Основное преимущество Google Docs — возможность совместной работы в режиме «онлайн», просмотра изменений,
сделанных каждым участником, и автоматическим сохранением актуальной версии (не будет больше обидных вылетов и выключений компьютера без сохраненного текста или документа!).
Особенно полезны Google Spreadsheets, или Google таблицы — аналог приложения Excel.
- совместного планирования отпуска с друзьями и расчета бюджета;
- ведения реестров с вашими: клиентами, заказами, поставщиками и т.д., которые заполняются несколькими людьми параллельно;
- онлайн — координации совместных действий.
Я поделюсь несколькими простыми, но очень полезными функциями, которые могут сохранить вам немало времени. В статье приводятся русские названия функций, чтобы вы могли воспользоваться ими и в Excel (кроме функции IMPORTRANGE, которой в Excel нет).
Функция IMPORTRANGE
Для переноса данных из одного файла в другой в Google Таблицах используется функция IMPORTRANGE.
Например, вам нужны актуальные данные из файла ваших коллег;
или вы хотите обрабатывать данные из файла, к которому у вас есть доступ «Только для просмотра»;
или вы хотите собрать в одном документе таблицы из нескольких и вместе их обрабатывать или просматривать.
Эта функция позволяет получить копию диапазона из другой Google таблицы. Форматирование при этом не переносится — только данные.
spreadsheet_key (ключ_таблицы) – последовательность символов в атрибуте «key left»>Иначе говоря, ключ таблицы — это последовательность символов в ссылке на таблицы после «spreadsheets/d/»
Вместо ключа таблицы вы можете использовать полную ссылку на документ:
В файле, в котором вы введете эту формулу, будет отображаться диапазон A1:CM500 с Листа1 из файла, который находится по соответствующей ссылке.
Кроме того, ссылку на файл и ссылку на диапазон можно вводить не в саму функцию, а в ячейки вашего документа, и ссылаться на них.
Так, если в ячейку A2 вы введете ссылку на документ, из которого нужно загрузить данные, а в ячейку B2 — ссылку на лист и диапазон, то загружать данные можно будет с помощью следующей формулы:
IMPORTRANGE может быть аргументом другой функции, если диапазон, который вы импортируете, подходит на эту роль.
Рассмотрим простой пример — среднее значение по продажам из диапазона, находящегося в другом документе.
Это исходный документ. Пусть данные будут добавляться и нам нужно среднее по продажам 2016 (то есть от ячейки D2 и до упора вниз)
А потом используем это как аргумент функции СРЗНАЧ (AVERAGE):
Получаем результат, который будет обновляться при добавлении новых строк в исходном файле в столбце D.
Функция ВПР (VLOOKUP)
Это функция — аналог функции ВПР в Excel. Она необходима для переноса данных из одной таблицы в другую.
VLOOKUP (искомое значение; таблица; номер столбца; интервальный_просмотр)
искомое значение — это то значение, которое мы будем искать в другой таблице.
Например, в отдельном файле у вас есть стандартная ставка перевода книг с английского — по трем категориям сложности.
А в таблице с текущими проектами вы просто указываете категорию сложности (это и будет искомое значение), по которому функцией ВПР (VLOOKUP) подтягиваете ставку.
Таблица — это диапазон данных, из которого вы подтягиваете информацию.
Аргумент «номер столбца» определяет , из какого столбца ТАБЛИЦЫ (а не листа! это важно) вы будете брать данные.
Интервальный_просмотр обычно равен нулю — в таком случае будет вестись точный, а не приблизительный поиск.
Функция ПОИСКПОЗ (MATCH)
Функция ПОИСКЗПОЗ (в английской версии Excel и Google Таблиц она называется MATCH) позволяет определить порядковый номер элемента (обычно — текста, записанного в ячейке) в определенном списке.
Эта функция очень удобна для быстрого сравнения двух списков: очевидно, что если функция не может найти порядковый номер какого-то элемента из первого списка во втором списке, то его там просто нет.
Таким образом, вы можете быстро понять, какие элементы одного списка отсутствуют во втором.
Искомое значение — то, что мы ищем (обычно ячейка с текстом), список — диапазон, в котором мы ищем. Последний аргумент должен равняться нулю, если вы хотите вести точный поиск (обычно именно это и нужно)
В примере ошибка #N/A возникает только в тех случаях, в которых соответствующего элемента нет во втором списке.
Сочетание функций ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ (INDEX+MATCH)
К сожалению, функция ВПР (VLOOKUP) не работает, когда искомые значения в исходной таблице находятся не в первом столбце.
Но вы можете воспользоваться сочетанием функций ПОИСКПОЗ (MATCH — обсуждалась ранее) и ИНДЕКС (INDEX).
Функция ИНДЕКС возвращает элемент из списка по его порядковому номеру.
В примере мы подтягиваем тематику по названию книги, хотя названия находятся не в первом столбце искомой таблицы.
[expert_bq id=»1570″]Вставка столбцов и строк, медиа-элементов, таких как изображения, диаграммы, рисунки и формы, а также примечаний, комментариев, новых листов. Если же вы хотите что-то уточнить, обращайтесь ко мне![/expert_bq] Google Таблицы — очень многосторонний механизм, который предоставляет массу возможностей пользователю. Google Таблицы очень удобны и довольно просты, обязательно используйте их в своей работе.
10 популярных формул в Google Таблицах
- совместного планирования отпуска с друзьями и расчета бюджета;
- ведения реестров с вашими: клиентами, заказами, поставщиками и т.д., которые заполняются несколькими людьми параллельно;
- онлайн — координации совместных действий.
Их использование упрощает и ускоряет работу в программе, так как не тратится время на поиск соответствующих команд через разделы. Сервис работает с несколькими десятками горячих клавиш. Популярные комбинации:
