Как из Word перенести в Excel и обратно таблицу или текст без потери данных

Ситуация, когда из Word в Excel нужно переместить табличку с данными, встречается не так часто. Например, это может пригодиться, чтобы воспользоваться специальными формулами и быстро произвести какие-либо подсчеты. В статье рассмотрим пошаговую инструкцию, как перенести из Word в Excel таблицу или текст.

Как перенести текст или таблицу из Word в Excel

Надо перенести текст или строки с ячейками из Word в Excel? Выделим таблицу в программе Word, после на мышки нажмем на правую клавишу и в появившемся меню выберем строку «Копировать».

Откроем лист Excel, куда нужно перенести данные из программы Word. Поставим курсор в ячейку «А1» и нажмем на правую кнопку мыши, в появившемся меню выберем «Вставить».

Когда вы вставили данные, то обратите внимание на нижний правый угол, там появится иконка в виде папочки для бумаг, а рядом с ней небольшая стрелка. При нажатии на стрелку у вас появится выбор: «Сохранить форматы оригинала» или «Использовать форматы конечных ячеек».

1. Если вы оставите точку напротив строки «Сохранить форматы оригинала», то в Excel сохранятся форматы из программы Word, останется только поправить размер ячеек.
2. Если поставить точку напротив строки  «Использовать форматы конечных ячеек», то формат таблицы, будет соответствовать формату изначальных ячеек программы Excel.

Как перенести таблицу или текст из Word в Excel с помощью импорта

Существует и другой вариант перенести данные в Excel, который считается более сложным. Он позволяет не копировать и вставлять вручную, а импортировать данные из таблица с сохранением параметров. Пользователь, который хочет воспользоваться данным методом, должен четко следовать алгоритму действий для Excel, описанных ниже:

1. Открыть исходную таблицу в программе Word и выделить ее, нажав на уже упомянутый в прошлом разделе значок со стрелками, появившийся в левом углу.
2. Перейти в «Макет» в панели инструментов (в разделе «Работа с таблицами»).
3. В самом правом разделе панели инструментов под названием «Данные» имеется функция «Преобразовать в текст».
4. В появившемся окне параметров нужно выбрать знак табуляции в качестве «Разделителя». Подтвердить выбор нажатием «Ок».
5. Перейти во вкладку «Файл» и нажать пункт «Сохранить как». Далее указываем место, где будет располагаться документ, даем ему наименование. Главное, что важно сделать, — это изменить тип файла. Он должен быть обычным текстом (.txt).
6. Нажать «Сохранить». В открывшемся окне преобразования ничего менять не понадобится. Нужно только запомнить кодировку, например Windows (по умолчанию).

Дальнейшие действия производятся в программе Excel. Для начала ее нужно запустить. После этого:

1. Переходим в Excel, где щелкаем кнопку “Получение внешних данных”(вкладка “Данные”). Откроется список вариантов, среди которых нам нужен – “Из текста”.
2. На экране отобразится окно импорта текстового файла. Открываем расположение ранее сохраненного документа, выбираем его и кликаем по команде “Импорт”.
3. Появится окно Мастера текстов. Для параметра “Формат исходных данных”по умолчанию должен быть выбран вариант “с разделителями” (оставляем его). В формате файла указываем кодировку, которая была использована при сохранении документа. Чаще всего, это “1251: Кириллица (Windows)”, и программа автоматически выберет ее. В случаях, когда приходится иметь дело с другими кодировками, при их переборе можно оценить правильность сделанного выбора с помощью области предварительного просмотра в нижней части окна. После выставления нужных параметров щелкаем “Далее”.
4. Следующим шагом будет указание символа-разделителя. Как мы помним, при преобразовании таблицы в текст мы выбрали “знак табуляции”, следовательно, и здесь мы отмечаем его, после чего кликаем “Далее”.
5. Завершающий шаг импорта текста – определение формата данных столбцов (по умолчанию выбран “Общий”). Чтобы изменить его, в нижней части окна (“Образец разбора данных”) кликаем по нужному столбцу, затем ставим отметку напротив требуемого варианта.

Появится окно, в котором требуется выбрать вариант вставки данных, после чего нажать кнопку OK. Если вы хотите вставить ее на имеющийся лист, то укажите данные левой верхней ячейки. На новом листе Excel выбирать ячейку не надо.

Таким образом, сделать перенос таблицы из Word в Excel можно двумя способами. Чаще всего пользователи предпочитают простое копирование-вставку данных, что заметно быстрее и проще в сравнении со вторым вариантом, который предполагает преобразование таблицы в обычный текст с последующим импортом в Excel через специальный инструмент.

Как из таблиц Excel перевести в Word без потери данных

Самый простой и доступный способ перенести данные из Word в Excel и обратно:

1. Открываем файл, который нужно перенести в документ Word. «Ctrl+A» — комбинация выделяет все.
2. Выделяем необходимую информацию, кликаем по выделенной области, выбираем «Копировать». Есть вариант воспользоваться комбинацией: «Ctrl»+«C».
3. Открываем в Word нужный файл, куда надо перенести данные в Word из Excel.
4. Кликаем правой кнопкой и нажимаем «Вставить». Горячие клавиши: «Ctrl»+«V».

Данным вариантом вы скопируете таблицу Excel в новый документ, но редактировать в Word будет довольно проблематично, так как форматирование таблицы не сохраняет нужный вид.

[expert_bq id=»1570″]Существует способ посложнее, но понадежнее: сохранить файл в Excel, дальнейшие действия производятся в Word. Переходим во вкладку «Вставка», находим в меню «Текст» кнопку «Объект», в открывшемся окне нажимаем «Обзор» и находим сохраненный файл таблицы, нажимаем «Ок». Если же что-то не получится, обращайтесь ко мне, я помогу разобраться.[/expert_bq]

Как из Excel перенести в Word большую таблицу

Длинную таблицу удобнее перенести в Word из Excel как объект. Но при выборе Лист Microsoft Office Excel (объект) происходит обрезание данных. Вернее, на экране отображаются только те данные, которые вошли на одну страницу. А WORD работает только с тем, что видит. Поэтому для устранения этой неприятной ситуации необходимо воспользоваться Специальной вставкой с параметром ТЕКСТ в формате RTF. В этом случае табличка, которую вы решили перенести в Word из Excel, видна вся, располагается на нескольких страницах, при этом обладает всеми возможностями: редактируется, перемещается и можно установить связь с исходным файлом.

Для того чтобы перенести широкие столбцы и ячейки в Word из Excel, в программе WORD нужно перенастроить ориентацию страницы с книжной на альбомную и задать минимальные поля (по 0,5 см). После этого можно воспользоваться Специальной вставкой, предварительно скопировать исходник. Если данные не вошли в ширину, когда вы решили их перенести в Word из Excel, то придётся манипулировать масштабом. При нажатии правой кнопкой мыши на вставленном объекте открывается контекстное меню, масштаб находится по пути: Формат объекта – Размер. Необходимо так разместить данные на листе Word из Excel, чтоб они входили в ширину. В результате вам удастся благополучно перенести данные в Word из Excel.

Задать вопрос

Что еще надо учесть, если вы хотите перенести текст или таблицу из Excel в Word или наоборот

Конечно, программный интерфейс и Word, и Excel значительно отличается от версии к версии, поэтому в каждой реализации есть свои нюансы. Но способы переноса из excel в word остаются одинаковыми. В ранних версиях программ при обычном копировании и вставке нельзя увидеть значок ПАРАМЕТРЫ ВСТАВКИ. Он появился уже в версии 2007 года, поэтому просмотреть варианты преобразования в 2003 не получится. Однако в любой версии программ Word и Excel можно найти для себя приемлемый вариант работы с таблицами, для этого стоит немного поэкспериментировать.