вторую вкладку окна проверки вводимых значений – «Сообщение для ввода».
На изображении показан пример возможного сообщения для ячейки, в которую вносятся целые числа от 1 до 31 (настройки вкладки «Параметры»). Заголовок и сообщения указываются по Вашему усмотрению, каких-либо правил к их оформлению нет. Не забудьте установить галочку на поле «Отображать подсказку, если ячейка является текущей», иначе сообщение будет деактивировано.
Вывод сообщения об ошибке
Последняя вкладка окна проверки данных позволяет настроить поведение и вывод сообщений при обнаружении ошибочного значения.
Существует три варианта сообщений, отличающихся по поведению:
Останов является сообщением об ошибке и позволяет произвести только 2 действия: отменить ввод и повторить ввод. В случае отмены новое значение будет изменено на предыдущее. Повтор ввода дает возможность скорректировать новое значение.
Предупреждение более лояльно в сравнении с остановом, так как позволяет оставлять значение, не соответствующее условиям проверки, после подтверждения ввода пользователем.
Сообщение выводить ошибку в виде простой информации и дает возможность отменить последнее действие.
[expert_bq id=»1570″]Вы можете добавить верхний или нижний предел символов для ячеек или ввести точное количество символов, которое пользователь должен ввести, чтобы значение было принято. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Когда пользователь вводит значение, которое не соответствует ограничениям на количество символов в ячейке, он увидит ошибку. К сожалению, сообщение об ошибке носит общий характер и не сообщает пользователю, почему значение не было исключено. Вы можете изменить его, чтобы пользователь знал, что не так.
Как добавить ограничение на количество символов в ячейках в Excel — My Road
4. при вводе больших чисел для удобства представления между группами разрядов можно вводить пробел (23 456,00). В этом случае в строке формул пробел отображаться не будет, а в самой ячейке число будет с пробелом;
